资源简介

(共18张PPT)
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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
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绪论：管理秘书概论
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1.定义：专门从事办公室程序性工作、协助领导管理（处理政务及日常事务），为领导决策及其实施提供咨询服务的人员。
2.适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织。
3. 等级：初、中、高级。
（一）职业概述
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4.职业环境：办公室。
5.职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力，办公室管理等。
（一）职业概述
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（二）管理秘书特性
秘书业务活动的管理性是其本质属性。但秘书的管理与职能部门的管理不同。职能部门的管理是一种有范围的直接管理，而秘书的管理是综合性的间接管理，即协助领导管理。然而，他对办公室的管理是直接的。
1.事务性：指职能之外但却是实现职能所必须的例行性的、程序性的、辅助性的工作的总体。
2.综合性：一是指管理对象广泛，管理活动内容庞杂；二是指其居于组织工作活动的中心地位。
3. 技术性：文书办理、办公室设备自动化、沟通都具有技术性。
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（三）秘书应处理好的几个关系
1、工作的被动性与主动性的关系
2、工作的经常性与突击性的关系
3、工作的平凡性与重要性的关系
4、工作的原则性与灵活性的关系
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接待工作——日常、专门、团组
收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件
文书处理——使用电脑制作文件并办收发文
时间管理——自己、上司
会议组织——会前、会中、会后
（四）秘书实务内容
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信息管理——存、管、取
旅行安排——吃、住、行
对外公关——联络（外事）、参与活动
商务活动——营销、市场、税务、法律……
（四）秘书实务内容
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（五）职业道德
1、爱本职：
爱岗敬业，归属服从，从点滴做起
2、要谦虚：
刻苦学习，虚心求教，钻研业务
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（五）职业道德
3、多动脑：
主动思考，机智敏锐，有商业意识
4、守纪律：
遵纪守法，格守信用，严保秘密
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（六）工作作风
1、热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和
友善
2、扎实——做事不飘，跟进落实，检查
确认
3、细致——准确不粗，认真不草，稳重
不浮
4、敏捷——干练守时，讲究效率，商如
战场

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（七）秘书的业务素质
秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体。
知识是基础
智力是知识的结晶
能力是知识和智力的最终体现和归宿
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1、知识结构，要具备通才型的结构。其特点：
（1）专与博的兼容性。既包容多学科的面，满足综合服务的需要；又具备专业的精深度，满足当智力助手的深层次需要。
（2）广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整，时时处在调整的动态过程中。
（3）强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化，使思路开阔、思维敏捷、 思想深刻，满足高智能创造性劳动。
（七）秘书的业务素质
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2、智力结构
智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：
观察力
注意力
记忆力
思维力
想象力
（七）秘书的业务素质
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3、能力结构
能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改造世界范畴。
（1）语言文字运用能力
（2）协调能力
（3）管理能力
（4）处理信息能力
（5）应变能力
（七）秘书的业务素质
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21世纪的管理秘书——国际行政管理专业协会
1.像心理学家一样善于观察和理解他人
2.像政治家一样有灵敏的头脑
3.像外交官一样有潇洒的风度
4.有处理各种棘手问题的丰富经验
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21世纪的管理秘书——国际行政管理专业协会
5.有良好的写作能力和文字功夫
6.熟练运用各种办公自动化设备
7.熟识商务往来的法律、金融和税务知识
8.迅速对文件、信息归类、整理和查询
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成功秘书的素质
Look like a girl Act like a lady
Think like a man Work like a horse
外表像女孩，行动像夫人；
思考像男人，工作像匹马。

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