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第五章 档案整理
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第五章 档案整理
学习目标
了解档案整理工作基础知识
掌握全宗在档案管理中的具体应用
掌握档案排列与基本编目
第五章 档案整理
【教学重点】
1. 全宗的构成及区分全宗的意义。
2. 档案分类的基本方法。
【教学难点】
1. 判断档案所属全宗
2. 如何对全宗内档案进行分类。
【教学方法】
理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。
【教学手段】
讨论法、案例分析法
【教学课时】
2学时
第五章 档案整理
档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。
数量浩瀚的档案，如不进行科学的整理，查找一份档案就如同“大海捞针”一样困难。而且不把档案联系结合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以致失去档案的利用价值。
第一节 档案的分类
一、全宗
1.全宗的内涵
全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。
第一节 档案的分类
2.立档单位的构成
（1）组织立档单位。
（2）个人立档单位。
（3）项目立档单位。
第一节 档案的分类
3.判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。
立档单位的内部文件和发文，他们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了他们所属的全宗。
立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。
第一节 档案的分类
4.立档单位和全宗历史考证
立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。
第一节 档案的分类
立档单位和全宗考证的基本内容【见表5-1】
表5-1
基本项目 明确内容
机构 成立、撤销、名称改变、地址迁移、隶属关系改变的时间和依据
内设机构的增设、撤销、所属系统单位的划出、划入变化时间和依据都要写明
领导人员 领导人及内设机构领导人姓名、职务、任免、调出调入时间
职责 特定的职责范围和工作任务及当年的主要工作
大事记 具有历史价值意义的事件。实事求是，思想性鲜明，文字简练
组织级别 人员编制 建制定级，人员编制及不同分类标准人数
档案数量 当年建立档案情况，数量及各保管期限各有多少卷
第一节 档案的分类
二、全宗内档案分类的基本方法【见表5-2】
表5-2
分类 方法 基本含义 与分类依据 基本要求 操作要点
年度分类法 根据归档文件形成和处理的年度分类 正确地判定文件的日期并归入相应年度是问题的关键 确保不同年度的文件不得混淆 ----------------
机构分类法 根据内部组织机构设置情况对归档文件分类 归档文件主要为本单位产生的文件 本单位内部设有组织机构而且数量稳定 ---------------
问题分类法 根据归档文件内容所涉及的工作事务与问题分类 类别应反映单位基本职能 类目概念明确，不得交叉 ----------------
保管期限分类法 根据为归档文件划定的不同保管期限分类 将不同价值的归档文件从实体上区分开来，便于有针对性地管理和保护 ----------------
第一节 档案的分类
三、复式分类法
1. 年度―机构―保管期限分类法
2. 保管期限―年度―机构分类法
3. 机构―年度―保管期限分类法
4. 年度―问题―保管期限分类法
5. 保管期限―年度―问题分类法
第二节 档案的排列、编目与装盒
【教学重点】
如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。
【教学难点】
归档文件的排列、编号及编目意义和方法。
【教学方法】
理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。
【教学手段】
讨论法、案例分析法
【教学课时】
2学时
第二节 档案的排列、编目与装盒
对归档文件进行分类后，档案整理工作进入排列、编号与编目以及档案装盒的阶段。排列是保证归档文件的有序性；编号是使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理与利用工作提供便利；编目是为所有归档文件编制目录，将为管理和查找档案提供极大便利；最后，整理完成的档案文件一般都是在档案盒中存放。
第二节 档案的排列、编目与装盒
一、档案的排列
1. 同一事由内的归档文件排列
最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，或者按文件的重要程度排列.
2. 不同事由的归档文件排列
(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列.
(2)按事由的重要程度排列 .
(3)按事由具有的共同属性分别集中排列。
3. 成套文件可集中排列
所谓的“成套文件”是在工作中由于流程衔接比较紧密，不同工作环节中产生的文件之间具有密切的天然关系，如果分开的话就不能客观反映工作的全貌，所以应集中排列。
第二节 档案的排列、编目与装盒
二、档案编号
■全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。
■年度。文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2007。
■保管期限。归档文件保管期限的简称或代码。
■件号。文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
■机构(或问题)。作为分类方案类目的机构(或问题)名称或规范化简称。
第二节 档案的排列、编目与装盒
三、档案编目
编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。
首先是在档案整理过程中进行初步编目,包括案卷封面编目编制案卷目录和卷内文件目录.
其次在初步编目的基础上编制全宗目录、案卷(文件)分类目录、主题目录、专题目录和档案馆指南等 .
第二节 归档文件的排列、编目与装盒
表5-3 归档文件目录的示意。
件号 责任者 文号 提名 日期 页数 备注
■件号：填写室编件号。
■责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
■文号：文件的发文字号。
■题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。
■日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
■页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
■备注：注释文件需说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
第二节 档案的排列、编目与装盒
归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。图5-2 归档文件目录封面式样
第二节 档案的排列、编目与装盒
四、装盒
包括两方面的工作内容：一是装入档案材料、归档文件目录和备考表；二是填写档案盒封面、脊背和盒底。
1. 装入档案材料
2. 填写备考表 图5-3 备考表式样
第二节 档案的排列、编目与装盒
3. 填写档案盒封面、脊背和盒底
档案盒封面的规格及式样如图5-4所示
第二节 档案的排列、编目与装盒
档案盒背脊主要由全宗号、年度、保管期限、机构等项目构成，填写的内容和归档文件目录相同，如图5-5所示。档案盒盒底的填写方法与背脊相同。如图5-6所示。
图5-5
图5-6
练习题
一、名词解释
1.全宗
2.档案编号
二、简答题
1.简述档案整理工作的主要内容。
2.简述档案分类的基本方法。
3.简述档案装盒的步骤和方法。
结束
结束

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