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(共34张PPT)
第九章 新型载体档案管理
第一节 新型非纸质文书档案
第二节 新型载体档案的管理
第三节 计算机文档管理
第一节 新型非纸质文书档案
现在办公室不仅大量使用传统的纸质文件，而且也在使用许多新型的非纸质文件，如电子文件、照片文件、录音录像文件等。
一、电子文件
1.电子文件的概念
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、磁带、光盘等载体，通过计算机进行阅读、编辑、传输、存储等处理，并可在通信网络上传送的文件。
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第一节 新型非纸质文书档案
电子文件是伴随着计算机技术的产生而出现的，是无纸化、自动化办公的直接产物，进入电子时代后将是办公的主角。随着办公自动化的发展和深化，过去用纸墨、照相形成和传递的政府机关公文，以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等，都可用电子计算机制作形成。
2.电子文件的特点
在当今社会，电子文件主要具有如下特点:
●电子文件的非人工直读性。电子文件在计算机中产生和处理，是使用人工不能直接识读的数字代码，存储于某种载体上，在制作时是把可识别的文字、图形等传输到电子计算机中转换成二进制码来表示的;
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第一节 新型非纸质文书档案
●电子文件信息与载体的可分离性。电子文件内容与载体的依附关系不同于纸质文件。传统的纸质文书档案，其内容与载体密不可分，而电子文件中的内容和载体失去了紧密的关系，其内容可以反复地输出，每次输出在其外观形态上可能有所不同，但并不影响其原始性和权威性，也就是说，电子文件的权威性体现在其信息的原始性和内容的唯一性上;
●电子文件信息的易更改性。电子文件在起草阶段或做其他处理时突出的优点是方便增、删、改，改后又不留痕迹。同时，电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所没有的新问题;
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第一节 新型非纸质文书档案
●电子文件多媒体制作的集成性。电子文件可以对文字、图形、声音、图像等各种信息进行组合，形成多媒体文件。现在通过调用不同数据库中存在的数据“合成”、“虚拟文件”已成为了一种文件的制作方法。这类文件能够图、文、声、像并茂地再现历史活动的情况，并可在网上阅读;
●电子文件对设备及标准的依赖性。电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的，所以，电子文件与电子计算机中的各种设备，包括软件和硬件，有着密切的依赖关系。同时，这个特征，对电子文件的安全保管和长期保存又带来了很多问题。例如，设备的故障、硬件的不兼容、软件的不规范、病毒程序和较快的更新换代等，都会对电子文件的归档及其归档后形成的电子档案的管理产生不良的影响;
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第一节 新型非纸质文书档案
●电子文件存储的高密度性。随着技术的进步，电子文件载体的存储密度正在不断加大，除各种计算机硬盘外，软盘、U盘、光盘、磁盘阵列、磁带的存储容量都在不断增长，其存储密度大大高于以往任何一种人工可识读的信息载体；
●电子文件的信息共享性及不安全性。电子文件可以在网络上的任何一个终端随时读取电子文件，从而摆脱了时间和空间的制约。随着网络的发展，网络安全问题已日益突出，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍;
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第一节 新型非纸质文书档案
●电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用，不存在印刷的环节。电子文件办文完毕后，其归档工作极其简单，轻敲键盘即可快速完成文书的立卷归档和销毁工作;
●电子文件是社会组织和个人在各种社会实践中，为推动实际事务的进程而产生的。在社会实践中，电子文件也经历着思想酝酿、起草、审核定稿、向外发出、办毕归档等诸多环节。但是，电子文件的审稿都直接在同一稿本上进行，修改也不会留下任何痕迹。
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第一节 新型非纸质文书档案
二、录音、录像档案
录音、录像档案是利用电磁感应原理，把声音、图像转换成电信号，以电信号形成的磁场去磁化磁性介质，使信息存储于介质并能重放。
录音、录像档案具有如下作用:
●录音、录像档案脱离了传统的纸质载体和文字记录形式;
●录音、录像档案拓宽了纸质文书的记录范围;
●录音、录像档案以生动形象的音像存储信息，产生了纸质文书难以达到的效果;
●录音、录像档案既可作为各级各类社会组织工作的凭证，还可作为宣传教育的生动教材。
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第一节 新型非纸质文书档案
三、胶片档案
胶片档案大多是文书档案的复制品，多数情况下是人们为满足保护文书档案的需要，将文书档案的内容复制到胶片上，而成为胶片档案。
胶片档案主要有以下特点:
●在光盘发明和广泛使用之前，胶片是大批量复制档案的主要选材，它具有体积小、存储密度大、费用低廉等特点;
●制作和读取胶片档案上的信息，则要通过特别的机器设备进行，对其保存的条件要求比传统的文书档案高。
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第二节 新型载体档案的管理
随着新型载体档案的产生，就需要对新型载体档案进行必要的管理。
一、照片档案的管理
1.照片档案的概念
照片档案是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的一种专门档案。
2.照片档案的成分 照片档案一般包括底片、照片和说明三部分，其具体情况如下:
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第二节 新型载体档案的管理
●根据照片档案管理要求，归档的底片均应附有一张照片，以便底片损坏或遗失时，可通过翻拍照片重新获得相应的底片；
●由于照片在确切反映和说明某一事实方面具有一定的局限性，需要编制文字说明加以补充，其文字说明也是照片档案的重要组成部分。
3.照片档案的种类
根据不同的角度，照片档案可以分为以下几种不同的种类:
●按形成方式。照片档案可分为银盐感光材料照片档案(以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录)和数码照片档案(通过数码技术生成，以数字化静止摄影影像为主要反映方式的历史记录)两种类型;
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第二节 新型载体档案的管理
●按色彩划分。照片档案可以划分为黑白照片、单色照片、着色照片、彩色照片等;
●按感光形式。照片档案可以划分为普通日光片、X光片、超声波片、正片、负片、反转片等;
●按片基材料划分。照片档案可以划分为普通相纸片、矛酯片、醋酸片、玻璃片等;
●按照片的体裁。照片档案可分为艺术照片档案、新闻照片档案以及科技照片档案。
4.照片档案的收集
(1)收集时间 对于照片档案的收集时间，主要可以从以下方面理解;
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第二节 新型载体档案的管理
●依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交;
●对具有保存价值的照片，摄影者或承办单位应及时整理，定期向档案室移交;
●档案馆应按收集范围随时征集对国家和社会具有保存价值的重要照片;
●在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
(2)收集范围 照片档案的主要收集范围是:
●记录本单位、本地区的重要时间、重大事故、自然灾害及异常现象的照片;
●记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片;
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第二节 新型载体档案的管理
●记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片;
●本单位组织或参加的重要外事活动的照片;
●与本单位保存的其他载体档案有密切关系的照片;
●反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间习俗的照片;
●其他具有保存价值的照片档案。
(3)收集方法 在收集照片档案的过程中，要遵循以下方法:
●收集照片档案时，档案部门应遵循无偿接收与有偿征集相结合、接收征集历史照片与接收征集现实照片并重的原则;
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第二节 新型载体档案的管理
●积极、主动地与照片档案形成单位联系，宣传照片档案的重要性及有关照片档案归档的规定和要求，取得有关单位的协助与配合;
●必要时，档案管理部门还可以直接参与重大活动、重要事件照片的拍摄与制作，完善照片档案的收集工作。
(4)收集要求 照片档案的收集也要按以下的各方面要求进行:
●主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；
●应做好拟归档照片的鉴定工作;
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第二节 新型载体档案的管理
●反映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归档。底片与照片影像应保持一致；
●底片、照片、说明应完整归档;
●没有底片的照片应制作翻拍底片;没有照片的底片应制作照片。
5.照片档案的整理
照片档案收集之后，就要进行整理，在整理时要遵循以下要求:
●说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况;
●照片要组成案卷(保管单位);
●档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象;
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第二节 新型载体档案的管理
●案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题;
●有完整的、符合标准格式的案卷目录;
●案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
照片档案的整理在遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管与利用的原则下，还要遵循一定的方法:
(1)对照片档案进行分类和组卷 在对照片进行分类和组卷的过程中，要注意以下事项:
●在一个单位内，照片应按年度结合问题进行分类;
●分类应保持前后一致，不能随意变动;
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第二节 新型载体档案的管理
●根据分类情况和照片的规格、画面和说明的字数确定照片的固定位置，将照片与说明一起固定在芯页(规格为297 mm × 210 mm)上，并组成案卷;
●照片必须固定在芯页正面(装订线右侧);
●案卷内的芯页以30页左右为宜;
●底片应与其他照片分开分类，一个单位内的底片分成负片和反转片两种，单独进行整理编目;
●大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，可以一张一卷，卷放于卷盒内，并在卷内目录的备考栏内注明。
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第二节 新型载体档案的管理
(2)对照片档案进行编号 照片档案的编号，主要包括照片的编号和底片的编号。
1)照片的编号。
照片的编号一般是指普通相片的编号，照片档案按照片号排列上架。
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，主要由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。
照片号有两种格式:
格式一:全宗号一保管期限代码一册号一张号
格式二:全宗号一保管期限代码一张号
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第二节 新型载体档案的管理
照片号由以下几部分组成:
●全宗号即档案馆给立档单位编制的代号;
●保管期限代码分别用“1, 2, 3”或“Y, C, D”对应代表永久、长期、短期;
●册号指照片册在某一全宗、某一保管期限内的顺序号。每种保管期限的照片册均从”号开始编顺序号;
●格式一中的张号是指照片在照片册内的顺序号，每本照相册内的照片均从“1”号开始编顺序号；
●格式二中的张号是指照片在某一全宗、某一保管期限内照片的排序号，每种保管期限的照片从“1”号开始编顺序号。
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第二节 新型载体档案的管理
2)底片的编号。 一般情况下，底片按底片号排列。底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成，具体是指:
●全宗号即档案馆给立档单位编制的代号;
●保管期限代码分别用“1, 2, 3”或“Y, C, D'’对应代表永久、长期、短期;
●张号指底片在某一全宗、某一保管期限内的顺序号。每种保管期限的底片均从“1”号开始编顺序号。
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第二节 新型载体档案的管理
对于底片号的放置也要注意以下几点:
●底片放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方标明底片号;
●底片号用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面;
●底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致;
●按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。
底片册一般由297 mm × 210 mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页的插袋上应标明相同的底片号。
底片册内应设置册内备考表。册内备考表项目包括:本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表见图9-1所示。
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图9-1
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第二节 新型载体档案的管理
底片册的封面应印制“底片册”字样。底片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限、起止张号、册号。底片册册脊见图9-2所示。
底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。
(3)填写照片档案 卷内目录照片档案卷内目录应以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写。照片档案卷内目录内容包括题名、照片/底片号、拍摄时间和备注，具体是指:
●题名。题名即照片名称，是对照片画面所反映的内容的概括。应在尽量保证内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称一般不应超过50字;
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图9-2
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第二节 新型载体档案的管理
●照片号/底片号。照片号/底片号就是照片的档号和底片的流水顺序号;
●拍摄时间。拍摄时间是指照片拍摄的日期，拍摄时间要标注准确;
●备注。备注是指需要说明的事项。
(4)照片说明的编写 照片说明就是概括地揭示和解释照片的来源、内容、形式和整理情况等的一种文字材料。照片说明的填写分为单张照片和组合照片两种情况。
1)单张照片的说明。
单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写，一般应采用横写格式，分段书写。
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第二节 新型载体档案的管理
单张照片的格式如下:
题名：
照片号：
底片号:
参见号:
时间:
摄影者:
文字说明:
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第二节 新型载体档案的管理
单张照片格式中的各项内容如下:
●题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应尽可能填写齐全;
●摄影者一般填写个人，必要时可加写单位;
●文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充;
●照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1～第4位表示年，第5 ～第6位表示月，第7 ～第8位表示日。
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第二节 新型载体档案的管理
2)组合照片的说明。
组合照片的说明主要包括以下几个方面:
●组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前;
●组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，并指出所含照片的起止张号和数量;
●同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册;
●整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
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第二节 新型载体档案的管理
6.照片档案的利用
照片档案的利用方式主要有以下几种:
(1)借阅 借阅即为满足利用者需要，直接向利用者提供档案借阅服务。这种方式服务的主要对象是本单位行政与业务人员。
借阅的过程中要注意以下事项:
●由于所借照片主要用于制作音像制品、宣传资料等，对照片质量的要求比较高，需要直接借阅照片档案原件;
●照片原件的外借应严格履行批准制度和借阅手续，并注意及时催还；
●底片一般不外借，确有需要借用的，可提供拷贝片借阅，母片一律不外借。
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第二节 新型载体档案的管理
(2)展览 展览即利用馆藏照片档案举办各种专题图片展，包括网上展览，充分发挥照片档案存史育人的重要功能。
(3)编辑出版画册 编辑出版画册即利用馆藏中反映本单位某一时期、某一方面工作的照片编辑出版宣传画册，主动、系统地为本单位和社会各方面工作提供照片档案，扩大照片档案的利用范围。
(4)复制 复制即根据利用者需要，采用复印、扫描、翻拍等方式，为用户提供照片档案复制件。这种方式既有利于保护档案原件，又可提高照片档案的利用率，是目前档案部门开展照片档案利用服务的主要方式。
总之，各单位档案部门应配备必要的复制设备，不断提高照片档案复制件的质量，改进服务手段。
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第二节 新型载体档案的管理
7.照片档案的保管
对于照片档案的保管，主要包括以下内容:
(1)对存放环境的要求 推荐的照片档案存储最高温度和相对湿度见表9-1。
(2)对包装材料及装具的要求 对包装材料及装具的具体要求如下:
●底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7. 2～9.5, α-纤维素含量应高于87 %，使用中性胶钻剂，接缝应在袋边;
●底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.2 ～ 9.5，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维;
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表9-1
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第二节 新型载体档案的管理
●底片、照片应放入存储拒、抽屉、有门的书架或文件架内;
●储存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料;
●储存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对储存的底片、照片无有害影响。
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