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日常接待礼仪
秘书人员的接待工作是接待人的工作。顾名思义，“接待”就是“待人接物”，就是人与人之间的“接触”和“以礼相待”。因此，接待工作就特别强调人与人之间有礼貌的接触、交往和沟通，以及在接人待客的过程中的礼节礼仪。
一、形象礼仪
接待工作首先要展示单位、组织形象的美和接待人员个人的美。美是一种客观表现，人的美首先要从人的外表、服饰上表现出来。在现代交际中，人们都希望通过服饰、形象、举止来展示自己内心对美的追求。因此秘书人员也应该随时注意自己的外表形象：
1.协调自然
秘书着装要注意与自己的职业相协调，与自己的工作环境相和谐，选择适合自己体形、气质和风度的服饰、面料，通过得体的打扮，使自己的服饰与单位、与同事、与领导相和谐，不超前，不保守，不喧宾夺主，也不浮躁虚荣。上班和正式场合最好穿制服或西服、中山装等正装。这才能反映秘书人员自然协调、稳重大方的气质和风度。
2.符合规范
机关单位的秘书人员应该着职业装：有制服的必须按规定着制服，没有制服的可以是西服、套裙，或衬衣加贴身牛仔裤，夏天也可以穿显身腰的白色短袖，女士切忌穿低胸服装、超短裙，男士切忌穿背心、短裤、拖鞋等。
二、举止礼仪
接待中离不开言谈举止，因此举止礼仪是与人交往中表现个人魅力的重要内容。
做秘书的应该说话有亲和力，内容要准确、简单、明了，态度要诚恳，自然大方，说话时精力要集中，身体坐直，坐有坐相，站有站相，目光应正视对方，声音要亲切，音量要适度，表现出和善诚恳的态度。如果说话时身体或手有动作，也应该优雅、得体、自然、和谐，在招手、点头、说话间，让人觉得可亲、可信、可敬、可靠。
秘书在待人接物中的举止礼仪很多，这是秘书人员在接待活动中体现基本功的一个重要方面。希望秘书人员待人要真诚，亲切自然，切勿矫揉造作；要讲信誉，承诺要算数；要注重建立长久的良好关系。
秘书在待人接物中的细小动作，也应当体现出举止行为礼仪的规范。例如：递交文件时就有礼仪。工作中有文件需要上级过目或是签字时，应该用双手递上文件，并且使文件的正面对着接物的一方。又如：接受物品时，一般来说，对方双手恭敬递过来的物品，都应该热情地用双手去接，并点头示意或道声谢谢。
三、见面礼仪
接待工作的第一件事肯定是见面，而被接待人员的第一印象肯定是初次见面时的礼仪。握手是与他人见面时第一个礼节性动作。两人见面时，一般是保持站姿，面带亲切的微笑，眼睛友好地注视对方，在适度的距离内，右手自然向前伸出，掌心向左，拇指与手掌分开，其余四指自然并拢并微向内屈，自然地与对方右手相握，以表示对对方的欢迎、问候、敬重。握手的时间、速度、力量都要掌握适宜，可以在握手的同时说：“您好！”“欢迎您！”“好久不见！”“见到您很高兴！”等有礼貌的话。
握手时一般遵循长者优先、女士优先、主人优先、职位高者优先等原则。而在朋友、平辈人见面时，一般认为谁伸手快，谁更为有礼。另外，遇到祝贺对方，宽慰对方，表示谅解对方，真心诚意的话，应主动伸手。握手时应避免一些无礼的行为，以免别人误解、猜疑，不利于双方的交往。如：不顾先后顺序；握手时东张西望；握手时戴手套（在特殊场合，有特殊情况除外）；握手时间太久；用左手握手；交叉握手；与人握手后马上用手帕擦手等。
除握手礼外，在接待工作中的见面礼还有举手、点头、脱帽、欠身等。它们主要适用于已经相识的友人之间在大庭广众中相互致意。
用点头作为见面礼，大多适用于与对方不宜交谈的场合。例如，会议或会谈正在进行，行进在人声嘈杂的街道上，或是置身于影剧院或歌舞厅之中。与仅有一面之交者在社交场合相逢，或是与相识者在同一场合中多次见面，点头也可以派上大用场。在外交场合，遇到身份高的领导人，应有礼貌地点头致意，表示欢迎。不要主动上前握手问候，只有在领导人主动伸手时，才可向前握手问候。点头礼的正规做法是用头部向下稍许晃动一两下，同时目视被致意者。不应把头高高扬起，或是头部晃动的幅度过大，点头不止。
欠身，即全身或身体的上半部分在目视被致意者的同时，微微前倾一下。意在表示对他人的恭敬，适用的范围比较广泛，可以向一个人欠身致意，也可以向几个人欠身致意。行欠身礼时，双手不应拿着东西或插在裤袋里。
在一些场合，男士会向女士脱帽行见面礼。脱帽礼具体做法如下：戴着礼帽或其他各种有檐帽的男士，遇到友人特别是女士时，应微微欠身，用距对方较远的那只手摘下帽子，并将其置于与肩膀平行的位置。这样做显得姿势优雅，同时也便于同对方交流目光。离开对方时，脱帽者才可使帽子复位。
上述各种致意方法，在同一时间里，面对同一个人时，可以只选用一种，也可能数种并用。例如，点头、欠身、微笑等，是可以一气呵成的。关键要看对方是谁，以及致意者想将自己对对方的友善之意表达到何种程度。
四、介绍礼仪
相互介绍是接待工作中最普遍的礼仪行为。简单地说，就是向有关人士说明有关情况，使双方相互认识，通过符合礼仪的介绍可以使互不认识的人之间解除陌生和畏惧，建立必要的了解和信任。
正式介绍是在较为郑重的场合中应用。介绍时应注意一些通行的原则，即介绍时要坚持以受到特别尊重的一方有了解对方的优先权为原则，如长者、上级、妇女有了解别人的优先权。可以把年幼者介绍给年长者，将地位低者介绍给地位高者，将男士介绍给女士，将客人介绍给主人，把未婚者介绍给已婚者，把个人介绍给团体。在介绍时，应先与拥有优先权的一方打招呼，然后再介绍。介绍的顺序已为国际所公认，颠倒和错乱的介绍顺序将是令人不愉快的。
在一般的、非正式的场合，不必过分拘泥于礼节，可以做非正式介绍。如果是同龄、同行，或同职，为了创造友好、愉快的气氛，介绍时可以对措辞进行恰当的修饰，把被介绍者的特点、特长稍做表述。
在某些场合，如因人数众多而介绍不过来或无人介绍时，可以利用自我介绍的方式。自我介绍可以采用“自报家门”的方法，以不卑不亢，落落大方的表情，口齿清晰地将自己的姓名、身份、简历介绍清楚。其基本程序是先向对方点头致意，得到回应后再向对方报出自己的姓名、身份、单位及其他有关情况，语调要热情友好，充满自信，眼睛要注视对方。
介绍时应避免一些无礼的行为：颠倒顺序介绍、随意介绍、用手去指点被介绍者、为他人介绍时不起立，或者介绍时面无表情、夸夸其谈、用词过于随便等。
五、名片礼仪
在接待工作中，名片也是首次见面时相互自我介绍的一种礼节方式。使用名片有两大好处，一是方便介绍，这是名片的一项最基本的功能。在口头自我介绍时，少不了需要字斟句酌，且不一定能够使对方记忆清楚。而名片上的内容既简明扼要，又一目了然。二是方便保存。用名片保存接待资料很重要，这些资料都是日后保持联系的必不可缺的要素。
交换名片的顺序一般是：先客后主，先低后高。即地位低者先将名片交给地位高者，年幼者先将名片交给年长者，客人先将名片交给主人，男士先将名片交给女士。
向对方递交名片时，一是要事先将名片准备好，放在上衣口袋里或提包的专用名片夹里，在与人初识时，自我介绍之后或经他人介绍之后再递交名片。二是递名片时，一般要让名片上的文字正对着对方，以方便对方阅读浏览。同时，双目要正视对方，用双手或右手递交名片，可以说些“请多关照”之类的寒暄话。如果是事先约定好的面谈，或事先双方都有所了解，就不一定忙着交换名片，可在交谈结束临别之时取出名片递给对方，以加深印象，并表示愿保持联络的诚意。
在接受名片时，应立即放下手中的事，目视对方，用双手或右手接，态度要恭敬。接到名片时不要立即收起来，要认真看一下，有时还可以有意识地重复一下名片上所列对方的职务、学位以及其他的头衔，以示敬仰，并说些“认识您很高兴”之类的客气话。有看不懂或理解不清的地方，可当即向对方讨教，然后将名片郑重地放入自己的口袋或名片夹中。切忌接过名片一眼不看就随手放在一边，也不要在手中随意玩弄，这样会伤到对方的自尊心。如果需要暂时把他人刚递过来的名片放在桌上，记住不要在它的上面乱放东西。
值得注意的是，第一次见面后，应在名片背后记下会面的时间、地点、内容等资料，最好能简单记下对方的特征，如爱好、习惯、擅长等。这样积累起来的名片就成了社交接待的重要档案，为再次会见或联络提供线索与话题。但要记住，如果对方情况有变，要及时掌握、更改，否则会使自己很被动。
六、迎送礼仪
迎送工作是接待工作的必经环节，迎送礼仪是接待礼仪的重要组成部分。
迎送礼仪是指在客人抵达或离开时，由相对应的人员前往机场、车站、码头迎送，表示欢迎或欢送，并妥善安排各种活动的礼节。
接待工作中的迎送是不可省略的环节，也是接待工作中的一项重要的礼仪活动。
迎接时应视客人的身份地位，安排对等的接待规格，表现出迎接客人的高兴心情和良好祝愿。接待人员接站时应提前到达，恭候客人的到来。接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”“欢迎您到我们公司来”等，然后做自我介绍，如果有名片可送予对方。将客人送到住地后，应陪客人稍作停留，然后适时离开。
送别时，也应视客人的身份地位，安排对等的欢送规格，体现出欢送客人的惜别心情和送行时的良好祝愿。欢送人员应陪车送客人到机场、车站、码头，下车时应为客人打开车门，让客人下车，帮客人提行李。在分手时将下次联系的时间、地点和希望联系的方式等告诉客人，并祝客人一路平安。
七、乘车礼仪
接待工作中，接客送客，车子都是不可缺少的交通工具，甚至在接待期间，人们也会经常以车代步，因此，乘车的方位礼仪同样不可忽视。
小轿车，前排左侧为司机的位置，右侧为秘书或随员的位置，后排右侧为上，左为下。因此，司机在开过来停车时，就应考虑到使客人、尊长者能方便地坐在后排靠右的位置，这时的秘书人员或主人应该主动把车门打开，请客人上车并坐在右侧。不过如果停车位置不便于使客人从右侧上车，而且客人已经在左侧坐好，主人也不必再让客人往右边挪过去，这样反而弄得很不自然。
接客人上车时，接待人员都应先打开车门，让客人先上，关好车门，自己再上车；客人下车时，接待人员也应在停车后立即先下车，帮客人打开车门，让客人下车。无论是上车还是下车，接待人员都应用手略护着车门上框，别让客人上下车时头顶碰着车门。
八、电话礼仪
电话接待是接待工作中一种辅助接待手段。客人没到时，或客人在路上时，都有可能先出现电话报到或电话咨询的情况。接待人员使用电话时要注意电话礼仪，如接听电话时，要自报家门，语调要轻松亲切，声音要清朗、速度要适中；对对方提出的问题，要及时做出信息反馈；请对方重述内容时应注意礼貌；没有及时接电话或打错电话时应表示道歉；打电话时不能边打边做其他事情或边打边吃东西等。这些虽为细节，但细节往往能体现一个合格秘书人员的素质。
打电话时，态度要温和友善；说话时，要言简意赅；不要边同对方说话边吃东西，或同身边的人说话。如万不得已需中断谈话，时间短可捂住话筒或按下封销声音装置，尽快处理完事情后恢复通话，同时向对方致歉；如所需时间较长，则要向对方致歉说明，再约定下次通话时间。
接电话时，不要让铃声响得太久，与话筒保持适当距离，说话声大小适度，嘴里不要含着东西说话。如有急事或因在接另一个电话而耽搁时，应表示歉意。接通后要热情问候并报出公司或部门名称。如果对方打错电话，不要责备对方，知情时还应告诉对方正确的号码。
听对方讲话时不能长时间沉默，要经常发出应答声音，否则对方会以为你不在听或对谈话没有兴趣。
听完后，可扼要汇总和确认来电事项。谢谢对方，并表示会尽快处理，说声“再见”，对方挂机后再挂。
九、交谈礼仪
任何接待工作都免不了要与客人谈话。交谈礼仪是接待礼仪中使用最频繁的礼仪。与人交谈时，要注意以下礼仪：
（1）创造良好的谈话气氛。使双方精神松弛，从谈话中得到愉悦。如果是老友或熟人见面，要互致问候，交谈一些感兴趣的话题；如果是初次见面，要先做一下自我介绍，使气氛融洽后再言归正传。交谈时要态度诚恳，表情自然，语气亲切，用词得当。
（2）谈话时的距离要适当。不宜过远，以免声音过大妨碍别人；也不宜过近，显得过分亲昵；更不能在公众场合拉拉扯扯、打打闹闹。
（3）掌握聆听的艺术。聆听他人谈话时，目光要有礼貌地注视对方，并适度地点点头，以示对对方的尊重和鼓励。谈话时不要翻阅文件，挪动东西，摆弄小玩意以及东张西望，这些动作都会给人留下一种心不在焉或不感兴趣的印象。
（4）有礼貌地参与交谈。参加谈话时要先打招呼，别人在进行个别谈话时不要去打扰，更不要问自己不需要知道的事情。有人主动参与谈话时，要表示欢迎，谈话中如需离开，则要表示歉意。
十、拜访礼仪
接待的客人住下后，经常会有陪领导或代表领导到客人住宿的房间看望、拜访客人的活动。看望和拜访有时是纯礼节性的，只是问候问候而已，有时是做一些会议、会谈、谈判的准备工作。如果是前者，可以很随意，只要热情客气就行；如果是后者，还得注意以下礼仪：
一是做好拜访前的准备工作。阅读拜访对象的个人和公司资料、准备拜访时可能用到的资料、穿着与仪容、检查各项携带物是否齐备（名片、笔、记录本、公司和产品介绍、合同等）、明确谈话主题和思路。
二是选择适当的拜访时间。应避免过早或过晚，要避开用餐时间，还要避开一些特殊时间，如对方异常繁忙、正在开重要会议的时段等。不管何时拜访，都应事先向对方打个招呼，以免成为不速之客。拜访应有约在先，这是做客之道的首要原则。如确有意外而不能赴约或需要改期的，要及时通知对方，并表示歉意。
三是做客时要彬彬有礼，落落大方。进屋后，不要自己先找个地方坐下，而应环顾四周，等主人发话。主人请坐时，再看一下有没有比自己年长者，如有，请他们先坐。吸烟时，要征得主人和在场的女士的同意。当主人献上水果时，要等到其他客人或年长者动手之后再取之。
四是把握辞行机会。在交谈中，如果发现主人心不在焉或频繁看表，应寻求“刹车”话题并起身告辞。如果主人另有新朋友拜访，应同新来者打招呼后，尽快辞行。

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