资源简介

(共120张PPT)
办公自动化
本章概述
我们所处的时代，信息技术的发展正深刻地影响着政治、经济、军事、文化等社会生活的各个领域。秘书，这个古老的职业也因之发生了根本的变化，跑跑腿、动动嘴、抄抄写写的办公方式已经演变为以信息工作为核心的办公方式。借助以计算机终端为核心的信息搜集、处理、传递、管理设备，与计算机连接使用的信息展现设备、信息媒介设备、信息输出形态转换设备，以及现代通信设备、文档印制设备等，实现了办公自动化，办公效率大大提高。
学习目标
1.了解信息的概念、信息与办公和办公自动化的关系、办公自动化系统的组成。
2.掌握一些常用办公软件的使用技巧。
3.了解常用办公设备使用注意事项。
重点难点
1.办公自动化系统与现代办公设备。
2.应用常用办公软件熟练处理工作事务。
3.办公设备使用、管理和维护注意事项。
第一节信息时代与办公自动化
【案例导入】
早上到办公室后，校长办公室陈秘书到传真机前拿起了一份昨天下班后外单位发过来的传真件，这是一份会议邀请函，他把邀请函交给主任；然后，他打开电脑进入邮箱查看邮件，有几份新邮件是各学院反馈的报送材料电子版，他把这些下载到电脑，存储在“2018年各单位工作总结”文件夹；接着，陈秘书打电话给尚未提交总结材料的几个单位的办公室催交材料；接下来，他打开手机，查看主任发来的短信，开始上网搜集主任布置查找的资料……
这是陈秘书日常工作的一部分。
一、信息与信息时代
（一）信息的概念和特征
信息，是一个在当今社会出现频率极高的词语。作为普通词语，指音信、消息；作为科学技术词语，是指适合于通信、存储或处理的形式来表示的知识或消息（全国科学技术名词审定委员会审定公布的定义）。也就是说在现代科学中，信息指事物发出的消息、指令、数据、符号等所包含的内容。信息具有可识别性、可存储性、可传输性、可处理性和时效性。
（二）信息时代对秘书办公的要求
随着科学技术尤其是信息技术的发展，信息量、信息传播的速度、信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式增长，使得信息对整个社会的影响愈来愈提高到一种绝对重要的地位，人类社会业已进入信息时代。
不仅企业对信息的认识和利用越来越深刻、深入，政府对信息在国家治理、社会管理中的重要作用也愈加重视。党和国家高度重视信息工作，习近平总书记指出“信息无处不在、无所不及、无人不用”（2019年1月25日上午中共中央政治局第十二次集体学习）。信息在政府和社会组织实施管理的过程中发挥着越来越重要的作用，进一步加强和改进信息工作成为共识和当务之急。因此，现代秘书只有把信息工作当作自己的主要工作，才能在辅助决策和决策执行过程中成为领导的得力参谋、助手。
可见，秘书的信息工作是时代的要求。现代秘书已无法避免接触大量的信息，在日常工作中的人际交流（如面谈、电话、QQ和微信等即时通信）、印刷品阅读、互联网网页浏览当中，面对着大量的信息；“三办”（办事、办文、办会）以及接打电话、处理信函、安排活动、接待来宾、陪同访问等事务性工作本身也是重要的信息来源。在信息社会，完全称职的秘书除了做好事务工作外，还应当充分利用信息为领导的管理工作和决策提供依据。因此，秘书必须经常采集、管理和加工各种信息，信息工作已经成为了秘书工作不可或缺的重要内容。
二、办公自动化
（一）办公的概念
“办公”一词，其字面意思就是“办理公家事务”。在农业时代“公”其实就是官府，故人们所理解的“办公”多指官府的行政行为。在西方工业革命时期，办公指企业管理层的工作。现在，随着信息时代的到来，信息成为社会生产的主要要素，大多数人要处理信息，而不是生产产品，“办公”的内涵和外延因此再次得到扩张，它已经成为信息时代的一种主要生产方式。
从信息社会的角度看，“办公”是一种组织行为，它是人们接受、处理和传递信息的过程。它有两个主要特征，一个是处理“信息”，这使它与其他类型的工作相区别；另一个则体现在“公”，它是一种组织的行为方式，与个人生活相区别（组织也有负责员工生活福利的部门及其工作，那也是“办公”）。
（二）办公自动化的概念
科技发展突飞猛进，新技术、新设备不断涌现，带来了办公方式的革命性变化，诞生了一门综合电子、通信、文秘和行政等多学科和技术的新兴学科，这就是办公自动化。
早在20世纪40年代，美国的部分企业开始使用机器设备来处理办公业务，当时美国人把这种手段称为办公自动化（office Automation，简称OA），其含义包括事务处理与管理。随着微型计算机的发展与普及、现代通迅手段的进步，办公自动化成为一项综合性的应用技术，涉及技术科学和管理科学。技术科学包括计算机技术、通信技术、人-机工程等；管理科学是指科学组织和优化各办公环节，使之发挥更高的办公效率。
何为办公自动化，至今国内外尚无统一的定义。有人定义用文字处理机进行办公中的文字编排就是办公自动化；有人定义无纸办公就是办公自动化。在我国被广为引用的定义是1985年全国第一次办公自动化规划讨论会提出的：利用先进的科学技术，使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由办公人员与这些设备构成服务于某种目的的“人-机”信息处理系统。
我们认为，办公自动化是以计算机技术、现代通信技术为手段，以信息流转为核心，通过各种现代化办公设备，快速高效地完成办公业务的现代办公形式。
随着科技日新月异的发展，越来越多的电子设备可用于办公，如继手提电脑（包括平板电脑）之后，手机现也已成为一种重要的办公设备。
但无论现代办公设备如何发展，如何繁杂，我们都可以根据其工作性质分为三大类：
1.以计算机终端为核心的信息搜集、处理和管理设备，包括主机、鼠标、键盘和显示屏等常用计算机（包括终端机、服务器）设备（还可以配备手写板以及话筒作手写录入和语音录入）以及与计算机连接使用的信息搜（采）集设备扫描仪、数码视音频采集设备（数码相机、数码摄像机、数码录音笔、手机）等，信息展现设备如投影仪、视频展示台、电子白板等，信息媒介设备如电脑硬盘、移动硬盘、U盘、光盘刻录机（外置式刻录机和刻录光驱）等，信息输出形态转换设备打印机（包括针式、喷墨、激光）等；
2.电话、电报、传真、电传等通信设备；
3.文档印制设备如誊印机、静电复印机、数码速印机等。
（三）办公自动化系统
办公自动化系统（Office Automation System，简称OA系统），自20世纪50年代末60年代初出现到现在，发展极其快速，不同国家不同社会组织所应用的办公自动化系统可谓林林总总，但都离不开在互联网环境下，以计算机为中心的信息采集、加工、传递、保存4个基本环节，体现文字及数据处理、公文管理、事务管理、通信联络、信息发布等功能。
如国务院国家事务管理局办公自动化系统，具有以下主要功能：
收文管理：完成单位外来公文的登记、批阅、办理、归档、查询等全部过程处理。
发文管理：完成单位内部和对外公文的起草、审批、签发、发布、存档、查询的全部管理。
档案管理：包括案卷管理、文档管理和借阅管理三个主要部分，其中案卷管理主要是对部门内部文件档案进行管理；文档管理则是对提交归档的文件资料进行组卷、移卷、拆卷、封卷等管理，并提供全文检索的功能；借阅管理则实现用户的网上目录查询、借阅、网上阅览处理，实现网络图书馆。
信息采编：完成对单位各类信息的投稿、编辑、审批和发布等管理工作。
审批管理：完成内部各种申请、报告、文稿等信息的网络起草、审批和自动传递的过程。
个人档案：完成对个人的各类电子文档的录入、分类和共享管理。
领导日程：由日程安排管理员负责录入各级领导的日程安排，以便各位领导每天可以方便地了解到自己及其他领导的日程安排。
电子公告：完成单位内部各种文件、纪要、通知、公告、报表等信息的发布和信息反馈。
待办工作：集中处理个人所有的待办工作，并自动与各个模块建立链接。
电子邮件：内外部电子邮件的起草、发送、回信、转发、回执和跟踪。
名片夹：个人地址本、个人通讯录的录入、修改和查询。
（四）档案管理电子化
档案管理是秘书部门的一项重要工作，随着办公自动化的普及，档案管理的现代化问题也日渐显得重要和迫切。档案管理电子化就是档案管理现代化的具体体现。
所谓档案管理电子化，是指以计算机和电子技术、信息技术为手段，以档案管理学理论为指导，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化档案管理过程。
档案管理电子化包含三个层面的内容：
1.档案材料的计算机化、网络化管理。
这又包括两方面，一方面是将原来手工操作的档案材料卷宗信息录入计算机，通过网络，可以在任何一台经授权的终端电脑查阅档案目录和档案材料存放位置，方便查找利用；另一方面是在档案内容电子化的基础上，通过档案管理系统的网络功能，授权用户可以在线浏览、查询档案详细内容，或通过借阅子系统在线借阅档案。
2.档案材料实物的电子化转换。
档案材料实物种类很多，除了纸质的文件、图纸、奖状等，还有照片、磁带、录像带、光盘等声像档案材料以及牌匾、奖杯等其他物品，电子化转换就是用扫描、照相等手段实现数据转换，将实物转化为计算机管理的信息。
3.公务文书（含公文）电子材料的归档管理。
办公自动化的结果使需要归档的文件产生了两大门类：电子文件和纸质文件。目前，电子文件的法律和行政效力尚未得到系统全面的确认，纸质档案还应继续进行规范化管理。电子文件因其管理和内容再利用的方便性十分突出，将成为档案利用的主要对象，其电子化管理也应参照传统档案材料的移交、归档手续和过程，充分利用网络操作的安全机制在线完成。
感谢观看
第二节常用办公软件的应用
【案例导入】
经理交代秘书小王给他设计一份打开是一张A4纸大小的三折（双面共6个页面）活页公司简介，要求图文并茂，版面灵活，且每个页面要有页码，以便翻阅。
请问，用Word如何完成这个任务？
由一系列电子元件构成的计算机需要相应的软件（程序）才能运行，才能供人们工作、学习和娱乐，首先是负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件，其次就是各种应用软件。电子计算机要用于办公，就必须在计算机系统中安装相应的办公软件。
一、计算机操作系统软件
操作系统（Operating System，简称OS），是电子计算机系统中负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件，同时也是计算机系统的核心与基石。它的职责常包括对硬件的直接监管、对各种计算资源（如内存、处理器时间等）的管理、以及提供诸如作业管理之类的面向应用程序的服务等等。
在计算机操作系统软件中，普遍使用的是美国微软公司（Microsoft）的统称Windows的产品，微软的操作系统几乎就是计算机的一部分。
对于办公而言，计算机操作系统软件不仅是计算机软硬件资源的管理者和“服务员”，更是秘书的信息中心和助手。
比如说，用计算机处理工作，其结果（用户文件）是存储在计算机里的，但我们往往会发现一些人因未在计算机里为各种文档分类存放而苦恼，或者为查找一个曾经用过的文档而焦头烂额。其实，如果善于利用操作系统作为电脑终端信息中心的作用，操作系统就是你管理计算机里的信息的得力助手。
操作系统具有强大的搜索功能，任何文件不管其存放在哪里，只要大约记得下述其中任何一个条件都可以很快搜索出来：格式（后缀名）、大小、作者、关键词、创立时间或修改时间等。当然，用组合条件来搜索，速度更快。
现在使用较多的Win7、Win10系统以及尚有部分电脑使用的WindowXP等系统，搜索的应用略有不同，在此只作简略介绍：点击屏幕左下角“开始”——找到“搜索”——输入搜索条件——点击“搜索”——查看搜索结果（可以查看文件所在位置）——找到需要的文件。或者点击“我的电脑”，弹开窗口后，在顶端的地址栏右边“搜索”那里输入搜索条件进行搜索。
提示：如果想查找所有某种格式（后缀名）的文件，可用通配符*（代表所有）加后缀名方式，格式为：*.后缀名，如查找Word文档，则为“*.doc”；如需查找关于教育改革的Word文档，可在此基础上，组合关键词“教育改革”进行搜索。
利用操作系统的搜索功能，整理文件也非常方便。如，要将同一格式的文件集中在一起，就按后缀名来搜索，将搜索出来的所有文件全部剪切到一个文件夹下；如需按年度归类文档，则按时间搜索……当然，也可以如上述，用组合条件搜索整理文档。
二、办公业务软件
应用于办公事务的计算机软件林林总总，不可胜数，但微软的Office和我国金山公司的WPS Office办公套件基本可以应付所有办公事务。
限于篇幅，这些办公软件的基本操作可参阅相应的计算机基础教育书籍或在使用过程中查阅该软件的“帮助”。本章只重点介绍一些用常用办公软件处理办公事务的技巧。
（一）秘书的助手：Outlook的应用
秘书要安排领导的日程，经常要提醒领导会议、约会、飞机（乘机）时间，自己除要起草文件材料，还有一大堆繁杂的事务……秘书更需要一个“秘书”（助手）！其实，秘书的助手就在其身边，它就是Microsoft office套装软件的组件之一Office Outlook。
Outlook的功能很多，从某种意义上说，Outlook也是一个信息中心，可以用它来管理你的所有电子邮箱、收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务；可以随时提醒你做某件事的时间到了。
Outlook2007的“秘书功能”简介：
1.管理邮箱和邮件
Outlook首先是一个邮箱和邮件管理工具，其作用在于：利用POP3（Post Office Protocol 3，即邮局协议3）从邮件服务器上把邮件存储到本地主机（即自己的计算机）上，利用SMTP（Simple Mail Transfer Protocol，即简单邮件传输协议）发送邮件。
现在电邮服务商大多都提供POP3和SMTP服务器地址（参见表6-1），只要在Outlook中设置好账户，我们便可以轻松完成邮件的接收和发送。
表6-1 国内常用电子邮箱服务器地址
2.管理时间和事务
Outlook 2007提供了“日历”和“任务”两个模块供用户安排事务、管理时间，在日历和任务里安排的事项都可以设置声音提醒，这样，秘书只要把时间和任务输入日历或任务里，设定提醒时间，Outlook就会自动提醒（弹出窗口和发出声音），埋头伏案工作的秘书就不会错过。待办事项还可以在Outlook里通过电子邮件发送给有关人员以协同工作。
3.管理信息
使用Outlook 2007即时搜索功能进行关键词、日期或其他灵活条件搜索，可以查找包括任务、便笺、文件、日记、联系人、邮件等在内的任何类型的Outlook项目。
4.管理联系人
Outlook的“联系人”模块可以记录联系人的姓名、单位、职务、电邮、网址、电话、通信地址等详细信息，可以自动生成联系人名片，可以插入联系人照片，可以给联系人发送邮件，或通过邮件给联系人发送会议要求、分配任务，拨号上网用户或电脑装有付费电话软件的用户甚至可以在Outlook上给联系人打电话（电脑需配备带耳机的麦克风）。Outlook还可以自动从接收到的电邮中提取联系人信息添加到通讯簿，大大减少添加联系人的工作量。
（二）巧用文档和数据处理软件
Word和Excel是办公最常用的软件，前者用于处理文档，后者用于管理和处理数据。Microsoft office套装软件可以配合使用，共同完成办公事务。
1.Word和Excel结合批量制作证书等
秘书在工作中经常要批量制作和印发具有相同格式的证书、工作证、名片、聘书、奖状、信函等。使用Word的域功能和邮件合并功能，就可以直接从Excel文件里导入数据到Word，完成证书、工作证等的制作和自动连续打印，既提高效率又可以避免录入出错。
【案例】
工作目标：将图6-1 Excel数据表的有关项目的内容导出到图6-2的相应位置，自动连续打印学位证书。
图6-1 Excel数据表
工作步骤：
（1）打印模版设计：按证书内芯的纸张大小设置好打印模版的纸张，插入需从Excel引入数据的各个文本框和录入证书内芯未印上的校名等固定内容。
（2）导入数据：点击Word中的“打开数据源”按钮，使用Word的域功能，逐个文本框插入域，点击Word上的“查看合并数据”按钮，数据表中的全部记录导入到打印文档。
（3）自动连续打印：点击“合并到新文档”按钮——选取全部记录，插入“手动分页符（ K ）”进行分页，即可实现自动连续打印。
制作完成（已贴照片和盖章）可以颁发的证书如下图（图6-3）：
图6-2 学位证书内芯
图6-3 制作完成可以颁发的学位证书
2.用Word 宏功能快速设置文面格式
我们知道，秘书常用的各种文书（尤其是公文）都有规范的文面格式（包括字体、字号、字距、行距等），如果鼠标一点或者键盘一按就能使一篇文稿按规范格式排好，即可大大节省排版时间。
任意打开一个Word文档后，录制一个新宏，录制前先设置好快捷键（如Ctrl+Z，直接按这两键填入）。
开始录制后，对打开的Word文档，按平常那样进行页面设置，页面设置完点击工具条上的“停止（结束）”按钮，宏录制完成。以后需对任何一篇Word文档像录制宏时一样进行页面设置，只要打开这篇文档，再按一下“Ctrl+Z”（即原设定的快捷键），页面格式设置一键完成。
3.为折页文件设置自动页码
秘书在日常办公中，有时需要用Word编印一些需要折叠的文件（比如服务指南、说明书、手册之类，A4纸横排三折呈长方形的情况较多），在“页面设置”中使用“分栏”功能很容易排出三栏（或更多）的版面。但用“插入/页码”的方法插入页码，三栏就只能有一个页码，因为我们所规定的三页（三栏）对于Word而言其实是一页。那么，如何为每个页面（即每一栏）插入自动页码呢？方法如下：
点击“插入/页码”——双击激活页码编辑区域——删除原来页码——将光标置于每一栏的下方分别按下“Ctrl+F9”组合键两次插入域特征字符“{{}}”——从左到右分别填入{={Page}*3-2}、{={Page}*3-1}、{={Page}*3}（*号后的数字为栏数，第一页就是栏数减去一个结果等于1的数，第二页是栏数减去一个结果等于2的数，以此类推）——分别点击鼠标左键选中域——按鼠标右键点击“更新域”，就显示页码了——调整各页码的位置。
提示：插入域特征字符“{{}}”只能用按“Ctrl+F9”组合键的方式，不能用Word里“插入——符号”或直接输入键盘上的符号的方式，也不能用拷贝方式。
4.在Word中随意旋转图片
我们知道，在PowerPoint中插入的图片是可以任意旋转的，当点击选中图片时，图片四周的控制句柄是空心的小圆圈，而且在上方正中，还有一个绿色的圆圈控制句柄。把鼠标放在绿圈上就可以任意旋转图片（图6-4）。
图6-4 PowerPoint中插入的图片可以任意旋转
要让Word也有这个功能，以适应编排版面灵活的彩页资料的需要，可以按下面的步骤来操作：在工具栏上点击右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，打开“自定义”对话框，点击其中的“命令”选项卡。在“类别”列表中选择“绘图”，然后在右侧的“命令”列表中选择“分解图片”。用鼠标将此命令拖到“控件工具箱”（“视图/工具栏”勾选“控件工具箱”可调出）的适当位置放好（在默认的情况下，控件工具箱中没有这个命令按钮）。在控件工具箱添加“分解图片”的命令按钮后，只要选中图片，再点击这个命令按钮，就可以任意旋转图片了。
5.让Word文档每个章节拥有各自的页眉页脚
编辑篇幅较长、章节较多的Word文档（如教材），如果为每一个章节分别编写页眉或页脚，如“秘书实务 第六章 秘书办公自动化”，这样既方便读者随手翻阅查找，也可以时时突出本书的书名及各章节名。方法如下：
（1）将光标置于使用不同页眉页脚的章节之间。
（2）单击“插入”菜单中的“分隔符”命令。此时Word将弹出“分隔符”对话框。
（3）在“分节符”选项组中选择“连续”。
（4）重复步骤（1）—（3），使各个不同的章节之间都有分节符。
（5）插好分节符后，就可以为不同的章节指定不同的页眉页脚了（从第二个章节开始，点击页眉页脚位置，弹出工具栏后，先点击“链接到前一个”按钮，取消“与上一节相同”，再编辑本章节页眉或页脚）。
提示：点击页眉页脚工具栏中的“页面设置/版式/页眉和页脚”，勾选“奇偶页不同”，可以分单数页和双数页分别显示书名和章节名。
6.用Excel批量编制长数字号码
Excel常规型或数值型数字最长为15位，15位后的数字全为0，用拖曳方式产生序列号，即使是文本格式数字也不能超过15位，需编制大量的位数超过15的证书编号之类的长数字号码怎么办呢？
可以使用Excel“将多个文本字符串合并成一个”的函数CONCATENTAE实现批量编制长数字编号的目的。方法如下：
（1）分段编号
将需编制的编号分两段输入（每段小于15位），拟编编号的前段（一般是单位代码、年号之类固定内容）用复制按需要产生所有编号（全部相同）；拟编编号的后段（含序列号）用拖曳方法产生所有编号。
（2）合并两段字符串为一个
插入“CONCATENTAE”函数，得到第一个完整的证书编号后用拖曳方法得到所有完整证书编号。
（3）复制所有完整编号到新列
选中所有完整编号，复制——在新一列（位置视需要任定）起始单元格点击鼠标右键/“选择性粘贴”/“数值”（剔除格式，只保留数值）。
（4）删除分段编号的两列及合并字符串的列，保留新列。
（三）借助OCR减轻录入工作量
用扫描仪和OCR文字识别软件来帮助录入文字材料可以大大提高文字录入效率，用OCR还可以充分利用网上那些不但不能另存、复制甚至不能查看源文件的网页、图片甚至是flash动画的文档以及各种格式的电子书。
操作步骤：用截图软件截图（腾讯QQ也有截图功能，启动QQ后，目标在屏幕最前面时，按“Ctrl+Alt+A”组合键，即可按住鼠标左键拖拉选定截图范围；电脑键盘的“Print Screen”键可以全屏截图，截取的图片放在剪贴板中不能存为单独图片文件，可粘贴到PowerPoint中再存为图片文件）——用图片浏览处理软件如ACDSee转换图片格式为TIF——用OCR文字识别软件打开图片予以识别。如果识别率低，可以用图片处理软件修改图片增加对比度后再识别。
（四）打印技巧
现在有些打印复印传真一体机具备自动双面打印、复印功能，使用非常方便，但还有很多打印机（尤其是喷墨打印机）没有这种功能，需人工翻面才能实现双面打印。打印多页双面文档，如果从前往后打，那无论先打奇数页还是先打偶数页，出纸都是小号先大号后，需要整理才能打第二面。那么，有没有无需整理的方法呢？方法是有的：先打印偶数页且逆页序打印（大号先打小号后打），再顺页序打印奇数页。这样，打印完毕，就是按顺序小号在上、大号在下叠好的全部文稿了。
操作关键是：打印偶数页时，在“打印选项”中勾上“逆页序打印”；打印奇数页时在“打印选项”中取消“逆页序打印”。
提示：如果需要打印多套文稿而该文稿又以奇数页结束，则只能一套一套地打印，因为打印偶数页时，最后那张以奇数页结束的不出纸，打印奇数页时，第一套的最后一页（奇数页）便打到第二套的第二页背面了，自然后面的也就随之全乱了。
（五）光盘刻录
用不可再写光盘存储文件资料，是保证原始文件不被修改的好方法。装有刻录光驱的电脑可以像传统的文件存盘那样非常方便地刻录文件资料到光盘。使用刻录软件（如Nero），还可以复制光盘资料到空白光盘（软件自动编辑光盘映像iso文件后刻录），如电脑装有两个光驱且其中至少有一个是刻录光驱，则可以直接复制光盘。
感谢观看
第三节办公设备的使用和管理
【案例导入】
一体化打印机这几天打印效果不太好了，字迹淡了很多，有时还浓淡不一，出来的纸张有的也不太平整了，进纸的地方有点异响。要下班了，秘书小李给维修公司打了电话，约好明早检查打印机，并把当天用剩的打印纸放进了干燥箱，关了空调，关好窗户，拉下总电闸，才锁门离开。
办公自动化时代，办公现代化水平的高低及设备使用人员的操作能力决定着办公效率的高低，同时，设备能否正常运行也影响着办公效率。所以，对办公设备的管理维护和使用，是秘书工作者的一项常规而重要的工作。
本章无法对每种办公设备的使用和维护作系统详细的讲解，只能结合办公业务的重要操作和常见问题，重点介绍一些办公设备使用、维护和管理应注意的问题。
一、办公设备的使用
（一）环境要求
现代办公设备诸如打印机、复印机等都是精密设备，对使用环境要求严格。一些办公人员对设备出现故障习以为常，殊不知很多故障是环境引起的。对办公设备使用环境要求的认识是保证设备正常运行的需要。
1.办公环境应干爽洁净
潮湿和灰尘都会直接影响打印机、复印机等设备，也会因影响纸张而间接影响打印机、复印机，打印机、复印机走纸系统的器件（如搓纸轮、传动齿轮、输出传动轮等）故障和环境因素有很大关系。
2.办公环境应通风散热
办公设备都是电子机械，发热量大，散热不良不仅会降低设备的工作效能，严重的会造成设备故障，长此以往甚至会减短设备的使用寿命。因此，通风散热是办公设备使用应注意的重要问题。
3.设备放置场所应讲究
放置设备的承台要稳重、平坦、水平，避免阳光直射，使用场所需防磁、防振、防尘和防潮。
4.纸张保管使用应注意
纸张是日常办公最常用的消耗品，各种纸的质量和用途是不一样的，应按设备需要选择符合规格的纸张并妥善保管，避免纸张折痕、毛边、受潮。
（二）几种常用办公设备的使用和维护
1.打印机
打印机的品牌型号众多，种类也有针式、喷墨和激光之分，本书只就打印机使用的常见问题和使用广泛的激光打印机的使用维护作简要说明。
（1）卡纸的原因及清除
卡纸的主要原因是使用的纸张不符合规范或纸张质量较差、潮湿、起皱、卷边等，如果频繁出现卡纸，则应清洁打印机内部。卡纸时取纸应当顺着打印机的出纸方向，不能破坏相关机件，不能用力过猛。所以，使用打印机要严格按规定选用纸张，定期清洁打印机内部，一旦出现卡纸，要采用正确的方法排除。
（2）打印机不工作的处理
工作中常会碰到，给了打印命令，但打印机没有反应。解决的方法是，检查打印机电源开关是否已打开或打印电缆是否连接好；点击状态栏打印机图标，打开打印机窗口，点击“打印机”，看“暂停打印”和“脱机使用打印机”是否被勾上了，如是，点击取消。如果还不能解决，则查看电脑是否安装了多台打印机，如是，从文档的“文件”菜单，点击“打印”，在弹出的对话窗口中选择相符的打印机；如还不行，查看是否缺粉、缺墨。
（3）激光打印机的维护
激光打印机的光电系统比较复杂，机械系统比较精微，可请专业人员定期进行维护保养。但发现搓纸效果不好（即搓不进纸张）时，使用人员可检查所用纸张是否纸粉或砂粉太多，尽量避免使用质量不好的纸。如果搓纸效果长期不佳，则应请专业人员更换搓纸轮等部件。
2.静电复印机
复印机是聚集了光学、机械、电路等高科技的精密产品，正确的操作和定期的保养是确保复印机正常运行的关键。
复印机使用注意事项：
（1）选择通风换气条件较好的地方安装复印机，保证操控方便和散热容易，还要注意防尘、防震、防阳光直射。
（2）应使用稳定的交流电电源，电源插座电压、电流规格应大于设备定额，如果当地电压不稳定，最好配备稳压电源。
（3）开启复印机前先打开电源开关或插上插头，再开启机器电源开关；关机程序与此相反，先关闭机器再关（拔）电源。开机后要等复印机预热结束才能复印。
（4）要保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂改液、手指印、粉尘之类的斑点。如有斑点，使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃。
（5）在复印机工作过程中要盖好盖板，防止强光对眼睛的刺激。
（6）如果出现以下情况，应立即关掉电源，并请专业人员检查维修：机器里发出异响；机器外壳过热；机器部分被损伤；机器被雨淋或机器内部进水。
静电复印机的日常保养，一般清洁工作（盖板、稿台玻璃）秘书工作人员可以完成，光电机械保养则最好定期请专门技术人员来做。
3.扫描仪
扫描仪是一种光机电一体化产品，用于从计算机外部获取图片和文字，并转换为电脑可以编辑、储存的数位格式，作为一种办公设备，扫描仪可以将文件材料的纸质实物转变为电子数据来保存，通过文字识别软件还可以对原来的纸质文件作编辑加工。因此，扫描仪的应用越来越广泛。
扫描仪分滚筒式、平板式和笔式几种，办公常用的是平板式。
扫描仪日常保养和维护要注意以下几点：
（1）不要随意插拔数据传输线以及电源线与扫描仪的接头，否则会损坏扫描仪或计算机的接口，或造成电源连接处接触不良。
（2）注意防尘，应该经常给扫描仪进行清洁，清洁完后，用防尘罩把扫描仪遮盖起来。
（3）扫描仪的上盖（塑料遮板）比较薄，长期受压会导致变形，影响使用，所以切忌在上面覆压物品。
（4）不设电源开关的扫描仪，只要插上电源，扫描仪的灯管就会亮着，因此，长久不用时应拔开电源适配器（插头）。
4.投影仪
投影仪作为办公设备，是会议、培训、讲解介绍等常用的工具，不少单位部门不仅装备有多媒体会议室，还配有便携式投影仪。投影仪的品牌型号也很多，本书仅就其常规用法作介绍。
（1）安装
固定用的投影仪一般由专业技术人员安装，在使用过程中无需再动，所以，本书不介绍吊架安装等固定安装的方法，只介绍便携式投影仪的桌面正面投影的安装注意事项。
投影仪安置的水平方向位于银幕中线位置，垂直方向尽可能与银幕平行（一般难以做到完全平行，可以垫高投影仪，尽量减小投影仪仰角，实在不行了才通过画面梯形调整纠正，下叙）。
（2）画面调整
画面调整包括梯形失真调整、显示（频率同步）范围调整（从水平方向和垂直方向进行调整）、水波纹调整、亮度和对比度调整以及图像位置调整。
（3）线路连接
用VGA信号线（一般随机配送）连接电脑（包括台式电脑和笔记本电脑）的视频输出接口和投影仪的VGA输入接口（VGA线必须拧紧，否则可能出现投影图像偏色的问题，如果拧紧后问题仍未解决，则可更换连接线尝试）；用信号控制线连接计算机的COM口和投影仪的主控制端口（信号控制线是用来使用遥控器操作计算机的，可视需要与否决定是否连接）。
使用笔记本电脑作为信号源需注意输出模式设置，笔记本电脑一般提供三种输出模式：仅液晶屏幕输出、仅VGA端口输出和液晶屏幕与VGA端口同时输出，默认状态是仅液晶屏输出，因此，在连接投影机时，需要更改为液晶屏幕与VGA端口同时输出，以便投影和电脑操作。
（4）电源使用
投影仪属于功率较高的电器，因此，有必要检查插座的最高承受电压和电流（移动插座，还应检查插孔簧片是否牢固、线径是否偏小，普通花线连接的插座极有可能无法承受投影仪的长时间工作带来的负荷）。此外，还应注意：结束投影断开视频输入后，不要马上断开投影仪的电源，应等投影仪的散热风扇停止工作后（散热风扇运行的声音人耳可听到）再断开，否则高温会影响投影仪的使用寿命。
（5）分辨率和刷新率设置
当投影仪出现输入信号超出其显示分辨率范围时，投影仪无法识别和显示图像，应当适当降低电脑显卡的分辨率和刷新率。
二、办公设备管理
（一）办公设备的购置
秘书部门及秘书人员对办公自动化设备的管理从购置开始。一般由设备使用部门（共用大型设备）或设备使用者提出申请（申请内容包括设备类型、品牌、型号、数量等），经有关领导批准，有关部门审核后交由采购部门采购。
（二）办公设备资料的保管
购进的办公设备需作详细登记，登记内容包括品种、规格、型号、生产厂家、购买日期、 合格证、保修卡、使用说明书等，设备所有资料应由指定部门统一保管，以便今后维修查阅。
（三）办公设备的领用
领用办公设备，应由使用部门责任人（部门共用设备，如复印机、一体化油印机等大型设备）或使用者亲自办理领用手续，从此对该设备负全责。使用人员调离或解除劳动合同需办理设备移交手续。员工之间不得擅自调换计算机及配件，严禁私自拆装计算机硬件及设备，严禁私自更改计算机硬件配置。
（四）办公设备的运行
设备使用人应熟练掌握机器的性能、特点，严格按操作规程操作；设备出现故障，应立即停用，待检修正常后再运行；办公设备发生故障、损坏或丢失时，须由直接责任人及时报修、报失，损坏和丢失应查清原因并问责；严重损坏或无法满足工作要求的办公设备应按规定办理报废手续。
（五）办公设备的安全保护
下班离开办公室前，应关闭计算机及其他电器设备、断开电源（特殊要求不能断电的设备如服务器除外），以免因线路老化、老鼠撕咬等引起火灾，应关好窗户、锁好房门，以防失窃；多人共用的办公室，应明确由最后离开者关闭总电源和关锁窗门，或实行轮流制度。
（六）办公设备的正确使用
1.计算机及相关外接设备： 严禁搬移或挪动运行中的计算机；不得随意安装、修改计算机软件，尤其是计算机系统配置和外接设备驱动程序；不得安装游戏、炒股等与工作无关的软件，不得播放与工作无关的CD、VCD、DVD碟片或其他影音媒体文件，不得浏览与工作无关的网页；严禁私自将计算机交由外来人员使用；重要文件应及时备份以免因突发故障造成文件的丢失，秘密文件或内部资料需加密码管理；应经全面杀毒才能使用移动存储设备以免造成计算机病毒感染，U盘、移动硬盘、录音笔、扫描笔、便携式投影仪等设备持拿要握紧、端稳以防摔跌，严格按操作规程使用。
2.通信设备： 严禁在办公场所使用电话（包括办公电话和私人通信设备）进行娱乐、炒股、闲聊、收听信息等一切与本职工作无关的活动，办公室电话长途功能一般应使用密码管理，严禁私自使用传真机收发个人函件。
3.印刷设备： 使用复印机、一体化油印机复印、印刷文件资料应予登记，可用电子文件形式发送的内部文件一般不予印制，确需印制的应严格控制印数，不得擅自印制保密文件，常规资料除非特殊需要均用双面印制。
【思考题】
1.什么是信息？什么是信息时代？
2.信息时代给秘书提出哪些新要求？
3.什么是办公自动化？常见的办公自动化设备有哪些？
4.表6-2是一份学生情况简表，请完成以下练习：
表6-2 学生情况简表
（1）将此表制成Excel数据表。
（2）在制成的Excel数据表中插入一名为“户口所在地”的列，上网查阅了解身份证号码的格式，从学生身份证中提取其所属行政区划代码到“户口所在地”列，最后将行政区划代码替换为汉字标记的各学生户口所在地名称（需查阅各地行政区划代码）；添加出生年、月、日三列，数据从身份证号码中提取；添加“入学年份”列，数据从学号提取（18开头的为2018年，以此类推）；发证时间，年以入学年份为准，月日统一为3月1日。
注：数据提取的方法请查阅Excel函数的应用相关资料。
（3）以按（2）要求完成的Excel数据表为数据源，按图6-5样式设计一个批量制作打印学生证的模板（证书内芯左右两块规格均为5.8*8.5cm）。
（4）在（3）的基础上，用Word的邮件合并功能，实现可以连续打印所有学生证，也可以任意打印其中某个学生证的功能。
图6-5 学生证内芯
感谢观看

展开更多......

收起↑