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秘书工作的基本任务和要求
秘书工作既有行政管理工作，也有日常事务，还有辅助领导决策的工作和协调工作。
秘书工作的任务是既要围绕领导活动服务，保证领导工作的正常运转，又要为机关、基层服务，做好综合协调工作，处理好各方面事务。
秘书工作的基本任务
传统秘书的基本任务是“三办”，即办文、办事、办会。但是，随着时代的发展和领导工作的实际需要，现代社会的秘书工作的基本任务，将由传统的低层次、事务性服务，向高层次、智能型服务转变。现代秘书的工作任务将以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助决策、协调管理为根本，把过去的事务处理、会议组织、文稿撰写、文档管理、信访督促等工作任务提升到一个更高的阶段。
总之，秘书工作的基本任务可以归纳为以下三大类：
1.传统的日常事务管理
（1）行政事务工作。操办各种日常事务，是秘书工作最传统、最基本，同样也是不可缺少的工作。包括值班管理、接待工作、生活管理、车辆管理、环境管理工作等，这些都是秘书不可推卸的工作。虽然在一个单位，众多繁杂的事务都有各个职能部门分别承担，但由于秘书处于整个行政管理工作的枢纽部位，因此大量的行政事务工作还得由秘书部门来协调管理。
（2）会务工作。机关会议多，而秘书是会议的主要操办者。秘书的会务工作主要是指会议前期准备、会期服务及会后事务处理等整个过程的事务工作，具体包括安排会议议题，分发会议通知，布置会场，接待会议人员，承担会议记录，撰写新闻稿、会议纪要、会议简报等。
（3）文档工作。秘书又叫文秘人员。秘书必定是文书和文档管理的兼职者。文档工作又包括起草撰写公文和其他公务应用文；文档处理工作，包括收文处理和发文处理；档案工作，包括立卷归档；信息工作，包括各种信息简报、内参的编写、材料的整理等。
（4）信访工作。信访具体包括来信处理、来访接待，对报刊上的批评、建议的处理或顾客投诉处理等。这是一项直接面对群众的工作。人民群众以来信、来访和电话的形式向上级组织表达个人或集团的愿望，或对国家、政府制定的政策法令、决策提出建议、意见、批评，或对党和国家机关的公务人员违法乱纪行为予以揭发、控告，或是向有关部门申述个人意愿等，这些都是人民群众的重要权利，秘书必须认真对待。
（5）机要保密工作。保守秘密即保守国家、社会集团以及个人的机密。秘书人员接触的秘密事情比一般人都多，保密是秘书工作的重要职责之一。秘书保密工作具体包括秘书所管理的文件、信息的保密，还包括制定保密制度，开展保密教育，处理失密、泄密事故等。
（6）印章管理工作。印章是各种公章、图章的总称。各级各类单位的印章，代表了它们的权力和地位，是它们进行指挥和管理的重要凭证。印章的管理历来由秘书机构负责，要指定专人管理并且建立完善的管理制度。
（7）领导人临时交办的工作。领导临时交办的工作，是秘书经常要完成的任务。其中有计划内可预见的事务，比如临时找人谈话，接待上面来人，负责会议接待，还有代表领导去参加会议，接见客人，处理事情，甚至到员工家里慰问，去医院探视病人等。它们大多是事务性的，比较琐碎，但也可预见。还有一类是不可预见的，如突发事件的处理，其中包括各种自然灾害，也有社会纠纷、生产事故的处理。
2.智能型服务
这是现代秘书越来越重要的工作任务。智能型服务就是秘书发挥参谋助手的作用，辅助领导管理和决策。在这项任务中，一是为领导决策做好决策准备，包括协助调研，收集整理信息资料；二是提出或协同有关部门提供决策参考方案；三是传达决策信息，下达文件；四是协助领导实施决策和督办查办。具体说，智能型服务特别要做好以下四项工作：
（1）辅助决策工作。决策是指个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行的设计、选择和决定的意识活动及其成果。人们在日常生活中，常会遇到需要选择、安排和决定的事情，其中大事小事都会有。如大的方面，国家的政策、治国的方略等问题；小的方面，一个单位在哪里选择停车场的问题，这些都需要选择和决策。面对单位、机关和领导的种种决策，秘书都有责任为领导分忧，为领导出谋划策，这其实就是辅助决策。
（2）调查研究工作。调查研究是领导决策的基础。在领导决策前，秘书要深入基层和有关部门，进行预见性调查；领导做出决策后，秘书要及时了解决策的执行情况，进行验证性调查，检验决策的正确性，协助领导校正决策的不足之处，使决策趋于完善。因此，调研工作是秘书辅助决策不可或缺的环节，主要针对本地区、本单位、本行业内外以及与决策相关的情况做调查研究。
（3）信息咨询工作。领导决策的前、中、后过程都需要信息。准确、及时的信息是做出切合实际、正确无误的决策依据。传统秘书在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息，在当今社会中，信息是效率、是质量、是生命，现代秘书则强调综合处理信息，既要有敏锐的信息意识，又要有去伪存真的鉴别能力，真正成为各级领导人员获取有价值信息的一条重要渠道。信息咨询工作包括信息的收集、整理、传递、使用、存储和反馈等。
（4）督办查办工作。督办查办是把看到、听到、查到的一些无人过问的重大问题，按照领导的批示，通知有关单位检查办理，并催促落实。秘书机构一般不亲自办理，不代替各部门的工作，而是从秘书工作的角度协助领导工作。查办的范围不只限于违法乱纪、不正之风，而且包括工作中大量存在的重大问题以及各项政策的落实问题。现代秘书除了在查办落实上做好工作外，还要善于发现工作中、决策中存在的问题，找出原因，并且提出修正或改善的办法、措施、途径供领导参考，起到智能服务的作用。
3.协调服务
一个组织在活动的过程中，各个单位或部门能否和谐地配合，决定着这个组织发挥功能的程度。单位、组织的机构越复杂、层次越多，越需要协调。协调是领导机构组织社会活动的一种手段，也是有效地进行管理的一项基本的工作方法。协调的核心是使有关部门和人员同心协力地工作，在各自的岗位上朝着一个共同的目标努力。从秘书角度理解协调就是秘书协助领导在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善人与人之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或清除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，求同存异，密切配合。
协调包括目标协调、计划协调、政策协调、工作安排协调、组织人事协调、关系协调、利益协调、工作节奏协调、财务协调、社会协调等。秘书机构及秘书的协调工作，重点是政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调四个方面。
秘书处于上传下达的中介位置，在辅助领导进行协调的工作过程中，既要利用自身的枢纽地位充分发挥中介作用，又要明确自身协调工作的重点所在。事实上，由于秘书机构的性质、地位的特殊性，以及职责的局限性，不必也不可能包揽全部协调工作，不必也不可能充当“和事佬”去解决一切方面的矛盾。因此，秘书及秘书部门要在实际工作中把握好协调工作的定位和尺度。
秘书工作的基本要求
1.树立最佳服务意识
秘书要树立最佳服务意识。秘书工作的服务质量应以让主管部门和上级部门满意、让同事和下属部门满意、让人民群众满意为基本要求。秘书可以通过调查、交谈等方式了解领导、同事、下属部门及群众心目中的秘书服务质量，及时领会被服务者的意图，设身处地地替被服务者着想，从日常事务性服务入手，踏实做好秘书的每一项工作，做到服务态度要热情、诚恳，尊重每一位服务对象，努力提供最佳服务。
2.正确把握角色要求
秘书在群众眼中是领导层的关键人物，在领导眼中，则是领导的通信员、公务员和勤务员。这就要求秘书自觉处理好不同角色的关系。当领导赋予秘书部门某些职权时，秘书的职权也就得到延伸。但这时，必须头脑清醒，不能超越同级领导的职权。一方面，秘书人员是领导的参谋和助手，有着领导角色的特殊性，这时，在工作中就不能畏首畏尾，该参谋的不敢参谋或不敢大胆参谋是不行的；另一方面，也不能摆错位置，越俎代庖。因此，要求秘书工作做到“不越位、不错位、不缺位”，这是对秘书角色要求的典型概括。
3.协调好与领导的关系
领导与秘书，首长与助手，上级与下级，关系微妙，不能不处理好。秘书的职责和地位决定了经常与领导接近，不可不亲近，也不可太亲近。现代秘书怎样辩证地处理与领导的相互关系，有人概括了以下三点，可做借鉴：
（1）对领导要服从而不盲从。秘书工作有一定的被动性，这是由秘书工作的性质所决定的。下级服从上级是一条严格的组织纪律，对秘书而言，又是一条起码的准则。但应当指出的是，服从上级绝对不是盲从上级。另一方面，秘书的工作地位又决定了他在工作中要发挥一定的主动性。“智者千虑，必有一失”，再精明的领导也可能有失误，秘书这时就要及时进言告诫，特别是在领导还没有意识到失误时，更要敢于提出合理化建议，这是秘书的权利，也是秘书不可推卸的责任。
（2）拥护领导要尊重而不谄媚。作为领导的助手和直接下属，秘书对领导要保持尊重和拥护的态度，对领导的工作繁忙要予以体谅，要在尽可能的范围内主动为领导排忧解难，让领导把精力都集中到大事、要事上，而不被琐碎的小事困扰。尤其当与自己利益相关的问题一时得不到解决时，绝不能在背后对领导妄加非议，要时时处处维护领导的威信和形象。但是尊重领导并不等于对领导阿谀奉承，用庸俗的手段讨领导欢心。这样不仅违背了秘书的职业道德，而且有损于自己的人格，甚至还可能对领导造成不好的影响。
（3）敬重领导要庄重而不拘谨。作为领导的随从和“伴侣”，秘书要尊重领导、敬重领导。同时，秘书在领导面前，言谈举止要庄重文雅，不能过于随便轻浮，也不要过分拘谨呆板。秘书在工作中不能只用眼睛来看，还要善于洞察问题的实质；不能只用耳朵来听，而要注意分析问题的成因；也不能因相随相伴而生情，只能因相依相靠而相敬。只有这样，才能成为领导的好助手。
秘书工作的职能作用
1.参谋助手作用
秘书的参谋作用体现在，应领导要求参与研究情况，提出分析性或前瞻性意见，领会领导意图起草文件，对领导未能顾及的突发性事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施。参谋助手的作用主要体现在具体的工作中，如辅助领导决策、协助领导管理、承办各种事务。领导统揽大局，秘书工作事无巨细，是领导名副其实的左右手。
2.信息枢纽作用
秘书部门可以说是信息中心，秘书必须树立“眼观六路、耳闻八方”的信息意识，对各种渠道获取的信息资料进行整理、甄别、综合和分析，及时反映给领导，为领导决策提供参考资料。秘书部门处在组织的中心位置，是领导层与职能部门、组织内部与社会外界、上级与下级等各级层次和部门之间的信息枢纽，承担着承上启下、联络左右的作用。
3.协调沟通作用
协调是指调节和处理各种矛盾和关系，引导组织之间、部门之间、上下级之间、个人与集体之间、个人与个人之间形成良好的互相协同、互相配合的关系，有效地达到共同的预期目标的行为。秘书的协调沟通作用体现在通过各种沟通方式（包括书面、口头、电话等），经常、广泛地进行领导与领导、领导与群众、群众与群众、组织与组织、部门与部门、秘书与秘书之间的有效沟通，达到化解矛盾、消除隔阂、理顺关系、最终实现最佳的工作状态的目标。
4.督促查办作用
督办、查办，就是秘书部门协助领导对组织的各项政策、措施从上而下地进行检查和督促，对那些落实不到位、解决不得力、久拖不决的问题和事项进行落实和解决，保证组织运转高效有序。
5.组织形象作用
秘书工作是组织与各方联络、接洽的窗口，秘书人员的言谈举止、服饰礼仪无不体现组织的形象、领导水平的高低优劣。特别是在现代社会组织中，许多秘书部门兼有公共关系职能，秘书工作的窗口作用进一步强化。秘书应该不断提高工作水平、增强个人素养，为组织树立良好的形象。
测验
1. 现代秘书工作的基本任务不包括哪项？
A. 会务工作
B. 信访工作
C. 机要保密工作
D. 直接负责决策
【答案】: D
【解析】: 现代秘书的工作任务将以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助决策、协调管理为根本
2. 秘书在进行智能型服务时，哪项不是其主要工作内容？
A. 辅助决策工作
B. 调查研究工作
C. 信息咨询工作
D. 直接制定政策
【答案】: D
【解析】: 智能型服务特别要做好以下四项工作：（1）辅助决策工作...（2）调查研究工作...（3）信息咨询工作...（4）督办查办工作
3. 秘书在协调服务中，主要不包括哪项职责？
A. 政策协调
B. 关系协调
C. 工作节奏协调
D. 直接解决所有矛盾
【答案】: D
【解析】: 秘书及秘书部门要在实际工作中把握好协调工作的定位和尺度
4. 秘书工作的基本要求中，不正确的描述是什么？
A. 树立最佳服务意识
B. 正确把握角色要求
C. 协调好与领导的关系
D. 独立于领导进行决策
【答案】: D
【解析】: 秘书在群众眼中是领导层的关键人物，在领导眼中，则是领导的通信员、公务员和勤务员

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