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第二章 文书工作
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学习目标
了解文书工作的含义及管理机构
掌握公文处理的基本原则
掌握收文处理、发文处理和文书归档的基本流程
第二章 文书工作
第二章 文书工作
第一节 文书工作概述
了解文书工作的含义
熟悉公文处理的基本原则
掌握公文的行文制度
第一节文书工作概述
教学目标
教学重点
文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。
教学难点
文书工作的含义、公文处理的基本原则
第一节 文书工作概述
文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1. 收文处理
凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。收文工作是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作，主要包括签收、登记、审核、拟办等工作程序。
2. 发文处理
发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面，具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情况作出微调。
3. 文书归档
文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。
第一节 文书工作概述
文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1. 收文处理
凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。收文工作是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作，主要包括签收、登记、审核、拟办等工作程序。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理
发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面，具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情况作出微调。
3. 文书归档
文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。
第一节 文书工作概述
文书工作机构
公文工作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。
文书处理工作机构隶属于各级秘书机构，仅对本单位的领导负责，对上一级文书处理部门或下一级文书处理部门都没有领导与被领导关系。因此，文书处理机构具有封闭的特点。
第一节 文书工作概述
公文处理基本原则
《国家行政机关公文处理办法》第四条规定：“公文处理应当坚持实事求是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全。”
“实事求是，精简，高效，准确，及时，安全”是处理公文的基本原则。
第一节 文书工作概述
第一，实事求是。
第二，精简。精简，包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：
一是减少中间环节。 二是建立责任制。三是规定处理时限。
第四，准确。
第五，及时。
第六，安全。
第一节 文书工作概述
公文的行文制度
1.行文关系
行文关系指发文机关和收文机关之间的文件往来关系，是根据机关的组织架构、领导关系、职权范围而确定的文件授受关系，一般包括两种类型：隶属关系、非隶属关系。
隶属关系是指，同一系统的机关之间，存在领导与被领导的上下级关系，下级机关隶属于上级机关。具有隶属关系的机关之间行文应使用下行文或上行文。
非隶属关系是指，行文机关之间不存在领导与被领导的上下级关系。
第一节 文书工作概述
第一节 文书工作概述
2.行文方式
行文方式是根据单位行文的方向而确定的，分为上行文、平行文和下行文三种。
上行文是下机关向所属的上级领导机关行文的一种方式。
平行文是指行文的机关之间没有隶属关系、业务指导关系而就某一事务相互行文。
下行文是上级领导机关对所属下级机关的行文，根据具体情况可以分为逐级下行、多级下行和直达基层等三种方式。
3.行文规则
行文规则是根据隶属关系、行文方式、组织结构以及文种规范等多种标准确定的公文运行准则，可以有效地防止行文混乱，使公文发挥应有的价值。
第二章 文书工作
第二节 收文处理
教学目标
掌握收文处理的的一系列程序性工作
第二节 收文处理
第二节 收文处理
教学重点：
收文工作流程
教学难点：
收文工作流程
签收
签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿（见表2-1）签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。
第一，清点。就是核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。
第二节 收文处理
第二，检查。就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。
第三，签字。就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。
第二节 收文处理
二、登记
登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序。
根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。
第二节 收文处理
收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要注意以下要点：
登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上。
在填写收文号时不要空号、重号。
登记项目不可任意删减。
书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签字笔。
分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。
审核
审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。这一环节是针对下级来文所设置的，目的是把好上行文的质量关。
收文审核要点：
是否应由本机关办理；
是否符合行文规则；
内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；
涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第二节 收文处理
分送
分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
第二节 收文处理
传阅
传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件有两种情况：一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。
第二节 收文处理
传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
分送的注意要点：
已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。
来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就送哪个部门办理。
分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。
要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。
拟办
拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。文秘人员提出的拟办意见，要抓住中心，有针对性，考虑全面，切实可行，文字表述要简明精练。
第二节 收文处理
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单（见表2-4）“拟办意见”一栏内。
批办
批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。 批办通常由单位主要负责人对来文作出批示，这是领导人参与公文处理的重要环节，是领导人行使其职权的过程，也是收文办理中最重要的程序，它决定了文件的最终处理要求，是决策性的办文环节。
批办文件，要求单位领导人认真阅读文件，琢磨拟办意见，提出原则批示意见。批示中要给文件承办部门指明办理原则、应注意的问题和办理要求，做到表态明朗、词义明确，并将批办内容写在文件处理单（见表2-4）“批示意见”一栏内。
第二节 收文处理
八、承办
承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
1.确认承办范围
2．按批办意见办理
3．及时快捷办理公文
4．依据规章办理公文
5．签注公文的承办结果
在公文办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在文件处理单（见表2-4）“处理结果”一栏内填写承办的经过与结果，并应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。
第二节 收文处理
催办
催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。它是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。
第二节 收文处理
注办
由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明。这项工作应由承办部门或承办人完成。承办完毕后，将情况和结果填写在文件处理单（见表2-4）“处理结果”一栏内。
公文注办一般包括以下内容：一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；需要办理复文的文件，办理完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；用口头或电话答复的要注明时间、地点、会谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字；不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。
第二节 收文处理
归档
归档就是指文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交；将无保存价值的文件按规定销毁。
第二节 收文处理
第二章 文书工作
第三节 发文处理
教学目标
熟悉掌握发文处理的全过程
第三节发文处理
第三节发文处理
教学重点
发文工作流程
教学难点
发文工作流程
第三节发文处理
制文阶段
1.草拟
草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。
需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。
2.审核
审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。
第三节发文处理
文稿审核时应着重注意以下几方面内容：
（1）审核是否确实需要行文。这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。
（2）有无矛盾抵触。审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本单位以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。
第三节发文处理
第三节发文处理
（3）要求、措施是否明确具体和切实可行。检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。
（4）处理程序是否完备。审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。
第三节发文处理
（5）文字表达。检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。
（6）文件体式。检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。
在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。
3.签发
签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。
签发文件的原则是：
（1）凡以单位名义发出的文件，应由单位正职或主持日常工作的副职领导签发。
（2）一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。
第三节发文处理
第三节发文处理
（3）有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。
（4）经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。
（5）几个单位或部门联合发文，或内容涉及其他单位部门的公文，应实行会签。
第三节发文处理
（6）签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，
（7）签发时应在 “发文稿纸”（见表2-5）的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。
(8)几个单位或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。
第三节发文处理
制发阶段
1.编号 编号即指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。
复核 复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。
3.缮印 缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。 缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文，必须严格按照国家标准《公文格式》的有关规定执行。
第三节发文处理
4.校对 校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。
5.用印 用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。
6.登记 即发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。
7.分发 分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。
第二章文书工作
第四节 文书整理与归档
第四节文书整理与归档
教学目标
了解文书归档的范围
熟悉文书整理与归档工作流程
第四节文书整理与归档
教学重点：
文书的归档范围、文书整理与归档工作流程
第四节文书整理与归档
文书的归档范围
1.政府机关、事业单位文书归档范围
见P34表2-8 政府机关、事业单位文书归档范围
2.企业机构文书归档范围
政府机关文件归档范围在原则上也可以套用到企业中，所不同的是，企业文书中包含大量的经营、研发等相关业务文书，因此归档范围更宽泛一些。
第四节文书整理与归档
文书整理与归档工作流程
文件的整理与归档是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（本节只对归档的工作流程进行简要介绍，着重讲解在文书归档过程中比较重要的文件装订的方法，后续环节因为与“档案管理”工作有紧密关系，其具体内涵将在第五章进行详细讲解。）
1.装订
（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文一件，报表，名次、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。
（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
第四节文书整理与归档
2.分类
分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。
各单位可根据本单位实际情况，选用具体的分类方法。一般来说，在文件形成量较大、科室设置较多的机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，宜选用“年度－机构(问题)－保管期限”分类法。文件形成量相对较少、科室设置较少的机关，一般宜采用“年度－保管期限—机构(问题)”分类法。
第四节文书整理与归档
3.排列
为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。归档文件的排列，必须遵循同一事由原则，即同一件具体的事，或者同一个问题，或者同一段较为紧密的工作过程等等。
归档文件的排列方法，有按文件形式时间的先后顺序的，有按文件的重要程度的，同一事由的文件排列在一起，必须体现时间性或重要程序顺序不同事由的归档文件排列方法，只以不同事由文件办结时间的先后顺序排列，不考虑其他的因素。
第四节文书整理与归档
4.编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。
第四节文书整理与归档
5.编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
第四节文书整理与归档
6.装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
第四节文书整理与归档
结束
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