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第六章 档案鉴定
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第六章 档案鉴定
【学习目标】
掌握档案鉴定的基本工作内容
了解档案鉴定的原则，掌握档案鉴定的基本方法
能够正确的划定档案鉴定保管期限
掌握档案销毁的相关要求
第一节 档案鉴定的方法
【教学重点】
1. 档案鉴定工作的基本内容 。
2. 档案鉴定的分析方法
【教学难点】
档案鉴定工作的原则及档案鉴定的分析方法
【教学方法】
理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。
【教学手段】
讲授法、 讨论法、案例分析法
【教学课时】
2学时
第一节 档案鉴定的方法
一、档案鉴定工作的基本内容
档案的鉴定一般是指对档案的真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。档案鉴定工作的基本内容主要包括以下方面：
1. 制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；
2. 具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；
3. 筛选出无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理；
4. 围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。
第一节 档案鉴定的方法
二、决定档案保存价值的主要因素
决定档案保存价值的主要因素包括两个方面：
1. 档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础。档案自身的内容、来源、形式、时间、名称、可靠程度、有效性、外形特点、完整程度等，影响着档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值；
2. 社会利用需要是决定档案保存价值的社会因素。社会各界如果没有利用档案的需要，档案就没有继续保存的必要，也就失去它的保存价值。
上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的，不能片面强调其中某一方面。
第一节 档案鉴定的方法
三、档案鉴定工作的原则
档案鉴定工作的原则是：必须从党和国家的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。
1. 全面的观点
包括以下三方面的含义：一是把档案自身的特点和社会利用需要结合起来；二是全面联系地分析相关文件和文件的各种因素；三是全面地预测社会对档案利用的需要。
2. 历史的观点
鉴定档案的价值特别需要把握它是历史记录这一本质，它的形成总是同一定的历史条件相联系的，不要用现在的眼光看待过去的档案。
3. 发展的观点
判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。
4. 效益的观点
所谓效益的观点就是档案价值鉴定必须充分考虑档案管理的成本、投入与档案效益之间合理关系的思想。
第一节 档案鉴定的方法
四、档案鉴定的分析方法
档案的价值是客观存在的，而鉴定工作带有很强的主观性。为了使这种主观认识最大限度地符合实际，必须具有科学的档案鉴定方法标准，以提高档案鉴定结果的客观性、可靠性和准确性。
1. 分析档案的来源
2. 分析档案内容
（1）档案内容的重要性。
（2）档案内容的独特性。
（3）档案内容的时效性。
除上述三方面之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确把握档案内容的价值。
第一节 档案鉴定的方法
四、档案鉴定的分析方法
3．分析档案形式特征
（1）分析文件的名称。
（2）分析文件形成时间。
（3）分析文件的稿本。
（4）分析文件的外形特点。
（5）分析文件的有效性。
（6）分析文件的完整程度。
第二节 档案鉴定保管期限的划定方法
【教学重点】
1. 档案保管期限表的作用及类型 。
2. 档案保管期限表的结构。
【教学难点】
1. 档案保存期限的种类划分原则
【教学方法】
理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。
【教学手段】
讲授法、讨论法、案例分析法
【教学课时】
2学时
第二节 档案鉴定保管期限的划定方法
随着时间的推移、社会实践和各项工作的发展，档案的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂，如果“玉石不分”地全部保存，势必影响对有价值的档案的管理和利用，档案的鉴定工作就是解决庞杂与精练的矛盾，对档案进行“去粗取精”的工作。对档案的鉴定，必须以档案保管期限表为依据。
第二节 档案鉴定保管期限的划定方法
一、档案保管期限表的概念及作用
1. 档案保管期限表的概念
就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。
2. 档案保管期限表的概念及作用
能够在一定程度上避免个人知识、能力等方面的局限性和片面性，提高鉴定工作的效率和准确性，防止错误地销毁档案。
能够帮助档案工作人员开展对归档文件的复审。
能够为收集、整理文书材料提供基本的依据，便于在日常文书工作中保存有价值的档案。
第二节 档案鉴定保管期限的划定方法
二、档案保管期限表的类型
1. 通用档案保管期限表
由国家档案行政机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用的档案保管期限表，也叫标准档案保管期限表。
2. 专门档案保管期限表
专门档案保管期限表是由国家档案行政机关会同有关主管部门编制的，是各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的依据和标准。
3. 同系统机关档案保管期限表
它是由主管领导机关编制的，供同一系统内各机关、单位鉴定档案时使用的档案保管期限表。
4. 同类型机关档案保管期限表
它是由档案事业管理机关或主管领导机关编制的，是同一类型（如学校、医院、工厂等）单位鉴定档案时通用的依据和标准。
5. 机关档案保管期限表
它是由各机关编制的，供本机关鉴定档案时使用的档案保管期限表。
第二节 档案鉴定保管期限的划定方法
三、档案保管期限表的结构
1. 顺序号
顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。
2. 条款
条款是一组类型相同的文件的名称和标题。
3. 保管期限
保管期限分为永久保存和定期保存。
4. 附注
附注是在条款之后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。
5. 说明
说明是对保管期限表所作的总的说明，
第二节 档案鉴定保管期限的划定方法
四、档案保存期限的种类划分原则
我国现行的档案保存期限为永久、长期和短期三种。
永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；
长期保存，指保存期在16年至50年之间；
短期保存，指保存期在15年（含15年）以下。
保存期限的计算，通常是从文件产生形成后第二年算起。
档案保存期限的种类划分原则
反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，在本机关工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中需要长期利用档案，应列为永久保存范围。
反映本机关一般工作活动，在相当长时间内本机关需要查考的档案，应列为长期保存。上级机关颁发的和下级机关报送的比较重要的文件材料也应列为长期保存。
凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。
第三节 档案销毁
【教学重点】
1、销毁档案的基本要求
2、销毁档案常用的方法
【教学难点】
及时销毁档案的重要性
【教学方法】
理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。
【教学手段】
讲授法、 讨论法、案例分析法
【教学课时】
2学时
第三节 档案销毁
销毁档案是将失去保存价值的档案材料以特定的处理方式改变正常的物理载体形式，从而使其所携带的信息无法被还原。在档案管理工作中，销毁档案是必然的工作职责。
第三节 档案销毁
一、及时销毁档案的重要性
1. 及时销毁档案能够节约档案室（馆）存储空间
入库的档案数量逐渐增加，存储空间就会日趋紧张，那么就无法继续接收新的档案。因此及时销毁失去价值的档案能够节约库容，更好地发挥档案室（馆）的作用。同时，也能节约档案工作的经费支出。
2. 及时销毁档案能够保护机密信息
某些需要销毁的档案尽管失去了保存价值，但是可能会涉及到机密信息。这类档案由于过了保管期限，管理就会出现一些漏洞，如果长期存在就会增加泄密几率。因此及时予以销毁能够最大限度地保护涉密信息。
3. 及时销毁档案能够提高馆藏档案质量和档案工作效率
将无价值的档案销毁后，馆藏档案的结构和内容会得到进一步优化，从而提高整个档案的质量。此外，也能减轻管理人员的工作负担，使其能够将更多精力投入到更有意义的管理之中，提高了档案工作的效率。
第三节 档案销毁
二、销毁档案的基本要求
1. 谨慎
2. 履行严格的审批程序
3. 监督销毁过程
4. 进行必要登记
档案销毁清册见表6-1。
顺序号 案卷或 文件题名 起止 日期 案卷号或 文件字号 数量 规定保管年限 已保管年限 备考
批准人： 销毁人： 监销人： 销毁日期： 年 月 日
第三节 档案销毁
三、销毁档案常用的方法
销毁档案的方法有多种，具体介绍见表6-2。
未完待续
方法 做法 适用载 体类型 优点 缺点 备注
粉碎法 将物理载体切割成为条状、块状碎片 纸张 光盘 软盘 操作简便，销毁程度可以调节 存在被复原的可能性 主要在销毁档案数量较少时采用
化浆法 将纸张送到造纸厂化为纸浆 纸张 销毁程度较高，无法还原 操作复杂，在运输档案材料过程中增加丢失概率 销毁大量纸质档案时采用
第三节 档案销毁
三、销毁档案常用的方法
销毁档案的方法有多种，具体介绍见表6-2。（续表）
方法 做法 使用载 体类型 有点 缺点 备注
焚化法 用火烧将载体化为灰烬 纸张 销毁程度较高，无法还原 污染环境，有火灾隐患 很少
采用
消磁法 外加强磁场消除载体磁信号 软盘 硬盘 磁带 清洁卫生，适用各类磁盘 销毁不够彻底，需适用专业设备 较少
采用
格式化法 对磁盘进行低级格式化处理，消除原来存储的信息 硬盘 软盘 优盘 销毁比较彻底，借助计算机操作 需适用专业设备和技术，对非专业人员而言难度较大 较少
采用
练习题
一、名词解释
1.档案鉴定
2.档案保管期限表
二、简答题
1.简述档案鉴定工作的基本原则。
2.鉴定档案价值主要包括哪几种方法？
3.简要介绍档案销毁的几种常用方法。
结束
结束

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