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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第1章 公共事务管理
1.1 秘书仪表
1.2 秘书礼仪
1.3 几种常见的秘书公关活动
1.4 接待工作
目录
通过学习，了解和掌握秘书仪表、秘书礼仪、接待礼仪、公关活动等方面的知识及技能。
教学目的
教学重点与难点
1、教学重点
秘书礼仪的知识；
正确掌握各种礼仪的方法与技巧；
熟练运用各种社交礼仪做好接待工作。
2、教学难点
自我形象设计能力；
各种礼仪的方法与技巧；
技能训练。
1.3几种常见的秘书公关活动
（一）开放参观活动
（二）宴请活动
（三）签字仪式
（四）开业典礼活动
（五）信息发布会
（一）开放参观活动
1.开放参观活动计划的主要内容
（1）确定开放参观活动的主题。
常见的开放参观活动主题有：
1）扩大组织的知名度，提高美誉度。
2）促进组织的业务拓展。
3）和谐组织与社区的关系。
4）增强员工或家属的自豪感。
1.3几种常见的秘书公关活动
（2）安排开放参观的内容。
要根据主题来安排开放参观的内容。参观的内容一般包括：
1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。
2）现场观摩，让参观者参观现场。
3）实物展览，参观组织的成果展览室。陈列室可以陈列资料、模型、样品等实物。
1.3几种常见的秘书公关活动
（3）选择开放参观的时机。
（4）确定邀请对象。
（5）选择参观路线。
（6）策划宣传工作。
（7）做好解说及接待准备。
1.3几种常见的秘书公关活动
2.注意事项
（1）目的明确。
（2）时机选择要得当。
（3）处理好公开与保密的关系。
（4）安排好细节问题。
（5）精心做好展示工作。包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。
1.3几种常见的秘书公关活动
（二）宴请活动
1.列出宾客名单，确定宴请规格
（1）根据宴请的目的，与上司确认被邀请的宾客名单。
（2）根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴会的规格。
1.3几种常见的秘书公关活动
2.确定宴请时间，选好宴请场所，发出正式请柬
（1）确定宴请时间。
1）根据上司的提议。
2）根据其他因素而确定。
3）一般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日。
1.3几种常见的秘书公关活动
（2）确定地点。
1）要考虑规格，规格高的安排在高级饭店或酒店；一般规格的，则根据情况安排在适当的饭店进行。
2）要考虑宴请对象，对文化素质高、有一定身份的宾客，宴请的卫生和环境尤其要讲究。
3）发出请柬。正式宴会或正式宴请大都需要向宾客发出正式请柬，事先口头约定的或电通知的也要补发，这是礼节上的要求。
1.3几种常见的秘书公关活动
3.确定菜单
（1）菜肴要精致可口、赏心悦目、特色突出。
（2）客人的饮食习惯、禁忌要清楚。
（3）冷热、甜咸、色香味要搭配。
4.排定座次
（1）排定桌次。
（2）排定座位。
1.3几种常见的秘书公关活动
5.宴请程序的控制
（1）迎客：主人一般在大门口迎接客人。视宴会重要程度，还可有其他主要人员陪同主人排列成行迎接客人。
（2）入席：主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会开始。
（3）敬酒：入席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒。敬酒时可依序逐一敬遍全席，可以不分地位高低。
（4）交谈：席间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，使席间充满和谐愉快的气氛。
（5）散席：吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞，主人送至门口，主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人握别。
1.3几种常见的秘书公关活动
（三）签字仪式
1．布置好签字厅
2．准备好签字用具
3．签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗
4．签字时的座次安排
5．对待签合同文本的要求
1.3几种常见的秘书公关活动
6．签字仪式的正式程序
（1）签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。
（2）签字人正式签署合同文本。
（3）签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。
（4）共饮香槟酒互相道贺。
1.3几种常见的秘书公关活动
（四）开业典礼活动
1．做好开业典礼的舆论宣传工作
（1）企业可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示，以引起公众的注意。
（2）广告或告示的内容一般包括：
?开业典礼举行的日期；开业典礼地点；企业的经营范围及特色；开业的优惠情况……
（3）开业广告或告示发布时间：开业前的3—5 天内。
（4）邀请记者在开业仪式举行时，到现场进行采访、报道，予以正面宣传。
1.3几种常见的秘书公关活动
2．准备开幕词、致答词
（1）注意控制发言时间。
（2）开幕词、致答词要言简意赅、热情庄重，起到联络感情、增进友谊的作用。
1.3几种常见的秘书公关活动
3．拟订典礼程序
（1）迎宾。
（2）典礼开始。
（3）致贺词。
（4）致答词。
（5）揭幕。
（6）参观如有必要，可引导来宾参观，向来宾介绍本单位的主要设施、特色商品及经营策略等。
（7）迎接首批顾客。
1.3几种常见的秘书公关活动
4．做好来宾邀请工作
一般来讲，参加典礼的人士包括：
（1）上级上司。
（2）社会名流。
（3）新闻界人士。
（4）同行业代表。
1.3几种常见的秘书公关活动
5．发放请柬
6．做好场地布置工作
7．做好各种物质准备
（1）用品准备：
1）来宾的签到簿
2）本单位的宣传材料
3）彩带、剪刀、托盘
4）待客的饮料……
1.3几种常见的秘书公关活动
（2）设备准备：
对于音响、录音录像、照明设备以及开业典礼所需的各种用具、设备，必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出现差错。
8．安排接待服务人员
9．做好礼品馈赠工作
（1）宣传性
（2）荣誉性
（3）独特性
1.3几种常见的秘书公关活动
（五）信息发布会
1．会前准备
（1）确定信息发布会的主题。
信息发布会的主题大致有两类：
1）说明性主题。如企业推出新产品、企业经营方针发生改变等，此时信息发布会主要是对外宣布决定。
2）解释性主题。如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等，此时，信息发布会主要是对所发生的事件进行解释。
1.3几种常见的秘书公关活动
（2）选定信息发布会举行的时机。
适于举办信息发布会的时机包括：
1）公司及产品（服务）已成为公众关注问题的一部分。
2）公司或其成员已成为众矢之的。
3）新产品上市。
4）开始聘用某大腕明星做自己的广告模特或代言人。
5）公司人员重大调整。
6）公司扩大生产规模。
7）公司取得最新记录的销售业绩……
1.3几种常见的秘书公关活动
（3）确定信息发布会举行的地点。
可考虑以下地点：
1）本单位所在地。
2）事件发生地。
3）当地著名的宾馆、会议厅等。
（4）确定邀请的对象并发出邀请。
（5）选择信息发布会的主持人和发言人。
1.3几种常见的秘书公关活动
（6）准备会议材料。
信息发布会应准备四方面的材料：
1）发言人的发言稿。
2）回答提纲。
3）报道提纲。
4）其他辅助材料。
1.3几种常见的秘书公关活动
（7）预算会议所需费用。
根据信息发布会的规格和规模做出可行的经费预算。费用项目一般有：
场租、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材、邮费、电话费、交通费等。需要用餐时还应加上餐费。
（8）其他准备工作。
如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作以及与会人员的仪态举止训练等。
1.3几种常见的秘书公关活动
2．信息发布会的程序控制
（1）签到
（2）分发会议资料
（3）宣布会议开始
（4）发言人讲话
（5）回答记者提问
（6）接受重点采访
3．发布会后的工作
发布会结束后，应在一定时间内对其进行一次认真的评估工作。
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