资源简介

(共34张PPT)
公文处理概述
一、公文处理的含义和任务
机关文秘的日常事务，就是处理公文。围绕公文的撰写、印制、收发、办理与立案、归档等一系列管理，需要进行许多具体的文书工作，这就叫公文处理工作，也称文书工作。
公文处理是由一系列相互衔接的程序和环节组成的，它构成了机关信息运转与处理的科学流程。具体说，公文处理的程序和任务可以从以下几方面来理解：
第一，公文的处理过程是对制发和收到的文件以衔接有序的程序进行办理的过程；
第二，收文办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；
第三，发文办理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；
第四，上述程序前后衔接、环环相扣、排列有序，构成了一个完整的文件运转和办理的流程；
第五，从公文的立卷归档阶段来讲，公文在处理完毕后，要将其中有价值的文件，进一步进行整理立卷、归档保存的过程；
第六，从公文的管理来讲，它是对收文处理程序和发文处理程序的综合管理以及对公文的应用、保密和立卷归案工作的综合管理过程。
二、公文处理的原则与要求
新中国成立以来，党和国家领导机关在有关文书工作的文件中，对机关公文处理的基本原则做过一系列阐述和说明。
1955年，经党中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》第3条指出：“文书处理工作的基本原则是及时准确地处理文书；反对积压和紊乱，反对文牍主义。”
1981年，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》中规定：“公文处理必须做到准确、及时、安全”，“必须实行严格的保密制度，确保国家机密安全。”
1993年11月国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》第6条、第7条、第8条规定：“公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁”，“各级行政机关的公文处理工作，应贯彻‘党政分开’的原则”，“在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全”。
1996年5月中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》第4条、第5条指出：“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密”，“党政机关的办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导”。
2000年8月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第4条、第5条、第7条规定：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”，“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全”，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作”。
根据上述精神，我们可以将机关公文处理工作的原则和要求综合表述如下：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是的原则，按照行文机关要求和公文处理规定进行。
三、公文的行文制度
行文制度是指行文时必须遵循的准则和规定，包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等内容。行文制度在《国家行政机关公文处理办法》（下称《办法》）及《中国共产党机关公文处理条例》中都有相关规定，依照行文制度处理文书是文书工作顺利进行的基本前提和要求。
1.行文方向
行文方向是指文书从此机关到彼机关的行走过程所具有的方向。通常包括：
下行方向——即上级机关发文给下级机关，其文书称为下行文，如决定、通知等；
上行方向——即下级机关送文给上级机关，其文书称为上行文，如请示、报告等；
平行方向——即不相隶属机关之间的文书往来，其文书称为平行文，如函、议案等。
在我国，由于各级各类党政机关、企事业单位、社会团体之间有着不同的级别和关系，因此，它们之间该如何行文，取决于其相互之间的行文关系。
2.行文关系
行文关系也就是收、发文机关之间的文件往来关系，它是根据每个机关所属组织系统的隶属关系及其职权范围来确定的。行文关系包括以下两种：
（1）隶属关系。隶属关系可分两种情况：第一种是同一系统的上下级机关之间构成的领导与被领导的关系（属行政隶属关系）；第二种是同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务隶属关系）。以上两种情况在行文时应选用下行文种或上行文种，以体现彼此之间的上下级关系，如下级给上级送“请示”，上级给下级回“批复”，或上级部门向下级部门发出“通知”，下级部门向上级部门做出“报告”，等等。
（2）非隶属关系。非隶属关系也分两种情况：第一种是同一系统同级机关、部门之间或不同系统的同级机关、部门之间；第二种是不同系统的非同级机关、部门之间。以上两种情况既不属于领导与被领导关系，又非指导与被指导关系，不论彼此级别如何，两者之间只属于平等协商关系，应该用平行文种行文，如政府向同级人大提交“议案”；上级政府部门用“函”与下一级政府商洽工作、询问或答复问题、审批事项；某高校发“函”与某企业联系毕业实习事宜等都是采用平行文的方向行文。
3.行文方式
行文方式即根据行文目的、行文权限和行文关系而使用的某种行文形式。根据不同的行文方向，工作中主要采用以下几种行文方式：
（1）逐级行文。逐级行文是指上级向直接下级主送文件，下级收文后根据要求再向其直接下级主送文件；或是下级向直接上级主送文件，上级收文后根据需要再向其直接上级主送文件的行文方式，即逐级下达或逐级上传文件。
逐级行文是最基本的行文方式，无论是向下发布“命令”、传达“通知”还是向上“请示”、“报告”，正常情况下都必须采用这一方式，它是维系正常的工作秩序，保持政令畅通、信息无阻的基本前提。
（2）越级行文。越级行文是指越过直接上级向间接上级或更高级别的上级主送文件；或是越过直接下级向间接下级或更低级别的下级主送文件的行文方式。
越级行文只能在某些特定的情况下使用，例如：突发性的天灾人祸，如自然灾害，重大事故，社会事件等，若层层请示必然延误时机造成更大灾难和严重后果的情况。
（3）多级行文。多级行文是将文件同时主送直接下级和间接下级，或是下级同时主送直接上级和间接上级的行文方式。
向下多级行文是很常见的，如市政府主送“各区、县人民政府，市政府各委、办、局”。需要注意的是主送机关的排列顺序，应将直接下级排在前，间接下级排在后；同级机关之间用“顿号”分开，不同级机关之间用“逗号”分开。如果主送机关包括所有各级别单位，则用概括性的写法，如“局属各单位”、“市属各高校”。
向上多级行文不常用，往往是因为问题重大，需同时报请直接上级和更高领导机关并需得到两级上级的批示时才使用。
（4）普发行文。普发行文又称为“直达基层组织和群众的行文”，即将文件直接发向各基层组织或群众的行文方式。通常是较高级别的党政机关颁发法规制度和宣传教育类文件，发放面大，且不属于保密范围，并期望尽快和最大范围地让基层各级组织和群众知晓，所以一般借助媒体或采用宣讲、登报、张贴等形式广为传达，如公告、通告等。这种“经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等的效力”（《办法》第四十七条），因此，凡与文件内容有关的单位和群众均可依据执行。
（5）联合行文。联合行文即两个或两个以上的机关或部门对涉及各自职权范围的事务以共同的名义联合向下或向上发文的行文方式。
联合行文必须是同级机关或部门共同行文。《办法》第十六条规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”
联合行文时主办机关排列在前。联合上报文件由主办机关盖印章；联合下发的文件，发文机关均须盖印章。
（6）直接行文。直接行文又称横向行文，即没有隶属关系的机关之间用平行文种直接收、发文件的行文方式。凡不相隶属的机关之间需要商洽工作、询问或答复问题、请求批准或答复审批事项，均不必考虑各自单位的级别和所属系统，都可跨组织、跨系统、跨地区直接向对方单位发“函”。
（7）对口行文。为了减少由领导机关名义转发文件的环节，加快公文运转的速度，上下级相同职能部门之间可以互相行文，这称为对口行文。如总公司财务部门与下属分公司财务部门的行文。
（8）转发行文。转发行文是指一个机关（单位）转发其他机关（单位）的文件，可分为批转和转发两种情况。
（9）授权行文。授权行文是指通过委托授权，由其他机关或个人代表本机关、本部门对外行文。
4.行文规则
行文规则即行文时必须遵守的规定和准则。行文规则与行文关系和行文方式是密切相关的。行文规则缘自于一定的行文关系，在具体使用某一行文方式时又要符合一定的行文规则。除了上文行文方式中已涉及的一些行文规则外，《办法》中还包括了以下规则内容：
（1）行文应当确有必要，注重效用（第十三条）。
（2）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文（第十五条）。
属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意（第十七条）。
属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理（第十八条）。
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销（第十九条）。
（3）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关（第二十条）。
“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项（第二十一条）。
受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关（第二十三条）。
（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”（第二十二条）。
测验
1. 公文处理的程序和任务主要包括哪些方面？
A. 收文办理和发文办理
B. 立卷归档和管理
C. 审核和批办
D. 草拟和用印
【答案】: A
【解析】: 公文处理的程序和任务可以从以下几方面来理解：第一，公文的处理过程是对制发和收到的文件以衔接有序的程序进行办理的过程；第二，收文办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；第三，发文办理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；
2. 公文处理的基本原则是什么？
A. 及时、准确、安全
B. 精简、高效
C. 保密和立卷归案
D. 统一管理和实事求是
【答案】: A
【解析】: 公文处理必须做到准确、及时、安全
3. 行文方向中的下行方向是指什么？
A. 上级机关发文给下级机关
B. 下级机关送文给上级机关
C. 同级机关之间的文书往来
D. 同一系统的上下级部门之间的指导与被指导关系
【答案】: A
【解析】: 下行方向——即上级机关发文给下级机关，其文书称为下行文，如决定、通知等；
4. 什么是联合行文？
A. 同级机关或部门共同行文
B. 上下级相同职能部门之间互相行文
C. 越过直接上级向间接上级主送文件
D. 将文件同时主送直接下级和间接下级
【答案】: A
【解析】: 联合行文即两个或两个以上的机关或部门对涉及各自职权范围的事务以共同的名义联合向下或向上发文的行文方式。

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