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秘书实务
第四章 信息工作
总经理办公室：
李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。”
王俐抱回一大堆资料，仔细研究起来。龙城公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与龙城公司的分成比和有无投诉等质量问题。
实训题
王俐找了半天资料，得出以下一些基本数字：
龙城公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是私营性质的；
分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。
服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。
王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。
相关知识
（一）信息整理
1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。
2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。
3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。
（二）信息工作程序：
收集——整理——传递——存储——利用
（三）信息传递
1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接邮件等。
2，方法：语言；文字（文本；表格；图表；框图）电讯（电话；传真；电子邮件；可视化辅助物；）
3，方向：内向和外向；
4，要素：信源、信道、信宿。
（四）信息存储
1，步骤：登记；编码；排列；保管。
2，方式：手工；计算机；电子化；缩微胶片。
3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文件柜、架。
（五）信息保密
1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。
（1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。
（2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。
（3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份；
2，保密范围
（1）文件；（2）会议；（3）科技。
（4）特定信息：人事、财务、产品、客户。
秘书办公室：
陈纪：王俐，听说公司要在外地设分部，是在哪里设，都派谁去啊？
王俐：你的消息真灵啊！这事还早呢，李总还在考虑，还没调查论证呢！哎，正好，我这里有我正在做的一份调查表，你想办法把这些数据落实一下，我还要赶着给李总写一份调查报告呢，快点啊！
三天后陈纪交上的调查结果
合肥地区旅游市场消费专项调查
8月份，龙城公司在合肥地区进行此项调查，共发出1000份问卷，回收有效问卷875份，有效率为87.5℅。本次调查采用电话访问、散发问卷、街头采访等方法进行。
被调查者的背景资料
1，文化程度
文化 程 度
硕 士 及以上
本 科
大专
高中
初中
小学及下
比 例℅
1.7
42.0
13.4
32.8
8.4
1.7
2,月入
月入
5000以上
5000-3000
3000-1000
1000以下
比例℅
3.3
10.9
46.7
39.1
3,消费者每年在旅游方面的支出调查表
月支出
500元
以下
20
1000-500元
2000-1000
2500-2000
2500元以上
比例℅
15
20
25
15
4,消费者对旅游价格的看法调查表
对价格的看法
昂贵
一般
不昂贵
不清楚
比例℅
37.0
45.3
1.7
16.0
消费者对旅游广告的意见
1,信任程度
可信程度
可信
不可信
不清楚
比例℅
62.8
11.5
25.7
2,接触方式
接触
途径
报刊
广告
电视
广告
公司
宣传
公司上门推销
户外推广活动
其它
比例℅
69.8
24.6
58.8
9.2
9.2
0.8
消费者在自身权益受到侵害时解决途径调查表
解决
途径
找公司
找导游
向消委
会投诉
向新闻
单位投诉
自认倒霉
比例℅
27.3
4.5
45.5
13.6
22.7


实训题
请根据陈纪所提供的调查结果,写一份调查报告，分析合肥地区旅游市场消费潜力,并提出自己对在合肥设公司分公司的意见。
附：调查报告格式
标题
一，前言，即交代调查的相关情况，意义；
二，调查过程
三，对调查资料的分析
1，论点……
2，论点……
3，论点……
四，结论，总结中心论点，提出看法和建议。
相关知识
调查研究可先形成文字材料，再加工成调查报告，下面是两份关于大学生手机消费的文字材料例文：
如今，大学生拥有手机已不是新鲜事，常州一些高校中学生手机拥有率高达八成左右，普及率还在不断上升。但手机的使用也在校园中带来一些不文明现象，部分高校学生处负责人表示，将制定有关措施限制大学生不文明使用手机的现象。
大学生用手机有“四不文明”
　　有关机构近日对常州大学和江苏技术师范学院学生进行了一次问卷调查，在接受调查的100位新生中，有超过2／3的人拥有手机，其中常州大学新生的手机拥有率高达76%；目前还没有手机的新生，也有近2／3的人认为大学生配手机十分必要，并且想尽快拥有。记者在采访中发现，在大学校园里手机普及率如此之高，使得不少奈人寻问的“手机现象”频频发生：
　　现象一：图书馆内，本来只有轻轻的脚步声和翻书声，突然一阵尖锐的手机铃声响起，惊得四周的人频频回头。10分钟后，手机声再次响起，众多老师和学生怒目而视……
　　现象二：课室内，老师正讲得投入，不少同学在下面低头发短信，玩得不亦乐乎；老师侃侃而谈时，突然冒出一阵个性十足的手机铃声，惹得哄堂大笑……
现象三：已是凌晨，某大学学生宿舍，听不见说话声，但见一张张蚊帐内不断传来手机按键声，手机荧屏闪亮，大家舞动手指，与电话里的他(她)倾诉心声。
　　现象四：校道上，阵阵急促的铃声此起彼伏，骑车人不停抱怨：“现在的大学生，睁着眼睛瞎走路，只顾捧着手机发短信，狠按铃都没反应，你们不怕撞我还怕摔呢！”
　　校内公共场合用机将受限制
　　据了解，目前常州各高校的校纪校规中都没有关于上课禁止使用手机的明确规定。就大学生用手机不文明现象愈演愈烈之势，记者采访了常州一些高校学生处有关负责人，他们均表示，如何文明用机，应是学生们应该注意的问题。
　这些负责人表示，对于此现象，高校会予以重视，除了教育外，还会出台有关文件加强对图书馆、教室等公共地方使用手机的管理。广州某高校学生处负责人向记者透露，必要时该校将考虑对进入图书馆使用手机的同学做出短期内禁入图书馆的决定。而课室内，则会考虑定期对进入课室的学生进行检查，发现开机的，将对学生批评教育，屡教不改的，会考虑加重处罚。
　　但他们同时表示，遵守公共道德是对大学生的基本要求之一，学校的做法只是警示，更多情况下，还需要大学生们自觉遵守。
材料二：
南京大学生手机消费惊人。最近一项校园调查显示：南京高校大学生拥有手机的比例超过九成。最多的一名大学生同时拥有7部手机。
最近，南京理工大学对大学生的手机消费进行了一次调查。本次调查中，944份有效问卷中，仅有62份称未购买（并使用）过手机，有882人购买和使用过1部或1部以上的手机，944名调查对象共计购买过手机达1279部，人均约1.4部。目前，大学生的手机拥有率高达93.432％。在拥有手机的学生当中，各人使用过的部数也大相径庭。调查显示：购买过1部手机的有589人，占调查总人数的62.394％；购买2部、3部、4部和5部的分别有222人、50人、13人、5人；甚至购买手机达6部和7部的人数竟也有2人和1人！其中使用过6部手机的同学累计购买花费约8000元和11500元，购买7部手机的花费约30000元。
尽管调查表明大学生的手机拥有率很高，手机的消费部数较高，并且三成以上的人购买过2部或2部以上的手机，然而调查同时却显示在大学生心目中手机的重要性并不像上述数据可推测的那般重要。有17.74％、25.96％和33.19％的调查对象认为手机”不可或缺”、“很重要”及“重要”，另有19.93％和3.18％的人则认为“不太重要”、“并不需要”。
手机在大学校园早已十分普遍，那么，手机这一不算廉价的产品在大学生眼中究竟有怎样的内含或外延呢？调查中，122人认为手机代表了“新潮”，192人认为手机可代表“科技”，22人认为手机代表“财富”，371人选择“交际”，另有139人选择“其他”———包括“方便”、“友谊”、“实用“、“生活”、“性格”等的外延，还有人称手机代表了“手表”，也有人觉得手机“什么也不能代表”。
有关人士称，大学生正处于快速“社会化”的阶段，逐渐脱离家庭和小团体，逐渐组建和形成属于自己的交际圈，必然要结识更多的人，由此直接和间接地带来其他如通讯费用和人情支出的消费，这一类型的消费居高不下也情有可原。

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