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文书档案工作
本章概述
文书档案工作是秘书传统业务，在“办文”、“办会”、“办事”三足鼎立的秘书实务中举足轻重，甚至出现以“文秘”概称职业门类的现象。秘书“办文”实务，内容复杂，工作繁多，有一系列的程序与规范。秘书应该熟悉文书和公务文书的概念、通用公文种类及其功能、熟练掌握发文处理与收文处理程序、公文的立卷归档以及档案的整理与保管、办公自动化与电子文件管理，具备良好的“办文”能力。
学习目标
1.了解公务文书及其主要类型。
2.掌握文书处理的基本原则。
3.熟悉收文和发文处理程序。
4.掌握文书分类立卷归档方法。
重点难点
1.文书处理的基本原则和要求。
2.公文处理程序。
3.归档文件整理的方法。
4.电子文件管理要求。
第一节文书档案工作概述
【案例导入】
星期二上午，局办公室资深秘书夏添显得有点忙乱。简单抹抹办公桌，8：15就去综合收发室取文件信件，文件交局办公室主任处理，领导们的信件她负责分检，这是每天必做的功课。9：00等文印机要室送来那份重要决定，她得抓紧时间分送到下属11个部门，明天上午之前各部门传达时要用的，送完怎么也得到10：00了。最郁闷的是，年副局长要的今年一季度的那份文件，夏添好不容易找出来了，却发现缺了附件，怎么会缺了呢？下午就要送去的，上午无论如何要找出来。
11：30过了，夏添才弄清楚，附件是单独装订的，年轻的和秘书将附件留在自己手里未归卷，说还要用，在自己手里用起来方便。哎，夏添接过附件不由自主地慨叹一声，很快就后悔了，她担心被主任听到了，小和要挨训。
文书档案工作俗称文档工作，包括文书处理和档案管理两个方面，是秘书实务的重要工作内容。
一般说来，文书档案工作整体上可以看作与文字工作相关的一个工作流程。秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员，秘书工作离不开文字记录、文书拟写与处理，事先的计划和安排，工作中的推动与督查，工作完成或进行到某一阶段后的总结与验收，都会涉及到文字工作。可以说文字工作贯穿着秘书工作的始终。
在实际工作和人际交往活动中，为记录情况、传达信息、明确意图、记载活动等而形成的一切文字材料，都是文书。这些文字材料的形成过程、方式及其使用、运行等，属于文书工作范畴；对办理完毕且有存查价值的文书，及时整理，立卷归档，移交档案部门保存，俗称文档管理，基本属于档案管理工作范畴。当然，在信息记录和储存手段越来越先进的今天，文书档案工作针对的已经不仅限于文字材料，也包括图片、声像资料和电子文件。
一、公务文书及其主要类型
文书就其形成和使用范围，可分为公务文书和私人文书两大类。
公务文书是指党政机关、企事业单位、人民团体以及一切依法成立的组织在公务活动中形成和使用的文字材料。既包括机关单位、组织团体发出和收到的文字材料，也包括内部使用的以及其他书面的或附注文字说明的材料。私人文书是指个人、家庭或家族为处理自身事物形成和使用的文字材料。本章讨论的文书处理，是指前者。
公务文书简称公文，即广义的公文。狭义的公文，是法定的作者在公务活动中形成并使用的具有法定效力和规范格式的文书，即常说的正式文件或法定公文。狭义的公文有通用公文、专用公文之分。通用公文是指普遍适用于各类法定机关单位、组织团体及其领导人处理公务的公文，据《党政机关公文处理工作条例》 （2012年7月1日起施行）共有十五个主要文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
专用公文是指特定工作部门或业务范围内因特殊需要而专门使用的公文，如军事公文、外交公文、司法公文、监察公文等，都属专用公文，这类公文适用范围是特定的，不像通用公文那样普遍适用于各类机关单位。通用公文的适用范围涵盖了专用公文的适用范围，而专用公文却必须“特需专用”。如军队各机关单位也都要使用到通用公文，而军事公文却不能在一般的行政机关或者企事业单位里使用。
公务文书，包括法定公文（正式文件）和非法定公文。前者有通用公文和专用公文之分，后者包括事务性文书（如计划、总结、调查报告、会议记录、大事记等）、礼仪性文书（如开闭幕词、贺信贺电、祝词、欢迎词、答谢词、唁电、悼词等）、规约性文书（如章程、公约、规定、办法、细则、守则、规程等）、新闻性文书（如简报、信息、快讯、通讯等）以及专属性文书（如经贸、司法、科技、外事领域专用的行业和专业特征鲜明的各类非法定性文书）等主要类型。
如图7-1所示：
二、文书处理及其基本原则
文书处理也称文件处理、文书工作，是机关单位、团体组织在处理公务活动中，围绕着文书的撰制、传递、使用、整理、归档所进行的一系列衔接有序的工作，也就是通常所说的“办理文书”（惯称“办文”），具体由秘书部门负责。文书工作是规范性、系统性、程序性很强的工作，文书的制发、办理与管理等一系列环节，都有相应的工作程序和规范。秘书人员文书处理工作的核心内容是公文处理，主要包括：公文的收发、承办和催办；会议记录及会议文件整理；来函来电处理；文件材料的整理、归档与保管；其他公务文书工作。
文书处理的基本原则和要求，根据《党政机关公文处理工作条例》第五条规定：“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”
坚持实事求是，一切从实际出发，尊重客观事实，探求事物的内部联系以及事物的发展规律，认识事物本质，是文书处理的基本原则。公务文书的制发使用，是为处理事务、解决问题、协调工作、沟通信息、加强管理或以资凭证和记载，是“为用而作”，举凡文体、格式、语言表述、行文规则、印刷装订、运行传递等都应该准确规范，各机关单位不能各行其是。
公务文书虽然是管理工作不可缺少的工具，是行政工作的必要辅助，也要注意行文的必要性，注重实效，避免“文山”现象，可发可不发的一律不发，可长可短的一律简短。文书处理要注意通过精简发文、规范管理、跟踪催办等提高工作效率，并注意安全保密。文书处理的基本要求通常简单概括为“及时、准确、安全、统一”。
及时，是文书处理的时限要求。文书工作及时与否，直接关系到管理工作效率，不及时难求高效。秘书实务的文书处理环节，无论是发文的撰拟、审定、签发、制作、印发，还是收文的登记、拟办、批办、承办和催办，亦或是办毕文书的立卷、归档和移交，都必须及时，不积压、不拖延、不误时，尽量缩短文书运转周期，提高管理工作效率。还可以通过“报刊行文”、“网上行文”等加快信息传递，采用现代化办公手段提高办文速度。
准确，是文书工作的质量要求。包括文书内容要准确，合理合法，合情（符合实际情况）合意（符合制文意图）；语言表达准确规范，清楚明白，无歧义；文种选用准确，格式规范，标注附注准确；处理过程各环节、程序，准确规范等。
安全，既要求文书物质安全和内容保密，也要求文书保存保管安全。文件运行、办理过程中要保证文件自身安全，保护好文件载体，避免各种人为或自然因素损坏文书（如防火、防潮、防虫、防失、防盗）。更要注意保证文书内容的安全，严格遵守《保密法》的有关规定。健全文书处理各环节的管理制度，消除和防范不安全因素，做到不失密不泄密。现代化办公条件下，计算机和网络环境中，要注意防范文书内容不被窃取、篡改或损毁。
统一，是文书工作的领导和管理要求。《党政机关公文处理工作条例》（2012）第二十九条规定，“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备”。中共中央办公厅、国务院办公厅统一指导、管理和规范党政机关公文处理工作，各类机关单位、部门的公文处理工作由文秘部门（如党委和行政办公室）统一负责，文书工作的程序和要求必须规范、统一。公文处理工作和公文格式规范，参照2012版《党政机关公文处理工作条例》和国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）执行。
三、文书分类立卷与档案管理
秘书机构或秘书部门要对办理中及办毕的文件及各种信息资料分类存放，妥善保管，这既是为了方便文件的查阅和使用，也是文书立卷归档的前期准备工作。
具有保存价值的文书，秘书及相关部门要暂时保管。通常办理中的文书是“暂存”类，办毕且有保存价值的文书标为“归卷”类。不同的机关单位应根据工作实际，建立健全适应自身需要的文书分类存放体系。
实际工作中，常按时间、主题词、地区、文件名称、数字或字母等顺序进行分类。对归卷的文书进行整理，使之立案成卷，移交档案室集中保存，即归档。实际工作中常按作者特征、时间特征、问题特征、文种特征立卷，详见第三节“档案管理”。有了立卷归档，文书处理工作和档案管理工作就衔接协调起来了。
需要说明的是，秘书实务中的档案工作，指的是机关单位、组织团体内部档案室的档案管理工作，而不是档案馆等专门机构的档案工作。
第二节公文处理
【案例导入】
局办和秘书一上班就去各部门送发局办文件。有3个部门的办公室人员不在，主任和秘书都不在，只有2个非办公室人员在等待办事。送发的2个文件都是非紧要件，和秘书不想白跑一趟，也不想再跑一趟，就将文件都放到主任的办公桌上，用订书机压住，然后在发文登记簿上这3个部门文件签收人一栏打了勾。
和秘书一身轻快的回到局办公室，将登记簿归位。局办主任顺手拿起登记簿翻了翻，看到3栏打勾，问了问情况。和秘书挨了好一顿训导。和秘书做错了什么？
这里使用的公文概念，指通用公文，即各级各类机关单位、团体组织普遍适用的正式公文。这是秘书文字工作、“办文”实务的核心内容。公文处理是围绕公文的撰制、传递、使用、整理、归档所进行的一系列衔接有序的工作。本书涉及“公文写作”的内容从略，参见系列教材的《秘书写作》一书。
一、发文处理程序
机关撰制并发出的一切文件，统称发文。发文处理的一般过程或程序包括四个环节：形成阶段——印制阶段——传递阶段——归档阶段，各阶段主要工作内容和要求依次有：
（一）公文形成阶段
1.拟稿
拟稿即草拟文稿，是秘书接受机关（领导）发文意图之后，收集相关信息资料、了解情况、构思并撰拟文稿的过程。拟稿一般遵循“谁主办，谁拟稿”的原则，使用统一格式的拟稿纸。拟稿应符合国家的法律法规及其他相关规定，一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施办法切实可行，完整、准确传达机关（领导）行文意图；文种选用准确，格式规范；主题突出，观点鲜明、统一，内容简洁、文字精炼、表述准确、结构严谨。涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见（俗称“会商”），力求达成一致。机关或部门负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。
2.审核
也称核稿，是机关秘书部门或负责拟稿的业务部门负责人对所拟文稿的审核过程，俗称“把关”。重要公文的核稿应由领导亲自参与，一般公文由办公室主任负责。核稿是为了保证公文质量，要把好三关，即政策关、文字关、格式关。
把好政策关，主要审核文稿是否符合国家的法律法规、方针政策及上级机关的指示精神，是否完整、准确体现了机关制文意图，事实和观点是否准确一致，行文是否超越了本机关、部门的职权范围，行文是否确有必要等。
把好文字关，主要审核结构是否完整、严谨，文字表述是否精炼准确，是否有悖于“准确简明、平实庄重”的公文事务语体特征，主题是否鲜明，人名、地名、时间、数字、引文是否准确等。也要审核文字和标点是否正确。
把好格式关，主要审核行文关系、文种选用是否正确，结构要素是否完备，格式尤其是公文的各种标注是否规范，印发传达范围是否准确，附件与附件说明是否一致等。
文稿审核是发文的重要环节，通常有初审、复审、三审这三个环节。
3.签发
签发是审核工作的延续，也可以理解为对将发文稿进行终决审定的决定性程序。机关、单位的领导人或被授予专门权限的部门负责人对三审过的文稿进行最后的审查，批注正式定稿，在发文稿纸相应栏目签署发出意见并签注姓名、日期，叫签发，签发后的文稿才是终定稿，并可据此印制文件正本。要注意的是，涉及多个部门或单位的，应严格执行会签制度，每一会签单位的负责人均签注同意发出并签注姓名和日期，才完成签发。《党政机关公文处理工作条例》规定“签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意”。
（二）公文印制阶段
4.复核
这是发文过程中的二次审核，也叫注发，指对签发过的文稿进行核实并批注缮印要求，是将签发意见具体化、技术化的一个工作环节，通常由秘书部门负责人完成。《党政机关公文处理工作条例》（2012）规定，“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审”。
5.缮印
缮印即对签发并复核过的文稿进行誊抄、印刷，制作供正式发出的公文的过程。缮印出的文件有正本、副本、存本，正本供正式外发，副本是根据正本另行复制的文本，用来代替正本供传阅、参考、备查，存本是正本的留查样本，发文机关留存，存本不用印。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
6.校对
缮印出的首份应根据签发、复核过的最终定稿进行校对，发现问题及时改正，确保各方面都准确无误后，才完成所需份数的印制。一般秘书机构都有专门的文印室即文书制作部门，校对可由秘书人员和文书制作部门（人员）共同完成。
7.用印
在有必要用印的公文正本上加盖发文机关印章或领导人印章。用印应注意，以谁的名义制发用谁的印，联合行文加印格式参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）相应要求执行。用印份数应与签发复核批注的份数一致，多余的份数不用印。印章端正盖在成文日期上方，上不压正文，下压日期。印制公文应避免末页无正文，必要时可通过调整行距、字距的方式处理，务必使印章与正文同处一页，不可采用括注“此页无正文”的方式处理。
（三）公文传递阶段
8.登记
《党政机关公文处理工作条例》规定“对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载”。实际工作中，登记工作是分两步完成的，在公文传递阶段、公文核发之前还需补记相关内容，因此“登记”也可以看作是公文传递阶段的工作。原则上，发文登记簿的收文单位应区分主送机关和抄送机关。发文登记簿常用格式和内容如表7-1：
表7-1 发文登记簿
9.分装
秘书人员将制作完毕并已完成登记的公文进行装订、拣配和封装的工作。公文应左侧装订，保证不掉页。分装应注意，按领导签发意见和复核要求拣配公文，装订、装好封套并按要求填写好封套，如地址、邮编、受文机关名称等；要回执的公文，应事先在封套的背面贴上回执单。
10.核发
核查并发出分装好的公文，要注意清查文件份数、有无附件及附件数量、是否用了印、封套与文件内的受文对象是否一致（也称“四查”）。对于有密级的公文，要一一检查封套标记、戳记是否标明。检查封装质量，一切都准确无误才发出。公文发送途径一般是邮寄、机要传递、直接送达三种。邮寄公文应寄挂号信或EMS即特快专递，重要公文通过机要渠道传递，单位内部一般性公文直接送达各下属机构、部门的文书部门（或办公室）。
总之，公文传递应做到完整准确（无错漏缺失）、迅速及时（不拖延）、安全保密、手续完备。
（四）立卷归档阶段
完成核发工作，发文程序基本完成，进入发文的文档管理程序，开始档案管理工作。发文办理过程中领导签发（会签）定稿的文稿原件、发文正本、重要公文的历次修改稿，秘书部门要妥善保管，并立卷归档。
图7-2 发文流程图
二、收文处理程序
凡是外机关单位、部门发送到本机关单位或部门的文书，统称收文。对收文进行处置、管理，即收文处理。收文处理的一般过程或程序包括收受、办理、促办、办结四个阶段。各阶段主要工作内容和要求依次有：
（一）收受阶段
1.签收
对来文的接收、清点、核对并签字确认的过程，这是收文处理工作的开端。签收应注意认真清点数量，核对文件封套标注的收文单位或姓名，如是误投应立即退回。核对无误后，在送件人的送文登记簿或发文通知单上签注姓名和日期。一般单位都由秘书机构下设的机要室或专（兼）职文书人员负责这项工作；有些单位由综合收发室一并代收邮件和文件，注意，签收后要立即将收到的文件转交秘书部门。
2.拆封
签收公文后要拆除公文封闭封套，称拆封或启封，这项工作由有权拆封的秘书（文书）人员完成。封套有机关领导姓名的，或注明秘书机构负责人或机关领导同志“亲启”、“亲收”的，其他秘书人员一般不得拆封。拆封要注意，不损坏封内的文件、信件，并保存原封套完好；注意密级文件的保密要求。
3.登记
对拆封的文件，要有简要的情况记录，即进行登记。这是收文处理的重要环节和制度。登记的形式主要有册簿式、卡单式两种，即常用“收文登记簿”（册）、“收文登记卡”（单）登记。区别在于，册簿式是将所有来文（收文）按一定的分类标准登记在一起（册簿），能反映出整体的来文情况；卡单式是一文一卡（单），便于突出单一公文（来文）信息及处理情况。卡（单）也分卡片和联单两种形式，后者通常是一单两联（复写），由综合收发室代收文件的单位常用联单式登记，一联存收发室，一联随文件移交秘书部门，以便核查。
收文登记，一般要求急件随到随登、平件当日到当日登。登记顺序号应不留空号、不出重号；字迹工整，不随意使用简称；对无标题的收文，应代拟出简明、准确的标题，以标明公文内容，便于处理。常见收文登记簿内容、样式如表7-2：
表7-2 收文登记簿
4.初审
《党政机关公文处理工作条例》（2012）规定：“对收到的公文应当进行初审。初审的重点：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。”
（二）办理阶段
5.拟办
根据来文情况，拿出初步处理意见，签注在文件处理单上，叫拟办，一般由秘书部门负责人（办公厅、室主任）或经授权的有经验的秘书人员负责。拟办的目的，是为领导审核、决策提供建设性意见或可供选择的方案，这是秘书工作“辅助决策”在办文中的体现。要很好地完成拟办工作，需要认真阅读来文，对来文内容和主旨有准确把握；清楚来文的密级要求和办理时限；明了来文涉及的工作或问题关联的部门，并确定主办部门（职权范围）；清楚主管领导，谁主管谁批示。拟办意见应简明具体、主次分明、切实可行，以减少领导的文件处理时间，加快公文运转，提高效率。
6.批办
领导对拟办后的公文批示执行、办理的原则和具体要求，并签署姓名和批示日期，叫批办。批办是领导工作，严格来说不是秘书实务。但并不是所有来文都需要领导一一批示，领导批示的只是“拟办”后送交领导批办的文件。这就要求秘书人员有较好的“办文”能力，把握送批的尺度：该送批的一定要及时送批，以免延误或越权；秘书能处理的，有把握直接签署办理意见和要求的，不需要送批，不耽误浪费领导时间。
7.承办
《党政机关公文处理工作条例》（2012）“收文办理程序”中的“承办”，指的其实就是对收文的办理。比如，阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；批办性公文应按批示办理（需要秘书人员办的）或者送转有关部门办理（也称交办）；不属于秘书或秘书部门承办的事物，要做好催办工作。实际工作中，收文承办，通常是“承接办理”的意思，即秘书及有关工作人员按领导批办意见，具体处置（承办）公文内容中要求办理的事项。
（三）促办阶段
8.传阅
传阅即秘书人员将需要领导阅知的文件，根据实际情况送呈、组织传阅，让公文有效传递的过程。需要组织传阅的公文，通常是独份或份数有限的、需多部门或多人阅知处理的。《党政机关公文处理工作条例》（2012）规定，“根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误”。
有效组织传阅，有讲究有技巧。原则上，传阅的对象应分清主次和先后，机关的主要领导人、主管部门领导应优先阅读；文书工作人员要尽可能了解有关领导人和各部门的工作活动规律与时间安排，合理安排和调整传阅顺序，提高传阅速度和效率；机要文件组织到阅文室阅文，有效利用阅文室，减少往返传递时间和手续；有一份以上需传阅的文件同时呈送时，应区分轻重缓急程度摆放到领导办公桌上，以避免延误或耽搁；传阅也是领导之间的沟通和交流，切勿自作聪明将需传阅的文件复印多份或通过网络同时分送各位领导，失去文件传阅的价值和意义。
传阅文件应附上文件传阅登记单，每一个传阅对象阅文后均应签注姓名和阅文时间，以防出现遗漏和责任不清的情况。一次传阅多份，并未一次阅毕退回，则需在传阅登记单备注栏签字确认。
9.催办
对文件承办工作的检查和督促过程，叫催办。催办是为了及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，以免延误。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（四）办结阶段
10.注办
秘书部门经办人员在公文处理单的“办理结果”（或“承办情况”）栏或者版头空白处签注公文承办情况和结果，以备忘待查，叫注办。注办信息或内容因文而异，如需安排落实的，应注明何时由何人主办、办理结果；需传达的，要注明传达日期、传达范围；需传阅的，要注明传阅人及阅文日期。需答复的公文，办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位，这时，注办也就是“办复”。需要答复的公文，从“办复”环节开始进入发文处理程序。
11.清理
完成注办，收文办理程序差不多已经完成，后续工作已经进入文档管理工作程序。办理完毕的公文，视实际情况，按文书处理工作要求或暂存、或清退、或销毁，这就是“办文”的清理工作。实际上这和“立卷归档”都是文书暂时保存阶段的档案管理工作。
12.立卷归档
清理工作中确定的有保存价值的公文，要整理归卷，然后定期向档案部门移交，即立卷归档。
图7-3 收文流程图
第三节档案管理
【案例导入】
和秘书下午下班前处理办公室废品，看到主任和三位秘书卡位的办公桌都很乱，似有不少废纸，他急着下班也顾不得甄别清理，全丢进了“待处理废品”的废纸袋中。
清理过后办公室清爽了很多。和秘书心想，明天主任肯定该表扬谁清理好了办公室的。
没想到第二天一上班，和秘书就挨了批评。
秘书实务中的档案管理工作，指的是机关档案管理工作（档案室），不是指专业性专门性的档案馆工作。根据《机关档案工作条例》 的规定，机关档案部门的基本任务是：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；中央和地方专业主管机关的档案部门应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。
机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。
一、归档文件的范围
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”机关文书部门、机关档案室负责收集、整理、保管档案材料，并指导和督促业务部门将工作中形成的文书材料立卷归档。根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 ，机关文件材料归档范围是：
1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围是：
1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
二、归档文件整理的方法
归档文件整理，就主要工作内容来说，就是以前常说的“文书的立卷与归档”，或者说是其精简版。对已办理完毕且有保存价值的文件，按其形成过程中的相互联系和规律进行整理，分门别类形成一个或几个案卷，即文书立卷。整理完成的案卷移交机关档案室统一保管，即归档。需立卷归档的文件，现称“归档文件”。相应的，文书立卷与归档也被规范为“归档文件整理”。
国家档案局发布的行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），以“简化整理、深化检索”为宗旨，规定了归档文件整理的原则和方法，推行以“件”为单位分类、装订、排列、编号、编目、装盒，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。国家档案局2006年还发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。此后两种归档文件整理方法并行，即传统的案卷级整理方法和改革后的文件级整理方法。
（一）案卷级整理方法
传统的案卷级整理，是将归档文件进行整理，使之立案成卷，即立卷。主要工作内容和步骤大致是立目、归卷、组卷、定卷。
1.立目
根据以往机关单位的活动和文件形成的一般规律，对一年内可能形成的归档文件，编制立卷类目。立目可以参考本单位平时的文书保管存放分类以及立卷的常见分类，注意保管存放、立目、立卷的衔接和统一，能为文档工作带来很多便利。实际工作中，常采用作者特征、问题特征、文种特征和时间特征立卷，编制立卷类目也可以参考这种方法分类立目。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案，分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。
2.归卷
编制好立卷类目后，秘书人员平时应注意收集需归档文件，随时按类目归入相应类别案卷。
3.组卷
年终在平时归卷的基础上，将一年来的归档文件按照立卷类目适当进行调整、拆并，组成归档文件案卷。组卷时要注意，有重份的要剔除，只保留一份。严格审查卷内文件的内在联系和系统性，剔除不相关的文件。还要核查卷内文件的保管期限是否符合规定。实际工作中，组卷较多采用年度（时间特征）、机构（作者特征）的立卷类目复合组卷。
如某企业按“年度-机构”类目复合组卷，可能的情形如图7-4所示。
图7-4 复合组卷
如上采用复合类目组卷，一级类目是“年度”，二级类目是“机构”。卷内文档可能还涉及到三级类目“问题”（事由）或“名称”（文种），即要注意关涉同一事项、同一名称的文件要集中。联合行文的文件，按主办机构归类。
4.定卷
归档文件正式组成案卷以后，要完成排序、编页码、编制卷内文件目录、拟制案卷名称、填写案卷封套等工作，并装订案卷，这个过程叫编目定卷，简称定卷。卷内文件目录及案卷封套样式参见文件级整理方法的相关内容。
（二）文件级整理方法
《归档文件整理规则》中说，归档文件整理，就是将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。这种方法，即常说的文件级整理方法。归档文件整理的单位是件，一般情况下每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，来文与复文为一件（如请示与批复、报告与批示等），转发与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。
1.整理原则
归档文件整理，应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。同时强调“事由原则”，即同一事由的相关文件应当结合时间、重要程度等排列在一起。
2.分类方法
归档文件可以按照年度——机构（问题）——保管期限或者保管期限——年度——机构（问题）等形成中的客观规律进行分类。详见下文“档案的整理与保管”。
3.排列
按分类方案进行排列，在最低一级类目内按“事由”结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。
4.编号
归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号。通常采用在文件首页上端空白处加盖归档章的办法处理，归档章设置全宗号（档案馆给进档单位编制的代号）、年度、保管期限、件号等必备项目，并可视情况设置“机构（问题）”等选择项。归档章样式如图7-5所示。
图7-5 归档章样式
5.编目
归档文件应逐件编入目录，目录信息通常包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数等。如图7-6所示。
6.装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及盒脊相应表格项目。档案盒及盒脊表格样式见《归档文件整理规则》。
（三）文件归档
归档文件整理完成后，要定期向机关档案室或档案馆移交，由档案室或档案馆集中统一保管。归档时间一般是第二年的上半年。归档时应同时移交归档文件目录一式三份，其主要项目包括顺序号、案卷名称（或全宗号）、起止日期、保管期限、页数、备注等。交接双方按此目录检查、清点案卷，确认无误后双方签注姓名和移交日期，归档文件整理、立卷部门留一份归档文件目录存查，另两份由档案部门保存。
三、 档案的整理与保管
（一）档案的整理
机关档案室的档案整理工作，一般是在原有案卷的基础上进行的，本着保持原有档案文件的系统性及内在联系、便于保管与利用的原则，对档案进行分类组合和系统排列。系统、机关内部下属单位协助和分担各自文书档案资料的收集、整理、初步归档工作的，机关档案室应负责对文书归档及档案整理工作进行管理、指导。档案整理工作的主要内容是档案的分类、档案的编目、填写档号等。
1.档案的分类
档案分类常用的是《归档文件整理规则》中的年度分类法、保管期限分类法、机构（问题）分类法三种。
年度分类法，是按形成和处理文件的年度进行分类，同年度的归入相同年份卷宗。
保管期限分类法，是按文件不同的保管期限进行分类。据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文书档案的保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为10年、30年两类。
机构（问题）分类法，是按立档单位归档文件形成或承办的组织机构、或文件关涉的问题与事项进行分类。立档单位内部的不同机构或部门，履行的职责、承担的工作任务不同，工作中形成或承办的归档文件内容有别，机构分类法能完整、客观反映立档单位活动情况和归档文件的内在联系，且不易形成档案交叉现象，便于档案的检索利用。按归档文件形成或关涉的问题与事项进行分类，通常是归档文件下位分类立目的原则，即前述“事由原则”。
这三种分类法，实际工作中不是单独使用的，常是结合使用，采用复式分类法。即《归档文件整理规则》中提出的，可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行归档文件分类。比如，“年度”为一级类目，“机构”（如组织、宣传、人事、劳资等）为二级类目，“保管期限”为三级类目，二级三级类目下均应考虑下位类目，强调“事由原则”。
机关文书部门的文件处理过程中，“立卷归档”采用“年度——机构”复合组卷较多见，如“组卷”中的图示。因内部组织机构常有改革和变动，实际工作中采用“年度——问题”复合组卷也很常见，这样“组卷”一级类目还是2016或2017，二级类目可能就是“人事劳资”、“产品质量”、“售后服务”、“品牌推广”等类目名称，如图7-7。档案室接收文书部门移交的案卷以后，分类整理工作主要集中在区分保管期限分类、排列方面。
图7-7 组卷类目
2.档案的编目
完成归档文件的分类排列以后，要用阿拉伯数字及时编定卷号即归档文件的顺序号（流水号形式，一件一号，不能重复），固定其案卷顺序、位置，然后编制案卷目录。这项工作即档案的编目。
案卷目录主要包括封面（盒）、说明、卷（盒）内文件目录。
封面项目主要是：全宗号（档案馆分配给立档进档单位的代号，一个机关档案室的全部档案是一个全宗号）、案卷目录号（立档单位编定）、案卷目录名称（档案类别）、编制单位（即立档、进档单位）、起止日期（卷内文件所属年度及起止日期）、形成档案（即定卷）的时间等。
说明：对案卷目录的简要说明，比如进档单位档案分类方法、立卷方式、存在的问题等。
卷（盒）内档案文件目录：卷内归档文件应逐件编入目录，目录的主要项目有案卷号（卷内文件顺序号、件号）、责任者（文件的发文机关和署名者）、发文字号、题名（案卷名称即文件标题）、文件的形成时间（8位阿拉伯数字标注，如20170709）、页数（每一件）、备注（需说明的情况）等。卷（盒）内档案文件目录是案卷目录的核心，要逐项认真填写，常见样式如图7-8。
图7-8 卷内文件目录
3. 填写档号
档号由全宗号、案卷目录号、案卷号（件号）组成的。档案馆会给每个立档机关编制一个代号，这个号码即全宗号。一个机关档案室的案卷目录往往有多册，要逐一编号，一册一号，这个号码即案卷目录号。每一份归档文件在其归档目录中都有一个顺序号，这个是件号或者案卷号。填写档号，即在案卷封皮、档案盒封面填写清楚这三个号码。注意，档号不能有空号和重号。
（二）档案的鉴定与保管
就文书档案工作流程而言，文书部门完成初步的立卷归档后，要向机关档案室移交，机关档案室保存期满的档案要向档案馆移交。一般来说，永久保存和长期保存的档案，在地市以下机关档案室保存的期限是10年，即保存期超10年的档案届期都要移交档案馆。定期为10年的档案期满要鉴定销毁。机关档案室要根据案卷内容、作者、事项（问题）性质和程度、真实度、文种等对档案进行判断、鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。《档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是判断档案价值、确定保管期限和处理方式的重要依据，后者还详列了不同保管期限的文件材料类别。
《机关档案工作条例》规定，“机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准后销毁”。“机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。”要注意，档案销毁后，应在案卷目录的备注栏注明“已销毁”并注明销毁日期。
第四节电子文件处理
【案例导入】
和秘书的办公电脑里存有上半年局办发文的电子文档，还有7份局办会议的影音文件。按规定文件签发就应该转交档案，几个秘书都觉得太麻烦，就逐渐形成了以半年为期转交存档的惯例。本周五，局档案馆检查档案管理工作，和秘书周四一上班就赶紧将要转交存档的文件打包，转交负责归档的小陈。可是，小陈解压后发现，有2份影音文件打不开了。两个人忙了很久，最后发现是因为和秘书的电脑中病毒了，文件格式损坏。好在提前了一天转交发现问题，及时抢救过来，否则，经常挨批评的和秘书又摊上大事了。
随着电子信息技术的飞速发展，秘书实务的电子自动化程度越来越高，电子文件处理与管理成了秘书工作、档案工作的一个重要内容。可以毫不夸张地说，办公自动化（Office Automation）改变了秘书实务的很多内容，也对秘书素质和技能提出了更高要求。
办公自动化从最初的以大规模采用传真、扫描、复印、计算机录入等办公设备和办公方式为标志的初级阶段，发展到以网络和计算机运用为标志、文书处理和档案管理系统无缝对接的现阶段，对单位办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。文件信息处理与网络时代高技术、多技术手段的日益紧密的结合，也改变了文书档案工作的传统格局，带来了文书档案工作的革命性变化。
一、 电子文件及其信息类型
（一）电子文件及归档电子文件
这两个术语的定义，我们依据的是中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2016）。
1.电子文件（electronic records）
“是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”很显然，这是一个泛概念，指向由电子计算机等数字设备生成和处理的一切文件。所以，电子文件通常又叫“数字文件”。“数字信息”是电子文件的技术属性，而“文件”是电子文件的功能属性。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件。
中共中央办公厅、国务院办公厅的《电子文件管理暂行办法》（中办 国办 厅字〔2009〕39号）中，将其形成和使用限定在“公务”中：“电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”
此外，实际工作中也有电子公文的说法。电子公文是电子文件的一种，指各单位通过统一配置的电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。
电子文件由三要素构成：内容、背景信息、结构。
内容。指文件中所包含的表达作者意图的信息。
背景信息。指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。即能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文件之间相互关系的信息。
结构。指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体等方面的信息。
“元数据（metadata）”是电子文件处理的一个常用术语，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
2.归档电子文件（archival electronic records）
“指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。《电子文件管理暂行办法》没有给出“归档电子文件”概念，但第十五条规定，“电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限，并对具有保存价值的电子文件及时进行归档，由本单位档案部门负责管理”。简单地说，需归档的电子文件，即为归档电子文件。
（二）电子文件的种类
通常按其信息存在形式（或数据类型），将电子文件分为八类：
1.文本文件（Text，代码为T）。使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
2.数据文件（Database，代码为D）。用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等，包括含有数据的电子表格或数据库电子文件。
3.图形文件（Graphic，代码为G）。采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，包括根据一定算法绘制的几何图形和用图标表示的图形等。
4.图像文件（Image，代码为I）。使用数字设备或相关软件采集或制作的画面等。
5.影像文件（Video，代码为V）。使用视频捕获设备或动画软件生成的各种动态画面。
6.声音文件（Audio，代码为A）。使用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
7.程序文件（Program，代码为P）。为处理各种事务用计算机语言编写的程序。
8.超媒体链结文件（Hypermedia，代码为O）。指用计算机超媒体链结技术制作的包含信息链接功能的文件。
电子文件的数据类型是多样化的，因电子文件形成过程中获取和存储信息的方式、技术手段、工具、文件形成系统等多种多样，电子文件格式也具有多样化特点。《电子文件归档与管理规范》还规定了通用的文件格式：文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件。
二、电子文件管理要求与规范
（一）电子文件的管理原则与要求
《电子文件管理暂行办法》中提出，电子文件管理应遵循以下原则：
1.统一管理。 对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
2.全程管理。 对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
3.规范标准。 制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
4.便于利用。 发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
5.安全保密。 按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
（二）电子文件管理规范
电子文件管理应遵循的标准与规范，主要包括：
1.《电子文件归档与管理规范》（中华人民共和国国家标准GB/T 18894—2016）。
2.《电子公文归档管理暂行办法》（2003.7.28国家档案局第6号令发布施行）。
3.《电子文件管理暂行办法》（中共中央办公厅、国务院办公厅制定，2010年7月28日起施行）。
4.《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（中华人民共和国国家标准GB/T 17678—1999）。
5.中华人民共和国标准（行业标准）。
（1）《档案著录规则》（DA/T 18—1999）
（2）《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）
（3）《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32—2005）
（4）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38—2008）
（5）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）
（6）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47—2009）
（7）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48—2009）
三、电子文件的整理与归档
电子文件处理是在专业软件或专业、专门的文件处理系统平台完成的，需要配置必要的办公设备如联网的计算机、具备网络打印功能的打印机、复印机、扫描仪等，秘书人员应能熟练操作这些设备，了解相应的网络、传输和安全保密知识，熟练使用相应的办公软件和文件处理系统。电子文件处理、管理执行国家已有规范与标准，单位秘书部门应根据本单位实际情况，就电子文件处理制定相应的制作排版、电子用印、网络传输、信息加密、访问控制、权限管理、流程控制和备份等技术规范，建立规范的收文、发文、交换和文档一体化等管理制度。
理论上，电子文件处理系统，基本上能实现发文、收文、归档环节的衔接，实现文档一体化管理。因为电子文件的安全性还无法得到完全保证，相关人员电子文件处理能力和电脑、网络水平还难以完全达到要求，电子文件的有效利用也有诸多局限，实际工作中基本上还是实行纸质文件和电子文件的双轨制，即电子版和纸质版两种版本文件同步随业务流程运转。虽然“无纸化”办公是趋势，但较长时期内可能还是双轨制并行的。
（一）电子文件的收集
依据国家有关规定，在电子文件传输、交换时，应当遵循相关要求，对传输、交换过程予以记录。电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确规定。一般来说，记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保存，并与双轨制中相应的纸质文件建立标识关系。
“无纸化”办公系统生成的重要电子文件应制成硬拷贝或缩微品，以避免系统发生意外出现文件丢失或非正常改动的情况。具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，则必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。收集的每份电子文件均应在《电子文件登记表》登记，归档电子文件在《归档电子文件登记表》逐一登记，登记表格式见《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）附录。
（二）电子文件的鉴定
电子文件的鉴定工作，主要是对电子文件的真实性、完整性和有效性的鉴定，对归档范围的确定，对归档电子文件密级和保管期限的确认。
电子文件归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》，登记表格式见《电子文件归档与电子档案管理规范》附录。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。电子文件的收集范围应当以国家发布的纸质文件归档与不归档范围为依据，结合各单位对电子文件信息的现实需要，确定本单位的电子文件收集范围。具体来说，纸质文件应归档的，其相应的电子文件也应归档；纸质档案不属于国家归档范围的，应根据单位需要确定是否列入收集范围。
电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件背景信息等的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
同时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
（三）电子文件的归档
归档电子文件的整理按《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）规定的要求进行。
电子文件的著录应参照《档案著录规则》（DA/T 18—1999）进行著录，著录结果应同时制成机读目录和纸质目录。
归档电子文件以件为单位进行整理。
跟纸质文件整理的分类一致，同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
逻辑归档，是文书部门将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。通常，具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的部门，可以直接向档案室实施逻辑归档。
物理归档，是把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档要求一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。国家标准推荐采用的物理归档载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写入操作的状态。
对归档电子文件，一般要求同时以存储载体为单位制作纸质的《归档电子文件登记表》首页（项目及格式见《电子文件归档与电子档案管理规范》附录），以件为单位著录形成纸质《归档电子文件登记表》续页（项目及格式见《电子文件归档与电子档案管理规范》附录）。
（四）归档电子文件的保管
单位档案部门均应配备专用的电子文件柜，有条件的单位应建造标准的电子文件库房，集中存放保管归档电子文件。各单位档案部门应采取措施，确保归档电子文件安全保管。档案馆归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
1.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4.环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，转换后原载体保留时间不少于3年。
对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》，登记表格式及项目见《电子文件归档与电子档案管理规范》附录。
随着系统设备更新或系统扩充，电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》，登记表格式及项目见《电子文件归档与电子档案管理规范》附录。
各单位应建立健全电子文件查阅利用制度，按照国家有关保密规定，采用专门的技术和措施，确保归档电子文件的安全有效使用。未经审批同意，任何单位或者个人不允许复制电子文件。利用时应使用拷贝件，归档电子文件的封存载体不得提供利用。
实现办公自动化的单位，可以通过计算机网络进行网上利用。具有保密要求的归档电子文件上网时应符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施，保证利用者遵守保密规定，在权限规定范围之内安全使用。
【思考题】
1.公文处理的基本原则和要求是什么？
2.公文形成阶段的主要工作内容与要求是什么？
3.收文处理中的“承办”主要有哪些内容？
4.文书立卷的分类方法有哪些？
5.电子文件管理的原则与要求是什么？
【案例分析】
1.本章第一节案例“夏添的忙乱”中，和秘书的问题显而易见，不合文书归卷的要求。秘书人员平时应注意收集需归档文件，办毕的文件应及时分类、完整归卷，随时按类目归入相应类别案卷，不能留存在个人手中。
2.夏添的文书档案工作有问题吗？
（1）夏添查找已归卷、但尚未立卷归档的文件，有疑问应先问该文件的承办人。虽然年副局长是找夏添要文件，但从和秘书留存备用看，和秘书是承办人。从案例看，应该是夏添一直自己闷声找寻，大费周折最后才问到和秘书，自添忙乱。
（2）夏添通常是早上8：15左右去单位综合收发室取文件信件，时间安排欠妥当。因为正常情况下，这时候当天的文件信件并未送到收发室，也就是说，星期二的文件信件，夏添总是星期三才能拿到。这会造成延误。
（3）由单位综合收发室代收文件信件的，秘书部门人员通常应在10：00—10：30间到收发室取件。这个时间，来件应该已经送达收发室，秘书取回后需及时分送转送的，也还来得及处理。以这个星期二而论，夏添完全可以先询问、查找那份缺失的附件，分发完那份重要决定以后，再去收发室取件。
3.如果夏添从收发室取了重要文件，她接下来的工作是什么？
首先，逐一核对收发室的收文登记，逐一清点份数、附件及其份数，签署姓名和签收时间，完成转交工作。
第二步，在秘书部门即办公室的收文登记簿逐一登记序号、来文时间、来文单位、文号、密级、文件名称（来文标题）、页数、附件名称及份数、办理方式，签署姓名和签收时间。
第三步，附上文件处理单（随文件运转），交办公室主任签署拟办意见，如交由什么部门办理、呈送哪位领导批办或转发什么范围，再根据拟办意见跟进下一步工作。该复印转发则复印转发，传阅件则组织传阅，需催办则按要求办理，要求答复的则应将办理结果“办复”来文机关。办毕按要求归卷保存。
【实践训练】
1.根据文书处理工作的规范与要求，自己绘制发文处理程序、收文处理程序流程图。
2.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，自己动手制作一份归档文件类型与保管期限关联的清单。
【知识链接】
1.党政机关公文处理工作规范与要求一体化、标准化
我国党政机关公文处理，很长时间都是分别执行两个规范，直到上一版还分别是《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），格式标准执行《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999），三者总有些不一致。
2012年7月1日起施行中共中央办公厅、国务院办公厅共同制定的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号通知印发），该条例规定公文格式标准执行《党政机关公文格式》GB/T 9704—2012（2012年7月1日起实施），迈出了公文处理工作规范化、标准化的最重要一步。
2.本章内容的学习，推荐参考“国家精品课程资源网”相关课程资源：
（1）《文书学》，国家级精品课程（2007），黑龙江大学，课程负责人：倪丽娟。
（2）《电子文件管理》，国家级精品课程（2006），武汉大学，课程负责人：刘家真。
（3）《电子政务基础》，国家级精品课程（2010），湘潭大学，课程负责人：何振。_x000C_
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