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秘书工作的起源与发展
秘书及秘书工作的起源
秘书的历史源远流长。秘书工作作为人类社会的一种实践活动，是随着文字的产生、社会的分工和生产的发展及公共事务管理的需要而产生的，至今已经有几千年的历史。
在秘书工作的长期发展演变过程中，秘书工作的含义、性质、职能、范畴，也随着社会政治、经济、文化发展的历史步伐，与时俱进，不断变化。从原始社会的巫祝神汉到奴隶制社会的史官，从封建时代的专职秘书人员到现代社会的秘书长、办公厅，秘书分类越来越细，职责越来越明确，逐渐成为了人类社会活动中不可缺少的一支庞大队伍。
1.世界古代秘书的雏形
世界上最古老的秘书工作，可追溯到新石器时代的母系氏族社会。
1956年，在巴勒斯坦约旦河畔的利耶哥发现了新石器时代的村落遗址，被考古学家界定为公元前7800年的古人类遗址，其他地域还发现更早的人类遗址，甚至可以追溯到一万年以前。这些古人类尚处在母系氏族时期就已出现了领导集团，并出现了行政管理、财产分配、宗教仪式以及语言等类似秘书的工作。
在我国，也有研究者推测，距今4500年前的轩辕黄帝时期就有了秘书。在两河流域、古伊朗、古印度河流域和古希腊罗马等地，已发现了公元前4000年到公元前1500年之间的有关秘书的史料；在我国，从公元前2000年左右的殷商时期的甲骨文中找到了秘书出现的最早证据。
从氏族社会到奴隶制国家的形成，秘书工作的范围大体有四个方面：一是宗教仪典的协助执行；二是行政管理工作的发展需要秘书人员帮助；三是国家土地、人口、税收、法律方面，有着大量的秘书事务；四是外交、翻译、情报、监察等工作中，也需要秘书。
上古的秘书大多身兼数职。如古罗马凯撒大帝时期，秘书和预言家常常合二为一。如预言家毕达哥拉斯在君主面前能预言战败与死亡，中国古代的巫觋（男巫师），也常能占卜吉凶祸福。这类预言家型的“秘书”，显然属于掌握大量信息，深知领导集团内幕的知识分子。而古罗马的秘书，往往又是口才很好的演说家。
中国古代的秘书工作，则曾与著述、修史、监察等结合在一起。春秋战国的“士”，是一个复杂的阶层，其中有些文士代主人奔走游说，甚至著书立说，也可以说是当时的“私人秘书”。到了秦汉以后，封建的中央集权国家制度日臻完善，秘书制度也逐渐完善起来，秘书的基本职能渐趋集中明确，主要是撰写各种文稿、收集整理信息、办理公文、掌管印信、典堂礼仪、接待的事务安排、兼司衙署安全保密等工作。此外，军政中枢系统高级秘书官员还参与政务，成为皇帝或领导人的咨询顾问，这已经接近今天广义秘书部门的工作任务了。
文字的出现，使公文的数量与日俱增，公文的管理愈显重要。在夏、商、周时代，我国就初步确立了官文的书写格式和归档保管制度、文书保密制度，这已接近今天狭义的秘书概念了。
早期的秘书，大都是有真才实学、博学多才的知识分子。如齐国的南史与晋国的董狐被称为良史型秘书；春秋时的子产，是个大文学家，在秘书公文工作方面有不少建树；秦丞相李斯，曾任秦国长史，相当于丞相府中的秘书长，政治上建树也很多，所写《谏逐客书》是公文名篇。
但古代“秘书”一词的概念与今天不尽相同，秘书的职能也在不断地演变。不同的时代，秘书的职能也不完全相同，同一朝代，中枢秘书与地方官员的秘书职责也有所不同。
2.中国历代秘书简述
（1）先秦时期。现在所知的我国最早的秘书，是殷商时期的“巫”，距今有三千多年。他们实际上是从实际经验出发，借神的名义而为君主出谋献策的人。商代出现的甲骨文，是殷王室后期利用龟甲、兽骨进行占卜记事的文字。当时凡遇重大政治、军事、经济活动或最高统治者的日常活动，如战争、祭祀、渔猎等都要占卜，事后还要验证，所以甲骨文是一种官方文书。
许多甲骨文已具备了公文的雏形，形成了一定的书写格式，有时间、事由、目的、措施等多项内容。甲骨文中的贞人即起草这一公文的巫。当时生产力水平低下，巫需要掌握较多的知识，要积累资料，记载大事，预卜未来，总结经验等。古代称女巫为巫，男巫为觋。到了周代，周王废殷制，立周礼，设三公、六卿及大夫（散官）等官职，秘书工作则逐渐转入史官之手。史官要记载帝王的一言一行，传达诏命，显然负有秘书职责。
（2）秦汉时期。秦始皇统一六国，建立了我国历史上第一个中央集权的封建王朝，制定了包括秘书机构在内的一整套官职制度，集大权于一身，国家大政由他亲自裁决。左右丞相虽位极人臣，但在皇权之下，他们既是行政首长，也带有中央秘书长的性质，御史大夫是其主要官职，兼有秘书和监察的职责。汉武帝时命大司马霍光领尚书事，辅理政事，这样尚书台取代御史府，成为新的秘书部门了。秦汉时期，制定和创立了许多秘书制度，据秘书史学家潘林杉先生考证，主要有：统一行文标准文字，统一文书体例，建立工作报告制度、参谋官谏制度、公文邮传制度等。
（3）隋唐时期。隋文帝重新制定了官职体制，对后世影响较大。其中，尚书省、中书省、门下省三权分立，互为牵制，防止任何部门大权独揽，反映了秘书部门在“分权”体制中的作用。唐代是秘书史的一个重要发展阶段，中枢秘书的职权逐步落入翰林学士之手。据统计，从唐德宗到懿宗九朝，翰林学士154人，有53人当了宰相，这反映了唐代秘书职能的加强。
（4）宋、元、明、清时期。明洪武年间废丞相制，设内阁，实际是皇帝的办公厅，目的是高度集权。清雍正设军机处，乾隆一度改为总理处，军机处变成了“丞相府”加“办公厅”。军机处办事员要求做到“勤、速、密”三个字，一个“秘书”每天要处理五六十件奏折，均当日办定。当年军机处还使用未成年童子，也是为了保密。
（5）民国时期。辛亥革命后，从孙中山到袁世凯再到蒋介石的国民政府，都较重视秘书工作，设有秘书机构。
（6）新民主主义革命和社会主义建设时期。毛泽东在党的“三大”当选为党中央执委并兼任党中央的第一任秘书，邓小平24岁即担任中央秘书长，李维汉在新中国成立后任政务院首届秘书长。在党的秘书史上，从民主革命时期我党就形成了一贯重视秘书工作、秘书人员埋头苦干以及严守党的机密的光荣传统。新中国成立后，周恩来等国家领导人对秘书工作也有重要的建树。改革开放以来，秘书学与秘书工作的研究进入了崭新的时期。
现代秘书工作的发展趋势
1.秘书的参谋职能强化趋势
传统的秘书工作职责是强调做好“三办”，即办文、办事、办会，为领导提供事务型服务。当今面对日益复杂的社会政治经济环境，现代的秘书工作将在做好“三办”的基础上，更加注重为领导提供智能型服务。现在，无论是党政军机关还是各类企事业单位，任何组织要准确、及时、有效地进行科学决策，仅依靠领导个人的智慧，是难以做出科学有效的决策的，这就更加需要借助于秘书部门的参谋作用，对领导者提供知识和能力的补偿。
2.秘书职业的规范化趋势
英、美、德、法等发达国家在20世纪五六十年代就已经实现了秘书职业化。我国直到1998年6月，原国家劳动部发布了《秘书职业资格鉴定试点工作方案》之后，才在北京、上海、重庆等10个省、直辖市开始秘书职业资格培训和鉴定试点工作，迈出了秘书职业化的第一步。2000年3月16日，国家劳动和社会保障部发布了《招用技术工种人员规定》，决定从2000年7月起开始执行。规定中明确指出，秘书职业同其他各行业技术工种和有关人员一样，上岗必须持有该部颁发的职业资格证书。
现在秘书的职业化趋势主要体现在三个方面：一是秘书身份职业化，二是秘书职能专门化，三是秘书知识专业化。
3.秘书工作的信息化趋势
随着世界信息技术的革命，对秘书工作的要求也发生了很大的变化。现代秘书要求学会使用计算机、互联网及其他多种高级技能，在现代办公室中扮演着重要的“信息管理者”的角色。现在做一名秘书，不仅文字处理要会使用计算机，而且做预算、做计划、收集材料、搜寻资料、通过互联网召开电话会议、通过网络通信传递文件，都要熟练使用计算机和网络。
秘书工作是行政管理工作的重要组成部分，从管理科学的发展要求来看，未来秘书将需要充分利用纵横交错的行政手段管理网络资源，运用计算机技术、互联网技术及其他多种高科技技能，系统、科学、有效、准确地处理各项公务，使办公室的各项业务活动不断地优化、配套、成形，形成一个清晰、完整、科学的秘书工作管理体系，实现办公自动化、信息化。
4.秘书资格的国际化趋势
对秘书职业资格的认定现在已不再局限于国内，而是出现国际化趋势。
其一是国际职业联盟的作用越来越大。“国际职业秘书协会”是跨国性的职业组织，其总部设在美国密苏里州开普斯城。该组织是世界上27个国家和地区交流秘书工作经验的中心，也是三十多个国家和地区的秘书成员汇集互通信息的中心。现有会员四万多人，除美国的专职秘书外，秘书协会的成员遍及欧、亚、拉美、大洋各洲，如德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马、南非以及我国香港、我国台湾等国家和地区。
其二是资格考试向国际靠拢。目前，在我国开展的秘书职业资格考试已经与国际接轨，如：国际职业秘书协会秘书资格考试，该考试目前在北京和上海等大城市已经设立了培训点和考点；剑桥办公管理国际证书考试，该证书考试在英国本土最高有四级，我国国内目前已开考二级和三级。可以预见，将来我国秘书职业资格的认定将得到更多国际秘书机构的认同。
5.秘书服务的多元化趋势
秘书的服务已呈多元化趋势，秘书逐渐由政治舞台，转向社会大舞台。党政军机关、企事业单位、社会各类组织的秘书已成多足鼎立之势，秘书一部分工作逐渐趋向社会化。随着各个领域、各种规模和层次的正式组织不断涌现，各种形式的服务需求不断产生，社会分工将进一步专门化和细化，秘书及秘书工作因所属的层次、范围、性质、领域、行业的差异，出现了如网上秘书、商务秘书、电信秘书、钟点秘书、短工秘书等多种方式，各种专职秘书服务企业也相继产生。
6.秘书队伍的女性化趋势
据统计，秘书队伍的女性化趋势日趋明显，女秘书越来越多。300多万美国秘书中，男秘书仅为4#25万，90%以上的秘书都为女性。在我国三资企业的涉外秘书中，女性占70%。据某知名人才网站透露，几乎50%以上的女性求职者的预设职位选择了“秘书”。工作干练、举止得体、形象优雅的秘书职业成为最受现代女性青睐的职业之一。
秘书的类别和层次
秘书是一个复杂而广泛的职业群体。随着社会的高速发展，各领域各层次的人员分工愈加细化，从国内到国际、从党政军群团机关到各种所有制形式的企事业单位，各种领域、各个行业都需要秘书，并且秘书的类别越来越多，层次越来越分明。
1.秘书的类别
从不同的角度来划分，有不同的秘书类别。例如：
从服务对象来分，有公务秘书和非公务秘书。公务秘书泛指在公有制组织，如国家的党政军机关、群团组织、国有企事业单位等组织中担任秘书工作的人员。非公务秘书泛指除公务秘书以外的众多其他秘书。
从所属行业来分，有机关秘书、企业秘书、军事秘书、政治秘书、司法秘书、公关秘书、新闻秘书、教学秘书、科技秘书等，他们是不同行业领域的秘书。
从工作职责来分，有行政秘书、工作秘书、生活秘书、机要秘书、外事秘书、信访秘书等。他们是在一个单位或一个公司里分别担负不同职责、不同工作内容的秘书。
从秘书所起的作用来分，又可分为参谋型秘书、事务型秘书、技术型秘书、公共关系型秘书、财经型秘书、综合型秘书、法律型秘书、涉外型秘书、文字型秘书等。
2.秘书的层次
秘书的级别层次也很多。按职权责任来看，担任不同职务、进入不同领导层次的秘书差别很大，如在党政机关的秘书就有以下几种层次：
进入领导层的秘书，如各级党委的秘书长。这类秘书参与决策的程度较大，所能发挥的参谋作用也较大。这种秘书领导负有“参与政务，掌管事务，搞好服务”的职责，兼具领导与秘书两重身份。
没有进入党政领导层，但在秘书部门内担任一定领导工作的，如办公室主任，秘书处处长等。这种秘书领导不能直接参与决策，但可以发挥较大的辅助决策和参谋作用，并负有“掌管事务，搞好服务”的职责。
一般秘书，属于完全意义上的服务层，主要是为领导决策服务的助手，是通过具体工作和通过秘书部门整体来体现“参谋作用”的。
3.秘书的等级
从秘书行业的职业资格等级层次来看，根据《秘书国家职业标准》中的等级划分，秘书分设以下四个等级：
（1）五级秘书（初级），其职业资格申报条件（具备以下条件之一者）为：①从事秘书职业一年以上；②职业学校秘书专业毕业；③经本职业初级正规培训（指经过劳动保障部门批准的办学机构秘书培训并结业）。
（2）四级秘书（中级），其职业资格申报条件（具备以下条件之一者）为：①取得初级秘书职业资格证书后，从事秘书工作两年以上并经本职业中级正规培训；②取得初级秘书职业资格证书并从事秘书工作三年以上；③从事秘书工作四年以上并经本职业中级正规培训；④秘书专业（含中文、新闻、管理、历史、社会、档案、经济等专业，下同）大学专科毕业以上。
（3）三级秘书（高级），其职业资格申报条件（具备以下条件之一者）为：①取得中级秘书职业资格证书后，从事秘书工作两年以上并经本职业高级正规培训；②取得中级秘书职业资格证书后，并从事秘书工作三年以上；③从事秘书工作十年以上并经本职业正规培训；④大学专科秘书专业毕业并从事秘书工作三年以上；⑤大学本科秘书专业毕业并从事秘书工作二年以上。
（4）二级秘书，其职业资格申报条件（具备以下条件之一者）为：①取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作四年以上，经二级秘书正规培训达到规定标准学时数，并取得结业证书；②取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作六年以上；③取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作四年以上。
4.秘书的级别
按照秘书人员的级别划分，秘书还分为初级秘书、中级秘书和高级秘书。
（1）初级秘书。这类秘书是指职责比较单一，技术含量比较低，比较年轻的服务生之类的秘书。例如公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。
（2）中级秘书。这类秘书的权力和责任相对大一些，但外语水平和计算机应用能力的要求也更高一些，还要有很好的协调能力。例如，部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书，还有中小公司的经理秘书等。
（3）高级秘书。这类秘书的组织管理能力、协调能力、业务能力都需要多年甚至十几年的培养，他们都是一些资格老、资历深、年龄大的秘书，他们都担负着高级领导层的要职。例如，联合国秘书长、跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。
小结
秘书工作起源于文字的产生和社会分工的需要，历史悠久，功能和职责随着社会的发展而演变。从古代的宗教仪式协助、行政管理到现代的文稿撰写、信息整理，秘书的角色不断扩展和专业化。中国古代秘书从殷商时期的巫开始，到秦汉时期的官僚体系中形成更加系统的秘书制度。隋唐以后，秘书职能进一步加强，成为不可或缺的政府机构部分。现代秘书工作强调参谋职能，注重为领导提供智能型服务，秘书职业化趋势明显，规范化程度提高。
思考题
中国古代秘书与现代秘书的区别是什么？
中国古代秘书主要涉及宗教仪式协助和行政管理，而现代秘书工作则更加强调参谋职能，注重为领导提供智能型服务，职业化和规范化程度也有所提高。
现代秘书工作的主要职责有哪些？
现代秘书工作的主要职责包括文稿撰写、信息整理，以及为领导提供智能型服务。
测验
1. 秘书工作的起源与发展的主要原因是什么？
A. 文字的产生
B. 社会的分工
C. 公共事务管理的需要
D. 生产的发展
【答案】: C
【解析】: 秘书工作作为人类社会的一种实践活动，是随着文字的产生、社会的分工和生产的发展及公共事务管理的需要而产生的
2. 中国最早的秘书出现在哪个时期？
A. 周代
B. 秦汉时期
C. 殷商时期
D. 春秋战国
【答案】: C
【解析】: 现在所知的我国最早的秘书，是殷商时期的巫，距今有三千多年
3. 秦汉时期秘书的主要职责包括哪些？
A. 宗教仪典的协助执行
B. 行政管理工作
C. 国家土地、人口、税收、法律方面的秘书事务
D. 所有以上
【答案】: D
【解析】: 从氏族社会到奴隶制国家的形成，秘书工作的范围大体有四个方面：一是宗教仪典的协助执行；二是行政管理工作的发展需要秘书人员帮助；三是国家土地、人口、税收、法律方面，有着大量的秘书事务；四是外交、翻译、情报、监察等工作中，也需要秘书
4. 秘书工作在隋唐时期的变化主要体现在哪些方面？
A. 官职体制的重新制定
B. 秘书部门在分权体制中的作用
C. 中枢秘书的职权逐步落入翰林学士之手
D. 所有以上
【答案】: D
【解析】: 隋文帝重新制定了官职体制，对后世影响较大。其中，尚书省、中书省、门下省三权分立，互为牵制，防止任何部门大权独揽，反映了秘书部门在分权体制中的作用。唐代是秘书史的一个重要发展阶段，中枢秘书的职权逐步落入翰林学士之手

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