资源简介

(共69张PPT)
会务组织
会务组织工作是秘书的重要工作。会务组织主要指办理会议事务，从大的过程来看，主要是会议的准备工作、会场的服务工作和会后的保障工作三个基本环节。
一、会议前期准备工作的内容
对会议做出事先安排与准备，是提高会议效率的必要条件。会议召开之前，秘书人员应该准备以下工作内容：
1.安排会议议题
（1）安排会议议题的原则。
①秘书提交会议讨论的议题必须与所开会议的性质相适应。也就是说，提交会议讨论的议题，一定要适合这次会议讨论。局部性的或者说小范围的会议可以解决的议题不在大会上提出，个别领导可以审批解决的问题，不要安排在会上讨论。
②秘书提交会议讨论的议题，要形成文字，一般是以简要的文件或汇报提纲的形式提出。汇报提纲应当开门见山，有针对性，对存在的问题和准备采取的措施，提出具体明确的意见。汇报提纲不宜太长，一般不要超过3000字，并应在开会前几天发给需参加会议的人员阅读，让他们准备意见。
③提交会议讨论的议题及文字材料，必须事前经过专人对内容及文字审核把关，并报主管领导审批，否则不能安排会议讨论。
④每次会议议题不宜太多，具体内容要与会期相适应。并且议题的选定、安排，必须经过主管领导同志审定。
（2）安排会议议题的方法。安排例会议题，各部门有不同的做法，归纳为以下几大类：①主管领导临时确定议题，由会议文秘人员向有关部门搜集文件，准备资料。②待讨论的问题很多，文件也早已有所准备，只是一次两次会议讨论不完，有个先讨论什么后讨论什么的问题。这时，文秘工作人员就要根据轻重缓急，根据当时情况提出建议，把要讨论的问题提出来。③由会议文秘人员事前收集议题，询问各主管方面有无需要拿到会议上讨论的事项，然后加以安排。有的在一周以前，甚至在一个月之前就把要讨论的问题摆出来排队，列成议程表，提交领导确定。这三种情况，前两者较为实际，后者可以作为补充。不论采用哪种办法，任何议题的最后安排都应请领导定夺。
（3）秘书安排会议议题时应注意的问题。①一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排一个主要议题和一二个小议题为宜。安排议题过多，与会人员无法充分发表意见，或者讨论不完；过少则不能高效率地利用时间。要估计到每个议题所需讨论的时间，合理分配。②应当尽可能地将同类性质的议题同时提交一次会议讨论。也就是说，一次会议如果有两个以上议题的话，那么，它们的内容最好是相近的，这样便于讨论，节省时间。③可以准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
2.确定会议名称
有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等；有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成：会议主办单位的名称、会议的主题、会议的类型。
例如：“××集团公司经贸洽谈会”这个名称，其中“××集团公司”是会议主办单位的名称，“经贸”是会议的内容或主题，“洽谈会”是会议的类型。另外，有的会议名称还可以包括时间和范围等因素。例如“××集团公司×年全体员工总结大会”，其中“×年”是会议内容针对的时间，“全体员工”是会议的范围，“总结大会”表明了会议的类型。
会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。
3.确定会议的规模和规格
会议规模与规格还是要依据会议的内容或议题来确定。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简节约的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。
4.确定与会人员范围或名单
在确定会议规模与规格的基础上，提出参会人员的范围或名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般指参加会议人员的级别、地位；这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。
其实，与会人员在多数情况下是固定的。一般当领导机关在决定召开什么会议时，其大部分与会人员就已经明确了（比如各部门的负责人），秘书只管发通知就行了。但是，也有需要秘书提出与会名单的，比如说“讨论座谈会”、“春节茶话会”等。这时秘书对与会人员要有一个精确的统计。参会人员一般要包括主持人、记录人、来宾、会议代表、列席代表等。
此外，必须有效地控制与会人数，反对“陪会”现象，不能一位领导出席，带来秘书、司机、家属一大群。一般人数越多，与会者的参与意识就越弱，会议的效果就越差，甚至还有负面效应。按照一般规律，工作管理方面的常规例会，人数应控制在20人左右。
5.确定会议时间、方式和会议地点
确定会议时间。包括会议开始时间和会期长短。确定开会时间，议题定了后就要尽快安排，并要照顾到与会有关的主要人员基本上都能到会。确定会期长短，力求紧凑科学，避免耗时费财。
确定会议方式。一般根据会议议题和与会者或分散、或集中的具体情况，考虑会议的具体召开方式。如果大家在时间和驻地上都比较集中，可集中进行；如果大家都比较分散，则可选择电话会议、广播大会和网络电视会议的形式分散召开，但分散召开肯定没有集中召开的效果好。
确定会议场所。会议场所要遵循以下原则：
（1）会场大小要适中。会场过大、过小都不合适。大会场适合人多的大型会议，小会场适合人少的小型会议。如果人少空间过大，彼此难以产生亲近感；反之，如果人多空间太小，与会者进出都不方便，会议气氛也会受影响。按一般规律，平均每个与会者2平方米左右比较合适。
（2）地点远近要合适。会议地点适宜选定与会者较集中和交通较便利的地方，特别是短期会议更应该注意这一点。如果是基层单位的与会者相对集中在一个地方，领导可以深入基层开现场会，不必兴师动众把人请过来。如果会期比较长，且带休息奖励性质，则可到风景比较好的地方召开，否则还是应以方便多数人为原则，将会场与住宿处邻近。一般会议不用过多考虑环境的清静幽美问题，要严格遵守国务院关于不允许到风景区开会的规定。外宿开会必须考虑费用支出。
（3）会场附属设施应该齐全。包括桌椅、照明、音响、通风、网络、通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、供电、停车、交通等均属考虑的范围。
6.拟定会议议程，安排会议日程
拟定会议议程应当简明概要，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。
会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天上午、下午、晚上三个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一规定参加会议的活动。因此，拟定会议日程要明确具体，并准确无误。
7.发会议通知
与会人员名单确定后，就要及时发出召开会议的通知。会议通知主要有口头、广播、电话、传真、电子邮件以及文件、信函、请柬、报纸、墙报、海报等书面方式。除日常工作会议外，对大中型会议的通知应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，否则容易发生差错。
各项会议通知，必须简明扼要，但必须包括以下九个方面的内容：会议名称、开会内容、开会时间、开会日期、会场地点、参加人员范围、入场凭证和报到时间及地点以及报到注意事项。与会人员须携带的文件或其他特殊要求也应写入。
发会议通知必须注意以下事项：
（1）应先落实会场，后发通知。有的部门开会，会场未定或者未最后落实，就急忙印发通知。结果因会场落实不了，只得又发补充通知。为了做到心中有数，要对附近的主要会场、招待所的数据资料，包括可容人数、会场座号排列、招待所房间数等基本情况了如指掌。
（2）时间要具体。有的会议通知只写某月某日，使参加会议者接到通知后，苦苦琢磨，甚至因此没能准时到会。所以，会议通知应写明某月某日上午或下午某时某分开会。
（3）会议对象要考虑周详。会议开到哪一级，哪些单位派什么人参加，会议过程中是否需要扩大听报告的范围等，在起草会议通知时都要做周密考虑。该参加的，方方面面不要遗漏了。有时需通知顾问、巡视员参加；有时得让离退休干部参加听报告；有时要通知记录人员参加。
（4）如果是代表会议，在发出通知前，还要就代表人数分配名额、各方面的比例、代表条件和产生的方法等，专门发出通知。会议通知应写明出席对象、人数、职务，切忌含糊不清。
（5）重要的大型会议要发预告性通知，或提早通知。对于大型的重要会议，为了让与会人员充分做好准备，在正式通知之前，可先发预告性通知。这样，与会人员尤其是担任一定职务的领导者，可以合理安排好本单位、本部门的工作，做到心中有数。
8.准备会议用品
秘书在准备会议时还必须考虑会议用品的问题。会议用品分几个部分：
（1）会场周围包括单位显要位置要用到的标志性物品。如会标、横幅、标语、指路牌、气球、旗帜等。
（2）会场上要用到的必需品。大的东西有通风、照明设备、电脑、投影、白板等演示设备；小的东西有饮料、茶叶、纸杯等；重要的东西有台布、花卉、音响、话筒、录音、录像设备；不很重要的东西有烟缸、纸巾、纸篓等。
（3）与会人员要用到的必需品。如纸、笔、本、会议资料袋、会议证或胸牌、签到册、座位牌、名签等用品。
（4）如果是有选举任务的代表大会或表彰大会，还得准备选票、票箱、奖品、代表证等。
秘书人员在开会之前可开列会议所需物品清单，以免遗漏、丢失。会议用品与设备调配工作关键是要做好登记，便于查找和管理。
9.准备会议文件资料
会议文件资料是一项专门准备、重点准备的内容，主要包括：
（1）会议程序性资料，如会议议程表、日程表。
（2）会议中心文件，如开（闭）幕词、发言稿、工作报告、典型材料、会议讨论稿。
（3）会议指导性文件，如相关法律、法规、政策等。
（4）会议参考性资料，如技术资料、统计资料等。
（5）会议管理性材料，如会议通知、会场示意图、会议规则（须知）、作息表等。
会议文件的准备工作，主要是起草和印发。起草的原则，有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书，应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心议题，力争较好地完成任务。文件的印制、分发，应认真负责，保证质量，不出差错。
10.落实后勤工作
会务后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、规格高、参加人数较多的会议，如后勤工作做得不好，将会严重影响会议效果。会议准备阶段的后勤服务，应做好以下工作：
（1）会议经费项目预算。主要包括：会场租金及场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。
（2）落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作。
（3）制作会议证件。会议证件包括：代表证、出席证、列席证、工作证、记者证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。
（4）制定会议的值班工作与保密工作方案。
11.布置会场
会场布置也是一门学问。不同的会议有不同的形式，会场布置要能反映会议的中心内容。庆祝大会会场要有办喜事的气氛，但又不可显得庸俗；座谈会会场要显得气氛和谐；报告会会场则一般要简单朴素。
会场布置的一般规律是：各种代表大会会场和其他大型会议会场，应有主席台，与代表席成面对面形式，讲台应在主席台和代表席之间，面向代表席，以便主席团主持会议。现在，多数情况，不管大型还是小型的会议，一般多不使用讲台，报告人在主席台自己的座位上讲话。但组织代表发言的会议和不设主席台的会议，仍需设讲台。
中型会议的会场，一般设主席台，但要求与代表席距离近一点，用一条桌子置于面对代表席的地方（可以略高于但不必过高于代表席）就行了。几十人到上百人规模的会议都可使用这个办法。
无论哪一种形式的会场布置，都要注意以下共同问题：
（1）要形成会议关注中心。如果是圆桌会议，要围拢一个圆圈，形成回字形会场；如果是有专门发言台的小型会议，大家的位置要尽量靠拢起来，面向发言台，一方面表现和谐的气氛，另一方面也适宜于讨论问题。
（2）有主席台的，要使主席台面向大家，如规模不大，应尽可能避免向背现象。
（3）坐椅要够用合适。一般有多少人参加会议，就摆多少椅子，略有几把机动，但不宜过多，摆椅子过多，与会人总是谦虚地向后排坐，容易把会场拉得很分散，不符合靠拢和便于讨论问题的原则。座谈会的会场形式可以更随便一些，摆桌子或不摆桌子均可。
（4）会场是否悬挂国旗，是否悬挂横幅、张贴标语，应根据会议内容和情况需要，得到领导的同意后执行。
（5）党政机关日常工作会议不必专设主席台，可采用固定与会人员座位的办法。
12.座次排列
座次排列也是会场准备的一个重要方面，召开会议，排列座次是必不可少的，但要在会前就确定好，不能开会了再去排座次。尤其是大中型会议，须以此来保证开会的秩序。
（1）会场座次的安排。会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，因此，秘书要合理地排列。各类大型的代表大会，如果有编制序列的，尽可能按编制序列的顺序从右往左排列。没有编制序列顺序的，可考虑按笔画、或按拼音字母顺序排列，先按代表团（或地区）名称的笔画排列大的座次区域，再按代表小组（或地区）排定小的座次区域，然后按人名的笔画逐人排列（也可以不分区仅按姓氏笔画排列）。
采用这种方法时，应注意以下几点：①一个代表团的座区尽量不要从右往左横宽占几排，而要从前往后排直占几列，这样，就可使各代表团具有从前到后的若干排座位。②候选或列席代表的座位，应排列在正式代表位置的后边。③对一些老、弱、病、残代表和代表团组的主要负责人，可予以照顾，排在便于进出走动的位置。
排列座次，还可根据具体情况，采取其他方法。座次排定后，应报领导审定。
凡是固定座次，应在出席证和签到证上注明座号，或者在会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员。与会人第一次入场时，会议工作人员应做适当的引导。
并非所有的会议都要排列座次，多数会议可自由就座，这要视情况而定。
（2）主席台座次的安排。主席台座次一般按照“中间为长，右边为大”的原则安排座位。即职务最高者居中，然后从右往左依次按职务大小向两边顺序排开，主持人也应按职务排列，不必排在第一排最边上。注意：这里所说的左右，是按主席台自己的方位说的。就像运动会升国旗的顺序一样，第一名在中间，第二名在右边，第三名在左边，但对观众的方位来说，正好反过来了。
座位上可放置名签，或台前放置相应的座位牌。由于主席台座次排列属于敏感问题，重大会议秘书人员应当会前请示领导。
13.报名和报到
这是指正式开会前的代表报名和报到，不是指会场上的签到。
（1）报名，指与会人员通知召集单位能否到会。接到与会人员的报名后，会议工作部门应当为其做好必备工作，如制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用邮信、电话、电报等形式。许多会议的与会人员不是指定某个人，因而与会人员经常发生变化，如召开县委书记会，原定出席会议的书记生病，临时改换一位副书记出席，此时应及时报告会议文秘处，会议文秘人员接到更换通知后，应立即做好相应的修正工作，如换发证件、调配住宿等。有些会议不需要报名，如大型报告会，机关办公会等一些日常工作会议，如不能与会，可事先请假；若能够参加，也不用报名。
（2）报到，指与会人员到达与会地点，并告知会议文秘部门。报到与报名是两步手续，已报名的与会人员因故不一定报到，来报到的与会人员也可能事先没有报名，会议文秘人员应掌握这种情况。报到方式，一般应是本人持会议通知亲自报到，特殊情况也可允许其他人员代劳。报到时，会议文秘人员应将事先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券和会议用品等）发给本人，同时，注意登记到达时间和随从人数情况。要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的，应抓紧催促，保证其按时参加会议。一般有外埠代表参加的会议，报到的手续是必需的。
二、会议期间的组织服务工作
会议召开期间，是会议组织工作紧张而繁忙的阶段，工作量大，应按会议进程和分工，有条不紊地进行，其主要工作有：
1.安排会议签到
签到是为了掌握到会人数。有的会议具有立法作用，不足法定人数，选举结果或决定的事项均无效。因此，会议一般都坚持签到，重要会议的签到簿，还要存档。
签到方法很多，有会务人员代签，有证卡签到，簿册式签到，座次表签到，电脑签到等。现在还可使用磁卡、指纹与电脑签到系统自动签到。签到完毕，秘书部门应将出席会议的情况报告会议主持人。报告应到人数、实到人数、缺席人数及缺席原因等。
对于秘书来说，统计到会人数，是会务工作中一项急促而又细致的工作。领导往往在开会之前的一两分钟就向工作人员要到会人数和缺席人名单，这就需要办公室文秘以最快的速度统计出来，并且不允许发生差错。在不使用电子签到机的情况下，统计到会和缺席人数需整理签到单。比较准确又有效的方法是可以把座次表全图印出来（上面有排号、座号、人名），一边接受签到，一边在座次表上销号。这样做，可以随时知道谁已到会，谁未到会，任何时候有需要，都可以立即把到此时为止的到会和缺席人数以及缺席人的姓名告诉领导，但这个方法开始的准备工作难度大一些，如果是大型的代表大会，可以通过每个代表团的负责人统计的方法，层层报上来，累加统计。
2.安排大会发言
召开大会，例如党的代表大会、人民代表大会等，有的在分组讨论的基础上还要组织大会发言，安排大会发言的决定权属于大会主席团的有关领导。但是，办公室文秘可能被委托先提出意见，供领导同志审定。
安排大会发言时，应当考虑以下几点：
（1）注意地区、部门平衡。做到在一天的会议里可以听到不同地区、部门的发言，使到会同志更快地了解全面情况。
（2）注意各级领导、主要领导与一般领导的均衡。
（3）注意主题平衡。每人的发言都有主题思想。一方面要安排符合会议精神的主题发言，另一方面也不要过分重复主题。相同内容的发言，不要紧连在一起，最好也不要放在一天，以免影响会场情绪，减弱会议效果。总之，要把内容相同的发言适当分开，使每天的会议不致让人感到单调。当然，如有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，还是可以把一个方面的发言集中安排在一起的。
为了安排好大会发言，保证会议踊跃发言，文秘工作人员还应做一定的促进工作，主要是抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前付印妥当并提前送一份给发言人。不是照本宣科地发言，当然不存在催交和印发发言稿的问题，但仍然需要询问发言人的准备情况，并将发言次序和时间告诉他。
3.做会议记录
会议不论规模大小，都应有记录。重要的会议更应做好会议记录，真实、客观地反映会议的内容和进程，为日后分析研究会议的内容提供依据。
会议记录主要包括大会报告、大会发言、小组讨论发言等。记录应准确，方法有速记、略记、详记、录音等。一般情况下，多使用摘要记录和详细记录两种。
（1）摘要记录。这种记录采用汉字直接记录。各级党政机关的日常会议，一般用汉字做简单记录，但有的地方，有时对此类会议也做详细的记录。
（2）详细记录，要求有言必录，包括发言中的插话等，都要详细记录在案。这种记录有的采用符号速记，有的使用录音设备，会后根据录音整理记录，也有的是速记和录音两者兼用。但有些会议不适宜录音，就只能速记，详细记录一般适用于特别重要的会议。对高级领导同志的重要发言，应当做速记记录或录音，以便做好传达和文献保存工作。
会议记录是重要的文字档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始的、重要的素材。因此要求会议记录必须真实、准确、完整，不得随意增删改动，特别是速记，更要忠实于原话，保持风格，段落清楚，文字准确。
4.会议协调和会场后勤保障
在会议召开期间，秘书人员要协助主持人搞好会议协调工作。诸如上下联络、传递信息、办理临时事务等。协助进行这些工作，必须认真负责，方法得当，迅速及时，避免差错。
在会场上，秘书还应同总务部门或后勤部门做好以下会场保障工作：
（1）在小型会议会场或大会主席团座位上，适量放些笔和纸张以备使用。
（2）时间比较长的会议，大会进行期间，应适时向会议主持人建议休息十几分钟，以恢复精力，开好会议。在休息时应为代表准备休息地点。一般机关召开大会，如无条件，不必搞讲究的休息室，在露天院内散散步也是很好的休息。
（3）会议期间应有饮水等供应。
（4）大型会议、重要的会议，都应在会场内装置扩音设备，需现场翻译的会议，应在会场装置翻译设备。
5.分发文件，编写简报
会议文件一般应在会前分发到与会者手中；有些文件应根据会议进程分发；有些文件是在会议进行中产生的，如纪要、决议、简报等。会议简报反映会议进程、动态和主要问题，旨在协助领导掌握会议全局和主要信息，以便及时指导，开好会议。写简报应做到简要明确，迅速及时。
6.生活服务
生活服务主要是安排好食宿，安排业余文化生活，组织参观考察，确保会议用车，为与会者提供热情周到的服务。与有关人员共同协调配合做好饮食、卫生工作，确保会议期间无重大事故发生。会议期间的休闲娱乐、接见、照相、宴请等活动要细致安排。
7.会议的值班工作与保密工作
大中型会议，会场配有专门的服务人员，但秘书应当督导和协助服务人员做好以下工作：
（1）与会人员入场时的验证与收票工作。
（2）保持会场内的秩序，维护场内设备。
（3）为会场内人员提供开水、饮料以及其他服务。
（4）注意会场内各种设备的使用情况。
（5）做好会场内的安全保卫工作。
会场内的安全保卫工作主要包括：防止与会议无关的人随便进入会场；关注会场内的设备运行情况，消除火灾隐患，防止意外事故的发生；保证会场内人员的安全与健康，发现与会者中身体不适或突发疾病者，要及时请保健医生或送往附近医院或联系急救中心；做好会议的保密工作。
三、会议结束阶段的工作
会议结束阶段体现会议成果，为贯彻执行会议精神提供依据和备忘，并做好与会人员的返程工作。这个阶段的工作主要有：
1.整理会议记录
根据会议需要和安排，形成的大会决议或纪要，作为参会单位或代表贯彻执行的依据。重要记录应经领导或发言人核实签字。
大型会议在进行期间，一般都要印发会议简报或快报。会议简报内容的来源之一是会议记录，因此，会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张，字迹不可能很清晰，而且每人都有一套适合自己的现场记录法，有些常用术语，现场记录时往往简化了，如不及时整理，时间太久，有些问题就搞不清楚了。整理时，一方面要把简化的语句尽可能完善化，另一方面要把多余口头禅去掉，尽可能做到语言文字的规范化，当然不能更动原意。
办公室文秘在整理完会议记录以后，紧接着就要撰拟会议简报。会议简报的文字应当简明扼要，内容应当鲜明突出，可以是某个代表的发言摘要，也可以是综合反映代表的意见。不论是哪一种，都要选言之有物、言之有理、有创见、有新意的意见或建议，一般性的情况就不一定写进简报。会议简报一般均由大会文秘处印发，应当迅速及时，否则就会失去简报的现实意义，不能达到及时交流情况、反映问题、推动会议向纵深发展的目的。
快报是简报的一种更精练的形式，可以说是简报的“提要”。在文字叙述上要求比一般简报更言简意明，不穿靴戴帽，着重反映实质性的问题和亟须解决的问题（如人事安排等）。快报仅供少数人参考。其最突出的特点是“快”，印发前不送发言人核阅，一般要求上午情况下午整理，白天情况夜间整理，第二天早晨即可印发至领导手中。这样，便于领导及时掌握会议进程，及时进行指导，同时也减轻了领导看文件的负担。实践证明，快报是向领导及时反映情况的一种较好的形式。
2.印发会议纪要
一些日常工作会议之后，应该印发会议纪要，以便有关部门执行，同时也可避免日后查找时动不动就翻原始会议记录。
会议纪要不同于会议记录，记录是如实记载，纪要则是根据会议的宗旨，用准确而精练的语言综合记录议事要点和决定事项，它是在记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件。
经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件，应当简明扼要，观点鲜明，确切说明事项，不必发表议论，也不必交代背景情况。当然实际做起来也有差别，有的纪要需写得稍详细些，要交代一点情况；有的纪要则简简单单，直接写出决定事项即可。
会议纪要是为了发给有关方面执行，不只是为了留存备查。对于日常会议，如果会议决定的事项涉及有关部门，可以将会议纪要发给他们；也可以由秘书从会议纪要上摘录出有关内容后通知他们。
印发会议纪要只限于日常工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式文件和决议，一般不再印发会议纪要和决办事项、通知之类的文件。
3.收退会议文件
会议文件在会后多数是要收回的。原因之一是会议文件多属草稿性质或参考性质；原因之二是会议文件多属机密性质，不宜长久存放在个人手里，以免遗失或泄密。
可以在大会结束前夕开具应退文件的目录清单，发给与会人员，请其会后按清单全部把文件退回。一旦会议结束，文秘工作人员便应马上催退，如打电话等，必要时可以登门“要账”，不断地催退，直到退完为止。对于日常小型会议，例如省、市委的书记处会议、常委会议等，可以在散会时要求留下文件。个别未到会人的文件，个别催退。
对于机密会议，如果有大量绝密文件分发，还可以采取更严格的办法。例如在会场设立保密室，给每人发个文件袋，阅读文件时亲自到保密室领取，并在指定的地点阅读，临走时把文件装入文件袋，加以密封交给保密室，下次阅读时再凭证领取文件袋，绝对不准把文件带出会场。
4.会议集体留影
集体照相是大中型会议组织工作的内容之一。其目的是留作历史资料，载入历史档案。
（1）应根据领导者的意图，按照会议的性质，确定规模和范围，并列入会议日程之中。
（2）进行必要的准备。联系好摄影单位和摄影师，必要时可请摄影师事先察看摄影场地。
（3）搞好现场指挥。摄影现场要设一名总指挥，严格按照预定方案实施统一指挥，无特殊情况，切勿随意改变，以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊地顺利进行。
5.会议文件立卷
会议结束，收齐会议的整套文件、材料，包括通知、领导报告和讲话，会议决议或纪要、有关文件、简报，会议记录，会议报道等，立卷归档。会议文件立卷，是会议文件处理过程的最后环节。
立卷，就是将会议期间的所有文件，依其内在联系，分门别类地组成一个或数个案卷。一般地说，一个案卷，就是一次会议所有文件的集合体。做好会议文件的立卷工作非常重要，因为大量的会议文件资料如不加以系统整理，任其零乱失散，就无法科学管理，更不方便以后查考。
会议文件立卷的基本要求是：按照会议活动过程，保持会议文件之间的内在联系，准确、全面、系统地反映会议活动的真实面貌，以便管理、查找和利用。
6.安排与会人员回程
会议结束后，有外地与会人员需要返程的，秘书应根据会期长短、外地与会者人数的多少等实际情况，及时安排好外地与会人员的返程事务。要事先了解外地与会人员对回程的时间安排和交通工具的要求，尽量尊重和满足他们的意愿。一般情况下，应按先远后近的次序安排。要掌握航班、车次情况，同民航、铁路、公路、港口等部门及时联系，预订好飞机、火车、汽车、轮船票。安排好送行车辆和送行人员。
7.会务总结
秘书人员要及时召开会后会议，回顾会议的组织情况，总结经验，吸取教训，及时发现和弥补会务工作的疏漏，为日后更好地搞好会务工作积累经验。

展开更多......

收起↑