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公文处理程序
一、公文处理程序的含义
公文处理程序就是指公文在机关内部，从形成到运转处理所必须经过的一系列环节，也称公文办理程序。它主要包括收文处理程序和发文处理程序两个方面。
公文处理程序在1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党公文处理条例》第22条有明确规定：“公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文处理包括公文的核发、登记印制和分发等程序。”
2000年8月24日国务院发布的《国家机关公文处理办法》第24条、第30条中明确规定：“发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序”，“收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序”。
二、收文处理程序
收文就是机关文书部门收进外单位发送来的所有文件材料。收文处理就是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文处理程序。收文处理程序主要有签收、拆封、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办8个工作环节，发文程序主要有草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等11个工作环节。以下我们对一些主要工作环节进行讲述。
1.签收
签收就是文秘人员收到文件材料后，必须在对方的公文投递单或送文登记簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。公文的来源：邮局送来的挂号函件和电报；机要交通送来的机要件；外机关和部门直接送来的文件材料；本单位领导和工作人员出差带回的文件材料等。
签收主要有三种方式：签字、签字并加盖公章、出具收条。签收文件时要求做到以下三点：
（1）清点：即认真清点、核对所收文件的件数与对方的送文簿或随文件附寄来的发文通知单或文件投递单上的件数是否相符。如发现不符，可暂不签收，等查明原因，使文件数量相符后再签字。
（2）检查：即核对所收文件与封套上注明的收文机关（单位）、收件人是否与本机关（单位）相符；核对封套编号与送文簿或发文通知单或文件投递单的登记是否相符；检查封套、文件包装是否有破损、开封等情况。在确认里面文件没有受损、缺页、缺少和泄露后，方可签字。
（3）签字：即经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单，或文件投递单上签署收件人姓名和收到日期。普通件注上收到的月、日即可，急件还应注明几时几分，以备事后查考。签字务必清晰、易认，有时也可盖专门的签收章。
外收发人员对收到的文件应按收文部门分门别类，及时送达各部门，对急件要随到随转，密件送机要部门或办公室机要人员。
2.拆封
拆封是指文秘人员对写明有本机关或本部门收启的封件进行启封，而对于写明由某某领导人“亲启”、“亲收”的文件和信函，则其他人员无权随意拆启文件和信函。拆封应注意以下五点：
（1）急件、密件应当先启封，以保证其得到优先处理。
（2）纸封的文件信函，启封时应使用剪刀，不要用手去撕拆，以免损坏里面的文件或毁坏邮戳等标记。
（3）拆封后，从封套或文件袋内取出文件时，注意不要遗漏文件，并要检查收到的文件是否完整、齐全，有否缺页少份，是否发错了单位等。其次应将封套内零散的小物件如汇票、发票、单据、现金、照片等物一一妥善保管好，可以放在专用纸袋里，或随同文件一起办理，或送财务部门处理。
（4）经检查核对，确认没有任何差错，即应在发文通知单上签字并盖上签收章，寄回原发文机关。
（5）拆封后的信封和包装封袋一般可以不留存。如是初次发生工作联系的单位，因信封或封皮上印有发文单位的详细地址、电话号码、电报挂号、邮政编码等标志，秘书可以将其保留，以备日后查用。
3.登记
收文登记就是将需要登记的外来文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。收文登记的具体要求是：
（1）凡收到的重要文件都应登记，无论是上级机关的文件还是下级机关的请示、报告，不管有无密级的文件等。
（2）仔细确认不必登记的文件，主要包括：公开的和内部不保密的出版物；一般性的简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等。
（3）根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记。分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。
收文登记是一项极其重要的工作，更是一项基础性工作，因为它记录了来文的基本信息，从中可以了解文件的来龙去脉，以便日后查询；还可以据此掌握来文数量和范围，为平时归卷工作和日后整理、归档工作打下基础。
收文登记的形式，应从各单位方便管理文件的需要出发自行确定。一般有簿册式、卡片式和联单式。目前，收文登记一般采用簿册式的机关居多。
4.分送
分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件拆封登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。分送给机关领导阅批的文件，要先填写文件处理单，并列于文件前随文运转。
5.传阅
传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件有两种情况：一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员在“分办”时将文件直接送有关部门和人员传阅。
传阅文件必须注意以下几个问题：
（1）有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅范围，无关人员不得随意接触文件。
（2）传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控制好传阅时间。
（3）文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
（4）每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡阅看人员要在文件传阅单上签注姓名和日期。
6.拟办
拟办是对文件如何办理提出初步的处理意见。拟办是秘书部门辅助领导决策的重要体现。“收文办理”时并不一定要对所有来文都做拟办。《办法》第三十四条规定：“收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理”；第三十二条中对下级机关上报的文件要求“经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交给有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限”。
7.批办
批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
批办通常由单位主要负责人对来文做出批示，这是领导人参与公文处理的重要环节，是领导人行使其职权的过程，也是收文办理中最重要的程序，它决定了文件的最终处理决定，是决策性的办文环节。若主要负责人暂时不在工作岗位，可由其他副职领导代行批办或经其授权批办。有的文件也可由文秘部门负责人批办。
领导批文件时要认真阅读，切不可只看标题，就顺手签署“同意”两字，或者马马虎虎画圈打钩。批办要注意几点：
一是批办意见要明确具体。尤其对下级来文，要表态明朗，词义准确。需办理落实的公文，应批明承办部门或承办人员及承办期限和要求；如需两个以上部门会办的，应批明主办单位；如需本单位贯彻执行的，应提出具体的贯彻措施和步骤。
二是批办的语言应明确、恰当。对必须办理和答复的来文，批办时语气应较肯定，如用“请××办理”、“请××批示”等字样；对非必须办理和答复的来文，批办时一般不用肯定性语气，可使用“请××审阅”、“请××研究”等语句。
三是批办内容同样要记录在文件处理单的“批办意见”栏内，并注明批办人的职务、姓名和批办日期。有的领导人在批办时往往笼统地写“同意”或“不同意”，甚至写“拟同意”这种模棱两可的语句；有的主批的领导则简单地用画圈来代替批示意见，这些做法会令承办者不明白领导的意思，还可能让某些别有用心者借机钻空子。
此外，批办者要写全名并注明职务，不要简单写成如“张局长”、“王总经理”、“李书记”或“老张”、“老李”等，这种写法时间一长使人无法确认当时的批办人究竟是谁，会给以后查档留下麻烦。批办日期要将年、月、日写完整，因为它可以作为以后人们执行领导意见或决策的时间依据，也可据此检查办文的进度。
8.承办
承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。承办是收文处理的最后一道程序，也是发文处理程序的开始。承办工作不外乎有两项内容：一是办理有关事宜；二是办理有关发文。
承办公文应做到以下三点：
（1）区分轻重缓急，务求时效。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明；一般公文，也应及时办理，不得随意延误、互相推诿。处理完毕的文件应及时清理，并注明有关情况。
（2）区分主办与协办，主动协商。涉及两个以上部门的问题时，主办部门应当负责牵头，主动做好协商工作。《办法》第三十五条要求：“公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致可以报请上级机关协调或裁定。”
（3）区分复文与不复文，力求务实。凡是可以通过口头、电话、派人联系等方式解决的问题，就不必复文，力求精简公文数量，但必须做好回复记录。
承办工作中，除了有文秘人员、领导人员外，有时还会有相关部门的业务人员参与。因为在文书办理的全部过程中，虽然绝大多数程序由文秘人员来完成，个别程序由领导人员来进行（如批办、签发），但承办则可能既有文秘人员、领导人员，还可能有业务人员来分别或共同承担。因为来文除政务类文件外，还有业务类文件，后者文件内容往往涉及专业知识，不是一般的文秘人员或领导人员都能承办的，需由专业人员即业务人员来办理。
如果某份专业性文件在承办的同时还需要发文，那么业务人员不但要承办这份文件，还要参与发文办理时的“草拟”工作，以保证文件内容的专业性。
来文除了由一个部门单一承办外，有时还需由两个或两个以上的部门共同承办，领导批办时会指定其中一个部门主办。联合承办应由一个部门负责主办，其余部门协助办理，此时，共同办文的各部门应本着做好工作的原则，精诚团结，加强合作，力求把事情尽快办好。对需要答复的文件，承办过程中绝不能互相推诿、扯皮，以致影响复文。承办时如果对领导批示有疑问或意见，或承办过程中遇到了问题，都要及时与批办的领导和拟办的文秘部门沟通，以便真正理解领导的意图，切不可自以为是而自行其是，否则必使工作质量受到影响甚至产生不良后果。
三、发文处理程序
发文是单位机关答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文处理程序主要由草拟、改稿、审核、会稿、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、装封和发出等工作环节组成。发文办理的全过程分为两个阶段：第一阶段从草拟到签发或会签，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。
1.草拟
草拟就是文件的起草拟稿过程，是发文办理的第一步工作，也是公文处理工作中的一个关键性环节。草拟反映了文稿法定作者（即党和国家机关、企事业单位、社会团体）发布政令，交流信息，开展业务的愿望或要求，因此是一项严肃的工作。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功。
起草文稿是一件严肃的事，不能草率，文稿起草者不仅要有较强的公文写作能力，还必须了解和掌握写作背景，做好必要的调查研究，认真分析各种情况，然后落笔成文。文稿写作过程中，还要严格遵守《办法》第二十五条对草拟文件所做的一系列规定，包括：
（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（2）情况确实，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（3）公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引用文字符号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层用“A”，第六层用“a”。
（7）应当使用国家法定计量单位。
（8）如果文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称。使用国际组织的外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（9）公文中的数字，除成文日期、部分层次结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字都应当使用阿拉伯数字。
2.修改
修改是指公文承办人员草拟完稿件后要对主题、观点、材料、结构和语言等进行反复斟酌，梳理修正的过程。严格地说，一份好公文是修改出来的。通过修改不仅可以提高撰写的质量，又能从中提高文字表达能力和写作水平，而且还能为审核签发打下良好的基础。
公文的修改，从主题思想到标点符号都要仔细检查、反复考究，主要有以下几个方面：
（1）对主题的修改。要查看主题思想是否正确，主题是否集中，主题挖掘得是否深刻。
（2）对观点的修改。要考虑观点是否立得住脚，表述论证是否有力。凡属思想观点不正确，感彩不健康，看法偏激、观点偏颇、论据不全面，提法不够妥当的，都要进行认真修改。
（3）对材料的修改。要检查材料是否选择得当，是否真实，能否说明观点，否则就需要增删修改。
（4）对结构的修改。主要看公文的篇章结构是否合理，结构类型是否符合应用文格式要求。如果结构不合理，承接不顺达，层次不分明，那就需要修改。
（5）对语言的修改。主要修改语言是否通顺，逻辑是否正确，对那些概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的、不通顺的语句、不规范的字词以及错误的标点符号都应进行修改。
3.审核
这是指文件的草拟稿在签发以前，对文稿的内容、体式进行全面的核对检查。
在发文办理过程中共有两次必经的审核程序，第一次在领导签发前，第二次在文件印制前。这里的审核是指发文办理中的第一次审查核对。文件的审核工作由办公厅（室）进行，这是《办法》第二十七条的规定，还提出“审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等”。
文件签发前的审核是非常重要的。首先，文稿审核即对文稿做一系列的审查，先要看行文是否确实必要，杜绝不必要的发文；其次，要看行文是否符合行文方式及行文规则的有关规定，因为不恰当的行文方式同样达不到行文目的；最后就是把好以下三关：
第一，把好内容关。要检查文稿的基本精神是否符合党和国家的方针、政策和有关的法律、法规以及上级的有关指示；查政策界限是否明确，提法是否同已发布的公文相衔接；查文稿中提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；查涉及其他部门的措施、办法是否经过协商、会签等。
第二，把好文字关。要查文字语言的表述是否概念准确、条理清楚、结构合理、字词准确、语法规范、简明扼要；查有否错别字，标点符号的使用是否得当等。
第三，把好体式关。要查文种使用是否恰当，公文格式是否正确，是否错用文种，秘密等级、缓急时限、发文范围是否合理，查发文机关和收文机关的关系处理是否恰当，抄送机关中是否有滥抄、滥送、漏抄、漏送的现象等。如果请示与报告不分，公告和通告混用等，就绝对不能允许。
4.会稿
会稿是指联合行文时，发文的主办单位与协办单位就文稿该如何草拟、修改等进行协商，以保证文稿内容符合各自的职能，发挥联合行文的作用。
《办法》第二十六条规定：“拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以明列各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。”换言之，会稿是充分发扬民主的一个过程，会稿各方有权对文稿发表不同的意见，如意见不能完全统一，就由主办部门将各种意见列明并会签后交由上级部门裁定。
会稿只是联合行文时发生的程序，因此不是所有的发文过程都必经的程序。
5.签发或会签
签发又叫会签，是指机关领导对承办部门送达的草稿进行审批的过程。其中签发和会签有一点区别：签发是单独发文时由单位主要负责人对将要发出的文件在发文稿纸的签发栏中签署意见、姓名和日期，以批准文件发出的程序；会签是联合行文时由协办单位的主要负责人对要发出的文件在发文稿纸的会签栏中签署意见、姓名和日期，以示同意文件发出的程序。
签发和会签都是发文单位领导人批准文件发出的必经程序。签发是发文办理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。
《办法》第二十八条对“签发”做了这样的规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。”《办法》第十条第五款还规定“上行文应当标注签发人、会签人姓名”。
《办法》及相关的法规性文件对“签发”程序极其重视，也对签发权做了明确规定：只能由本单位的主要领导人签发或由其授权的其他领导人代签，其他人员一概无权签发或代签，擅自签发务必追究当事人的责任。
签发公文时要注意以下几点：
（1）凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发。
（2）一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题，也可请正职领导人加签。
（3）有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅（室）主任签发。
（4）经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长以及其他授权人签发。
（5）几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责。
（6）签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现重大问题需做改动，应做出明确批示，可在文稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新誊清后再做签发。
（7）签发时应在发文稿纸的签发栏内写明意见，如“发”、“印发”、“抄发”、“急发”等，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明“代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚、端正。如需要送机关领导人审阅的，要写明“请某某领导同志审阅后发”。若经审批人圈阅或签名，应当视为同意。受领导委托代行签发职责的，要注明“某某代签”。
（8）几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准。
6.编号
编号是指发文字号，同时也包括文件的份数序号等。
发文字号即文件的编号，其与文件是“一对一”的关系，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编。
《国家行政机关公文格式》（下称《公文格式》）规定，发文字号的结构包括发文机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“﹝﹞”括入，序号不编虚位（即1不编为001），也不加“第”字。
公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最多可用7位数，如“0000001”；如文件只有个位数，不能写成“1”，应用两位数“01”表示。
《办法》第十条规定：联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。此外，文件印数较多时也要编份号，以便清点文件份数。
7.复核
复核，又叫核发，是发文办理过程中的第二次审核。这也是在文件正式印制前由文秘部门对发文的复查审核。
《办法》第二十九条规定了复核的重点是“审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等”。对文件进行反复审核，说明文件出台应特别慎重，要杜绝一切可能出现的问题。《办法》还要求，对“经复核需要进行实质性修改的文稿，仍要按程序复审”。复核主要是查审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。如这时发现需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序重新审核、签发和复核。
公文的核发应由办公室分管公文工作的负责人进行。核发的内容和要求主要有以下几个方面：
第一，文稿是否按规定程序送审签发，审批手续是否完备，即审批意见是否明确、审批人是否签署全名及时间、附件材料是否齐全。
第二，文稿中的人、地名、时间、数字、引文和文字表数、印发（传达）范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定等。
第三，编排发文字号。联合行文的文件使用主办单位的发文字号。
第四，对需要标明密级、紧急程度的文件进行准确标注。
第五，确定主送机关和抄送机关范围、印制份数。
经核发的文稿可以送达印刷厂印制发出。但在核发过程中，发现文稿内容出现实质性错误需要修改，应报请原审批领导人复审后印发。
8.缮印
缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行誊清和排版印制文件正本的过程。
缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文件，必须严格按照国家标准《公文格式》的有关规定执行，不能随心所欲地创新格式，也不宜按“惯例”办事，要求印制者熟练掌握公文格式的各个要素标识规则及其方法，才能保证文件印制符合统一、规范的要求。缮印公文的具体要求是：
（1）以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅自改动。如发现定稿中确有错漏之处需要改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改。
（2）严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程也就是公文格式标准化、排印规范化的过程。定稿一般书写在发文稿纸上，缮印时就要将定稿的公文格式转化为符合国家统一标准的格式，有些要素的使用（如字号大小，字体选择等）应根据情况酌定。要做到字迹清晰，排列匀称，美观大方，装订整齐。注意不要发生漏页、缺页、倒页、错页等现象，保证文件完美无缺。
（3）在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制；保密件要指定专门的印制单位或专人印制。通常，文件数量不多的，就在机关文印室印制；数量较多的，送指定的印制单位。要建立完善的文件印制管理规章制度，从传送文件的方式，到印制地点、印制人员的确定，都要符合保密工作的要求，必要时可派人监印。交付公文时要认真验收并履行签字手续。
（4）要尽量避免末页无正文的现象，如无法避免，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使落款与正文同处一页。
（5）要注意保密，不要让外人随意翻阅定稿和正本。密级文件应由专人负责送达指定印刷厂印制。凡与原稿相关的所有文字材料、图片、数据以及清样、底版、废页等要加强监管，该存档的则留存，当销毁的则及时销毁。
（6）缮印公文要建立登记制度。
9.校对
校对即在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。
校对工作是一项极其重要的环节，可以说，它是保证发文准确无误的最后一道关口。通过校对，可以发现尚未发现的问题，保证文件在发出之前不再有任何差错。校对工作是一项耐心细致的工作，来不得半点马虎，因此，校对人员应本着一丝不苟、严谨细致的工作作风，维护发文工作的严肃性。
同时，校对人员需要有较高的文字理论水平和娴熟的文书工作知识，既善于发现文稿本身的问题，还能找出印制过程中产生的问题，以便及时纠正错误。当然，文稿中的错误不能寄希望于最后的校对工作来解决，因为，校对工作更强调忠实于原稿。把杜绝差错放到校对环节上，其实是本末倒置，也是很危险的。
校对公文的具体要求是：
第一，要采取“地毯式”检查的校对方法，即逐字逐句、逐个标点地进行校对。对数字、地名、人名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等尤须逐一校核。
第二，注意消灭和纠正排版错误，注意字体、字号、格式的统一。
第三，每次校对最好由不同的人员进行，以免先入为主和一些个人因素的局限。通常文稿不长，一校、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。
第四，应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对符号不一致而发生误解。
第五，重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。
第六，如发现原稿中有错误，应与拟稿部门联系后妥善解决，不得擅自改动原稿。
校对人员要对自身的工作反复检查，直至最后一校确认无误后方可将清样付诸印制。
10.用印
用印是指在印好的文件正文的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。
单位公章一般由文秘部门的专门人员掌管，用印要由领导授权，或者经办公室主任批准，还需履行必要的用印登记手续。当然，发文是经领导签发同意的，只要符合发文程序，“用印”只是其中的一道既定程序。
文件上盖印要注意方式方法，既做到端正不歪斜，清晰不模糊，一般要求是“上大下小、齐年盖月”，并注意不盖无字印。盖印的次数要与发文份数基本一致，不无故盖印，以防冒用印章。公文用印一般有两种方法：其一，如果是普发性文件，文件数量较多，一般是使用专用印模，在公文印制过程中将公章以红色套印在文件落款处；其二，如果文件数量不多，一般是由秘书在制好的文件上加盖印章。秘书在加盖印章时应注意以下几点：
（1）应以领导人在定稿上的签发意见为依据。未经签发或不同意发出的文件不得盖章。
（2）以机关（单位）名义发文并由正职或主持日常工作的领导人，或经授权由秘书长和办公厅（室）主任签发的公文，应加盖机关印章；以部门名义发文，应加盖部门印章。
（3）盖印的位置，应在公文末尾“生效标识域内”的日期上，要求做到“上大下小、齐年盖月”，印迹端正清晰。两个以上机关的联合发文，要分别加盖各自机关的印章。各机关部门都要用印，加盖的印章要错落有致，不得重叠。
（4）用印要与发文机关、部门或单位相一致。重要文件用印后还要填写用印登记簿。
（5）用印要核实文件份数，超过份数不能盖印。要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。
需要领导人亲署姓名的公文，如一些以领导人名义发出的命令（令）、指示、任免通知等，领导人的职务和签署的日期应事先标印好。只有正职或代理正职的领导人才可以签署文件，副职一般不签署。签署的公文不需加盖公章，如印制份数较多，可由秘书代盖领导人手书体签名章。
有的文件是通过报刊发布的，不需盖印，只需在签发稿上盖印。关于用印的要求和方法，《办法》和《公文格式》都有详细规定。此外，《办法》第十条第九款还规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”
11.登记
这时的登记是发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。
发文登记的形式主要是簿册式，其中又有内收发使用的发文登记簿，内收发对外收发使用的送文登记簿和外收发使用的发文登记簿三种。一般而言，机关规模较大，文秘部门又采用“分散”的工作形式，那么，这三种表格都会用上；若机关规模不大，文秘部门又是采用“集中”的工作形式，那么通常只需用发文登记簿即可。
12.分发
分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围做分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是，要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。
文件分发工作很容易出错。做好分发工作的总体要求是：要做到份数准确，书写正确，封口牢靠，发送安全，确认发文。具体要求是：
（1）封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件，然后根据发送文件份数，要对发出的文件数量做认真清点，确认份数无误，特别要注意附件是否有漏缺，文件页数有无缺页、倒页、错页等现象，文件有无漏盖印章等问题。
（2）文件封面的书写必须清楚、明白、正确，邮编地址、部门名称、姓名称谓都要书写工整（经常需要送文的单位可将上述内容打印成签条或直接印制在封面上备用），不得滥用简称和不规范的字体；文件如有紧急、密级等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记（经常要发送此类文件的单位也可将这些标识印制在封面上备用）。
（3）文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠、严实，不能用订书钉封口，应用糨糊或胶水封实，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章。
（4）文件的发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道。文件发送的渠道主要有电信传送和人工传送。电信传送指通过电传、传真、网络等形式传输文件，但对机密文件的传输必须采用加密方式，“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。人工方式主要指通过邮政局、机要局传送文件。一般文件可通过邮政传递，机要文件须由机要投递或专人传送。无论采用何种方式传送文件，都要保证文件安全和及时送达。邮寄重要的文件应当有回执单，由通讯员直接传送的，应当由收件人签收姓名。
（5）大批寄发的普发性文件，可印制成套的信封，以节省书写时间，避免书写差错。
（6）会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，并应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。
文件封装发出以后，文秘人员应将发文稿纸、定稿和两本文件正本及时归卷，以留待查考和年终立卷归档。对办复的发文，要履行注办手续。
四、辅助程序
文件办理的辅助程序是指帮助收、发文程序得以更有效进行的工作程序。对这些程序提出规范性要求，可以使文书办理工作更好地为机关行政管理服务，使文书工作成为机关行政管理活动的必要组成部分，同时，这些程序也是提高行政工作效率的必要手段。辅助程序包括催办、查办、留注等程序。
1.催办
催办是那些必须办理答复的文件，按照办理时限的要求，进行检查和催促，以防止文件的延误、积压，催办是文书处理中一项必要的制度和重要的环节。
催办工作是提高行政效率的必要手段。催办虽不是一项必经的工作，但实际工作中却是常有的。因为文件办理过程中，会因各种原因而影响办理时限，如有的文件涉及的事情较多，有的文件反映的情况较复杂，有的文件牵扯的面较广等，在处理这类文件时，自然需要较多的时间、精力和人力来妥善处置；有些问题还需要多方面协调，使文件办起来更为缓慢。因此，文秘部门的职责是对文件的办理过程进行有效监督，不能因事情复杂而听任文件办理时限无限制地拖延，一方面要随时了解文件办理进程，并积极主动地协助有关部门和人员抓紧办理，另一方面也要对拖延办理的有关单位、部门和人员进行必要的催办。
催办工作还包括询复和清退两个方面，前者主要针对文件办理的结果进行催询，后者是对留散在非文秘部门人员手中的文件催促其及时归还，以利文件的归档工作。
催办的范围主要包括：上级机关来文要求及时回复的；下级机关主送本机关的请示需要批复的；平级机关与本机关联系、商洽工作需要复文的。
催办的形式有多种，常见的有书面催办、电话催办、口头催办、会议催办、登门催办等。书面催办的方式是最正式的，其他方式可以结合使用。书面催办的样式有表格式和卡片式，其项目主要包括文件内容、办理时限、催办次数、完成进度、存在问题、解决方式等。
催办工作也有一定的规律，不是任何情况下都要催办，而应针对那些快到办理时限的、已经多次催办的、领导特别关注的、紧急的文件等做重点催办。《办法》第三十七条就规定：“送负责人或者交有关部门办理的文件，文秘部门要负责催办，做到紧急公文紧急跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。”
总之，要建立一套催办工作制度，保证催办工作的质量和效果。催办工作具体应注意以下三点：
（1）组织落实。从广义上讲，所有的文件都有一个督促、催办的问题，因此，较大的机关因文件较多，应当设立催办机构或由专人负责催办工作；一般单位也可设专人兼管催办。
（2）分工负责。一份文件的承办，往往涉及多个部门和单位，因此，除收文部门的总催办外，涉及的各承办部门和单位也应有专人做好催办工作，做到层层催办，分工负责。
（3）检查反馈。应做到定期检查催办工作情况，发现有延误现象，要重点分析，找出原因，提出解决办法，并向领导人汇报。对一些内容重要而又催办无效的文件，可请领导人亲自催办。
催办工作不应该仅由文秘部门孤立地进行，它需要各部门之间互相协调、配合，尤其要得到领导部门的重视，文秘部门应把催办中发生的情况和结果（如屡次催办都无结果）及时向领导汇报，以得到领导的支持和重视。于是，由催办就引入另一个辅助程序——查办。
2.查办
查办是在多次催办无果的情况下，向领导汇报后，由领导责成文秘部门核查办理的过程，以确认问题症结并进行必要处理的一道辅助程序。查办是奉命进行，重点在于检查，具有一定的强制性和直接性，体现了公文的行政指挥特性。
查办工作往往伴随催办工作而来，它对推动文件的办理工作，最终保证行政工作的正常有序进行起着特殊作用。但要注意的是，查办工作的实权在领导人手中，文秘人员只是领导意志的执行者，也就是说，查什么，怎样查，都由领导人决定，文秘人员只提供参考性意见或建议，查办的结果也要直接向领导汇报，不能随意发布；文秘人员不能利用查办执行权随意扩大查办范围，要实事求是，既要揭示真相，找出症结，又要公平、公正、公开地查办，不保留、不掩盖、不护短。总之，查办工作是文件办理过程中一个不常用但又必不可少的辅助程序，也是依法行政的必要手段。查办的具体要求是：
（1）领导重视、专人负责。凡需查办的文件，需经领导人亲自批办立案，由文秘部门派专人负责查办。承办单位的领导应亲自过问承办的进展情况。
（2）突出重点，以点带面。对事关重大而又久拖不办的文件，应重点查办，并以此为契机，推动工作全面快速地完成。
（3）认真负责，有查必果。查办工作一定要排除一切干扰，一查到底，务求情况得到查实，问题得到解决，工作得到落实。
3.留注
留注是指对收文和发文办理的情况和结果在文件处理簿（单）上做简要说明的程序。它对以后文件的整理和查考有着重要意义，是不可或缺的一个辅助程序。
留注包括“注办”和“注发”，通常针对以下文件进行：
（1）需要复文的文件，在发出了批复或复函后，要在文件处理单上注明拟稿部门、复文字号、复文标题、受文单位、复文日期等，并注明“已复文”。
（2）不需办复而只需传达、传阅的文件，传达、传阅完毕后应由文秘人员在文件处理单上注明传达或传阅的时间、地点、范围、方式等，还要在文件处理单上注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。
（3）有些文件的办理是采用口头或电话回复的，更要注明回复的时间、地点、回复的内容和对方接听（接谈）人的姓名、职务或身份，以便今后查对。
（4）文件发出，要注明发文数量、发文方向。
（5）以专案方式承办的，应注明调查结论和处理结果，并将有关材料一并留注。
（6）上级机关批示交办并查办的文件，应向上级机关书面报告承办结果。书面报告包括发文名义、发文字号、主送机关、标题、成文时间等应留注。
（7）文件办理完毕后，如发现还有遗漏问题，应及时采取补救办法，并在“注办”中注明。
（8）需归档的文件，都要在收（发）文登记簿或文件处理单上注明归档日期、归入卷号（存档号）或档案盒号。

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