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(共23张PPT)
第三节 文书处理的程序
8.批办
批办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见。批办的注意事项主要有以下几点:
●批办人既要重视拟办意见，又要认真阅读和思考，不轻易签署“同意”、“阅”;
●批办意见要明确具体。尤其对下级来文，要表态明朗，词义明确。需办理落实的公文，应批明承办部门或承办人员及承办期限和要求，如需两个以上部门会办的，应批明主办单位，如需本单位贯彻执行的，应提出具体的贯彻措施和步骤;
●涉及面较广的，应实行会批，会批意见不一致的，应呈送主要领导人批示;
●对参阅性的公文，只要批明传达或传阅的范围、方法、时间即可;
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第三节 文书处理的程序
●批办的语言应明确、恰当，对必须办理和答复的来文，批办时语气应较肯定，如用“请xx办理”、“请xx批示”等;对非必答的来文，批办时一般不用肯定性语气，可使用“请xx审阅”、“请xx研究”等语句;
●批办内容同样要记录在“文件处理单”的“批办意见”栏内，并注明批办人的职务、姓名和批办日期;
●批办者要写全名并注明职务，不要简单写成如“张局长”、“王总经理”、“李书记”或“老张”、“老李”等，这种写法时间一长使人无法确认当时的批办人究竟是谁，会给以后查档留下麻烦;
●批办日期要将年、月、日写完整，因为它可以作为以后人们执行领导意见或决策的时间依据，也可据此检查办文的进度。
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第三节 文书处理的程序
9.承办
承办是指有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理。
承办包括两方面的工作内容:
●一是从业务部门的工作来说，针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理;
●二是从文书工作来说，对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。
承办时要注意以下几点:
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第三节 文书处理的程序
●区分复文与不复文，力求务实。凡是可以口头、电话、派人联系等方式解决问题的，就不必复文，力求精简公文数量，但必须做好回复记录;
●如来文涉及其他有关文件和材料时，应调阅有关文件材料，报送领导审批;
●凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门协商处理;协办部门要积极予以配合，绝对不能互相推诱;
●承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件优先处理。已处理完毕的文件应及时清理，并注明有关情况，办完的与待办的文件应分别存放。
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第三节 文书处理的程序
文件经承办后，收文办理程序即告结束，文件即由文秘部门保管，到一定的时候就进入归档或销毁的终结处理程序。
三、发文处理程序
发文处理是指各单位在发文过程中同绕着所发文书进行的一系列工作。发文处理程序主要由草拟、核稿、审核、会稿、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、装封和发出等工作环节组成。
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第三节 文书处理的程序
1.草拟
草拟就是文件的起草拟稿过程，是发文办理的第一步工作。也是公文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。
起草文稿是一件严肃的事，不能草率。文稿写作过程中，要严格遵守《办法》第二十五条对草拟文件所作的一系列规定，主要包括以下几点:
●符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明;
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第三节 文书处理的程序
●情况确实，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短;
●公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定;
●拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度;
●人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日;
●结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1. ”，第四层为“(1)”,第五层用“A”，第六层用“a”；
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第三节 文书处理的程序
●应当使用国家法定计量单位;
●文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名;
●公文中的数字，除成文日期、部分层次结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
2.核稿
核稿是指秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行审查、修改工作。核稿是公文制作严格“把关”的程序，要认真细致地推敲、修改，纠正文稿中的差错，以保证公文质量。
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第三节 文书处理的程序
对文稿审核，根据有关规定应做到“六查”:
●一查文稿内容同党和国家的有关方针政策和上级规定有无矛盾和相抵触之处;
●二查文稿中规定的政策界限及其根据是否明确、恰当;
●三查公文处理程序和审批手续是否完善;
●四查文稿中提出的要求和措施是否明确具体，切实可行;
●五查文稿的体式是否规范，文种使用是否得当;
●六查文字表达是否准确无误、简练通顺、合乎语法逻辑。
核稿工作完毕后，按规定程序，送领导人审批或签发。
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第三节 文书处理的程序
3.审核
审核指文件的草拟稿在签发以前，对文稿的内容、体式进行全面的核对检查。文件签发前的审核是非常重要的。
审核的具体要求主要有以下几点:
●要看行文是否确实必要，杜绝不必要的发文;
●要看行文是否符合行文方式及行文规则的有关规定;
●查文稿的基本精神是否符合党和国家的方针、政策和有关的法律、法规以及上级的有关指示;
●查政策界限是否明确，提法是否同已发布的公文相街接;
●查文稿中提出的措施和办法是否符合实际、切实可行;
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第三节 文书处理的程序
●查步及其他部门的措施、办法是否经过协商、会签等;
●查文字语言的表述是否概念准确、条理清楚、结构合理、字词准确、语法规范、简明扼要;
●查文种使用是否恰当，公文格式是否正确，是否错用文种，秘密等级、缓急时限、发文范围是否合理，查发文机关和收文机关的关系处理是否恰当，抄送机关中是否有滥抄、滥送、漏抄、漏送等现象。
4.会稿
会稿是指联合行文时，发文的主办单位与协办单位就文稿该如何草拟、修改等进行协商，以保证文稿内容符合各自的职能，发挥联合行文的作用。
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第三节 文书处理的程序
会稿是指联合行文时，发文的主办单位与协办单位就文稿该如何草拟、修改等进行协商，以保证文稿内容符合各自的职能，发挥联合行文的作用。
《办法》第二十六条规定:“拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。”
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第三节 文书处理的程序
换言之，会稿是充分发扬民主的一个过程，会稿各方有权对文稿发表不同的意见，如果意见不能完全统一，就由主办部门将各种意见列明并会签后交由上级部门裁定。会稿只是联合行文时发生的程序，因此，不是所有的发文过程都必经的程序。
5.签发
签发是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为准确无误，即批明发文意见并签字。文稿经领导人签发即成定稿，签发人对其所签发的文稿从政治到文字上的准确性负完全责任。签发是发文办理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。
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第三节 文书处理的程序
签发公文时要注意以下几点:
●凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发;
●一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题，也可请正职领导人加签;
●经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长以及其他授权人签发;
●有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发;
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第三节 文书处理的程序
●签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需作重大改动，应作出明确批示，可在文稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新誊清后再作签发;
●几个机关或部门联合发文，或内容涉及到其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责;
●几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准;联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准;
●签发时应在“发文稿纸”(见表3-8)的签发栏内写明意见，如 “发”、“印发”、“抄发”、“急发”等，并亲署姓名和具体日期。
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表3-8
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第三节 文书处理的程序
6.编号
编号是指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号等。
在编号的过程中，应注意以下事项:
●发文字号即文件的编号，其与文件是“一对一”的关系，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编;
● 《国家行政机关公文格式》(以下简称《公文格式》)规定，发文字号的结构包括发文机关代字、年份、序号，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“﹝﹞”括入，序号不编虚位(即1不编为001)，也不加“第”字;
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第三节 文书处理的程序
●公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最多可用7位数，如“0000001”;如果文件只有个位数，不能写成“1”,应用两位数“01”表示；
●《办法》第十条规定:联合行文，只标主办机关发文字号;“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。此外。文件印数较多时也要编份号，以便清点文件份数。
7.复核
复核，又叫核发，是发文办理过程中的第二次审核，这也是在文件正式印制前由文秘部门对发文的复查审核。
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第三节 文书处理的程序
公文的核发，其要求主要有以下几个方面:
文稿中的人、地名、时间、数字、引文和文字表数、印发(传达)范围、主题词是否准确与恰当，标点符号、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定等;
文稿是否按规定程序送审签发，审批手续是否完备，即审批意见是否明确、审批人是否签署全名及时间，以及附件材料是否齐全;
对需要标明密级、紧急程度的文件进行准确标注;
编排发文字号。联合行文的文件使用主办单位的发文字号;
确定主送机关和抄送机关范围、印制份数。
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第三节 文书处理的程序
经核发的文稿可以送达印刷厂印制发出。但在核发过程中，发现文稿内容出现实质性错误需要修改，应报请原审批领导人复审后印发。
8.缮印
缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行誊清和排版印制文件正本的过程。缮印文件都是一般通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文件，必须严格按照国家标准《公文格式》的有关规定执行。
缮印的具体要求主要有以下几个方面：
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第三节 文书处理的程序
●严格按规定的公文格式制版。定稿一般书写在“发文稿纸”上，缮印时就要将定稿的公文格式转化为符合国家统一标准的格式，有些要素的使用(如字号大小、字体选择等)应根据情况酌定。要做到字迹清晰，排列匀称，美观大方，装订整齐。注意不要发生漏页、缺页、倒页、错页等现象，保证文件完美无缺;
●以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅自改动。如发现定稿中确有错漏之处需要改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改;
●要尽量避免末页无正文的现象，如无法避免，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使落款与正文同处一页;
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第三节 文书处理的程序
●要注意保密，不要让外人随意翻阅定稿和正本。密级文件应由专人负责送达指定印刷厂印制。凡与原稿相关的所有文字材料、图片、数据以及清样、底版、废页等要加强监管，该存档的则留存，当销毁的则及时销毁;
●在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制;保密件要指定专门的印制单位或专人印制。通常，文件数量不多的，就在机关文印室印制;数量较多的，送指定的印制单位;
●缮印公文要建立登记制度，登记的内容(见表3-9)。
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表3-9
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