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第十二章 专门档案管理
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第一节 科技档案管理
引入:
现在大家看到的是×××学校女生宿舍设计图，就是基本建设档案，是科技档案的一种，今天我们就学习科技档案的管理知识
科技档案是什么？
即科学技术档案。是事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。这些科技文件材料主要是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的技术文件。
科技档案管理 ——科技档案有如下的显著特点
一是专业性强
二是类型多样
三是关系密切（档案材料是一整套 ）
科技档案管理 ——科技档案的类型
按信息载体和表达形式分
分类标准 类型 说明
信息载体 与表达形式 科技图样 又称图纸，是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物、构筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形
按其产生领域可划分为机械图样、建筑图样、地质图样、气象图样、农业图样、测绘图样、天文图样、水文图、地震图、环保图样等
按绘制手段、制成材料和用途的不同可划分为草图、原图、底图、副底图、复印图、空白图等
科技目录 和表格材料 用表格形式填入文字和数字而形成的一种科技文件材料
科技文字材料 用文字、数据及其他符号来表示和传递科技信息，记录科技活动及其成果的科技文件材料
科技声像材料 在科技活动中形成的照片、影片、录像等视听型的文件材料
科技档案管理 ——科技档案的类型
按专业领域分
分类标准 类型 说明
专业领域 工业生产 技术档案 在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。显著特点是以型号成套，一般包括技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等
农业科技档案 在农、林、牧、渔各行业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强，包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等
基本建设档案 在农、林、牧、渔各行业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强，包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等
…… ……
科技档案管理 ——科技档案的类型
按记录媒体分期
分类标准 类型 说明
记录媒介 科技电子文件 计算机应用于科技生产活动后的产物，指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。包括各种类型的图像文件、图形文件、数据文件、文字处理文件、程序文件等
科技纸质材料 采用传统的纸张记载科技信息而形成的各种科技档案文件
科技档案管理 ——科技档案的收集工作
科技档案的收集工作：收集工作是科技档案工作的基础，是保证科技档案完整、准确、系统、安全的重要前提
科技档案收集的基本要求
一要注意在法律法规的指导下进行收集，遵循集中统一管理的原则 ；
二要遵循科技档案的自然形成规律，确定适当的收集归档制度 ；
三要保证科技档案的质量，保证科技档案的完整、准确、系统 。
科技档案管理 ——科技档案的收集工作
2. 科技档案收集的基本方法
（1）建立与单位情况相适应的科技档案制度，保证科技档案管理秩序 。
（2）在科技活动开始之前的筹备、申报等工作中，档案管理部门和人员应对科技档案的数量、质量要求、立档单位、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（3）在科技项目或工作正式运作过程中，档案管理部门和人员应负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
（4）在科技项目或工作结束之后，档案管理部门和人员应参与到科技成果的评审、检查、验收等工作中，对与科技成果相关的档案材料及时收集
（5）档案人员参加新购各类设备的验收，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集
科技档案管理 ——科技档案归档要求
1. 归档基本要求
1）归档的文件材料应为原件。
2）归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
3）文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
4）文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5）图纸应折叠或使用A4纸张，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。
6）组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用符合档案行业标准的产品。
科技档案管理 ——科技档案归档要求
2. 归档时间要求
1）基建档案。工程前期文件（依据性、基础性文件）在工作完成后一次性归档。施工、监理、竣工文件视工程规模确定归档时间，规模较小的工程可在竣工验收后三个月内一次性立即归档，规模大、周期长的工程可按在通过单项验收后归档。
2）设备、仪器档案。大型设备应在安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。
3）科研课题档案。一般情况，在研究结束并完成成果鉴定后归档。研究周期长的课题可按阶段归档或按年度归档。
4）产品、工艺档案。一般应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。
科技档案管理 ——科技档案归档要求
3. 归档份数
基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数 。
4. 归档手续
档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交接。
科技档案管理 ——科技档案归档要求
4. 归档手续
1）基建档案。工程前期文件（依据性、基础性文件）在工作完成后一次性归档。施工、监理、竣工文件视工程规模确定归档时间，规模较小的工程可在竣工验收后三个月内一次性立即归档，规模大、周期长的工程可按在通过单项验收后归档。
2）设备、仪器档案。大型设备应在安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。
3）科研课题档案。一般情况，在研究结束并完成成果鉴定后归档。研究周期长的课题可按阶段归档或按年度归档。
4）产品、工艺档案。一般应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。
第二节 人事档案管理
引入:
现在大家看到的是×××企业的一些员工的档案资料(大学学籍表、入党申请书、职称表……)，这是哪类档案？
什么人事档案？
人事档案是专门档案的一种，是组织、人事、劳动等管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的，关于个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格以及其他形式的记录资料
人事档案管理 ——人事档案的特点
人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点
真实性是指人事档案材料的来源、内容以及形式必须符合实际，能够客观反映当事人的基本情况，这是人事档案最重要的特征；
全面性指人事档案能够概括反映当事人各方面的信息，为了解对象提供比较完善的信息；
动态性指档案内容会随着当事人的工作与生活情况发生变化；
保密性是指人事档案往往会涉及当事人的个人或家庭隐私，甚至会涉及到单位或国家的秘密，因此在提供利用时必须做好保密工作
人事档案管理 ——人事档案的作用
一是能够帮助了解、考察员工，作为对其进行基本评价的依据；
二是能够作为解决当事人个人问题的凭证；
三是为澄清历史事实、编写人物传记以及专业史料提供宝贵的素材。
人事档案管理 ——人事档案的分类
我国的人事档案往往根据当事人身份分为学生档案、工人档案、干部档案和军人档案四大类。主体是干部档案和工人档案
人事档案管理 ——人事档案材料的归档范围
人事档案具有动态性的特点 ,具体归档的材料有：
第一类，履历材料：如职工简历表、履历表，各类登记表，个人简历材料，更改姓名的有关材料；
第二类，自传及属于自传性质的材料。
第三类，鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料；
第四类，评定岗位技能和学历材料；
第五类，政审材料：入党、入团、参军、出国等政审材料，更改年龄和参加工作时间的组织审查意见；
第六类，加入党团组织的材料；
第七类，奖励材料：各类先进人物登记表，先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类，违犯党纪、政纪、国法等材料：如处分决定、查证核定报告、本人对处分的意见和检查交待材料、通报材料；法院审判工作形成的判决书等。
第九类，招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。
第十类，其他可供组织参考的有保存价值的材料，如残疾体检表、残疾等级材料、非正常死亡的调查报告及遗书等。
人事档案管理 ——人事档案的归档要求
人事档案材料,必须统一使用标准16开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔,铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
凡归档材料不符合要求,必须返回经办部门补齐或补办手续,达到要求后,方可归档。
人事档案管理 ——档案材料要求
归档的人事档案必须是原件,各部门不得以任何理由积压截留档案材料。必须是办理完毕的正式文件材料。
归档材料应真实,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入本人档案 。
人事档案管理 ——保管要求
人事档案管理部门，在收到人事档案材料后，应在3日内归入档案库房。零散材料袋内的人事档案材料应在半个月之内归入档案盒内。每年对人事档案材料集中归档一次。
人事档案的保管期限一般是永久。
第三节 会计档案管理
引入：展示会计资料后提问：这是什么档案？
什么会计档案？
会计档案是在会计工作流程中，围绕会计工作的目标而产生的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
会计档案管理——会计档案的作用
会计档案记录着社会组织的经济活动情况，是档案的重要组成部分。会计档案的重要作用体现为以下几个方面：
第一，会计档案为决策提供有用信息，可以提高决策的科学性和可行性，防范经济风险；
第二，会计档案能够为保护财产提供有力的保障，在打击经济犯罪方面发挥不可替代的作用；
第三，会计档案如实记录单位的经济状况，是研究社会经济及其发展规律的可靠史料。
会计档案管理 ——会计档案的类型
1. 会计凭证类
原始凭证
记账凭证
2. 会计账簿类
日记账
备查账簿
分类账簿
3. 财务报告类
资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附表及会计报表附注和财务情况说明书
4. 其他类
会计档案管理 ——会计档案管理的主要工作内容
会计档案的管理工作主要由会计部门和档案部门承担
会计部门的会计档案管理工作
1）按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册；
2）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；
3）未设立档案机构的单位，应在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案；
4）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
会计档案管理 ——会计档案管理的主要工作内容
会计档案的管理工作主要由会计部门和档案部门承担
档案部门的会计档案管理工作
1）监督指导会计部门开展会计档案的整理立卷、装订等工作；
2）接收由会计部门所移交的本单位会计档案。接收时原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同会计机构和经办人员共同拆封整理；
3）安全保管会计档案；
4）对会计档案提供借阅、复制服务；
5）对会计档案进行价值鉴定和销毁等工作。
会计档案管理 ——会计档案保管期限
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天开始计算。
会计档案的保管期限，分为永久、定期两大类。
永久档案需长期保管，不可销毁；
定期档案的保管期限分为3年、5年、l0年、l5年、25年等5种。企业和其他组织的各类会计档案的保管期限，见教材表12-4。财政总预算、行政事业单位和税收会计档案的保管期限，见教材表12-5。
第三节 声像档案管理
引入：引入：展示一录像资料档案，我们应怎样管理它？
什么声像档案？
声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。声像档案也称音像档案、视听档案。声像档案运用的载体主要包括：照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘。
声像档案管理 ——声像档案的类型
声像档案根据存放形式的不同一般分为照片档案、录音档案、录像档三大类。
照片档案是以照片为载体并辅以文字说明的具有保存价值的照片资料。照片档案主要有底片、照片以及文字说明三部分构成。
录音档案是以录音带、磁带、唱片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声音材料。
录像档案是以录像带、影片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声像材料。
声像档案管理 ——声像资料的收集
1. 收集的基本原则
“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的工作原则。
“以我为主，突出主题”就是以本单位的职能活动为中心，围绕本单位的主要工作来搜集声像资料；
“质量精良，内容齐全”就是所收集的声像资料应画面清晰、影像完整，相关的底片、照片、说明、解说词、脚本等配套资料应齐全。
声像档案管理 ——声像资料的收集
收集方法
第一种方法是定向收集，也就是向某项活动的主办方、承办方或负责人进行征集；
第二种方法是集中收集，即根据工作计划安排在特定时间段内重点开展收集工作；
第三种是档案工作者在参与相关活动时主动拍摄现场情况并集中保存相关资料；
第四种是分散收集，即档案工作者在日常工作中要留意活动信息，及时发现线索并跟踪去搜集相关声像资料。
声像档案管理 ——收集过程中的鉴定与筛选
在收集过程中应对声像资料的真伪、剪裁、质量等方面进行严格把关，将存在问题的资料排除在外，以免给后续工作带来多余的负担。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。底片与照片影像应一致。
声像档案管理 ——归档范围
反映本单位基本概况的声像材料
其他具有保存价值的声像材料
领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料
本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料
反映本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料
声像档案管理 ——归档要求
保证归档声像档案的质量
适当使用光盘作为存储介质
注意保密
分类整理并明确保管期限
声像档案管理 ——保管要求
1. 日常管理要求
声像档案的保管，应符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。
声像档案管理 ——保管要求
2. 存放要求
照片与底片应分开存放。录音带、录像带、磁带、光盘应放入盒中保管；照片、底片册、录音带、录像带、磁带和光盘等应垂直放置，不得堆积平放，以防相互粘连。磁性载体的声像档案应存贮在具有磁屏蔽功能的库房、防磁柜或者装具内。定期检查声像档案的保管情况，若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。录音带、录像带应每两年重新缠绕一次，缠绕时应用正常播放速度。
声像档案管理 ——保管要求
3. 温度与湿度要求
声像档案应恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应控制在2～21℃，相对湿度应控制在20％～50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应控制在15～27℃，相对湿度应控制在40％～60％之间。如过于潮湿，可以使用除湿机
声像档案管理 ——什么是声像档案
引入：引入：展示一录像资料档案，我们应怎样管理它？
什么声像档案？
声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。声像档案也称音像档案、视听档案。声像档案运用的载体主要包括：照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘。
声像档案管理 ——声像档案的类型
声像档案根据存放形式的不同一般分为照片档案、录音档案、录像档三大类。
照片档案是以照片为载体并辅以文字说明的具有保存价值的照片资料。照片档案主要有底片、照片以及文字说明三部分构成。
录音档案是以录音带、磁带、唱片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声音材料。
录像档案是以录像带、影片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声像材料。
声像档案管理 ——声像资料的收集
1. 收集的基本原则
“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的工作原则。
“以我为主，突出主题”就是以本单位的职能活动为中心，围绕本单位的主要工作来搜集声像资料；
“质量精良，内容齐全”就是所收集的声像资料应画面清晰、影像完整，相关的底片、照片、说明、解说词、脚本等配套资料应齐全。
声像档案管理 ——声像资料的收集
收集方法
第一种方法是定向收集，也就是向某项活动的主办方、承办方或负责人进行征集；
第二种方法是集中收集，即根据工作计划安排在特定时间段内重点开展收集工作；
第三种是档案工作者在参与相关活动时主动拍摄现场情况并集中保存相关资料；
第四种是分散收集，即档案工作者在日常工作中要留意活动信息，及时发现线索并跟踪去搜集相关声像资料。
声像档案管理 ——收集过程中的鉴定与筛选
在收集过程中应对声像资料的真伪、剪裁、质量等方面进行严格把关，将存在问题的资料排除在外，以免给后续工作带来多余的负担。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。底片与照片影像应一致。
声像档案管理 ——归档范围
反映本单位基本概况的声像材料
其他具有保存价值的声像材料
领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料
本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料
反映本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料
声像档案管理 ——归档要求
保证归档声像档案的质量
适当使用光盘作为存储介质
注意保密
分类整理并明确保管期限
声像档案管理 ——保管要求
1. 日常管理要求
声像档案的保管，应符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。
声像档案管理 ——保管要求
2. 存放要求
照片与底片应分开存放。录音带、录像带、磁带、光盘应放入盒中保管；照片、底片册、录音带、录像带、磁带和光盘等应垂直放置，不得堆积平放，以防相互粘连。磁性载体的声像档案应存贮在具有磁屏蔽功能的库房、防磁柜或者装具内。定期检查声像档案的保管情况，若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。录音带、录像带应每两年重新缠绕一次，缠绕时应用正常播放速度。
声像档案管理 ——保管要求
3. 温度与湿度要求
声像档案应恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应控制在2～21℃，相对湿度应控制在20％～50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应控制在15～27℃，相对湿度应控制在40％～60％之间。如过于潮湿，可以使用除湿机
结束
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