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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第3章：
办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理
3.2办公室日常事务管理
3.3文件管理
3.3.1文件概述
1.文件定义
所谓文件，一般是指由法定组织依法制发，用来处理各种公务，如传布政令、颁布法律法规、提出工作意见、对外交往以及报告情况、请示问题、商洽事务、记载公务活动等，具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。
3.3文件管理
2.文件的特征
（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件。
（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件。
（3）文件是实际用于处理公务的，非实际用于处理公务的不是文件。
（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件。
（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件。
3.3文件管理
3.3.2文件工作的管理
文件工作管理的主要任务包括两个方面：
一个是使文件工作构成要素（人、物、财、时间、信息等）确立最佳组合关系。这需要管理职能中的组织职能来实现；
另一个是使文件工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合，这就需要管理职能中的监督控制、综合协调职能来实现。
3.3文件管理
1.文件处理的基本任务
（1）创制文件
（2）传递文件
（3）办理文件
（4）处置办毕文件
（5）管理文件
3.3文件管理
2.收文办理的一般过程
（1）文件的收受与分流
具体包括：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编、审核等。
（2）办理收文
具体包括：拟办、批办、承办、注办。
（3）组织传阅与催办督办
①组织传阅； ②催办； ③督办。
（4）处置办毕公文
包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。
3.3文件管理
3.发文处理的一般过程
包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
（1）草拟
草拟公文应当做到：
①符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
③公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。
3.3文件管理
④拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
⑥结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
⑦应当使用国家法定计量单位。
⑧文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
⑨公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
3.3文件管理
（2）拟制
即撰拟公文文稿。
1）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；
2）如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
3.3文件管理
（3）审核
公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。
（4）签发
指由机关领导人或被授予专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。
（5）复核
公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（6）缮印
3.3文件管理
（7）用印
或称签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章.
（8）登记
公文登记的主要形式有簿式、卡片式、联单式三种。
（9）公文的分发
包括分装、发出等环节：1）分装； 2）发出
（10）处置办毕公文
包括：立卷归档、暂存、清退、销毁等 .
3.3文件管理
3.4效率与时间管理
3.4.1时间管理
时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。
1.时间管理的要素
（1）强烈的时间观念
（2）清晰的时间成本效益观念
（3）时刻牢记时效观念
（4）定量控制自己时间的能力
2.时间管理的分类
一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；
一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。
对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。
3.4效率与时间管理
3.时间管理的一般原则
　　　 （1）用精力最佳时间干最重要的工作。
　　　 （2）消费时间要计划化、标准化、定量化。
　　　 （3）保持时间上的弹性。
　　 （4）反省浪费的时间。
　　　　 （5）保持时间利用的相对连续性。
　　　　 （6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。
　　　　 （7）严禁事必亲躬。
　　　　 （8）坚持从现在做起的信念。
　　　　 （9）保留自我时间管理的最低批量时间。
3.4效率与时间管理
4.如何管理时间
（1）ABCＤ工作法
现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。
3.4效率与时间管理
ABCD法则：
先做A 既重而急
次做B 重而不急
再做C 急而不重
不做D 不重不急
A
B
D
C
重要
急迫
3.4效率与时间管理
（2）时间表编制法
时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。
3.4效率与时间管理
时间表大体可以分为五类:
①全年预计时间表;
②每月预订时间表;
③每周预订时间表;
④每日预订时间表;
⑤单项重要工作事项预订表。
3.4效率与时间管理
时间表的编制方法
①根据需求确定编制时间的周期。
②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。
③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。
④按照时间顺序将任务排列清晰。
⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。
⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。
3.4效率与时间管理
3.4.2日程安排 　
1.日程安排的内容
　　　　（１）各种接待、约会。
　　　　（２）商务旅行活动。
　　　　（３）参加各类会议。
　　　　（４）到车间进行实地检查或指导。
　　　　（５）组织的各类重大活动的安排。
　　　　（６）领导私人活动的安排。
3.4效率与时间管理
２.日程安排的基本要求
　　（1）统筹兼顾
（2）安排规范
　　（3）效率原则
（4）突出重点
　　 （5）留有余地
（6）适当保密
　　 （7）事先同意
　
3.4效率与时间管理
3.日程安排的形式
年计划表、月计划表、周计划表、日程表
4.注意的事项
以记叙、说明为主要表达方式。
编写要留有余地。
所有日程安排都要应按领导的意思去办。
活动与活动之间要有一定的间隙时间。
要认真核查日程表，以提高工作效率。
对已处理完的工作，一般应注明结果。
3.4效率与时间管理
５.日志系统
（1）日志概述
日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。
（2）日志的编制与管理
手工填写的工作日志
电子工作日志
　
3.4效率与时间管理
（3）手工填写的工作日志的管理
对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。使用时的工作方法是：
第一，提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早再修定和补充；
第二，提前在自己的日志上也清楚标出自己当日应完成的工作；
3.4效率与时间管理
第三，输入或填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后，再用水笔正式标明，还可以使用不同色彩的笔填写；
第四，输入或填写的信息要完整，要标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息；
第五，输入或填写的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司；
第六，在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作；
第七，在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实；
第八，协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。
3.4效率与时间管理
工作日志的样式
工 作 日 志 2008年8月17日 星期一
时间 工作内容
3.4效率与时间管理
秘书人员的日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：
? ①上司的各项活动需要秘书人员协助准备的事宜，例如为上司某某会议准备发言稿、会议议程、订机票；为上司的某某会谈草拟合同和订餐等。
②上司交代自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。
? ③自己职责中应做的工作、活动，例如撰写半年工作总结，参加值班等。
3.4效率与时间管理
（4）工作日志填写的信息内容
第一，上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。
第二，上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。
第三，上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。
第四，上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书人员不会在这段时间安排其他事宜。
第五，上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。
3.4效率与时间管理
（5）处理工作日志的变化与调整
一般的变更包括：
第一，原定结束时间延长超时；
第二，追加紧急的或新添的项目；
第三，项目的时间调整、变更；
第四，项目终止或取消。
3.4效率与时间管理
针对上述情况，秘书人员应注意：
①安排的活动之间要留有10 分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。
②进行项目的时间调整、变更，仍然遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。
③确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。
④再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。
3.4效率与时间管理
问题讨论
1.如何理解时间管理的一般原则？该原则与秘书工作有哪些关系？
2.你是如何理解ABCD工作法的？
3.作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上司的日志？
4.秘书应如何正确收发邮件？
5.值班工有哪些任务和要求？
3.4效率与时间管理
3.4.3约会安排
1.约会安排的基本原则
（1）配合领导的时间表
（2）分辨轻重缓急
（3）酌留弹性
（4）以需要为准，以适度为宜
（5）适当分担，各就其宜
（6）内外兼顾
3.4效率与时间管理
2.约会安排的方法
预先安排约会活动
记好日历和备忘录
提醒领导准时赴约
保证领导顺利赴约
做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 . 书面约会
当面约会. 约会卡片
3.4效率与时间管理
4. 注意事项
配合领导的时间表；
不要让领导在出差回来当天安排约会；
不要在节假日安排约会；
重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；
订好或确定好约会的场所；
及时通知对方赴会；
提醒领导赴会；
3.4效率与时间管理
适当保密；
处理好变更的约会。
在早上要预留一小时的时间处理日常工作；
尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；
在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上；
安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。
3.4效率与时间管理

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