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保密工作
保密工作也是秘书部门的一项重要工作，是对秘书部门在公文处理和其他业务工作中的内在要求，是秘书自身管理的需要，是秘书人员应尽的职责。
所谓秘密是与公开相对而言的，它泛指未被人们所知悉或虽为部分人员所知但不能公开的事物，秘密也具有相对性与时效性。构成秘密的基本要素有三点：一是隐蔽性；二是莫测性；三是时间性。
保密是指人们把不让外界知悉的秘密加以保守或保护，使之不外泄，这就是指对保守对象严加守护，保持不泄露不丢失，使之不受侵害。
保密工作就是指从组织的安全和利益出发，将组织秘密控制在一定时间和范围内，防止泄露和被非法窃取利用所采取的一切必要的手段和措施。
秘密、保密和保密工作既有区别又有联系。秘密是事物，是保密的对象和行为客体；保密是行为，是秘密的条件和保证；保密工作是行为方式，是实现保密目标的手段和措施。
秘书与保密工作密切相关。秘书单位是机密集中的工作地方，接触秘密文件自然比一般人都多，得到的秘密信息自然比一般人早，同样一件具有秘密色彩的事，秘书都比一般人了解得深。做秘书的稍有不慎，就可能泄密，给单位和组织造成不利影响或不应该有的损失。因此，秘书的保密纪律是秘书工作的一项重要内容。
一、保密工作基本知识
1.秘密的类型
正确认定秘密的类型是做好保密工作的基础。对于秘密，可以从不同的角度进行分类。
（1）按层次划分。
①国家秘密，即关系国家的安全和利益，依照法定程序被确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。国家秘密具有阶段性、法定性、相对性的属性。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（下称《保密法》）规定，凡关系到国家重大决策、国防建设和武装力量活动、外交和外事活动、国民经济和社会发展、科学技术等秘密事项，都属于国家秘密范围。另外，维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中的秘密事项、其他经国家保密工作部门确定应当保密的事项、党政事务活动中符合《保密法》有关规定的秘密事项，也属于国家秘密范围。
②商业秘密。根据《中华人民共和国反不正当竞争法》第十条规定，商业秘密是指不为公众所知悉的，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。商业秘密具有秘密性、实用性、经济价值性等主要特征。根据《中华人民共和国反不正当竞争法》规定，商业秘密包括商业秘密文件资料、科研技术秘密、经营策略秘密等。③工作秘密，是在公务活动中产生的，非国家秘密而又不宜对外公开的秘密事项。秘书工作秘密范围包括公文秘密、会议秘密、信访秘密、涉外秘密、领导秘密和通信秘密等。④个人秘密，即涉及个人利益并受到法律保护的一些不宜公开的事项。
（2）按内容划分。
①政治秘密，即涉及重大政治决策、决定和部署的秘密事项。
②军事秘密，即涉及国防建设和武装力量活动的秘密事项。
③涉外秘密，即外交和外事活动中的秘密事项，以及对外承担保密义务的事项。
④经济秘密，即涉及国民经济和社会发展的秘密事项。
⑤其他秘密，即除上述领域以外的其他领域的秘密，如司法秘密、文教秘密等。
（3）按形态划分。
①原始秘密，即由原制发机关或个人产生的初始秘密，如收到的秘密文件、电传、电话等。
②再生秘密，即由接收机关经过加工处理的秘密。如经原制发机关批准而对原始秘密的内容加以引用或摘抄的部分。
2.秘密的等级
《保密法》把国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。
（1）绝密，是最重要的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到特别严重的损害。
（2）机密，是重要的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到严重损害。
（3）秘密，是一般的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到一定损害。
3.对秘书保密工作的要求
秘书部门是保密战线的重要阵地，秘书是保密队伍的排头兵。对秘书的保密要求应该比任何工作人员都高。同样一件秘密由秘书说出来比其他人员说出来的“可信度”要强一百倍，可见秘书的分量。秘书保密工作要达到以下要求：
（1）重视保密工作，提高保密观念，牢固树立保密意识。要通过各种形式的保密教育活动，把保密观念和保密意识贯彻到秘书工作的一切方面。让秘书人员在日常工作中，养成保密的习惯，树立起保密就是保安全、保发展的观念，不断提高做好保密工作的自觉性与责任心。
（2）落实保密规定，制定保密措施，明确保密职责。秘书的保密工作，要求奖惩分明。应当把保守国家和组织秘密当成秘书的基本政治素质和职业道德。秘书人员要明确保密职责，正确划分保密的界限和范围，杜绝一切泄密事件的发生。
（3）养成保密习惯，严肃保密纪律，健全保密法制。秘书在日常工作中，养成保密习惯是做好保密工作的重要保障。严格的保密纪律和健全的保密制度是做好保密工作的根本保证。各级组织要根据保密法规，依法进行保密管理，要结合本系统、本行业的特点，制定切实可行的保密制度，使保密工作有章可循、有法可依、违法必究。
（4）完善保密设施，讲究保密艺术，加强技术防范。要做好保密工作，必须给秘书一个很好的保密环境，要提供必要的保密设施。同时，对秘书人员要加强保密技术的训练。采用先进的保密防范技术，知道在现代办公条件下，怎样做好保密的技术防范，才能让保密工作适应新形势的发展。
4.秘书的保密工作纪律
保密工作是有章可循、有法可依、有纪律可遵的。不仅在实际工作中严格执行保密制度，而且无论在任何时候、任何地方都要自觉遵守保密纪律，在思想上树立高度的保密观念和政治责任感，在行动上养成良好的保密习惯，严格遵照《党和国家工作人员保密守则》，做到：
①不该说的秘密，绝对不说；
②不该问的秘密，绝对不问；
③不该看的秘密，绝对不看；
④不该记的秘密，绝对不记；
⑤不在非保密本上记录秘密事项；
⑥不在私人通信中涉及国家秘密；
⑦不在普通电话、明码电报和普通邮局传递秘密信息；
⑧不在公共场所和家属、亲友面前谈论秘密；
⑨不在不利于保密的地方存放秘密文件和资料；
⑩不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
二、秘书工作的保密管理
秘书的保密管理工作是全方位的，除了包括文件保密、会议保密、通信保密、社交保密等重点工作内容外，秘书还得懂得科学技术的保密工作、经济情报的保密工作、宣传报道方面的保密工作、社会交往中的保密工作以及计算机方面的保密工作等。
1.文件的保密管理
（1）保密文件的种类。文件按其所涉及内容的重要程度和阅读范围，可以分为内部文件、秘密文件和公开文件三类，其中，内部文件和秘密文件属保密的范围。①内部文件。指仅限于党内、军内或一定范围内传达、阅读，但不登报，不向国外发表，也不划归密级的文件。对于这类文件，应坚持内外有别，不得随意扩散。②秘密文件。凡文件的内容记载了国家秘密，或因为国际国内政治斗争、经济斗争、军事斗争的需要而不能公开事项的文件，称为秘密文件。③公开文件。凡是公开登报，通过电视、广播散发报道的文件，都属公开文件。
（2）文件保密的措施。文秘部门必须从以下几个方面采取必要的措施，加强管理，以确保文件安全。①准确地标明文件密级。对于制发文件机关来说，首要的问题是必须准确地标明文件的密级，即在文件首页上端明显位置标注秘密等级或加盖秘密等级印章。有的秘密文件还有附件（单独装订），在附件首页也要相应标注其秘密等级。
②限定文件阅读范围。对所有秘密文件要实行限级发文，规定明确的阅读级限和阅读范围，比如：“此件发至县团级”或“此件传达到全体党员干部”等。
③控制文件的印制权限。对于上级机关的秘密文件，原则上不准随意翻印或复印，如确属工作需要，必须翻印或复印的，要严格履行审批手续，并进行登记。翻印件和复印件按原件要求进行管理，以防秘密失控。
④加强文件印制管理。秘密文件要由专门的印刷厂或一般印刷厂的保密车间负责印制，份数较少的可由机要人员专门打印。印刷份数要严格按照批准的份数印制，不得多印私留。印刷完毕之后，对文件清样、废页、废件、铅版、胶版或蜡纸、衬纸等都要及时销毁，不得随意堆放或任其散失。绝密文件要逐份打上印刷序号，以便更加严格地进行管理。
⑤严格文件封发管理。秘密文件封发要使用专门封袋，封袋的封面上要显著标明适用于所装文件的秘密等级，封口要贴密封条。特别秘密的文件，要使用双层牛皮纸封袋套装，袋内所装文件要由发文人员逐件填写清单，以便收文核查。
⑥严格登记制度。秘密文件的收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节都应建立严格的登记制度，履行签收手续，明确工作责任。
2.会议的保密工作
会议保密工作是关系到安定团结、稳定局面的重大问题。重大问题的研究，需要与会人员充分发表意见，畅所欲言，提出自己的观点与看法，然后通过讨论，分清是非，统一认识，做出决定。如果不注意会议内容的保密，把会议讨论情况和相互间的不同意见泄露出去，势必造成不良影响，甚至产生严重恶果。
会议保密工作事关重大，作为文秘部门，必须以对国家和人民利益高度负责的精神和严肃的态度严格要求自己，搞好会议保密工作。
会议保密工作可分为会前、会中、会后三个阶段。
（1）会前保密工作。①根据会议内容和需要，严格确定出席、列席人员。涉密会议，对为会议服务的人员，也需严格审查，无关人员不得列席或旁听。②召开比较大型的或秘密性较强的会议，主办部门要与保密、保卫部门取得联系，共同采取保密措施。③根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量；翻印上级文件和领导讲话，要事先请示征得同意。会议涉密文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。④会议地点及会场各项设施要有安全保障。⑤在开会的电话通知或直接的电话会议中不得讲述秘密内容。
（2）会中保密工作。①会议开始后，要对与会人员进行保密教育，宣布保密纪律，对与会人员明确提出防泄密要求。对要发布的新闻稿件、录音、录像等进行认真审查把关。②对发放的文件、资料要统一编号登记，严格履行领取文件的手续。召开涉密程度较高的会议，应专设保密室，统一管理会议文件的发放和回收工作。大型会议各编组单位应配发保密箱，休会时将保密文件集中妥善保管。③重要涉密会议，一般不准录音。经批准录音的，录音带应按会议文件的保密要求进行管理。④重要会议要凭会议证入场，必要时可请公安部门负责搞好驻地和会场的警卫工作。⑤会议期间如发现文件丢失或被窃，应立即报告，采取措施，及时追查，设法补救。
（3）会后保密工作。①会议工作人员要认真清理文件，并将应收回的文件如数收回。对会上发给的秘密文件，如与会人员在外地，不要让个人携带，应一律交由机要交通或机要通信部门递送。②工作人员要对会议驻地、房间、会议室进行清查，防止文件、笔记本等丢失。③会议主办部门应向参加会议的单位发出会议文件清单，以便各单位文秘部门向与会人员收取文件，统一管理。④各单位要按规定的范围传达会议精神，如需扩大范围，应报请上级机关批准。⑤与会人员应将带回的文件主动交本单位文秘部门登记保管，需用时再借，不得长期保留在个人手中。
3.通信保密管理
电话、电报、电传等是文秘部门常用的通信手段。为了防止在通信过程中发生失密泄密问题，文秘部门的通信工作务必注意做到以下几点：
（1）属于国家秘密的文件、资料和其他物品必须通过机要通信部门传递，不准通过普通邮政传递。
（2）密电的传输必须通过机要部门使用规定的密码传输，不能使用普通电报或无保密措施的明传设备进行传输。
（3）严禁在无保密措施的普通电话和移动电话、无线电话里谈论国家秘密事项。
（4）严禁使用无保密措施的有线、无线通信设备召开涉及国家秘密内容的电话会议；严禁在涉及国家秘密内容的会议上使用无线话筒。
（5）通信保密机的研制、生产和使用，必须经保密工作部门审查批准，未经批准，一律不得使用。引进外国的保密机，也应按照有关规定经过检查批准后方可使用。
（6）要害机关和部门的选址及通信设施的建设，事先须经有关部门进行安全检查，特别是对进口的通信设备要严格进行技术检查。
（7）对保密通信设备要定期进行技术安全检查工作，使之达到规定的技术标准，确保通信质量和通信安全。
4.社会交往中的保密管理
每个人都有自己的社交生活和社交圈子。由于秘书的地位和身份特殊，他们的社交生活可能更丰富，他们的社交圈子一定更复杂。在秘书社交圈子的人，往往总想从秘书口中获悉到一些“有价值”的内部信息。一旦到了他们嘴里，就成了最权威的“小道消息”。因此，秘书在交往中首先要弄清楚对方的身份，确定哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度。在多数场合，秘书也许用自己的机智和幽默来搪塞，但要想从根本上杜绝社交场合中泄密，只能旗帜鲜明地让周围的朋友知道自己对保密纪律的坚定态度，让他们都知道，在保守秘密这个原则问题上，秘书这张嘴是任何力量都撬不开的。
5.科学技术保密管理
科学技术保密是指为了维护国家或集团的利益，在一定时期内和一定范围内，按照规范程序对科技活动和科技成果有针对性地采取的保护措施和活动。我国的科技保密工作主要是指对涉及国家安全和利益的科技秘密的保护，不是指为了维护单位或个人的利益而进行的保密工作。具体说来，科技保密工作主要有以下内容：
（1）有具体应用目的的科学技术活动内容，如超导应用技术研究、激光炮研制等。
（2）科学技术的活动场所、环境条件、设备装置、原材料等。
（3）有具体应用目的的科学技术发展水平。
（4）有具体应用目的的科学技术活动动态。如基因工程创造新物种、大规模集成电路的加工工艺及动态等。
（5）有具体应用价值的物质成果。如工具、机器、设备、仪表、产品等。技术的物质成果是技术的物化形态，人们可以通过它分析和掌握技术的发展水平，窃取技术，因此应该对技术的物质成果采取保密措施。
（6）有具体应用价值的精神成果，如技术软件部分的理论、经验、技能、工艺、图纸、资料、数据、表格、配方等。
（7）掌握一定科学技术知识的科技工作者。科学技术是由人发现、发明并掌握的，因此必须对科技工作者及其所掌握的与国家利益密切相关的科学技术、经验技巧、工艺诀窍、数据配方等采取保密措施。
6.经济情报保密管理
为做好经济情报的保密工作管理，文秘部门应特别注意以下几个问题：
（1）经济情报保密工作既要适应国家改革、开放、搞活的形势需要，又要维护国家经济利益不受损害。要划定一般经济情报与秘密经济情报的界限，防止将秘密经济情报作为一般经济情报传递，造成泄密。
（2）国家经济工作的重要政策和重大的改革措施，如物价、工资的调整，从讨论酝酿阶段直到出台之前，一定要严守秘密，确保顺利实施。
（3）凡未公布的国民经济和社会发展计划、统计方面的资料等，任何机关和个人都不得擅自对外提供或公开发表；确需公开使用的，要按照国家统计局关于分级负责的规定，严格履行审批手续。
（4）在涉外经济活动中，经济情报的保密工作尤为重要，凡有涉外任务的单位，都要准确地划定应当保守情报的范围，在确需提供秘密情报时，要本着确保核心秘密安全的原则和有组织、有控制地放宽对非核心秘密限制的原则，办理审批手续。
7.宣传报道方面的保密管理
为了避免在宣传报道中泄露国家秘密，文秘部门应特别注意以下几个问题：
（1）首先要弄清本部门、本机关应当保密的事项及范围，准确地划定密与非密的界限、一般秘密与核心秘密的界限。对于不宜公开宣传报道的事项或介于密与非密之间的事项，原则上都不宣传报道。必须公开报道时，应按程序报请上级领导批准，不得擅自行事。
（2）办公室文秘要树立全局观念和保密观念，既要搞好宣传工作，适应改革、开放的需要，又要确保国家秘密的安全。不能只顾宣传本部门、本单位的成绩而不顾保密，更不能为了本单位和个人的名誉、利益而泄露国家秘密。
（3）凡是中央或各级党委、政府尚未决定，或虽经决定尚未公布或不准公布的有关外交、军事、政治、经济、科技等方面的方针政策和重要措施，都不得擅自公开宣传报道。
（4）凡内部会议、活动等形式的秘密文件、讲话、资料及情报等，未经审查批准，一律不得擅自公开见报。公开发行的刊物、书籍不得登载秘密文件、内部资料等。如确实需要登载的，要事先征得发文机关同意，并对有关秘密部分进行删节、摘编等技术性处理。
（5）新闻宣传部门对送审的文字稿件、录音、录像、照片等，要认真进行保密审查，对不宜宣传报道的内容，要进行删节和修改，并对有关人员解释清楚。在审稿过程中，如发现有涉及其他部门的保密事项，要及时向新闻单位提出意见，送有关部门再审，以防泄露其他方面的秘密。
（6）文秘部门工作人员要负责对宣传报道稿件的审查，重要的、涉及全局性的宣传报道稿件，要由机关主管领导人负责审查或报请上级领导机关批准。
8.电子计算机的保密管理
办公室文秘工作人员必须加强保密观念，全面掌握各类计算机设备性能，制定保密措施，以防止泄密。做好电子计算机保密工作，应采取以下措施：
（1）确保计算机工作人员队伍纯洁可靠，这是做好计算机保密工作的关键。为此，首先要对涉密计算机工作人员，按照机要人员的条件进行严格审查，不使用不合条件者或思想有问题者。其次要经常性地进行思想教育，使计算机工作人员能自觉遵守有关保密法规。
（2）抓紧立法工作和实行科学管理。电子计算机的应用是窃密与反窃密斗争的新领域。世界各国都极为重视计算机保密工作。在抓紧立法工作的同时，还需采取新技术实行科学管理。我国虽已制定和颁布了一些计算机保密条例和规定，但还不够健全，技术手段还比较落后，缺乏科学管理计算机信息保密工作的经验。这就要求我们必须大力加强计算机信息保密的立法工作和科学管理。
（3）加强对保密工作人员和计算机工作人员的培训，使他们具备足够的保密知识和计算机基础知识，提高他们的素质，以满足计算机信息保密工作的需要。
（4）严格划分密级和采取屏蔽措施。涉密的计算机，不仅其加工处理的数据、信息要严格划分密级，而且计算机本体和联网终端的房间，也要划为秘密要害部门。划密的内容还应包括指令编码、各种程序和数据媒体等所有软件。采取屏蔽措施的目的在于防止电磁波辐射，防止计算机的输入、储存、加工处理和输出信息的外流。常用的屏蔽措施主要有：屏蔽计算机本体的主要部件（如存储器、运算器、控制器及外围设备）；屏蔽计算机本体——中央处理机；屏蔽整个机房。
（5）加强计算机房、终端室、数据库和控制中心的安全保卫工作，重要的通道要设门卫，使用电子门锁，由计算机控制、记录出入者和时间。
（6）对所有计算机用户的活动进行记录，特别是使用的终端、进出时间、输出和修改的数据等，以便于分析和发现异常情况。
（7）由于计算机数据文件的主要载体是软磁盘和硬磁盘，容量大、易拷贝，因此，要建立严格的登记制度，要有安全设施进行保管。
（8）对重要的数据、文件应进行备份，一旦发生窃密事件，可恢复原始数据。对在通信线路上传输和在数据库中贮存的秘密数据要进行加密。
（9）加强对磁介质的抹除技术，防止数据被抹后仍然能从残存的信号中提取复原，对记录有重要信息的磁介质不得重新使用，应随数据一起销毁。
（10）对计算机经常进行安全检查。
9.涉外活动的保密管理
在国际交往日益频繁的形势下，秘书人员参与涉外活动将越来越多，因此秘书人员在外交、外事、外贸等涉外活动中，必须熟悉和遵守有关保密规定。
（1）无论在接待外宾还是出国访问，都应根据外事工作的内外有别的原则，严格保守党和国家的机密。在涉外活动中，既要热情友好，以礼相待，又要提高警惕，防范外国人可能发生的情报搜集活动。
（2）把握各种秘密等级的涉外保密审批原则。区分秘密与非秘密的界限，在涉外活动中，首先要熟悉保密的内容。不要把看来神秘，实质上却是可公开的国内经济情况和技术需求当作秘密；也不要把表面不起眼，却实属机密的关键的数据、资料泄露出去。要加强外事活动秘密资料的管理。凡有涉外接待活动的单位，秘书都应从实际出发，划清密与非密、核心秘密与非核心秘密的界限，做好保密工作。
（3）加强涉密单位和涉密人员的重点管理。任何涉密单位，未经主管部门批准，不得擅自接待外国人参观访问。任何参加外事活动的人员和出国人员，不得携带秘密文件、资料、笔记本等。接待外国常驻人员的单位，包括中外合资企业，不准让外国人接触我秘密文件和参加秘密会议，也不准在外国人面前谈论机密事项。
（4）严格涉外保密管理制度和纪律。对在接待工作中或出国访问中泄露、出卖党和国家机密的，应视情节轻重依法处理和坚决制裁。

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