资源简介

(共54张PPT)
秘书人员应具备的素质
秘书应该具备什么样的素质？美国著名政治学家、行政学家怀特有这么一段话：“成功的幕僚人员应具有较多的商榷能力，而非高度的指挥性格；应具有广博的知识与丰富的经验，而非褊狭的专门技能；要有忍耐与坚持力，不可有速求决定的倾向；宁愿居于幕后地位，不求闻达，不可固执自己的成见或偏见。”怀特的这番话对秘书的素质构成做出了经典性概括，很有借鉴意义。
联系我国秘书工作的实际，我们认为秘书人员应当具有较高的政治思想水平、广博的知识结构、较强的业务能力、良好的心理素质和优秀的道德人格。
秘书的政治思想素质
合格的政治素质，良好的道德风貌，是秘书素质的首要内容。政治素质，是指政治方向、政治立场、政治品德和思想作风的总和；道德素质是文秘人员在从事这种职业应遵循的道德规范，包括这种职业所要求的道德观念、情操、品质等。
1.坚定正确的政治方向
秘书多数是党和政府机关的党员干部，他们必须坚持党的路线方针政策，坚持社会主义的政治方向，时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事、政治，认真学习、深刻理解党和政府的重大决策，与党中央保持一致，实事求是，解放思想，与时俱进，坚持科学发展观，在自己的岗位上，加强政治学习和政治修养，提高自己的从政能力，通过对时事政治的研究，预测未来发展的趋势，主动做好工作。
2.敏捷高效的工作作风
作为一个秘书，必须具有强烈的时间观念和效益观念，养成雷厉风行的工作作风。遇事反应敏捷，办事干净利落，追求实效，讲求效率。同时，高效必须优质，从辅助决策到办理事务，从理性分析到见诸文字，都要周密细致，各种数据一定要仔细核实，避免出错。
3.忠诚可信的个人品行
忠诚是做人的根本之道，也是办公室秘书的必备品质。
所谓忠诚，大而言之，是忠于国家和人民的利益；小而言之，是忠于本组织的政治利益和经济利益。细心周到、认真负责地为领导服务，为其他职能部门服务，绝不当面一套，背后一套，或者把为领导服务作为捞取私利的筹码。
4.恪守机密的职业道德
保密是秘书职业道德的基本要求。对于秘书来说，严守机密则是最重要的职业道德。秘书常在领导或老总的办公室来往，从工作、资料、电话、会议、谈话中，知道很多重要的情报，必须慎之又慎。在日常工作中要坚持做到不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说、不该做的不做，养成保守机密的好习惯。
秘书的知识结构要求
随着科学技术的不断发展和商务管理的复杂化，秘书的知识结构应当具有广泛性、综合性和专业性的特征。既要具备广博的视野，又要具备专门的知识，不仅要有良好的文化素质，而且必须建立适应形势发展需要的知识框架。种种迹象表明，高学历、高层次化是社会对秘书人员需求的必然趋势。
1.扎实的基础知识
基础知识是指在秘书的知识结构中起基础性作用的知识。一般来说，秘书应具有文学、历史、地理、哲学、数学、物理、化学、生物等方面的基本知识。
（1）汉语知识，包括语音、文字、词汇、语法、逻辑、修辞等文学知识，这是秘书人员提高文字和口语表达能力的基础。
（2）科学知识，包括数学、物理、化学、生物、计算机等自然科学方面的知识。现代科技不断发展，办公设备自动化程度不断提高，如果科学知识不扎实，就难以适应现代办公室文秘工作的需要。
（3）秘书最好能懂一门外语，至少要能阅读与业务相关的外文资料，能用外语进行简单的日常交谈。
2.秘书的专业知识
秘书的专业知识包括秘书基础理论、秘书业务和秘书礼仪知识三大部分。现代秘书人员只有具备深厚扎实的基础知识、广博精深的专业知识，才能够适应秘书工作涉及面广、事务杂、头绪多的特点。
此外，秘书的专业知识还涉及档案学、应用写作、调查研究、会务工作、信访工作、机要保密、组织协调以及现代办公等方面的知识。
3.秘书的相关知识
秘书专业相关的知识还包括管理学、领导学、法学、人际关系学等；要熟悉社会学、社会心理学、新闻学、经济学、广告学、大众传播学等；要了解市场学、美学、演讲、摄影、采访、表演等知识。
在秘书服务工作中，往往需要与许多具体的特定行业打交道，如工商企业、餐饮娱乐、交通运输等。作为一名称职的秘书人员，还应该具备这些特定行业的相关知识，才能有效地开展秘书工作，处理好日常事务，才能获得领导的赞誉，赢得群众的尊重。
秘书的业务能力素质
秘书是应用型人才，不仅需要有优秀的品质修养、合理的知识结构，而且还要具备过硬的实际应用能力。秘书的能力，一般分为基础能力和专业能力。基础能力包括观察力、记忆力、注意力、想像力以及勤于思考的能力等，这是从事秘书活动应必备的基本能力，也是从事其他工作的人员都应具备的能力。专业能力则是从事秘书工作应具备的专业性能力，主要有以下几种：
1.文字写作能力
秘书的写作能力即文字表达能力是秘书人员重要的基本功，或叫“看家本领”。写作能力主要是指应用文写作能力，要求能够写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、符合公文格式的各类应用性文件。要写好应用文，就应熟悉其程式，对应用文语体要有透彻的理解，具备丰富的语法、修辞、逻辑知识。另外，办公室文秘应当写得一手好字。
2.计算机应用能力
现代秘书光会手写还不够，还应具备计算机写作和计算机应用能力。这是秘书人员掌握和运用现代办公手段的能力。目前，以多媒体技术和网络技术为代表的计算机等现代办公设备已大量进入办公室，直接影响和改变着秘书人员的思维、工作和生活方式。传统的文本阅读、公文写作、文电处理正逐步被计算机语言、多媒体写作和微机化管理所代替。学习和掌握具有时代特征的、以信息网络技术为基础的办公自动化技能，对秘书人员的能力素质提出了挑战。秘书要全面系统地学习微机知识和网络技术、多媒体技术，能利用微机输入文字、修改文件、编辑文稿、查找资料，利用计算机网络快速准确地上传下载，并在此基础上逐步达到能开发应用软件，能排除计算机的一般故障的水平。
3.语言表达能力
语言表达能力即口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传递信息的能力。口头语言比书面语言使用频率更高，应用范围更广。对秘书人员经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作，能说会道是对秘书人员的一个起码要求。语言表达能力强表现在多方面，但口齿清晰，条理分明，表达准确，不紧不慢，不卑不亢，言辞文雅，简练生动，礼貌得体，则是对秘书人员语言表达的基本要求。语言表达能力反映了一个人的思维深度、知识广度、性格和品质，要提高语言表达能力，关键在于多讲多练多想，注意多方面的修养和磨炼。
4.阅读感知能力
阅读能力，就是指感知书面信息的能力，它是汲取知识、捕捉信息、认识世界的重要途径之一。秘书人员离不开阅读文件、资料及业务书刊，这是一种经常性的活动。阅读能力是表达能力的基础，也是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，才能获得知识和有价值的信息，才能有效地办理公文和处理事务。对于秘书人员来说，阅读一是要准确，既能准确地把握文章的整体结构及中心思想，又能用自己的语言进行概括；二要快速，办公室文秘人员每天有大量的材料要阅读，因此必须提高阅读效率。
5.组织协调能力
协调就是和谐一致，配合得当。组织协调能力是指秘书人员根据领导意图，在自己的职责范围内组织各项活动、协调各方面关系的能力。秘书人员作为连接领导、机关和群众的桥梁和纽带，要善于根据领导指示的意图并针对需要协调事项的特点，站在工作全局的高度上合理确定协调的方式方法，熟练运用协调的工作原则和协调艺术，公正合理地协调好领导与领导、领导与机关、办公室与领导、办公室与各部门、本单位与其他单位之间的关系，使机关各部门具有高度的凝聚力，就像一部机器协调一致、顺畅高效地运转。需要注意的是，“协调”绝不是“领导”，千万不能把自己摆在领导的位置上。
6.处办事务能力
秘书人员处办事务的能力，主要是指在办文、办会和办事的过程中能及时准确地处理和迅速完成任务的本领。秘书人员的大量工作是事务性的，会处办事务也是一项很重要的能力。这种能力是以丰富的经验、广博的知识、清醒的头脑和良好的人际关系作为基础的。这主要体现在：对本职工作中的事务要依据政策规定、上级要求和客观实际需要区分轻重缓急，大胆负责地进行处理，做到迅速而有条理，紧张而有秩序，不拖不推，积极稳妥；对领导临时交办的事务，要根据领导意图积极认真办理，想方设法完成，不打折扣，做到大事不误，小事不漏，件件有着落，事事有回声。此外应当明确，我们所强调的处办事务能力，与那种通过不正当手段和渠道搞不正之风的办事能力是有原则性区别的。
7.随机应变能力
秘书人员应当具有灵活巧妙的应变能力。这主要表现在审时度势上，遇到突发情况不惊慌失措、无所适从，而应沉着冷静，应付自如，随机应变，正所谓“智者善谋，不如当时”。秘书人员随机应变的能力主要表现在两方面：一是处理危机情况时要随机应变。社会复杂动荡，市场竞争激烈，各种组织都将随时面临各种突发事件的发生，诸如重大变故突然发生，单位领导又无法联系上，应当如何处理，这是秘书必须随时应答的考题；二是独自外出办事要随机应变。秘书人员在外办事，往往算是半个将领，遇见紧急、重要的事情，在联系不到领导的情况下，需要自己做决定，此时就要冷静思考、察言观色、随机应变。
秘书的心理素质特点
秘书的心理素质，主要是指秘书职业所必须具备的心理品质特征，包括对办公室秘书个性心理的要求。是否具备健全的心理素质，是秘书能否胜任工作的前提条件之一。
1.动机
动机，是促使人们行动的原因，也就是人们产生和维持行为的个性心理倾向。人们在日常工作和生活中，一切言论和行为都是受一定的动机支配和制约的。动机的产生，有两个因素：一是需要，可分为个人机体的需要和社会需要；二是刺激，可分为内部刺激和外部刺激。由于需要、刺激的情况不同，导致人们动机的差异，进而导致不同的行为发生。人的动机就性质而言是多种多样的，不同性质的动机，可以对人产生不同意义和不同强度的推动作用。
因此，要成为一名合格的秘书，就应该培养为民族振兴、为国富民强而努力的崇高追求，同时确立实现个人价值、追求个人幸福的正确动机。有了崇高的追求目标和正确的行为动机，就能够不计个人名利得失，不畏工作艰难险阻，就会产生巨大而持久的强烈的进取精神。有了这种进取精神，秘书就不会安于现状、固步自封，而以开放的心态和热情的态度，不断去接受新观念、认识新事物、熟悉新情况、面对新挑战。
2.兴趣
兴趣是人们积极探究某种事物的心理倾向，是一种带有趋向性的认知行为。兴趣可以在社会生活实践过程中形成，也可以在生活实践中改变。据心理学家分析，兴趣能引起人们持久而稳定的注意，使感知清晰，启发思维和想像，产生愉快的情绪。良好的兴趣，可以使人眼界开阔，热爱本职工作，不断追求新的知识，丰富人的精神世界。
在秘书工作领域内，兴趣具有同样的作用：办公室文秘人员只有真正培养起对本职工作的兴趣，才能自觉克服工作中的各种困难，克服某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌倦心理。对事务性的工作具有持续而稳定的兴趣，是一个优秀文秘人员应具有的心理品质。同时，秘书活动涉及面广，需要用到多方面的知识，这就要求文秘人员兴趣指向的面要宽，范围要大。
广泛的兴趣，可以吸收丰富的知识，成为博学多闻的“通才”和多面手，工作的适应性也就随之增强。因此，办公室文秘人员除了有本专业的“中心兴趣”外，还要有“外围兴趣”，如对音乐、绘画、书法、摄影、旅游、体育等方面的兴趣和爱好，这些兴趣有助于丰富知识、陶冶性情、提高素养。
3.意志
意志是人们自觉地确定目标，并为达到预定目标而支配和控制自我行为的心理过程。人的意志活动，是人脑对客观现实的积极的能动的反映。办公室秘书要做好本职工作，不能没有意志。意志薄弱，必然遇难畏缩；意志坚强，才能克服困难，实现目标。
秘书在培养自己意志品质时要注意以下几个方面：
一是自觉，包括对目标的自觉认识，使自己的行为始终纳入组织目标之中，不断克服盲目性。要有远大的理想和信念，勇于进取，既不盲目陶醉，也不嫌工作琐细；
二是果断，秘书遇事要能准确估计情况，当机立断，果敢行动，采取坚决措施，处理复杂、紧急情况。缺乏果断性，往往会坐失良机，给工作带来损失；
三是自制，秘书每做一件事都必须认真审慎，在任何情况下都能控制自己的情感、欲望，节制行动，约束言论，避免冲动急躁；
四是坚忍，工作中要有为实现目标而不怕困难、锲而不舍、百折不挠的精神，避免一遇困难即改弦更张，也不能时冷时热，时紧时松。
4.性格
性格是指人的现实稳定的态度和行为方式，它是各种心理特征的完整组合，是个性心理特征最重要的方面。秘书的性格是其心理素质中的核心部分，因而一些欧美国家要求文秘人员“性格完美”。就我国的国情和办公室文秘工作实践来看，秘书的性格必须有多方面的良好特征，如乐观热情而不轻佻，敏捷灵活而不冒失，稳健从容而不矜持，坚毅执著而不固执，风趣幽默而不刻薄，自制自律而不拘谨。
人的性格具有不同的类型，主要有两种典型性格：一是外向型性格，特点是活泼、好动、开朗；二是内向型性格，特点是沉稳、安静、含蓄。两种性格各有所长，前者敏捷、果断、爽朗、善于交际；后者沉着、冷静、稳重、善于独立思考。对于办公室文秘人员来说，以兼采两者之长，具有内、外倾向型双重性格为宜。
5.意识
意识是人所特有的一种对现实的反映形式。意识对人的活动起着特殊的调节作用，这种作用表现为人的活动具有目的方向性。在市场经济条件下，秘书需要加强以下八种意识。
（1）创新意识。善于接受新事物，捕捉新信息，研究新问题，大胆发挥主观能动性。
（2）参与意识。为领导服务至上，想领导之所想，急单位之所急，当好参谋和助手。
（3）竞争意识。将竞争机制引入工作，不断增强时间观念、效益观念，争取工作的主动性。
（4）角色意识。秘书往往在社会上有一定的“角色影响力”，要时时刻刻清醒地认识到：我是谁？我该干什么？要对自己的职业角色有一个清醒、全面、恰如其分的定位。在工作中不断校正自己的行为，使一言一行始终符合秘书的身份和地位。
（5）服务意识。秘书工作就是为领导服务、为机关服务、为群众服务。强化服务、尽职尽责、细致周到，做有心人。机关工作无小事，面对千头万绪的工作，秘书人员要不厌其烦、井然有序，不错办、不漏办、不误办。
（6）超前意识。为领导当助手，要有预见性，不能当“磨柄”，领导推一把转一圈，应该料事在先。超前工作就争取到了时间，这是掌握主动权最有效的办法。如果凡事要领导催着办，秘书只能疲于应付，捉襟见肘，难出成绩。
（7）奉献意识。秘书工作岗位重要，责任重大，却又“不显荣于人前，却辛苦于人后”。秘书人员要默默奉献、甘当配角，必须具备吃苦精神。在秘书工作中，秘书人员要做到“五勤”，即耳勤、心勤、脑勤、手勤、腿勤，具有勤恳耐劳的吃苦精神。
（8）忘我意识。做秘书不是为了体现自我价值，而是要体现领导和单位的价值。平时要有忍让精神，多为领导、集体着想，面对领导的需要或客观的需要，秘书人员要做出大大小小的自我牺牲，包括代人受过，勇于承担错误和责任，即使牺牲名和利也在所不惜。
秘书的道德人格形象
秘书的职业道德规范很多，比如爱岗敬业、忠于职守、遵纪守法、廉洁奉公、坚持原则、办事公道、求真务实、勤奋高效、顾全大局、严守秘密等。这些职业道德也具有普遍性，对其他行业的从业人员也适用。但从秘书工作的实践中我们认识到：秘书人员的道德修养还具有特殊性，特殊性就表现在他的道德人格上。张勋宗，郑典宜（2005）在《秘书基础》一书中，将这些道德人格概括为四种：
1.独立人格
秘书工作从属于领导工作，但是，秘书工作者在人格上应该是独立的，不存在任何依赖性。秘书人格的独立性应包含三个方面，即自立、自制、自主。自立是独立人格的基本特征，在秘书工作中表现为独立处理问题的能力。自制，即自我控制的能力，是独立人格的重要特征。秘书工作者不能为所欲为，其行为既要服从和服务于领导，也要服务于群众，因此，需要有适当的从上性或从众性。自主，是指秘书工作者在面对压力和诱惑时，能够坚持自己的正确意见。当然，秘书人员要受领导的直接影响，但是，在重大原则问题上，秘书人员要敢于坚持原则，坚持正确的意见。
2.正直人格
诚实正直，说老实话，办老实事，做老实人，这是做人的基本准则，也是秘书工作者最基本的行为规范。诚实正直的人格表现在两个方面：一是直言敢谏，就是敢于讲真话，但要讲究说话的技巧；二是廉洁自律，就是不要假借领导的权力，谋己之私利。秘书人员具体要做到：一要摆正位子。秘书要正确对待手中的权力，绝不能滥用手中掌握的职权来为个人牟取私利，也绝不打“领导牌”为自己办私事。二是要管住自己的嘴和手。手不乱伸，不乱收礼物；嘴不乱吃，不能让自己的嘴巴把自己的形象吃掉了；话不乱说，不能从私欲出发，乱给领导出点子。
3.健康人格
秘书人员的健康人格，其内涵主要包括：有理想的人格目标，即根据秘书人员的职业要求和角色特点而确立的，并通过自我努力向往实现的高尚完美人格；有健康的人生态度，热爱生活，爱岗敬业，乐于奉献，锐意进取，对事业无限忠诚；有豁达的处世心态，淡泊名利，甘当幕后英雄，时时处处保持一颗平常心，面对压力，保持微笑；有良好的心理素质，心理成熟、稳定，善于处理复杂的人际纠葛和利益冲突，用富有创造性的方法高效率地完成本职工作。
4.亲和人格
亲和人格能够缩短人际间的距离。秘书人员的亲和力来源于与群众心连心的公仆情怀。秘书人员具有双重身份，他既是群众的一员，同时也是为群众服务的。因此，秘书人员在人格塑造上首先要培养一种爱心，学会爱，善于表达爱，做群众的朋友，发自内心地尊重群众，关心群众，为群众的利益而努力工作，从而得到群众的信赖。宽以待人、严于律己的博大胸怀也会产生亲和力。秘书人员要既能容人之短又能容人之长；既能听赞扬之语也能听批评之言；不揽他人之功，不诿自己之过，给人以信赖、安全和亲近之感。具有亲和人格的秘书人员以其特有的亲和力感染被协调者，效果往往比“刚性”手段还灵验。
测验
1. 怀特对秘书应具备的素质进行了哪些描述？
A. 必须具有高度的指挥性格
B. 应具有广博的知识与丰富的经验
C. 要有忍耐与坚持力
D. 宁愿居于幕后地位
【答案】: B
【解析】: 应具有广博的知识与丰富的经验
2. 秘书的政治思想素质中，不包括以下哪一项？
A. 坚持党的路线方针政策
B. 时时刻刻保持政治上的敏锐性
C. 忽视国内外时事、政治
D. 与党中央保持一致
【答案】: C
【解析】: 时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事、政治
3. 秘书的工作作风应该具备哪些特点？
A. 反应迟钝
B. 办事拖拉
C. 追求实效
D. 讲求效率
【答案】: D
【解析】: 追求实效，讲求效率
4. 秘书的职业道德中，最重要的是什么？
A. 保密
B. 忠诚
C. 效率
D. 知识广博
【答案】: A
【解析】: 对于秘书来说，严守机密则是最重要的职业道德

展开更多......

收起↑