资源简介

(共30张PPT)
第二节 公文的写作
2.主体部分
主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分。主体部分主要由公文标题、题注、主送机关、正文、附件、发文单位署名、成文时间、公文生效标识域、附注、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等组成，位于首页红色反线以下，末页主题词(不含)以上。下面分别介绍:
(1)公文标题 公文标题是对公文内容的高度概括和提炼，一般由发文机关名称、发文事由和文种三个要素构成。例如，《xx县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“xx县档案局”是发文单位.“关于加强档案工作”是事由.“决定”是文种。
公文标题的具体写法如下:
●公文标题位于红色反线下方空两行，居中排列;
●排列时要注意醒目美观、间距恰当;
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
●字数多的标题可排成若干行，但要注意:回行时不要将双音节词或固定词组拆开;也不要将“的”字排在行首;
●如果标题行数过多，可将标题上移1～2行，即减少与红色反线之间的空行或不空行，以保证正文在首页出现。
(2)题注 题注是对公文标题的注释说明，主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。例如，《中华人民共和国专利法》的题注是:(1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过)。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(3)主送机关 主送机关指受理公文的机关，也称受文机关或收文机关，位于标题之下空一行左侧顶格，如同书信收信人称谓的位置。
主送机关的写法应注意以下方面：
●上行文的主送机关一般只写一个，必要时可采用“并报”的方式。特别是要求上级机关批转或请求批准的报告、请示，只能主送一个主管机关；
●平行文和下行文的主送机关，可根据需要而定。例如，主送机关名称过多而将导致公文首页不能显示正文时，以及一些情况通报、会议纪要等公文，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送；
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
●公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文，可不标主送机关。
主送机关的称谓可有下列几种写法:
●统称，用于发至下一级多个机关的行文。例如，“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委”、“各直属机构”、“各人民团体”等;
●并称或转称，用于同时向两个以上的机关行文。例如，“党中央、国务院”、“财政局并报税务局”、“市政府并转报省政府”;
●单称或特称，用于向一个特定的机关行文。例如，跨地区、跨单位行文，以及上行文的主送机关，应该写明单位全称，知“江苏省人民政府”。只有在本地区、本单位，才可使用规范化的简称，如“省政府”、“市政府”;
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
●递降称，用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府”。
(4)正文 正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。
正文是公文表现主题的核心部分，位于主送机关名称下一行，每个自然段开头左空2字，回行顶格。数字、年份在正文中不能回行。正文一般每面排22行，每行排28字，选用3号仿宋体字为宜。
(5)附件 附件主要用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数，附件也是某些公文的重要部分。附件的具体写法如下:
●公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称;
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
●写法是在正文结束后，下空一行左空2字标识，如“附件:x x x x x x” ;
●附件有两份或两份以上时，应用阿拉伯数码标明序号，如“附件:1. x x x x2. xx x x"(分行排列);
●附件名称不用加书名号，后面也不加句号。
(6)发文单位署名 发文单位署名(又称落款)是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。
(7)成文日期 成文日期是指公文形成的时间，是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文时间应用汉字完整地写出年、月、日，“零”写为“o”。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
成文日期的确定应遵循以下规则:
●一般性公文，以机关负责人签发日期为准;
●经会议讨论通过的公文，以通过日期为准;
●联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准;
●电报以发出日期为准。
成文日期的位置及写法规则如下:
●经会议表决通过的公文，如决定，以及法规、规章等的成文时间，应加括号标注于标题下方居中的位置;
●会议通过的公文，应注明会议通过的具体日期（报刊上发布可用阿拉伯数码）和会议名称，后面再加“通过”二字。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(8)公文生效标识域 公文生效标识域位于正文右下方，是公文法定效力的证明形式，包括签署人姓名或发文机关印章。
1)签署人姓名。签署人姓名是指签发公文的领导人在公文正本上的亲笔署名，它是公文法定效用的凭证。
签署的位置在正文之下空2行右空4字，先标识签署人职务，后空2字，再由签署人亲笔签字。
2)印章。印章是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。除会议纪要和以电报形式发出的公文以外，所有对外发出的公文正本都要加盖发文机关的印章或签署。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
根据发文机关印章的数目，有以下具体要求:
●如果加盖一个印章，则印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，但与正文或附件标识的行距不能超过1行，以防止被人在空白处私自加上其他内容;
●如果是两个单位联合行文需盖两个印章时，则应将成文时间的字距拉开，使两个印章均压在成文时间上，互不相交或相切，且相距不超过3mm，主办单位印章应当在前;
●当联合行文有三个单位以上需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用规范化简称)，按联合行文顺序，标在正文和成文日期之间，再在各机关名称偏上方盖印章。主办单位印章在前，每排最多盖三个印章，中心线要对齐，两端不得超出版心。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(9)附注 附注一般用来说明公文的阅读和传达范围，以及公文使用的注意事项。
小锦囊
附注的注意事项:
●附注位于成文时间下一行，左空2字，用圆括号括入;
●不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释;
●如需对公文的内容或某些术语作出解释或注释，一般应在被解释项或注释项之后采用句内括号或句外括号的形式解决。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(10)用印 在公文上盖印称为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。
各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。
(11)注释或特殊要求说明 注释或特殊要求说明主要用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。
3.版记部分
版记，即公文的文尾部分，位于公文末页下部，由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、版记中的反线、印发说明和页码等项组成。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(1)主题词 主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，其作用是适应办公现代化需要，提高公文检索效率。其发展阶段为：
● 1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段；
●各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类,1049个主题词。
主题词的标引应根据公文内容从上级机关制发的《公文主题词表》中选择，以4～5个为宜（最少2个，最多不超过7个），位于版记部分反线之上。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(2)抄送机关 抄送机关指除主送机关以外的，其他需要告知公文内容并要求协助办理的有关单位。
抄送机关位于主题词下一行左空1字，标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后第一字对齐，末尾加句号。具体表现为:
●党的文件的抄送机关，要求区分“抄报”(上行)、“抄送”(平行)、“抄发”(下行)；
●国家行政机关的公文不作上述区别，一律称为“抄送”。
一般需抄送的机关有:
●向下级机关的重要行文必须上报备案的直接上级机关；
●有双重领导或被领导关系的单位;
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
●必须让对方了解、请对方协作的单位;
●涉及对方职权范围的单位;
●特殊情况下越级行文时被越过的机关。
(3)印发机关 印发机关不是指公文的发文机关门，一般应当是发文机关的办公部门。
(4)印发时间 印发时间不是指公文的成文时间而是指具体负责印制公文的主管部而是指公文实际付印的日期。
小锦囊：
印发机关和印发时间位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(5)版记中的反线 版记中各要素之间均应加一条黑色反线，以明显区分各要素，同时也增加文面的美观。
(6)印发说明 印发说明(又称印制版记)主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等，具体体现在:
●印制单位一般是各单位的办公厅(室)，要使用全称或规范化简称;
●制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全;
●印制份数是该公文所印的数量。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条与图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。
(7)页码 页码指公文用纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在各页图文区的下端。正面为单数，位于右下角;反面为双数，位于左下角;没有图文区的页面不标页码。
二、公文的写作步骤
公文是一种传递法令政策、处理公务的特殊文字材料，公文写作是一项政策性、思想性业务性很强的工作。公文的写作过程主要有如下步骤:
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
1.领会意图，明确目的
所谓领导意图，就是领导者制定政策、部署工作、处理问题的基本指导思想。秘书人员撰写公文时要做到:
●首先，要弄清楚领导意图的实质，弄清起草公文的性质、行文目的和任务、范围;
●其次，文秘人员在接受了拟写会文的任务后，要和领导共同讨论研究，将领导意图与国家的方针政策、法律法令，下级单位的实际工作情况结合起来，加以分析、研究，融会贯通，使公文准确完整地表达出领导的意图。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
2.调查研究，获取材料
占有大量翔实可靠的材料是写好公文的基础。要获取丰富的材料应做到:
●第一，调查采访，深入基层，到广大干部和群众中去了解情况，通过召开一系列调查会、座谈会，听取意见，掌握新情况，分析研究新问题，这是获得材料的主要途径;
●第二，学习文件，学习理论，从书籍报刊和有关文件资料中获取写作材料。
总之，为完成公文写作，花费时间，投入精力，做有计划的调查，有意识地收集写作材料是十分必要的。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
3.总体构思，拟写提纲
拟写提纲是确立主题、整理思路的过程。它包括全文要写哪几个问题，有哪几个观点，每个观点要用哪些材料，详略的处理，段落的划分等。
4.起草初稿，认真修改
(1)起草初稿 秘书人员撰写公文的时候，必须做到“严、准、精、快”具体体现在:
●“严”，就是保持政治上的严肃性和政策上的严密性;
●“准”，就是内容准确清楚，文字、体式规范;
●“精”，就是文字精练，言简意明，逻辑严密，条理清楚;
●“快”，就是讲速度，所有公文都是有时间性的，超过一定的时限，公文就失去了效用。
返回
上一页
下一页
第二节 公文的写作
(2)修改公文修改公文草稿，主要应做到如下方面:
●首先，要从内容入手，检查观点是否正确，其基本精神是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令以及上级机关的决议、命令、指示，政策界限是否明确;
●其次，进行语言文字的加工锤炼。语言文字的改动，直接影响到内容的表述。要通过推敲修改，使公文的语言符合规范，具有公文应有的准确、鲜明、郑重;
●最后，审查文稿格式。要认真审查文稿是否符合规定的格式。国家对公文的种类、名称，用法、用纸规格、书写编排等都有统一规定;从写作体裁、内容结构，到页面安排都有规定的格式。
返回
上一页
第三节 公文的审核和修改
审核和修改是公务文书写作过程中的一个重要阶段。公务文书的审核修改，主要包括以下方面：
一、修改文稿的常用符号
1981年12月，国家颁布了《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》，这为文章修改符号提供了统一标准。这里主要介绍写作常用的修改符号:
1.增补号
用在需要增补字词句的位置上。
返回
下一页
第三节 公文的审核和修改
2.删除号
表示删去词语或句子。
3.转移号
用在需要移动位置的地方。
4.接排号
两段接成一段，用在需要连接的地方。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
5.对调号
用在颠倒的字句中间。
6.另起号
把原来一段分成两段，在需要分段的地方标示。
7.代替号 O—
在同页内，要改正许多相同的字符，用此代号，并在页边注明O=。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
8.改正号
用在需要改正的字的位置上。
9.说明号
在说明或指令性文字下面画小圈，表示不作为改正的文字。
10.保留号
这是保留原删除文字的符号，注意除在原删除文符下加“△”外，并在原删除符号上画两竖线(||)。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
二、公文内容的审核修改
公务文书内容的审核修改，主要是指主旨、措施和材料的审核修改。
1.主旨的审核修改
主旨是文章的灵魂，是文稿修改最主要的环节。文稿主旨的审核，主要应注意:
●一是要看是否符合党和国家的方针政策，是否准确反映了机关的制文意图;
●二是要看是否切合当前形势和实际情况，是否反映了事物的客观规律;
●三是要看中心思想是否明确，提出的问题是否有针对性和指导性，涉及的引文是否有不准确或政策界限不清之处。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
总之，凡是发现主旨不正确、不全面、不符合政策和发文意图、不鲜明突出的，都应当加以修改。
2.措施的审核修改
公务文书中的措施是下属各单位执行公务的依据。文稿中措施、办法的审核，主要应注意:
●一要看是否切合实际有可行性，理由是否充足;
●二要看是否与其他文件有抵触、矛盾、脱节之处;
●三要看是否有较强的可操作性，执行期限定得是否合理，执行后能否收到预期的效果。
总之，凡是以官话、空话、套话代替扎实措施的，都要坚决修正。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
3.材料的审核修改
材料是公务文书中的思想观点、方法措施的说明和印证。文稿中材料的审核，主要应注意:
●一要看观点和材料是否一致，材料能否很好地说明观点，如不能，就应当改换另外更恰当的材料;
●二要看材料是否典型、精练，如果材料一般化，应当坚决删去，选用那些最能说明观点的典型材料，力求做到“少而精”。
●三要看材料是否真实、具体，有关的事实和涉及的人名、地名、数字等有否失实和差错，如发现有问题，必须予以一一改正。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
三、公文形式的审核修改
公务文书形式的审核修改，主要包括文字、体式、结构的审核修改。
1.文字的审核修改
公务文书的内容最终要靠文字来表达。文字的审核，主要应注意:
●一要看语言文字是否质朴确切、简明通顺、遵守语法、合乎逻辑;
●二要看有否修辞失当、滥用省略、用词搭配不当之处;
●三要注意有否错别字和用错的标点符号。
总之，要把那些晦涩含混、冗长啰唆、华而不实的文字改正过来。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
2.体式的审核修改
体式主要是指公文的特定格式和行文的规范要求，这是公文能够准确、迅速、有效地被理解接受和执行的保证。体式的审核，主要应注意：
●一要看格式是否符合规定;
●二要看文种的选择是否符合行文规则;
●三要看态度和语气分寸是否符合不同的行文关系。
例如，上行文应尊重上级领导而又不阿谀奉承;平行文应谦虚友好、平等洽商、顾全大局;下行文应既有坚持原则的权威性，又适当留有余地，使下级在执行过程中有适当的灵活性。
总之，凡是文种选择不当，格式不准确，语气态度失当，不利于上下左右协调配合工作之处，都应认真予以修改。
返回
上一页
下一页
第三节 公文的审核和修改
3.结构的审核修改
文稿的结构安排，会直接影响内容的表达。结构的审核，主要应注意:
●一要看全文的布局是否合理，是否有利于表达公文的观点和反映机关制文意图;
●二要看是否层次分明、条理清楚、详略得当、重点突出;
●三要看段落的街接是否自然，是否做到前后呼应、逻辑严密。
总之，凡是结构杂乱、条理不清、上下脱节、逻辑不严、详略不当之处，都应修改。
返回
上一页

展开更多......

收起↑