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出差管理
本章概述
面对开放和快速发展的社会，任何组织都得建立广泛的社会联系和人际交往圈。因为工作的需要，领导要经常出差，有国内的，也有国外的；有商务性质的，也有社交性质的；有长期出差，也有短期出差。不管哪种情况，秘书都要为领导的出行做好相关的准备工作。
出差管理是指秘书为领导出差提供相关辅助工作，是秘书日常事务的一项经常性工作。秘书要了解出差的准备工作，掌握出行手续办理的流程以及与相关部门沟通的方法，能够为领导出差提供具体帮助；掌握出差计划、日程表的编制方法，提高出差的效率；学习秘书随同出差的随行事务管理，做领导的得力助手。
学习目标
1.了解出差的准备工作。
2.掌握出差手续办理的流程以及与相关部门沟通的方法。掌握出差计划、日程表的编制方法。
3.学习秘书随上司出差时随行事务管理内容和要点。
重点难点
1.掌握出差计划、日程表的编制方法。
2.掌握出差手续办理的流程以及与相关部门沟通的方法，能够办理出差公务。
3.灵活处理秘书随上司出差时随行事务管理工作。
【案例导入】
吴秘书平时工作还算认真负责，领导对她的评价也不错。有一次，领导到国外出差大约十天，吴秘书觉得这段时间她可以“放羊”了，自由自在没人管了……谁知领导突然提前回来，在办公室里看不见她，下午临近下班才看见她身着休闲装散漫踱回来。领导很不高兴，联想她这几天是否每天都在逛街购物、游泳散步……从此，领导对吴秘书的态度就变了。
领导出差期间吴秘书应该怎么做才是合适的？
第一节国内出差
出差也叫公务旅行，在企业又称为商务旅行。在工作中，为了洽谈业务、参观访问、出席会议、签订合同、实地考查等目的而到异地办理公事，即是出差。秘书为领导出差提供相关的辅助工作，就是出差管理。
辅助领导出差是秘书的一项重要工作，为领导出差做准备是秘书的日常事务工作。当秘书得知近期领导有出差的打算后，要了解详细的情况。那么，一位称职的秘书应该为领导的出差做哪些准备工作呢？
一、了解基本情况
（一）出差的原因
领导是参加行业会议，还是与某公司洽谈业务，或者是其他的公务活动？由于目的不同，需要准备的资料不一样，这也影响对出行服装的选择。
（二）出差的地点
可能是几个城市，也可能是一座城市的几个地方，地点了解得越详细越好，方便秘书预定车、船、机票。准备当地地图，了解天气情况，建议领导带合适的衣物和雨具。还可以网上查询当地风俗并向领导介绍，以免无意之中冒犯别人。
（三）出差的时间
启程时间，路途所用时间，抵达、返程时间，各项活动时间，这些都要反映在计划和日程表上，秘书需要详细了解。如果领导近期身体欠佳，秘书在安排行程时要多留一些休息时间，行程不要安排得太紧。时间还是秘书预定车、船、机票和安排接送的依据。
（四）出差人员安排
明确双方参与会谈的主要人员，公务出差的主要接待人员，外出活动的主要陪同人员等。公务活动的安排讲究对等接待，接待规格、接待人员身份相当。另外，双方人员因宗教、民族等原因对食物住宿等有特殊要求的，应该事先了解清楚。
二、准备工作
（一）选择
根据领导的要求、工作的需要以及出差目的地的交通状况，选择合适的交通工具。一般来说，短程、路况好的地方首选汽车；其次选择火车，安全舒适，价格便宜；路程远的、道路崎岖的地方一般选择飞机，方便、快捷，只是费用稍高。乘船旅行速度慢，在公务活动中不太受欢迎。
选择车、船、飞机票的舱位等级，还要根据出差标准和领导级别而定。无论选择上述何种方式出行，秘书只能查询并向领导建议，最后由领导决定。
（二）预订
1.通过电话或网络订票。 秘书自己或派人取票，或请对方派人送票。拿到票后仔细核对姓名、日期、航班（车次）、座位、到达地点等。可以在网上提前选定机票座位号。
2.预订房间。 了解领导住宿宾馆的档次，了解本组织相应的财务制度，满足业务的需要，如是否有无线网络、咖啡厅、会议厅等。征询领导的喜好，选择清洁、交通便捷、离洽谈地点不太远的宾馆为领导住宿地点。可以通过电话联系与我方有合作关系的对方组织帮忙联系住宿，也可以通过网络或旅行社预定。无论哪种方式，以节约成本、时间为好。
（三）预支
有些组织为出差人员提供预支差旅费，等出差回来后报销。秘书得到领导的旅行信息完成上述工作后，就可以填表申请预支差旅费。支付差旅费采用现金、旅行支票、信用卡等方式。到经济发达的大城市，可以少带现金，用信用卡、个人支票更安全方便，信用卡可以把个人支票兑换成现金。差旅费一定要准备充足，要明确哪些费用由接待方出，哪些需要己方付，这样才好计划带多少钱，以什么形式带。
（四）资料和行装
对于需要携带的资料和用品，可以按类列出让领导过目，并检查是否有遗漏。
1.工作资料
把领导出差期间需要的资料或文件准备好，如相关的信函、备忘录及其他资料——谈判提纲、合同、报价资料、工程图表、公司新产品介绍等，以及为商务洽谈收集的相关资料，如对方公司的背景资料、领导层人事资料等。用文件袋把这些资料分门别类装好，每一个文件袋都要标明里面的内容。
如需准备赠品应妥善包装、并附上领导名片。还有相关的礼仪资料，如演讲稿、感谢信、商业名片等。
如果领导曾经与对方洽谈业务者见过面，秘书要把以前的记录档案找出，交给领导。
2.旅行资料
把领导出差时需要的旅行用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下东西。
出差用品一览表：地址，电话号码，传真号码等；日历卡，世界各地时间表；旅行指南和地图册，旅行路线，目的地风土人情资料等；日程表，约会安排表和计划表；手机、电脑、软盘、微型录音机等。
如果领导经常出差，秘书应该收集一些交通图、时间表和飞行时刻表，还有介绍旅馆方面的小册子，并随时与旅行社联系，建立资料库并经常更新信息以充实旅行资料。
3.个人用品
信笺、信封（公司的）、邮票和文具用品如钢笔、铅笔、回形针等。
现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡。
相关档案，护照、签证、图章和印泥盒等。
急救药盒，领导如有宿疾，应提醒携带备用药品。
4.行李问题
领导也许想知道乘坐飞机可以免费带多重和多大的行李，秘书通过航空公司的旅行计划手册或旅行社代办人员了解这些信息。有时候，领导短途旅行时仅随身携带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包，可以把衣服放在下格，这样，下飞机可直接赴约，不必先去旅馆存放行李。
另外，要为每件行李准备识别标签，注意每件行李里面还要放一套（出于安全考虑，有时不能把领导的姓名和地址写在贴在外面的标签上），办公室要经常准备一些这样的标签。
5.办理旅行保险
经常旅行的人应当办理旅行保险以获得财产毁坏、损失的赔偿，如意外伤害保险等。秘书应帮助领导咨询和办理旅行保险。
（五）制定计划和日程表
出差计划和日程安排表互为补充。出差计划表不是出访者一方就能制定的，实际操作过程一般是双方先商议出访的时间、会谈的主要内容、考察的重点事项等事宜，然后由接待一方拟定计划表，发给出访一方，看是否还需要增减。经过出访方的认可，计划表才正式定下来。出访方秘书可据此制定己方的日程表，并添加一些更具体的内容，如领导出差所用资料、每日着装、每日活动安排等。复印一份日程安排表让领导带回家，供家属帮忙整理行装时参考。复印几份出差计划表，领导、秘书各留一份，一份存档，如果办公室其他人想要并有权利要，再额外准备一份。
出差计划表的内容包括日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注等六项。
日期：某月、某日、星期。
时间：出差出发、返回时间，中途转机（车）时间，出差过程中各项活动或工作时间，出差期间就餐、休息时间。
地点：出差目的地（包括中转的地点），既可详写也可略写。
交通工具：出发、返回的交通工具，商务活动使用的交通工具。
具体事项：商务活动的内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；私人事务活动。
备注：记载提醒领导注意的事项，上述项目没有提到又必须交代清楚的，如中转站（机场）的名称，休息时间，飞机起飞时间等；某国为旅客提供的特殊服务；见面就餐时需要携带的有关文件契约，应该遵守对方民族习惯的注意事项等。
表5-2只列了一天的活动，如果是多日活动，可以把每天日程表各列一页，按先后顺序装订起来。
表5-1 出差计划表
表5-2 出差日程安排表
续表
（六）办理出差手续
秘书要了解本组织办理出差的手续流程，如：填写出差审批表——本部门领导审批——上级部门领导审批——财务预支旅差费——出差——总结、粘贴票据、预约财务报账——领导签字——报销。
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第二节国外出差
随着我国在国际上政治、经济地位的提高，国际联系越来越紧密，领导因公出差到国外也成为常态，秘书要熟悉出国公务旅行的各种事务，以适应工作的需要。
出国出差除了解基本情况，做与国内出差一样的准备工作以外，还要进行如下准备工作。
一、出国手续
（一）办理护照
护照是各主权国家发给本国公民出入境和在国外的身份证件。凡出国人员均需持有护照，以便有关当局检验时出示。任何国家都不允许没有护照的人进入其国境。各国对护照的检验也较严格，防止持有过期、失效，甚至伪造护照的人进入该国国境。
我国的护照分为外交护照、公务护照和普通护照。外交护照主要发给具有一定职级的人员和具有外交官身份的驻外人员。公务护照和因公普通护照主要发给因公出国工作、访问学习的人员。普通护照又分为因公普通护照和因私普通护照。因私普通护照发给我国侨民、留学生和因办理私人事情的出国人员。
因公出国人员的护照，由外交部或由外交部授权的机关办理。因私出国人员的护照，由公安部授权的有关机关办理。
拿到护照后，应核查姓名、出生年月、地点是否填写正确，并在签字格上签名。出国前要凭护照去办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票和车船票，在国外还要凭护照住旅馆、办理居留手续等，所以，护照必须妥善保管，不能污损，不得涂改，严防丢失。护照的有效期，一般为五年，期满后要办理延长手续。
发照机关在颁发护照时同时颁发出境登记卡。持照人第一次出境时，需核对持照人所获得的签证是否与出境登记卡上载明的前往国家一致。如不一致，则不能出境，需向发照机关申请更换出境登记卡。
办理护照最好能提前一些，有时会因为某些材料不合格而花费更多的准备时间，另外，还要预留充裕的签证时间。
（二）办理签证
签证是一国官方机构对本国或外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般都签注在护照上，也签注在代替护照的其他旅行证件上，有的还颁发另纸签证。
办理签证要由出国人员亲自持护照、对方公司邀请信和其他申请签证的材料，到所去国驻我国大使馆或领事馆申办；或是委托可靠的签证代办机构（如中国旅行总社签证代办处）代办，也可以委托发出邀请的公司在其所在国的有关部门办理。
签证的等级分为外交、公务和普通签证。入出国境的签证分为入境、入出境、出入境、过境签证。另外尚有居留签证。
各国的签证内容大体相同，都规定有效期和居留期限等。如途经一国的过境签证，有效期为一个月，过境逗留时间限三天。也就是说在有效期间的任何日子里均可入出该国国境，但只能逗留三天。
公务旅行要办理所去国家的入境或入出境签证和中途经停国家的过境签证。有些国家规定，凡停留不超过24小时或一定期限的，可以免办过境签证；来往于订有互免签证协议的国家之间可不办签证。
护照是持有者的国籍和身份证明，签证则是主权国家准许外国公民或者本国公民出入境或者经过国境的许可证明。签证一般来说须与护照同时使用，方有效力。
（三）办理《国际预防接种证书》
因为该证书封面通常为黄色俗称黄皮书。黄皮书是世界卫生组织为了保障入出国境人员的人身健康，防止危害严重的传染病通过入出国境人员、交通工具、货物和行李等传染和扩散而要求提供的一项预防接种证明。其作用是通过卫生检疫措施而避免传染。
黄皮书主要记载预防霍乱和黄热病的接种，接种卡介苗及预防小儿麻痹、百白破、麻疹、流脑、乙脑、疟疾等的记录。如果入出国境者没有携带黄皮书，国境卫生检疫人员则有权拒绝其入出境，甚至采取强制检疫措施。出国公务旅行的人员需要到其所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，并领取黄皮书。
中国的黄皮书统一由中华人民共和国卫生部印制。申请人需要办理的黄皮书，一律由各省、自治区、直辖市的卫生检疫局签发。
黄皮书的使用，主要是在进入前往国国境口岸时，接受其口岸检疫人员的查验。此外，在国外旅行期间患病住院，医生也要查验黄皮书。所以，申请人要妥善保管黄皮书，最好和护照放在一起使用。
黄皮书的任何修改、涂擦或其任何部分有撕掉而失去完整性，都会被视为无效。如发现有问题，可向检疫机关提出更换。
根据不同时期、不同地区和疫情的分布情况，各国对预防接种的要求也有所不同。有时某一地区发现霍乱，凡出入该地区的人必须注射防霍乱疫苗。所以，出国人员办理接种手续前应作必要的了解。
（四）订购机票
出国前应根据实际情况选择方便、经济、合理的路线。各国航空公司给长途旅客24小时内转机提供食宿的方便，在选择换乘飞机的时间、地点时，要考虑这一因素。
购买机票，可通过旅行社代办，也可直接到国内各航空公司和售票代办点购买。购买机票的同时，要确认机座。拿到机票后，要认真核对机票填写的内容，如核对姓名的拼音是否与护照上的一致，检查机票填写的飞机班次、日期、途经城市、到达城市是否正确，座位是否确认（即“OK”）。只有机座得到“OK”，才可搭乘飞机。
如旅行人持联程（或往返）机票，即使购票时全程机座均已办妥（OK），因某些航空公司对联运衔接的时限规定不同，如果搭乘续程（或回程）飞机的间隔时间超过其规定的时限，须在续程（或回程）地点提早办妥机座“再证实”（reconfirm）手续，否则就等于自动放弃已确认的机座，承运部门可以合法地将机座让予其他旅客。这一点往往被人们忽视。因此，要特别注意了解有关机场及航空公司的规定，以免给旅行带来不便。经常乘坐同一航空公司的飞机，还会得到某些优惠。
出国出差还需要考虑时差的问题，与领导讨论几个旅行方案，最后选定最佳方案。
二、出入境手续
各个国家（地区）对出入境旅客均实行严格的检查手续，检查这些手续的部门一般设在口岸和旅客出入境地点，如机场、车站、码头等。出入境手续包括：
（一）边防检查
我国边防检查由出入境边防检查站负责，该机关归公安部出入境管理局领导，其他国家这项检查很多由国家移民局（外侨警察局）负责。边防检查就是查验旅客的护照、签证，验毕加盖出入境验讫章放行。边防检查工作的主要任务是控制一些国家禁止出入境的人员通行和打击偷渡行为。
目前，我国简化出入境手续，新措施遵循国际惯例，免填出入境登记卡，提高通关效率。持护照人初次出国（境）后回国，如果再次出境，不论其与前次出境间隔时间长或短，也不论其出境事由是否改变或是否变更前往国家或地区，只要凭有效护照和前往国家或地区的有效签证或其他准予入境的许可，即可出境，无须再次办理其他出境申请手续，也不需要再申领、填写出境登记卡。
（二）海关检查
海关检查人员一般仅询问有否需申报的物品，但有的国家要出入境者填写携带物品申报单。海关有权检查出入境者所携的行李物品，但不是对所有物品都一一检查，对持外交护照者可以免验。
各国对出入境物品管理规定不一，烟、酒、香水等物品常常按限额放行，文物、武器、当地货币、毒品、动植物等为违禁品，非经允许，不得出入国境。有些国家还要求填写外币申报单，出境时还要核查。
边防检查重点查人，海关检查重点是查物品出入境是否合法。
（三）安全检查
近年来，由于飞机安全事故不断发生，各国对登机的旅客采取严格安全检查措施。主要是禁止携带武器、凶器、爆炸物、剧毒物等。检查方式有过安全门、用磁性探测器近身检查，检查随身携带的手提包等物品，人工检查即搜身、脱鞋检查等。我国也实行国际通用的安全检查方法。
安检往往根据当前的局势、国际的状况以及其他方面的综合因素而定，所以有时较严，有时较松。
（四）检疫
交验黄皮书。很多国家对来往某些国家、地区的旅客免验黄皮书。但对发生疫情地区检查则特别严格，对未进行必要接种的旅客，则会采取隔离、强制接种等措施。
三、其他方面
（一）乘飞机
乘飞机应尽量轻装。根据规定，手提物品不得超过5公斤，免费托运20公斤行李。旅客提早抵达机场后，应先办理乘机手续，避免航空公司因超售机票拒载。将机票交所乘航空公司机场验票口查验，同时将随身托运的行李过磅，并将重量填到机票上。航空公司撕下由其承运段的一联后，将机票与行李卡、登机卡一并交还乘客。乘客凭登机卡上飞机，凭行李卡到目的地机场领取行李。直接托运的行李，在中途换乘飞机时应关照行李是否转到换乘的班机上。
飞机起飞前关闭手机或调至飞行模式，起飞和降落时，不准吸烟、拍照，不得使用厕所，要系好安全带，放直座椅。有时航空小姐会发给乘客糖果等，在飞机升降过程中咀嚼，以免由于气压变化引起耳膜疼痛。在飞机上不要大声喧哗，以免影响他人休息。在飞机上的坐卧姿势也应注意，一要雅观，二要不影响他人坐卧。
办完入境手续即可凭行李卡认领托运的行李。旅客可用手推车将行李推出机场，也可请行李搬运员协助，但要付小费。
（二）住旅馆
在旅馆住宿，如果行李员为您提行李，或把房间弄得太乱请服务员收拾，都要付小费。把小费放在桌上即可，如果您不想给小费，则不要把零钱随意乱放。
住宿的房间被认为是私人空间，外国人不习惯在此接待客人，尤其是异性客人，接待的地方最好是大厅或咖啡厅。
进出房间应随手关门，不要穿睡衣、拖鞋、背心或裤衩到走廊或旅馆公共场所游逛。在房间里不论看电视或者说话，声音要轻，不要影响别人。休息时将房门锁好，可挂上“请勿打扰”的牌子。如有人敲门，先问清楚来客身份。如到别的房间找人则应轻敲房门，不可高声喊叫，待主人允许后方可进入。
旅客用淋浴洗澡，不要弄得“水漫金山”。欧洲有些老旅馆防漏设施不太完善，若水漫房间造成损失，客人是要赔偿的。不要损坏房间里的一切设备，特别提醒吸烟者注意，不要烧坏地毯、家具等。
旅馆的设备问清楚其功能和使用方法再操作。有些旅馆设有室内或室外的游艺室、游泳池、网球场等，这些设施一般均收费。个人物品要收拾好，保管好。不要把零星物品、笔记本等放在枕头下边，以免被服务员打扫房间时误认为是不要的东西而清理掉。
（三）旅行支票
经常出国的人，一般持有万事达卡或美国运通卡和旅行支票。旅行支票经常带有不同的面值，如美国就有10美元、100美元、5000美元等。秘书为领导在开有账户的银行或其他银行购买旅行支票时，需要填写一张申请表，然后，领导要当着银行代表的面在支票上签字。
信用证。在美国，如果差旅费超过1000美元，到国外旅行的人一般从银行购买信用证。信用证可以作为到大银行去的介绍信，可以在世界各地银行提取现款，直到信用证上的面额提完。
此外，在涉外友好交往中，有时要赠送一些纪念品。譬如，应邀赴私人家宴，应为女主人带些土特产、小艺术品、纪念品、水果以及花束等。应邀参加婚礼，可赠送花束以及艺术品、实用物品等。探视病人，可根据具体情况送些对病人有益或为病人喜爱的食品、花束。相处时间较长的朋友，离别前往往会赠送小纪念品。出席官方或民间组织的酒会、招待会、较大的宴会等，则可不必送礼，必要时只是送花篮、花束等。
选择纪念品还应考虑受礼人的爱好和具体场合。有的物品在这个国家很受欢迎，到另外一个国家则可能并不稀罕，因此，要根据不同国家、地区的习惯与个人的喜好做些必要的选择。
需要注意的是，国家行政机关公务人员在对外公务活动中赠送和接受礼品，应遵守《国务院关于对外公务活动中赠送和接受礼品的规定》（国务院第133号令）。
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第三节领导出差期间秘书的工作
一、秘书留守事务
领导出差期间，秘书是领导在组织里的耳目和嘴巴，负责倾听意见，发现问题，汇报工作，转达指示。
领导出差期间，秘书应按照既定行程表和领导的确定行踪，设法提前通知当地的有关部门及人员进行迎送，以确保领导出差过程始终井然有序，点到点无缝连接，不让领导为此操心。
如果领导并无特别授权，秘书只需按照常规行事。领导出差期间，秘书只是少了直接的上下级接触，多了随机应变的主动。但是领导已有事先提醒或格外关注的事情，秘书要严格按领导指示办。
领导出差期间，秘书可以迅速调整工作和精神状态，以适应外界的变化，从容不迫地做好自己的工作。具体做法是：
1.日常事务自己处理，每天应在事先约定时间与领导联络。
2.重要事务记录在案，待领导回来后由领导处理。
3.重要且紧急的事务或无人能代理的紧急事件直接向领导请示，由领导定夺，秘书执行，以免误了商机。领导出差期间，秘书可以每天传真一份内容包括公司日常工作报告、来访客人名称、来电单位、来访来电内容及公司工作进度的资料至旅馆，让领导能随时掌控公司状况。秘书不能根据自己的判断随便作出决定。
4.未经领导许可，秘书不能在文件上盖章签字。
5.如果是替领导处理个人私事，应与领导的家人商量，还要替领导严格保密。不要随便将领导的出差地点告诉外人。
6.领导回来前将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹”的最上面。
二、秘书随行事务
有些工作无法交给另外一座城市或国外临时办公室的助手处理，在这种情况下，秘书最好与领导一起出差，秘书是领导的“流动办公室”。
（一）出差安排
秘书随行期间要听从领导的安排。有些情况下，秘书是紧跟服务，可以和领导乘一样的车、住同样的旅馆；在另外情况下，秘书不一定所有的地方都跟去，或在某些地方呆的时间要短些，这时，秘书要按照领导的意图排出行程和日程活动安排，标明出发时间、到达时间和地点等。每天的日程安排应留出充足的空余时间以便领导或秘书或其他人员参加各种应酬及处理私人事务。
（二）工作安排
出发前，秘书将自己外出时的工作交代他人代为处理，并把出差前手头未完事宜记录在备忘录上，以便回来后继续办理。安排好家庭事务。在出差时，要随时保持与组织本部的联系，了解领导外出时组织内部发生的重大事情，随时向领导汇报。注意对领导健康的关照、安全的保卫。随行秘书对工作应更主动、更投入。
大型宾馆都有计算机和其他设备供出差者使用。此外，若公司在当地有分支机构，秘书工作时可以使用那里的办公设备，也可以自己携带手提电脑、微型录音机等开展工作。
（三）行为举止
出差的目的是为了工作，秘书每天都有可能忙于为领导做收集信息、调整计划、会议记录、整理旅行档案、准备和处理信件等工作。另外，秘书也代表着组织形象，因此，必须在穿着打扮、行为举止方面多加注意，尊重当地的风俗习惯并讲究礼仪礼节。要准备好个人的替换衣物、正式场合的服装及用品。
（四）出差时的安全防范
安全防范是旅行过程的一项重要内容，也是确保旅行人心情愉快的重要条件。近几年，外交部新设立的涉外安全司正式运作，涉外安全司重点关注中国公民在国外的安全保护问题。
如果领导单独出行，秘书要根据出行目的地做好安全提示工作。如果秘书随行，要承担起安全防范工作。
秘书具体要提醒领导注意：
1.交通安全
许多国家，像英国、马来西亚、新西兰、澳大利亚、南非、新加坡等，机动车辆均靠左行驶，这与中国的习惯刚好相反。行人穿越马路时，来车方向的先后也与中国相反，如果不特别注意交通规则，在这些国家就容易发生被车撞倒的悲剧，要特别小心。
2.寄存物品
贵重物品一定要寄存。绝大多数中国游客住店时，不习惯将贵重物品或大量现金寄存在酒店保险箱内，而习惯随身携带或放在旅馆住处。国外旅馆大都规定，贵重物品如果在房间里丢失，旅馆概不赔偿。
3.随身携带有效证件
外出时，随身携带有效证件以备检查，或遇到特殊情况及时联系。
到语言不通的国家旅行，一到旅馆，先在总台拿一张旅馆卡片，卡片上通常有旅馆地址、电话等信息，迷路时给司机看，他能顺利送你回住处。
4.少带现金
携带大量现金容易丢失，为避免过多的损失，应少带现金，多用信用卡。目前，中国银行在伦敦、纽约等大城市都设有分行，英国汇丰银行、美国花旗银行等在中国国内也有多家分行，旅行者可向这些银行咨询，跨国间转账只需少量手续费。
需要特别强调的是，在国外单独上街，身上带的钱不能多，但也不能一分钱不带，带上20美元“保命钱”是必须的。
5.不要单独出行
随时与组织或随行人员保持联系，初来乍到，不要随便一人外出，尤其是晚上，最好让接待单位派人陪同，一路上能方便不少。出门之前检查每人的通讯设备，注意保持联络，还要记住当地的求助电话。
6.带些必备药品
一旦身体不适，身边的小药就能救大急。有些国家对所带药品有严格限制，事先需要特别了解。如新西兰政府对入境旅客携带药品的种类和数量有严格规定，并要求向海关申报，否则可能被没收或罚款，严重者将会被判入狱。另外，一些感冒药中含“安非他明”（Amphetamine），此物质可用于制造毒品，为新西兰警方稽查重点。
7.注意饮食卫生
最好在酒店进餐，虽然价格稍高，但是安全；外面的小吃店不太卫生，容易导致腹泻。
8.购买保险
据了解，目前在欧美发达国家，90%的市民在出境前都会购买一份境外医疗保险，以备不时之需。但在国内，中国公民出境时却对此意识淡薄。现在，随着中国公民在国外发生医疗、安全和突发事件的不断增加，越来越多的游客也开始留意，在出境前为自身购买一份更全面的出境医疗保险。
购买保险首选“中国公民出境医疗保险”，一张保单把医疗、财产、意外全覆盖。其次，还可以购买旅游救助保险，旅行者在任何地方遭遇险情，都可拨打电话获得无偿救助，之所以建议投保境外救援，是希望被保险人在人生地不熟的国外可以第一时间由专业救援机构提供救助。最后，可以考虑旅客意外伤害保险，这类保险主要为旅行者在乘坐交通工具出行时提供风险防范服务。
第四节领导出差回来秘书的工作
一、准备事务
（一）资料
预先计算领导归来时间，将出差期间组织所有工作概况整理成册，放在领导桌上，方便领导归来能马上了解情况。
（二）接站
领导归来之前，安排迎接人员接站并通知家属。
二、跟进事务
（一）汇报
在合适时机向领导汇报出差期间公司概况及重大事件，应向领导明确转述重要事件的处理方向，并请领导尽快处理。如果要领导下机之后马上了解的情况，应择要简单汇报，其他事情不宜多讲，先让领导休息为宜。
（二）整理资料
将领导携带回来的数据、文件、样品整理归类，请示领导意见后，再分门别类地建档或交予相关部门研究。
（三）财务报销
帮助领导核算出差费用，并向财务部门报销。
（四）致信感谢
邮寄寄送致谢函，向出差期间接待或协助领导的人员和单位表达谢意，建立与外界良好的人际关系。
（五）了解反馈意见
找机会向领导了解对此次出差计划和安排的意见，为下一次的安排提供参考。
表5-3 差旅费报销单
三、发挥旅行社的作用
在国外，不论是大型企业还是政府部门，都会将出差旅行列为集团采购的范畴。他们把自己的旅行需求同时提交给几家专门提供出差旅行管理的旅行社，由旅行社提供全方位的解决方案。例如：德国政府每年都通过招标，选择两家旅行社负责政府部门的出差旅行安排；澳大利亚政府也是每年一次招标，中标的旅行社负责政府全年的出差旅行活动。
在我国，过去为防止公款旅游，出差不能凭旅行社的发票报销。但从2004年3月1日起正式实施的《上海市旅游条例》第二章第二十一条有如下规定：“国家机关、企业、事业单位和社会团体经审批获准的公务活动，可以委托旅行社安排交通、住宿、餐饮、会务等事项。”从此，各大旅行社均把出差旅行纳入旅行社服务范围。
《国务院关于加快发展旅游业的意见》（国发〔2009〕41号）文件明确“允许旅行社参与政府采购和服务外包”。旅行社参与政府采购和服务外包，即国家机关、企事业单位和社会团体经批准的公务活动，可以委托旅行社安排交通、住宿、餐饮、会务等事项。各地也陆续在相关政府文件中予以支持和落实，这从政策和措施上打破了旅行社不能承接公务活动业务的禁区。
多地也明确受委托旅行社出具的发票可以作为公务活动的报销凭证，并严格落实财务管理有关规定，不得安排与公务无关的活动。但是，2017年8月19日，财政部等部门对外印发的《中央和国家机关基层党组织党建活动经费管理办法》明确提出：开展党建活动，要充分发挥党员的主体作用，必须自行组织，不得将活动组织委托给旅行社等其他单位。
一些正规的、规模较大的旅行社都设有专门的出差旅行业务组，可以提供如代订饭店客房、代办交通票据、代办旅游保险和交通集散地的接送服务等，还可以为国际性的会议提供丰富而周到的服务。旅行社可以从航空公司、酒店，以及其他许多供应商那里得到更多优惠，以降低出差成本。旅行社通常可为公司或者政府部门节省15%—30%的出差开支。这些只是正常的服务外包行为，不能想当然的认为凡和旅行社挂钩就等同于公款旅游。出差和公款旅游不一样。
如果领导选择旅行社安排出差，秘书的工作是：
（一）选择合法旅行社
选择合法旅行社是旅行成功的重要前提之一，合法旅行社拥有提供合格旅游产品的基本条件，同时，这些旅行社在成立之初都向旅游行政管理部门交纳了数量不等的（10万元至160万元人民币）质量保证金。
判断一家旅行社是否合法，要看它是否拥有“一证一照”。“一证”是指旅游行政管理部门颁发的“旅行社业务经营许可证”，表明该旅行社已得到旅游行政管理部门的业务经营许可，注册并缴纳了规定数额的质量保证金，一旦发生旅游质量问题，旅游者的合理权益就会得到保障。“一照”是指由工商行政管理部门颁发的“营业执照”。
（二）区分旅行社的类别
旅行社按照经营业务范围分为国内旅行社和国际旅行社。国内旅行社只能经营国内旅游业务，应向旅游管理部门缴纳60万元人民币保证金；特许经营的国际旅行社经营范围包括入境旅游业务、出境旅游业务和国内旅游业务，应向旅游行政管理部门缴纳160万元人民币的质量保证金，保证有足够的资本应对各种意外事件。
（三）商定旅行价格
“食、住、行、游、购、娱”是旅行的六大要素，也是决定旅行价格的主要因素。尽管选择的旅行目的地相同，但是接待服务标准不同，旅行服务项目不同，其旅行价格也不一样。
旅行社常用的“豪华”、“标准”及“经济”等概念，指的是旅行接待服务等级。选择什么等级的旅行服务，要根据经济条件和消费计划确定。
旅行社可以根据旅行者的需求，设计旅行线路和接待服务标准。与旅行社商议价格时，要做性价比，注意构成旅行线路的实质，而不要只看价格的高低。
（四）订立合同
作为旅行者，要明确在订立合同时和履行合同过程中享有哪些主要权利与承担哪些主要义务。
1.在订立合同前，旅行者有权要求与之签订合同的人员出示有效证件，同时旅行者也有义务向对方提供能证明本人身份的有效证件。
2.合同的订立是在自愿、平等、公平、诚实信用、合法、守德的原则上。
3.在订立合同时，旅行者享有对欲选择的旅行线路的价格构成及旅行社所提供的服务信息等方面内容的知悉权。
4.合同订立后，没有合法理由，不得单方面擅自终止合同，否则须承担由此产生的后果及经济损失。
5.当合同订立后旅行者享有旅行社在合同中承诺的各项服务的权利。同时，旅行者也有义务给旅行社以必要的合作，以使合同所约定的各项条款得以变为现实，这也是保证旅行质量的必要前提。
6.在合同履行过程中，旅行社应尽全力使其提供的服务达到合同中约定的标准。
7.核查旅行社是否办理了旅游保险。
【思考题】
1.国内出差需要事先了解哪些情况？
2.秘书需要为领导出差做哪些准备工作？
3.出差计划内容包括哪些？
4.简述秘书在领导出差期间和出差返程后应做的工作。
5.简述秘书随行出差事务。
【案例分析】
常总是安徽省太湖县花园乡的一名农民企业家，他到上海招商引资，寻求合作，共同开发农产品深加工项目。谈判基本达成合作意向，常总非常高兴，觉得不虚此行。他把一张黄梅戏光盘赠送给合作方，又请对方在上海老饭庄大吃一顿，饭菜讲究，花了近万元。但合作方说：“把钱交给大吃大喝的人不放心。”合作因此泡汤了。
【问题讨论】 常总在何处表错情会错意？
【实践训练】
1.2018年8月1日至2日，上海光华集团总裁要到苏州和常州出差，他携公司秘书张明一道前往。他们的主要任务是：
（1）1日上午参加苏州光华集团会议。
（2）下午到常州常发置业集团讲话。
（3）1日晚上返回上海，在总部给员工讲话。
（4）2日在上海面试新员工，并给新入职员工开座谈会；参加易成新天地项目例会；晚上会见上海媒体朋友。
要求：秘书张明拟一份领导两天的出差计划表，并明确秘书随同出差的工作。
2.通过各种途径收集有关荷兰的气候、地理、交通、民俗风情、礼仪禁忌等方面的资料，供领导出差前参考。
【知识链接】
1.国际秘书节
“国际秘书节”（International Secretary Day）是由国际专业秘书协会（Professional Secretaries International，简称PSI，现已改为International Association of Administrative Professionals，简称IAAP，又翻译成“行政管理专业人才的国际协会”）在1952年设定，目的是肯定秘书工作在职场上的贡献，并鼓励年轻朋友投入此专业发展。享受这一节日的包括行政秘书、接待人员和助理。
这一节日源于20世纪50年代的美国。为肯定秘书的贡献，1952年，经两位资深秘书提议，美国宣布设立秘书周和秘书日。1955年，正式将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期，而4月的最后一周星期三就是“秘书日”。多年后，许多国家都引进了这个节日，这一天，所有的秘书都有假期，还会收到领导表达感激之情的鲜花和贺卡。
秘书节设立的宗旨是为了表达对秘书的敬意，借节日向秘书们道声辛苦。秘书节庆祝的方式是多种多样的，没有一个法定的规定。例如，有的老板邀请秘书为座上客，让从来都是席间应酬的秘书成为餐桌上的主角。此外，表彰也是个不错的选择，在节日里评选出最佳秘书。例如，新加坡每两年选一次“最专业秘书”，表彰最具专业精神、工作效率高和有杰出表现的秘书，而评选中老板的票数很重要。还有些常见的如举办各种形式的聚会或者联谊会来庆祝节日。
这一天不但是秘书获得殊荣与奖励的时候，也是秘书们可以畅快发泄对老板不满的一天，其间的一些趣闻也颇具戏剧性。1992年，“美国平等就业妇女联盟”为了庆祝全国秘书节，根据上百名秘书的陈述，评选出当年度的“最坏老板奖”得主。获得1992年度“恶老板”头等奖的是一家食品供销中心的负责人，这个公司的秘书小姐除了担任会计工作外，还得充当活闹钟，每天早晨到办公室隔壁的公寓里把老板夫妇从床上叫醒。
秘书小姐觉得这份工作和老板夫妇的德性使她难以忍受。“恶老板奖”第三名的得主是一名司法系统女秘书的顶头上司，他要求女秘书帮他包扎臭烘烘的脚趾头，检查嘴巴里的溃疡伤口，在女秘书办公室内修剪八字胡，把胡子渣倒在女秘书的垃圾桶内，并不准女秘书在办公室吃带有腥味的食品。
随着国际化的潮流，秘书节也渐渐走近中国秘书们的视野和生活中。在国内，秘书节的庆祝活动最初只悄然流行在外企中，近些年，随着民间力量及组织的致力推广及商业行为的推波助澜，秘书节在中国也越来越成为一种时尚，越来越多的本土企业开始为秘书们过节。
在秘书节这一天，国内企业的秘书们也有不少收到来自老板和同事们的祝福和礼物。汉口的一家公司为秘书们过“秘书节”是他们企业的一大传统，每到这一天，秘书们都会聚集在一起参加由公司老总举办的“慰问会”，秘书们无一例外地会收到同事们的慰问信以及体贴下属的老板送上的贺卡、相框等小礼物，一份关怀与尊重令秘书们感激与开心。
2.《中华人民共和国旅游法》，本法自2013年10月1日起施行。
3.《国务院关于印发“十三五”旅游业发展规划的通知》（国发〔2016〕70号）。
4.2017年9月4日，财政部等三部门对外发布“关于印发《中央和国家机关基层党组织党建活动经费管理办法》的通知”（财行〔2017〕324号）
5.上海市人大常委会于2014年12月25日颁发修订的《上海市旅游条例》，自2015年3月1日起施行。_x000C_
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