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秘书工作的规律特点和原则
秘书工作的规律
规律是事物之间内在的必然联系，是事物发展的一种基本秩序。
任何工作都有其自身的规律，秘书工作也不例外。
它的规律是客观存在的，我们必须正确地认识与掌握它。
1.秘书工作的总规律
我国著名秘书学家李欣在《中国现代秘书工作基础》中指出：“秘书工作有很多内在规律”，而“支配其他规律的规律”是秘书工作中有领导的“要求线”或“需求线”，秘书则有贴近领导的“追逐线”。概括起来说，这条基本规律就是：秘书工作必须尽一切可能去追逐、适应不断发展变化的领导工作的需要。
古今中外的秘书工作与秘书本身就是领导需要的产物，为领导服务是秘书工作指导思想的核心，这不是秘书个人意愿所能改变的。秘书认识和掌握这条规律，有助于推动秘书工作的健康发展。自觉地掌握这条规律，有两个方面需引起秘书的注意：
（1）认真研究领导意图，是为领导服务的前提。
领导意图，不是工作关系外的领导的个人兴趣和想法，而是领导根据形势、政策、任务和上级部署、群众意愿而希望达到的工作要求。这里说的领导意图是指职务意图，不是个人意图。
例如领导打算做出什么决策、发什么文件、开什么会、做什么事、接待什么人、传达什么精神、解决什么问题等。秘书掌握得越早越准，就越能主动超前服务。因此，秘书要经常关心大局，研究上级精神和本单位实际，就有可能掌握领导的思维指向。例如中央有什么重大举措，省、市、县很快就会贯彻；本地区发生了天灾人祸，领导肯定得集中精力去解决。何况秘书还有列席领导层的会议和直接接触领导的机会，所以大部分领导意图是能够掌握的。
由于领导意图有时有意向的抽象性、表达的含蓄性、要求的变化性、集体意图的差异性和一定时期的保密性等情况和原因，所以真正掌握领导意图是有一定困难的。例如领导叫秘书到基层调查研究，既可能是为了表扬基层，总结、推广他们的经验，也可能是为了了解基层的问题，准备撤换基层的领导人，而这个意图领导一般不会事先向秘书交代。又如在一定的特殊场合，对有些问题的意图，领导不是用文字甚至不用口头表达，而是以手势、眼神、语气来表达。领导意图经常可能随着情况变化而变化，所以秘书应当做有心人，平时注意研究领导的思维习惯、处理问题的方法，并通过加强请示报告与先列预案等方法，解决好这一难题。
掌握领导意图主要是掌握意图的精神实质，不是事无巨细都要了解清楚才去工作。秘书毕竟不是领导，要想百分之百地了解领导的一切意图，既无必要，也不可能。
当发现领导意图不正确时，可采取适当方式，补充完善或建议再议，这也是发挥秘书参谋作用的一个方面。但只要不是大是大非问题，领导一经再次决定，秘书应当坚决贯彻执行。
（2）正确处理与本级直接领导的关系，是为领导服务的基础。
秘书要树立对领导负责、为领导服务的工作态度。力争主动、超前、创造性地把工作做好，圆满地完成领导交付的任务，这是关键所在。不要投其所好，迎合、奉承领导，不做帮倒忙、给领导添乱的事。
秘书在向各方面传达领导意见，并把各方面的信息反馈给领导时，要实事求是，原原本本，不打折扣，不添油加醋，不掺杂私心杂念，更不能假传领导意见。
秘书在大事上应加强请示汇报，但对于分内明确的事项，要大胆负责，放手工作，不要将微不足道的琐事请示报告，干扰领导。
领导集体内部发生意见分歧，是一种正常现象，秘书可根据民主集中制原则做出的最终决定执行，绝不可介入领导人的分歧，更不能暴露、传播，或做一些扩大分歧的事情。
秘书在工作中为领导服务，与领导默契配合，但又与领导各司其职，各负其责，不能互相代替（角色）。秘书应把握自己的职业尺度，防止四种“越位”现象发生：一是决策越位；二是工作越位（如应由领导出面处理的事项，由领导署名的文章，秘书不能去代替）；三是表态越位；四是礼仪越位。秘书应当甘居幕后，不当中心人物。
秘书发觉领导人的错误时，要分情况处理：一般问题，可善意地、委婉地提醒；涉及决策错误的工作问题，可通过会议或书面提出建议；有的问题也可通过正常的组织程序解决；不要轻易越级向上级反映。对于领导人的严重违法乱纪行为和重大政治、经济违法行为，则必须有原则性，及时向组织报告。
2.秘书工作程序化的规律
秘书工作的面很宽，内容很多，常让人感到被动繁琐。事实上，秘书工作有一条重要规律，即最大限度地实现秘书工作的程序化，严格按程序办事。这样就能使工作有序，效率提高。这是关于秘书工作的程序、方法的一条规律。这条规律是建立在对秘书工作的科学分类的基础上的。
（1）程序化的工作。在秘书的全部工作中，绝大部分都属于程序化的工作。对于这些工作，只要建立健全的程序，严格按程序办事，就能轻车熟路，把工作做好。例如办文，国家颁布的《国家行政机关公文处理办法》就是集办文程序之大成，对办文的工作程序给予了详细的规定，谁也不能脱离它的规定，另搞一套。假如随意自定一个文种，那么写出的公文就发不出去，发出去也不会产生良好的效果。
例如，在实际办文工作中，有的单位围绕着《国家行政机关公文处理办法》就制定了十几个规范程序，如写有写的程序，阅有阅的规矩，核稿有核稿的手续，催办有催办的办法，如此等等。因此老的工作人员病了、调走了，新手很快就能接替他的工作。开会也有会务工作的大同小异的程序，各个会议的内容规模是不同的，但从制定会议预算、发送会议通知起，直到会议开完、代表送走、纪要发出为止的一套工作，基本是程序化了的。
就连会场布置，也无非是台上、台下、进出口，声、光、水、电、厕所这一类事物安排都有较明确的规范程序。办事也都有办事的程序、方法和惯例，领钱有领钱的手续，买东西要正规发票才能报销，领导人年终总得去看望、慰问一些人，而被看望的对象无非是离退休人员、先进模范人物、伤病职工等，看望时应送什么礼品，说些什么话，也有大致的规范。
秘书参谋性的工作，也有其内在规律，也有一套科学的程序。
例如，领导决策应当遵循科学的、民主的决策程序，秘书为决策服务，也都很清楚，无非是收集信息、准备文件、应对咨询、协助做好事前的协调和事后的督查，以及决策的事务工作。又如信息处理工作，从收集、鉴别、筛选、分类，到研究加工、编写、传输、归档或输入计算机，每一环节的程序与做法，都是有许多规矩和办法可循的。新秘书按程序办事，同样能当好领导的参谋助手。
让秘书工作尽可能地程序化，完善程序，熟悉程序，照程序办事，百分之八九十的工作都能做得井然有序，合乎要求。
（2）技术性的工作。这在秘书工作中所占比重略小，如打字、复印、现代化办公设施的使用和管理，以及某些特殊行业秘书的技术性工作，如通信、保密等。这些都有严格的技术操作规程与管理维护要求，同样，完善它、熟悉它，照它的程序办，就能做好。
（3）非程序化的工作。处理非程序化的工作规律，就是“研究没有程序的程序”，研究出来了，也就找到了规律性的工作方法。所谓非程序化的工作，大致有三类，其实都是有迹可循、有轨可循的。
第一，领导临时交办的任务。处理这类事务的办法，是要加强对领导意图的研究，加强对实际情况的掌握，加强平时应急的一套信息资料、物质的准备和人员组织的准备，这样就不至于“临时抱佛脚”。
第二，天灾人祸等突发事故的发生。这些事故虽然有时好像不可知，其实大都有其发生发展的内在因素，大都有一个从量变到质变的过程。以地震为例，人类今天还不可能准确预报它的时间和强度，但是某个县是不是地震区，则是大致可知的。如四川西部甘孜、阿坝、凉山三州就处于地震带，从历史上看，过若干年就震那么一次。认识了这一点，现在这些州的许多县的秘书部门，就建立了一套遇上大地震时的应急机制和措施，如通信联络怎么办，领导指挥所设在哪里，怎样调集救援力量等。又如易发生工伤事故的工厂，秘书工作中就必须有协助领导处理工伤事故的应急办法。所以，面对天灾人祸是可以探索出应对突发事件的应急机制和措施的程序来的。
第三，新情况、新问题的出现。在改革开放、市场经济情况下，我们确实会遇到许多新情况、新问题，而且我们既无现成的规章，又无成熟的经验可以借鉴，这是秘书工作所面临的难点。大的如宏观调控、通货膨胀、国有企业转轨、人口控制、农田、水利、粮食等问题，具体的如机关的“文山会海”、形式主义等，这些都是领导机关的大事，严格说来也都需要在实践中逐渐寻找好的解决途径，而不是短期内能够根本解决的。秘书需要努力提高自身素质，把很大一部分精力放到研究新情况、新问题的解决上去，这样才能当好新时期领导的参谋助手。
3.秘书思维“必要的张力”的规律
“必要的张力”是美国科学家托马斯·库恩在论述科学的传统和变革的关系时，提出的一个重要见解。其大意是，科学家既需要“发散式思维”，也需要“收敛式思维”。发散式思维包括通常所说的创造性思维、开放式思维、求异思维、灵感思维等；收敛式思维包括通常所说的常规思维、保守式思维等。
库恩认为：“这两种思维形式既然不可避免处于矛盾之中，可知维持一种往往难以维持的张力的能力，是从事这种科学研究所必需的首要条件。”今天的秘书正处于我国改革开放、社会大变革的时代，新事物层出不穷，计划经济时代所形成的单一、僵化的传统思维方式已经不适应了，需要从思维方式上寻求认识和解决新问题的途径。秘书的思维方法正确了，就会有发现问题的预见性和解决问题的创造力，这是秘书能力的基础。
（1）收敛式思维、常规思维、保守式思维。这是秘书工作中基本的思维方式。秘书工作的这种思维方式是由它的多种基本特性如辅助性、政治性、从属性等决定的。秘书在理解许多问题时，所使用的是常规思维方式。比如，秘书任何时候都不能违背“四项基本原则”，这是党的基本路线的核心，是我国的立国之本，也是我国秘书工作要坚持的基本原则，离开了它必定要犯大错误。又如以前的秘书工作中存在着大量程序化工作，基本上都是采用常规思维来开展的。虽然不能说没有创造的余地，但也不能离开既定的原则、规定去任意发挥创造性。那种把常规思维说成是陈旧落后的思维方式的看法是片面的，对秘书工作是十分有害的。
（2）发散式思维、创造性思维。发散式思维具有独创性、多向性和综合性的特征。其中多向性是指能从不同角度思考问题，提出多种方案，能随不同情况换元思考而产生新的思路；能转向思维，当工作遇阻时，去寻找新的出路；能创优思维，提出最佳参谋方案。综合性可以把古今中外前人的智慧宝库中的精华，通过巧妙的结合，形成新的成果。
那么如何提高创造性思维的能力呢？第一，要勤于学习和实践，不断更新知识；第二，要善于思考。只有知识碰撞，才能冒出智慧的火花，形成创见；第三，秘书要克服惰性，积极进取。如果不思进取，不求有功，但求无过，是根本谈不上创造的。要采取各种方法，不断地激励自己，开动脑筋，总结经验。
秘书工作的特点
根据我国《秘书国家职业标准》中对秘书的定义，我们知道秘书工作是围绕领导或以领导活动为中心展开的服务工作，领导可以是个人也可以是集体，领导是秘书职业产生的前提条件。秘书职业是一种具有综合性和辅助性特点的职业，秘书的作用就是辅助领导进行决策和实施各项工作，协助处理政务及日常事务。秘书工作的特点可归纳为以下几个方面：
1.具有可靠性
秘书源于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。秘书在为领导服务中是值得信赖和能够依靠的人员，组织和领导对秘书传之以密，秘书能够保之以密。因此，可靠性是秘书职业的本质特征之一。
2.具有专业性
秘书职业的专业性特征一方面体现为秘书职业是专业性职业，无论国内、国外，秘书职业都有相应的职业种类；另一方面，秘书职业的专业性还体现为秘书的专业化技能，如在人机协调活动中，操作和使用各种办公设备、信息化工具的过程中，需要秘书具有专业化技能。
3.具有全面性
秘书职业的特点是近身、直接为领导工作服务，领导工作活动涉及各方面，具有全面性，这就决定了辅助领导、服务领导工作的秘书职业也必然具有全面性。
4.具有依附性
秘书职业是围绕、依附、从属于领导的一种职业，秘书接近领导的决策过程，位居中枢，是领导的左右手。秘书是领导同外界接触交往的重要渠道，在一定情况下，秘书还可能被授权代表领导人处理事务。领导活动是秘书职业产生的前提条件，因此，秘书活动必须依附、从属于领导活动。
5.具有广泛性
秘书职业遍布于全世界范围内一切行业，是一种人数众多的职业。在各级各类组织中，一般都设有秘书岗位，秘书职业人员广泛存在，且随着社会经济的发展，秘书队伍将日益壮大。
6.工作的事务性
秘书工作的事务性，主要是指秘书人员和秘书工作部门，为领导机关和领导人服务，这种服务主要体现在对各种事务性工作的处理上。秘书工作的各种事务性工作很繁杂，如文件登记、文件打印、办理会务、安排活动、接待来访等，既繁琐杂乱，又不可缺少，而且工作要求很高。
7.工作的机密性
秘书经常参与研究各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管工作，因而秘书工作具有高度的机密性。
8.工作的潜隐性
秘书工作如草拟文稿、调查研究、督查协调、提供信息等大量工作的劳动成果、劳动价值都融合于领导行为和组织活动之中，不单独表现为秘书自己的劳动成果。比如秘书起草了大量文稿，不论是公文还是领导讲话稿，都以领导人或机关的名义发表，而不能署上自己的名字。也就是说，秘书工作具有幕后的性质，可能还会代领导“受过”，如下级、群众对哪位领导有意见，秘书就应该检讨自己。正是从这个特点出发，要求秘书必须有默默无闻、任劳任怨、无私奉献的品格。
秘书工作的基本原则
1.同领导保持一致原则
秘书工作多年来形成的一条基本经验，就是必须同领导保持一致。这是秘书工作的职业要求，也是秘书为领导服务的基本原则，这是由秘书这个职业本身的性质所决定的。不论公务秘书还是民间秘书，都是领导的秘书，不是群众的秘书，因此必须在实际工作中遵循同领导保持一致的原则。
2.“全方位”与“有重点”服务原则
领导工作的全面性，决定了为之服务的秘书工作也应该具有全方位的原则。从这个意义上讲，秘书无小事。即便是一个文件错几个字、几个标点，都可能造成难以预见的损失，酿成大事，应当全面抓好。但另一方面，任何工作都必须有重点。秘书工作必须紧跟党政机关的工作重点、紧跟领导的工作重点。抓住重点，工作才能突出。
3.实事求是原则
这是任何工作的普遍原则，也是秘书工作的基本原则。实事求是是毛泽东思想和邓小平理论的精髓，秘书是否遵循实事求是原则，直接关系到领导决策是否能实事求是。秘书工作遵循实事求是的原则就是要做到不随意表态，不随意出主意，凡事要调查研究，要搞清楚来龙去脉。同时，信息工作要求实，秘书写作要真实，处理信访要惟实，只有实事求是才能避免主观主义、经验主义和唯心主义的错误。
4.及时有效原则
秘书工作是快反应的工作，有事反应快、处理及时、见效快，这是对秘书工作的效率要求。秘书要尽可能缩短工作的周期，简化办事程序，在较少时间内办更多的事。秘书工作一般都有较强的时间要求，秘书办文、办事、办会，都应以及时、有效作为工作的基本原则。
5.准确性原则
这是对秘书工作的质量要求。简而言之，就是“办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎”。所谓办文要准，是指起草的文稿、办理的文书能正确体现领导决策思想，文理通顺，用词准确；所谓办事要稳，是指处理事务要稳重，能正确贯彻政策和领导意图，并要落在实处；所谓情况要实，是指提供给领导的情况、信息要真实可靠，准确无误；所谓主意要慎，是指给领导提建议或意见时，要考虑周到，慎重行事。由于秘书工作是综合性和专业性相统一的工作，在工作头绪纷繁复杂的情况下，秘书既要有简化工作程序的组织协调能力，又要有在具体事务上的细致和严谨的作风。
6.保密性原则
这是对秘书工作的纪律要求，又是秘书工作的基本原则，也是秘书部门的一项重要任务。秘书经常接触各种文件，经常参加各种会议，经常从领导口中得知一些“重要情报”，这些情报都带有不同程度的保密性，就像带保密性的文件或消息一样，往往关系到党和国家的利益，如果随便当成小道消息传播、泄露出去会给党和国家造成损失。所以秘书工作一定要坚持保密性原则。
7.整体优化原则
办公室是一个小社会，是一个小环境，需要方方面面的协调和优化，而秘书就处于协调者的位置。办公室工作要想达到最优最好的工作效果，必须靠秘书在自己的工作范围内进行各项资源（物质资源、人力资源以及组织资源）的科学配置，使各项资源合理使用，整体效益最优，办公室这部机器才能高效运转。
测验
1. 秘书工作的总规律是什么？
A. 秘书工作必须尽一切可能去追逐、适应不断发展变化的领导工作的需要
B. 秘书工作需要严格按照程序办事
C. 秘书工作应该独立于领导工作
D. 秘书工作应该避免程序化
Answer: A
Citation: "秘书工作必须尽一切可能去追逐、适应不断发展变化的领导工作的需要"
2. 秘书在掌握领导意图时应注意什么？
A. 只关注领导的个人意图
B. 忽略领导的职务意图
C. 认真研究领导意图，是为领导服务的前提
D. 仅通过直接对话了解领导意图
Answer: C
Citation: "认真研究领导意图，是为领导服务的前提"
3. 秘书工作程序化的规律指的是什么？
A. 秘书工作应该避免任何形式的程序化
B. 秘书工作不需要遵循任何固定程序
C. 秘书工作应该随意处理所有事务
D. 秘书工作应最大限度地实现程序化，严格按程序办事
Answer: D
Citation: "秘书工作应最大限度地实现程序化，严格按程序办事"
4. 对于非程序化的工作，秘书应如何处理？
A. 完全依赖领导的指示
B. 忽视非程序化的工作
C. 研究没有程序的程序
D. 仅依靠个人经验处理
Answer: C
Citation: "处理非程序化的工作规律，就是“研究没有程序的程序”"

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