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会议文书
一、会议文书的特点
会议文书是会议期间形成和使用的所有文件。包括在开会前发的文件、会议中形成的文件和会议后整理的会议简报、会议决议等文件。会议文书的特点主要有以下四点：
1.政策内容的指导性
会议是实现领导意图的手段，所产生的会议文书大都经过领导层层把关审核、签发，代表了该单位、该部门会议前后的重要方针、政策，对该系统、该部门具有重大指导意义。会议后，单位职工需要贯彻执行的内容基本都会通过会议文书的形式反映出来。会议文书的内容政策性强，具有约束力和普遍的指导意义。
2.文本格式的多样性
一次会议的文件，往往包括了国务院所规范的公文的大部分形式，文书种类的多样性包括：会议文书写作格式的多样性、形成过程的多样性、效用范围的多样性、语言表达方式的多样性等。对于秘书学习文件写作、熟悉文件格式，具有参考指导作用。
3.决策方法的成套性
会议文书一般都是围绕会议主要议题而形成的一整套为会议各个进程服务的系列文件。一次大型会议的会议文书对于领导工作来说，是一整套决策方法的说明书。对于一个地区、一个单位，这种带决策规划的成套文件，简直就是一本设计蓝图。对于落实决策、指导工作、检查规划进程，具有重要意义。对于研究、总结以前的经验教训，指导以后的工作都是很重要的资料性档案。
4.撰写制作的紧迫性
会议文书除少部分是会议结束后允许慢慢整理的之外，多数文件是在会议之前或者会议期间抢出来的。这就要求秘书在写作过程中抓紧时间、集思广益、流水作业、发扬连续作战的作风，从草拟、修改、审核到签发都要迅速、快捷。发送文件要迅速、快捷、紧迫。
二、会议文书的种类
1.会议指导文书
会议指导文书包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起草文书等。
2.会议主题文书
指反映会议主题内容的文书。包括开幕词、闭幕词、主题报告、专题报告、大会发言稿、选举结果、正式决议、会议决定、专题讲话、讨论发言稿、会议纪要、会议公报等。
3.会议提议文书
指代表的提案，通常用于提请代表大会讨论审议，并希望批准的文书草案或报批稿，包括提案、议案、建议。
4.会议动态文书
指如实记录、反映会议过程中的动态信息的文书。包括：会议记录、会议简报、会议公告、新闻报告、接受采访、宣传文章、传达提纲、执行计划等。
5.会务管理文书
指从会议的筹备到善后的一系列会务活动中形成和使用的文书。主要包括全年会议计划、一月（周）会议安排、会议通知、会议议程、会议日程、会议须知、会议指南、议程文书、日程安排、选举程序、表决程序、议事规则、出示证件、保密制度、作息时间、生活管理等。
6.会议参考文书
指会议筹备、召开过程中收集、使用的参考性文书。分为两类：一是与会议议题有关的参考材料，如统计数据、典型事例调查报告、情况报告、群众来信和来访材料等；二是与会议有关的各种背景材料，如历史资料，档案材料，有关法律、法规、规章和政策性文件的文件汇编、书籍报刊等。
7.会议宣传礼仪文书
指为保证会议达到预期效果而进行的必要的宣传礼仪活动所形成和使用的文书材料，如贺电（信）、祝词、演讲稿、有关会议的消息报道（底稿）、宣传提纲、会议口号等。
三、常用会议文书的撰写
会议文书是一种比较特殊的文体，在形式、内容和分类、撰写上有自己的特点及要求。它最突出的特点是时间急、内容多、要求高。因此，必须配备一个强有力的写作班子来撰写会议文书。任务确定后，就要立即投入工作。在写作过程中，要善于集思广益，认真组织协作。必要时要连续作战，实行流水作业。要严格层层把关，责任明确，随时送请有关领导审核。
会议文书的撰写是一件十分严肃而又细致的工作，它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理，文件的起草与修改等环节，各个环节都必须按照领导意图，严肃认真对待。会议的主题文书，特别是会议报告、主要文件、正式决议、会议纪要等，要下大力气撰写好。对其他种类的会议文书，也绝不可有丝毫疏忽。
开会通知的撰写，要体现会议主题，甚至要体现会议的指导思想，必须精心写作。程序性讲话，虽然都比较简短，但关系到整个会议的进程，拟定时应该简明、准确。议事规则、选举办法和表决方法，都涉及民主集中制的法律程序，必须以十分严肃的态度，拟定正式文书。会议的其他文书，诸如会议名称、主席团名单、各委员会名单、与会人员名单、选票、出席证、列席证和必要的标语、口号等，也都是会议的主要文书，也不应忽视。
秘书工作的一项重要工作就是会议的文书工作。秘书针对会议所要撰写的会议文书主要有以下几种：
1.会议记录
（1）凡是重要的会议都应有记录。会议记录是记载会议的时间、地点、主题、会议议程、会议决议等基本情况的书面材料。它是会议情况的真实反映，不论会议规模大小，会议记录都可以作为贯彻执行会议决议或会议精神的依据，作为进一步分析研究、检查总结工作时的重要参考，还能起到文献资料的重要作用。
（2）会议记录有固定的格式，一般由两部分构成：第一部分记录会议的组织情况。这包括：会议的名称；开会日期；开会地点；出席、列席、缺席人员；主持人；记录人。第二部分记录会议内容。按会议议题顺序记录会议发言、报告、讨论和决议等事项。
（3）写作会议记录要求：第一，真实。必须真实地记录会议过程中发生的每一步骤。第二，完整。要将会议的基本情况如实完整地记录下来，不能随意增减内容或观点，要反映会议的全部过程。第三，客观。如果在记录过程中，有没听清的，或没记下来的，宁愿空着（注明），也不能用猜想来补记，更不能以原话不合道理为由有意改变原意，不能以主观代替客观。第四，要达到这些要求，必须及时记录，即记录速度要快，要做到听得清、跟得上、记得准。如果一个人无法记完全，可以多个人同时记录，会下对笔记，或者直接录音，会下抽时间整理录音带。
（4）会议记录一般采用详记、略记、摘要和归纳的方法。
2.会议报告
会议报告是指领导人在会议上的讲话稿，是会议的主题文件。带有政策性、权威性、指导性的作用，必须下大力气写好。会议报告是每次会议最主要的文件，也是篇幅比较长的文件。因此撰写会议报告，不能由秘书一个人完成，必须发挥办公室集体的智慧和力量，还要及时向领导请示汇报，主要观点应该由领导亲自决定。有能力的领导往往亲自将写作提纲、主要观点内容都形成文字，秘书只是润润色而已。
会议报告由于会议的性质、目的、任务不同，其内容和结构也不完全相同。从内容上分，有工作报告、形势报告、传达报告、动员报告、纪念报告；从作用上分，有指导性报告、总结性报告、号召性报告；从范围上分，有面向全局的综合性报告和针对某一问题的专题性报告。
其基本格式和写法，主要包括四个内容：
（1）标题。会议报告标题有三种基本的写法：直接式、文章标题式和正副标题式。
直接式：直接写明某人在某会议上的报告或讲话。如“××在××会议上的讲话”。
文章标题式：根据报告的主题，拟定一个题目。如“开创全面建设小康社会的新局面”，标题下署报告人的姓名。
正副标题式：以文章的标题为正题，揭示报告主旨，副题标明“在××会议上的报告”，标题下署报告人的姓名。
（2）开头。一般在称呼之后写明做报告的依据，如受何机构、单位的委托，做何种目的的报告，点明报告的主旨和重点谈论的问题，要求语言简洁。
（3）主体。内容一般包括形势分析、取得的成绩、存在的问题及解决的办法、今后的任务及采取的政策、措施、方法等。其结构方式一般有两种：递进式，紧扣中心问题，层层深入展开论述；并列式，围绕中心问题，就并列的几个方面或问题分别进行论述，每一方面或问题都是对中心问题的论证。有时还可以交错运用这两种方式。
（4）结尾。可采用概括式结尾，即概括全文内容，展示光明的前景，鼓舞人们去奋斗，要求用简练而有激情、富有鼓动性的语言去写。
撰写会议报告注意事项：
其一，要充分准备材料。包括相关的方针、政策，相关的现实材料，即工作中的成绩、问题和群众的意愿，现实中存在的问题和解决问题的方法和措施。
其二，语言要生动活泼。要使用群众语言、时代语言，使主题的表现通俗晓畅，又要让听众听得亲切。
其三，篇幅不宜过长。会议报告的篇幅以把问题讲清楚为度，因为会议的时间和听众的注意力都是有限度的，切不可盲目追求所谓的全面、深刻而使会议报告变得冗长而乏味。
3.会议通知
会议通知是会议召集单位发布的有关会议的告知性文字。
会议通知要有个标题。标题一般就使用“会议通知”四个字，也可采用公文标题格式，如“××大学关于召开招生工作会议的通知”。
会议通知的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。
（1）开头。交代召开会议的原因、目的、意义和会议召集单位名称、会议名称、主要议题。
（2）主体。写明通知的事项，包括召开会议的时间、地点、出席会议的人、需要带的材料及其他注意事项。
（3）结尾。一般就写“特此通知”，或“请准时参加（出席）”即可。
全国性的会议，在通知的注意事项里，要将会议主办单位的联系人，联系地址，电话号码，邮编，会议食宿安排，会场路线，飞机、火车、汽车的接站时间和标志等都要交代清楚，有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。
4.会议纪要
会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。它是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件，并非所有会议都要产生会议纪要。
会议纪要有两个目的：一是让与会者带回去作为传达贯彻会议精神的依据；二是上报，使上级主管部门和有关单位了解会议的情况或予以转发。
会议纪要的内容包括两部分：一是会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员、会议讨论的问题以及会议的成果。二是对会议上重要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。
会议纪要有两种类型：一是例行会议纪要。如经理办公会议纪要、厂长办公会议纪要。这种类型的会议纪要是将会议形成的决议下发，或让上级了解会议的精神，因此要求简明扼要。二是工作会议纪要。是指各机关、部门或地区就重大工作问题召开专门会议，交流情况，统一认识，研究政策措施之后，需要整理出会议纪要，上报下发，或请示上级。
拟写会议纪要应做到以下三点：一是要忠实于会议实际；二是要求内容集中、概括、精练；三是拟写会议纪要时逻辑条理要清楚。
5.会议简报
会议简报是机关、团体及企事业单位在举行会议期间编发的，用于报道会议进程和讨论内容的书面材料。
会议简报的结构由报头、报核、报尾三部分构成。
（1）报头，包括简报名称、期号、密级、编者和时间。
（2）报核，包括按语、目录、标题、正文。①按语。按语表明编者对简报的倾向性态度或者介绍文章材料的来源、转发目的、转发范围。按语的内容还可用来提示简报文章的内容，尤其是篇幅较长的文章，帮助与会者加深理解文章的精神。有些简报可以不写按语。按语的作者，一般由编发机关指定有关人员撰写。②目录。目录标注在“按语”的下方，简报文章的上方，居中标“目录”字样。若简报只有一篇文章，则不必标注“目录”。③标题。标题必须有。标题一般要求简明地概括正文内容，类似于新闻标题。④正文。简报正文的写法类似于新闻的写法，先在开头（导语）部分对主要内容进行概括（包括时间、地点、人物、事件等），然后具体叙述文章所反映的内容情况。
（3）报尾，位于简报末页下端，包括三个项目：主题词，发送对象或范围，印刷份数。
会议简报的特点，可以用四个字概括：“快、新、实、短”。
快，指撰写快、发出快。这是由会议的时限性决定的。简报具有新闻性，追求时效性，要求发现、汇集情况快，撰写成文快，编印制发快。一般要求当天情况当天整理，当天发出，最迟也不能超过次日上午。一些大型会议，甚至一天要发1～2期简报。
新，是指内容新、形式新。简报要提出新情况、新问题和新经验，要善于捕捉日常工作、社会生活中的新鲜事物。简报的标题也要制作醒目、吸引人。
实，指反映会议的真实情况，真实是简报的生命，因此，简报所反映的情况和问题务必真实、准确，不能随意夸大或缩小。
短，是指篇幅短。做到文字少，内容精，开门见山，直接叙事，一语中的。简报字数一般为几百字，至多不过千字。
四、拟写会议文件的要求
需要秘书参与撰写的会议文件一般都是会议的主体文件、重要文件，这些文件一般包括会议的各种工作报告、领导人讲话、中心发言、总结报告、开幕词、闭幕词、行政法规、条例或决议的草案等。这类文件是会议主题或指导思想的集中体现。
秘书在参与拟定这类文件时，时间紧、任务重、要求高，一般会遇到三种情况：第一种情况，领导亲自搜集材料、亲自起草，定稿时和秘书一起斟酌。这种情况比较少。第二种情况，秘书部门协助领导搜集、整理材料，领导自己动手起草。第三种情况，领导提出文件的主旨或细目，由秘书承担起草任务，最后由领导修改定稿。这种情况比较多。
无论秘书人员遇到上述哪一种情况，都应当做到以下三点：
（1）认真理解和吃透会议主题，把握领导意图，特别是党和国家的有关政策精神。
（2）做好深入细致的调查研究，掌握和提供详尽确切的第一手材料。为此，秘书人员应向有关部门或个人搜集材料，访问有关的人员，查阅有关的档案资料等。
（3）注意虚心听取各方面的意见。在拟写文件的过程中，秘书部门或人员要多听听各方面的意见，尤其是领导的意见。起草者个人可以提出自己的意见，但这种意见应当是领导意见的补充，绝不能与之相悖，自作主张。

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