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(共24张PPT)
第三节 档案的登记与统计工作
二、档案的统计工作
档案统计就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况，主要包括档案及其管理状况统计和档案事业的组织与管理状况统计等内容。档案统计是档案管理工作的重要组成部分，它的基本任务就是对档案和档案工作的开展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。
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第三节 档案的登记与统计工作
总之，档案统计工作不仅是档案管理的重要环节，也是国家统计工作中不可分割的组成部分。
1.档案统计工作的内容
档案统计的内容主要有以下两个方面:
●对档案事业与管理状况的统计。即对档案机构、经费、设施、人员结构等情况的基本统计;
●对档案实体状况及其管理的统计。即对档案的构成、收进、移出、整理、鉴定、保管、检索、编研和利用等情况进行统计。
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第三节 档案的登记与统计工作
2.档案统计工作的体系
我国的档案统计工作的体系，主要可分成如下四个层次:
●全国档案工作情况统计。由国家统计局批准，国家档案局组织实施。现已实行全国档案事业统计年报制度，并实行统一上报软盘，计算机汇总;
●地方档案工作基本情况统计。主要由地方各级档案行政部门组织进行；
●专业系统档案工作基本情况统计。主要由各专业主管机关组织进行；
●档案室和档案馆工作情况统计。主要由各档案馆和档案室组织进行。
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第三节 档案的登记与统计工作
3.档案统计工作的主要形式
档案统计工作的形式主要有两种:一种是基本情况统计;另一种是专门调查统计。
(1)基本情况统计随着社会的发展，档案馆统计工作有了明显的发展，建立了档案馆统计工作制度，制定了一整套统一的档案馆基本情况统计报表。
表7-12为国家档案局制定的，经国家统计局批准的《全国档案事业统计年报》的“档基2表《档案馆基本情况年报》”。
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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表7-12
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第三节 档案的登记与统计工作
(2)专门调查统计 根据特殊需要，制发专门表格，单独对某一方面的工作和情况进行调查统计，就是专门调查统计。这种专门调查统计范围较广，选题和调查项目应根据工作的需要具体确定，主要有以下几种形式:
1)某省各级档案馆馆藏量和状况统计，如表7-13、表7-14所示。
2)某一特定档案馆全部档案材料现有数量和状况统计，如表7-15所示。
3)各种类型档案被各机关、各项工作利用的情况统计，如表7-16所示。
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表7-13
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表7-14
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表7-15
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表7-16
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第三节 档案的登记与统计工作
4.档案统计工作的步骤
(1)进行档案统计调查 档案统计调查的基本任务是通过广泛的调查，收集有关档案和档案工作的原始数据和经过加工的档案工作数据资料。档案统计调查主要通过以下两种方式进行。
●统计报表制度。统计报表制度是下级档案部门按照统一的规定，以报表的形式定期向上级机关报送统计数字的一种制度，是档案统计调查中最基本、最经常的一种工作方式;
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第三节 档案的登记与统计工作
●专门调查。专门调查是因某方面工作需要，专门组织的统计调查活动，是统计表报制度的补充形式。例如，对上海地区各级各类档案馆(室)馆藏档案数字化现状的调查等，就属于专门调查。专门调查，可以帮助档案主管部门掌握档案统计年报中没有的数据，满足某些专门工作的数据需求，比较灵活。专门调查应有明确的目的，不能搞得过多，以免给实际工作部门带来额外的工作压力。
(2)进行档案统计资料的整理 统计调查所获取的统计数据是原始的、分散的，必须经过整理才能系统反映档案工作的客观现象。整理的过程如下:
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第三节 档案的登记与统计工作
●整理主要是通过对档案统计资料进行统计分组的方式进行;
●分组，可增强同类机构之间的可比性，准确反映各级各类档案机构的工作现状，得出科学的结论;
●档案统计资料的整理结果应填写在档案统计表中，以便清晰地反映通过统计调查所获得的相关数据。
(3)进行档案统计资料的分析 进行档案统计资料的分析是档案统计工作的最后一个步骤。开展档案统计工作的目的是为了发现档案工作中存在的问题以及具有典型意义的经验和教训，以便进一步提高档案科学管理水平。
5.档案统计工作的作用和意义
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第三节 档案的登记与统计工作
(1)档案统计工作是对档案室工作实行监督管理的有效方法 作为一项重要的基础性工作，档案统计工作是帮助各级档案行政管理部门对下指导，履行监督职能的工具。
(2)做好档案统计工作，是档案管理的客观需要档案管理的对象是数以百计、千计的档案，没有科学的统计工作，就不可能管好、用好档案。
(3)档案统计工作是加强档案事业宏观管理的一项重要手段国家各级档案管理部门要了解、掌握档案的形成、管理、提供利用的状况，分析档案事业的历史和现状，预测档案事业的发展趋势，制定有关档案工作的方针、政策和计划，都需要档案统计工作提供大量的、准确的、可靠的信息和数据。
总之，档案统计工作在国家管理中发挥重要的作用。
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