资源简介

(共38张PPT)
会议概述
会议是人类集体生活中座谈、讨论、研究、解决问题的一种形式，也是现代社会人们议事、讨论、沟通的重要工具，是人们进行社会管理、制定重大决策和取得思想共识的主要社会活动。会议也是秘书的一项重要工作，无论是会前的筹划会议、准备会议，还是会中的安排会议、组织会议，甚至会后的会议总结、会议落实等一系列具体工作都与秘书工作分不开。因此作为一个秘书，了解会议的规律，熟悉会议的组织工作，掌握会议文书的撰写等都十分重要。
一、会议的类型
1.一般传统会议类型
会议的类型很多，按传统的开会方式，不同的开法有不同的分类。
按会议的不同规模，会议有大小之分：特大型会议，一般有万人以上的人员参加；大型会议，一般有千人以上的人员参加；中型会议，一般有数十人至数百人的人员参加；小型会议，一般有几人至几十人的人员参加。
按会议召开的时间分，有定期不定期之分。定期会议，如全国人民代表大会；不定期会议，如全国信息工作会议。
按会议的功能分，有不同性质的会议：决策型会议；分工协调会议；动员激励会议；总结评比会议；纪念庆典会议；信息交流会议；研讨会；展览会。
按会议的召开方式分，会议又分为：集中会议；分散会议；电话会议；电视会议；广播会议；网络会议。
按与会的国度分，会议又有国际会议与国内会议之分。国际会议，如中国、美国、朝鲜、韩国、俄罗斯、日本六方会议；国内会议如全国高校德育工作研讨会。
按会议的密级分，会议有：公开会议；内部会议；机密会议。
按会议讨论的内容分，又有：专题性会议，如全国第九届公文学术研讨会；综合性会议，如全国人民代表大会。
按召开会议的系统和单位分，有政府机关的行政会议、科研院校的学术会议、企事业单位的管理会议、部队的军事会议、新闻出版系统的记者编辑会议等。
2.企事业单位的常规会议
（1）各种会议及其组织。
①公司级会议：公司员工大会、公司技术人员以及各种代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
②专业会议：即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
③系统和部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。
④班组（小组）会：由各班组长决定并主持召开。
⑤上级公司或外单位在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
（2）各种例会的安排。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：
①行政技术会议。总经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作的重大问题。行政事务会：总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。班组长以上经营管理大会（或公司员工大会）：总结上期（半年、全年）工作情况，部署本期（半年、全年）工作任务。经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。
质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施。安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月的技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术工作计划及其完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。部门事务会：检查、总结、布置工作。班组会：检查、总结、布置工作。
②各类代表大会。各类代表大会，也是企事业单位经常要开的例行性会议。它们包括员工代表大会、部门员工大会（或员工代表小组会）、科技协会会员代表大会、企业管理协会会员代表大会等。
③民主管理会议。各类民主管理会议，也是例会的一种形式。它们包括：公司管理委员会议，总经理、工会主席联席会，生产管理委员会议，生活福利委员会议等。
④论文、成果发布会。随着各单位、各部门科技水平和科研力量的加大，每年的论文交流会、科技成果发布会也成了一种例会。它们包括每年的科技协会年会、企业管理协会年会、政治思想工作研究会年会、质量控制成果发布会、科技成果发布会、信息发布会、企业管理成果发布会等。
3.企事业单位其他会议的安排
作为一个企事业单位，还有其他一些会议可能需要秘书随时准备安排。凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须在会议召开前10天经分管副总经理批准后汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
（1）总经理办公室每周应将公司例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发给公司主要管理人员及有关服务人员。
（2）凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
（3）对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。
（4）对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。
（5）各部门会议的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
二、会议的功能
从最本质的意义上讲，会议是各级组织和单位贯彻民主集中制的最好方式，是实行社会主义民主的有效手段，是贯彻群众路线的最直接的形式。一次成功的会议应该实现以下具体的功能：
1.集思广益的民主功能
会议是发扬民主，走群众路线，让群众充分讲话、出主意、想办法，实行社会主义民主的最高形式。成功的会议一定是最民主的会议。
2.集体智慧的决策功能
会议是调动群众思维，汇集集体智慧，挖掘社会潜力，实现决策科学化的有效手段。成功的会议可以做出很多决策，而这些决策都应该是在充分讨论，反复论证，民主表决的会议上形成的。
3.上下通达的执行功能
开会的目的不但是为了选择决策，形成决议，而且还要执行这些决议。由于会议集中了方方面面的负责人员，会议的决议本来就是上上下下的关键人物在会上自己决定的，会议对于科学决策的执行，是最有力、最有效的方式。因此，通过会议可以使正确的决策上传下达，使整体的工作全盘运作，是上下通达的最好执行方式。
4.方方面面的协调功能
在执行过程中如果有什么问题需要沟通，有什么矛盾需要协调，会议也是一种最好的形式。在协调中交流经验，在沟通中增进友谊，在合作中促进团结，在讨论中解决矛盾。成功的会议应该具有这种方方面面的沟通协调功能。
5.检查落实的总结功能
每项工作都要有始有终，平时需要督促、检查、落实，到一定的时候需要总结，总结落实情况，总结工作成绩，总结经验教训。而会议就是一种很重要的、很有效的督促检查落实的形式。通过开工作汇报会、经验总结会、评功评奖的评比会起到督促检查作用，起到总结经验的作用。
三、会议的规则
会议规则是关于如何开会、怎样开会而规定的原则。会议规则又叫会议活动的指导原则或者会议的组织规则。有了会议规则，会议的组织就有了明确的指导思想和准则，哪些会该开，哪些会不该开，怎样开才最有成效，在哪里开、开多久才最具经济效益，哪些人参加才最能解决问题。这些都有一定的规律性，会议规则就是研究这些规律性。
1.会议规则的基本组成
（1）关于召开会议的条件。谁；何时；以何种方式提议或确定召开会议；提议经何人或何机构审批；必须以何种方式、发出何种内容的通知才能召开会议；有多少人实际到会才能开会。
（2）关于会期。定期会议召开的时间；会议进行和结束的时间；更改会期的程序、办法与条件限制。
（3）关于会议的人员组成。与会人员范围；各类型与会者（主持人、代表、列席者、会议工作人员等）的资格条件、权利、义务、责任，以及产生的办法；会议主席团的职责及产生办法、资格审查办法。
（4）关于有关机构。会议秘书机构、办事机构、服务机构的设置办法、职责范围、组成人员等。
（5）关于会议议程、议案提出与确立的程序；提出动议者的资格条件与人数限制；确定日程安排、发言次序、发言时间限制的原则。
（6）关于讨论发言。发言人的资格条件；发言时间、发言次序、发言内容、发言责任的限制。
（7）关于表决。表决权的归属（谁有此项权利）；表决权的分配（每人几票，特殊人物有几票）；有效票的计算办法与标准；表决方法；是否设置否决权，否决权的归属者以及行使否决权的办法。
（8）关于有效决议的条件限制。包括内容条件和程序条件，应特别注意规定何种事项以简单多数（1／2以上）通过为有效，何种事项以绝对多数（2／3；3／4；4／5）通过为有效。
（9）关于会议记录及其他会议文件。记录方式；记录人的产生及责任；会议记录等会议文件的效力及生效要件；各种文件的分发范围、分发时间；文件的保管方法与责任者；查阅文件的手续。
（10）关于会议经费和经费来源；经费开支的办法与管理。
2.制定会议规则的注意事项
制定会议规则是一项很具体的工作，也是很实际的工作，在具体操作中，应注意以下事项：
（1）制定会议规则不能与法律、法规相冲突，要注意合乎法律规范和党的组织纪律原则。
（2）制定会议规则要从本单位的实际情况出发，一切从实际出发才能解决实际问题。
（3）制定会议规则必须考虑到会议的性质。会议性质不同，相应的会议规则规范的范围与程度就要有所区别。会议代表人数的多少、开会时间的长短，都要从实际出发，从会议的需要出发，不能与会议的性质相背离。
（4）要使会议规则文字化、文件化。会议规则不能只是口头讲一讲，更不能“约定俗成”不定制，“大家知道就行了”，否则将没有权威性，缺少规范性，失去公正性，更难保证能真正发挥效用。
（5）会议规则不能定得太复杂。内容精简，重点突出，切合实际，可操作性强。
四、会场的布置
会场布置要求：
（1）充分体现会议气氛，庆祝会应热烈喜庆；履行法定程序的会应庄重严肃；追念哀悼的会议要肃穆；座谈讨论会应亲切自然；重大纪念会应朴素隆重。
（2）会场音响、照明、通风、录音、录像等设备应齐全有效，卫生设施应便利。
（3）会场格局可根据需要布置成方形、长方形、马蹄形、圆形、八角形、山字形、半圆形、T字形、L形等，但必须与会议性质及所需要的气氛相符。
（4）明确划分会场区域并使与会者明确。
（5）大、中型会议的进、退场路线应明确并保证通道宽阔畅通。
（6）主席台的位置应突出，根据会议性质悬挂会标、国徽、画像、旗帜等，必要时可摆放花卉，主席台座次安排应用标签注明。
（7）分组会地点应根据人数妥善安排，地点应基本固定，布置应简朴。
（8）搞好会议主席台座次的编排。会议主席台就座的成员主要是重要负责人或主席团成员等。为其安排座次的基本原则是：依职务的高低，或选举结果以及正式成员、列席人员的身份由前至后，从中间先右而左排列。前排中间右侧第一个位置为首位，左边第一个位置为2号位，其余以此类推。为工作便利起见，会议主持人有时需在前排边座。主席台座次编排的情况最好能在出席证、签到证等证件上标明，同时，在座位上（会议桌左侧）应放置姓名卡。
随堂测验
1. 会议的类型按什么分类？
A. 按会议的密级分
B. 按会议召开的时间分
C. 按与会的国度分
D. 按会议的功能分
【答案】: D
【解析】: 按会议的功能分，有不同性质的会议：决策型会议；分工协调会议；动员激励会议；总结评比会议；纪念庆典会议；信息交流会议；研讨会；展览会。
2. 会议的哪种类型是按照参与人员的国籍来区分的？
A. 国际会议与国内会议
B. 公开会议与内部会议
C. 集中会议与分散会议
D. 电话会议与网络会议
【答案】: A
【解析】: 按与会的国度分，会议又有国际会议与国内会议之分。
3. 企事业单位的常规会议中，哪种会议需要由总经理办公室批准后由主管业务部门负责组织？
A. 系统和部门工作会
B. 专业会议
C. 班组（小组）会
D. 上级公司或外单位在我公司召开的会议
【答案】: B
【解析】: ② 专业会议：即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
4. 会议的基本功能包括哪些？
A. 民主功能和决策功能
B. 执行功能和协调功能
C. 总结功能和民主管理功能
D. 所有以上提到的功能
【答案】: D
【解析】: 一次成功的会议应该实现以下具体的功能：1.集思广益的民主功能 2.集体智慧的决策功能 3.上下通达的执行功能 4.方方面面的协调功能 5.检查落实的总结功能

展开更多......

收起↑