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(共22张PPT)
第三节 文书处理的程序
9.校对
校对即在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。校对工作是一项极其重要的环节，可以说，它是保证发文准确无误的最后一道关口。
校对工作是一项耐心细致的工作，来不得半点马虎，其具体要求如下:
●要注意使用统一的校对符号，防止因校对符号不一致而发生误解(见表3-10)。
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表3-10
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表3-10
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第三节 文书处理的程序
●要以签发的定稿为依据，不得擅自改动;
●要采取“地毯式”检查的校对方法，即逐字逐句、逐个标点地进行校对。对数字、地名、人名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等必须逐一校核;
●印制公文需认真校对，重要公文要实行复核甚至三个校次，以保证正确无误;
●注意消灭和纠正排版错误，注意字体、字号、格式的统一；
●每次校对最好由不同的人员进行，以免先入为主和一些个人因素的局限。通常，文稿不长，一校、二校即可;文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些;
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第三节 文书处理的程序
●重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。
修改书稿和校样的常用符号，是一般校对人员的排字工人所熟悉和常用的，修改稿件或校样时使用这些符号，可使他们更好地进行书稿的排校工作。
总之，校对人员要对自身的工作反复检查，直至最后一校确认无误后方可将清样付诸印制。
10.用印
用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。
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第三节 文书处理的程序
(1)用印的方法文件上盖印要注意方式方法，即做到端正不歪斜，清晰不模糊，一般要求是“上大下小、骑年盖月”，并注意不盖无字印。盖印的次数要与发文份数基本一致，不无故盖印，以防冒用印章。
公文用印一般有两种方法:
●第一，如果是普发性文件，文件数量较多，一般是使用专用印模，在公文印制过程中将公章以红色套印在文件落款处;
●第二，如果文件数量不多，一般是由秘书在制好的文件上加盖印章。
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(2)用印的注意事项 秘书在加盖印章时应注意以下几点:
●应以领导人在定稿上的签发意见为依据，未经签发或不同意发出的文件不得盖章;
●盖印的位置，应在公文末尾“生效标识域内”的日期上，要求做到“上大下小、骑年盖月”，印迹端正清晰。两个以上机关的联合发文，要分别加盖各自机关的印章。各机关部门都要用印，加盖的印章要错落有致，不得重叠;
●用印要核实文件份数，超过份数不能盖印。要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面;
●用印要与发文机关、部门或单位相一致。重要文件用印后还要填写“公文用印登记薄”(见表3-11)。
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表3-11
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11.登记
发文登记主要是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。
发文登记的形式主要是簿册式，其中又有内收发使用的“发文登记簿”，内收发对外收发使用的“送文登记簿”和外收发使用的“发文登记簿”三种。
●一般而言，机关规模较大，文秘部门又采用“分散”的工作形式，那么，这三种表格都会用上;
●若机关规模不大，文秘部门又是采用“集中”的工作形式，那么通常只需用“发文登记薄”即可。
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内收发的“发文登记簿”的登记项目主要包括:顺序号(发文在簿册中的流水登记号)、登记日期、发文字号、密级、公文标题、发往机关(主送机关和抄送机关)、份数、归卷情况、备注等，见表3-12。
内收发对外收发使用的“送文登记簿”的登记项目主要包括:顺序号、登记日期、公文标题、封皮号(即内收发“发文登记簿”上的流水顺序号)、发往机关(包括主送机关和抄送机关)、发送方式(即标明是否急件、密级、发送渠道等)、签收人(指外收发签收人)、签收时间、备注等项目，见表3-13。
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表3-12
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表3-13
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12.分发
分发，又叫封发，是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节。
(1)分发的要求
1)分发的总要求。分发文件总的要求是:
●要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动;
●文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。
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2)分发的具体要求。文件分发的具体要求如下:
●第一，封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件，然后根据发送文件份数，要对发出的文件数量作认真清点，确认份数无误，特别要注意附件是否有漏缺，文件有无缺页、倒页、错页等现象，文件有无漏盖印章等问题;
●第二，文件封面的书写必须清楚、明白、正确，邮编地址、部门名称、姓名称谓都要书写工整(经常需要送文的单位可将上述内容打印成签条或直接印制在封面上备用)，不得滥用简称和不规范的字体。文件如有紧急、密级等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记(经常要发送此类文件的单位也可将这些标识印制在封面上备用);
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●第三，文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠、严实，不能用订书钉封口，应用糨糊或胶水封实，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章;
●第四，文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道传送，文件发送的渠道主要有电信传送和人工转送。
(2)分发的步骤 文件的分发，具体有以下几个工作步骤:
●首先，拟定发文单，秘书应根据发放级别的范围、分发的份数、本地区符合级别的机关、单位等设计分发单，然后填写相应的分发单；
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●其次，发文登记。在向外发出文件之前，为了便于管理、查找、统计和催办，必须履行严格的登记手续。一般采用簿式登记;
●最后，文件到达对方单位后，必须由对方单位填写“文件回执单”寄回或送回，以确认文件收到，如通过其他途径发送文件的，如会议下发文件，也要由收文者签字确认，这道手续就是收文处理的第一个程序—签收。
四、辅助程序
文件办理的辅助程序是指帮助收、发文程序得以更有效进行的工作程序。辅助程序主要包括催办、查办、留注等程序。
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1.催办
催办是指对承办的文件按照办理时限进行检查和催促，以防止文件的延误、积压，催办是文书处理中一项必要的制度和重要环节。催办的范围主要包括;
●上级机关来文要求及时回复的;
●下级机关主送本机关的请示需要批复的;
●平级机关与本机关联系、商洽工作需要复文的。
(1)催办的形式催办的形式有多种，常见的有书面催办、电话催办、口头催办、会议催办、登门催办等。
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第三节 文书处理的程序
其中，书面催办的方式是最正式的，其他方式可以结合使用。书面催办的样式有表格式和卡片式，其项目主要包括文件内容、办理时限、催办次数、完成进度、存在问题、解决方式等。
(2)催办的注意事项 催办工作具体应注意以下三点:
●组织落实。从广义上讲，所有的文件都有一个督促、催办的问题，因此，较大的机关因文件较多，应当设立催办机构或有专人负责催办工作，一般单位也可设专人兼管催办;
●分工负责。一份文件的承办，往往涉及多个部门和单位，因此，除收文部门的总催办外，各涉及的承办部门和单位也应由专人做好催办工作，做到层层催办，分工负责;
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●检查反馈。应做到定期检查催办工作情况，发现有延误现象，要重点分析，找出原因，提出解决办法，并向领导人汇报。对一些内容重要而又催办无效的文件，可请领导人亲自催办。
2.查办
查办是在多次催办无果的情况下，向领导汇报后，由领导责成文秘部门核查办理的过程，以确认问题症结并进行必要处理的一道辅助程序。
查办的具体要求主要有以下方面:
●突出重点，以点带面。对事关重大而又久拖不办的文件，应作为重点查办，并以此为抓手，推动面上工作;
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●领导重视、专人负责。凡需查办的文件，需经领导人亲自批办立案，由文秘部门派专人负责查办。承办单位的领导应亲自过问承办的进展情况；
●认真负责，有查必果。查办工作一定要排除一切干扰，一查到底，务求情况得到查实，问题得到解决，工作得到落实。
3.留注
留注对以后文件的整理和查考有着重要意义，是不可或缺的一个辅助程序。主要是指对收文和发文办理的情况和结果在“文件处理簿(单)”上作简要说明的程序。
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留注主要包括“注办”和“注发”，通常针对以下文件进行:
●需要复文的文件。在发出了批复或复函后，要在“文件处理单”上注明拟稿部门、复文字号、复文标题、受文单位、复文日期等，并注明“已复文”;
●不需办复而只需传达、传阅的文件。传达、传阅完毕后应由文秘人员在“文件处理单”上注明传达或传阅的时间、地点、范围、方式等，还要在“文件处理单”上注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样;
●需归档的文件，都要在“收(发)文登记薄”或“文件处理单”上注明归档日期、归入卷号(存档号)或案盒号;
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第三节 文书处理的程序
●文件发出，要注明发文数量、发文方向;
●有些文件的办理是采用口头或电话回复的，更要注明回复的时间、地点、回复的内容和对方接听(接谈)人的姓名、职务或身份，以便今后查对;
●上级机关批示交办并查办的文件，应向上级机关书面报告承办结果。书面报告的发文名义、发文字号、主送机关、标题、成文时间等应留注;
●以专案方式承办的，应注明调查结论和处理结果，并将有关材料一并留注;
●文件办理完毕后，如发现还有遗漏问题，应及时采取补救办法，并在“注办”中注明。
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