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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第6章：信息管理
6.1信息管理概述
6.1.1信息的含义
信息一词来源于拉丁文information，是指一种陈述或一种理解、解释。
狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的，可以被理解或被接受的消息、情况等。
广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。它是通信系统传输和处理的对象，泛指消息和信号的具体内容和意义，通常需通过处理和分析来提取，信息的量值与其随机性有关，如在接收端无法预估消息或信号所蕴含的内容或意义，即预估的可能性越小，信息量就越大。
6.1.2信息的特征
1.客观性：信息是事物的变化和状态的客观反映。
2.共享性
3.开发性
4.传递性
5.时效性
6.存储性
7.可塑性
8.无限性
6.1信息管理概述
6.1.3信息的种类
1.按信息源的性质划分
2.按信息的表现形式划分
3.按信息内容所涉及的社会领域划分
4.按信息来源方向划分
5.按信息稳定状态划分
6.按信息作用时态划分
7.按信息在秘书工作中的作用划分
6.1信息管理概述
6.1.4信息的作用
6.1.5信息工作的基本原则
1.价值性原则：信息含有自身的价值
2.时效性原则：时效性是信息的一个重要属性，是衡量信息价值大小的重要尺度
3.层次原则
4.针对性原则
5.全面系统原则
6.1信息管理概述
6.1.6信息管理工作的基本程序和基本要求
1.信息管理的程序
秘书人员收集、整理、存储、传递、反馈、开发利用信息的一系列活动，就叫信息管理工作。
2.信息管理工作的基本要求
（1）信息收集要求
1）广泛性
6.1信息管理概述
2）真实性
3）客观性
（2）信息分类要求
1）适用性
2）综合性
3）渐进性
4）相斥性
5）并置性
6.1信息管理概述
3.信息存储要求
1）信息存储要有价值。组织信息存储要求进行信息价值的判断，从当前和长远的角度来判断信息的存储价值，以保证存储信息的有用性。
2）信息存储要便于利用。信息必须按信息检索的要求进行存储.
3）信息存储要逐步实现现代化。
6.1信息管理概述
6.2信息的收集
6.2.1信息收集的含义
信息收集是整个信息工作的第一步，是信息工作的基础和初级阶段。它指信息收集者为满足使用者的需求，通过不同的渠道和方式，收集获取信息的过程。
6.2.2信息收集的范围及内容
其收集信息的范围十分广泛，既有综合性的，又有技术业务性的。秘书人员的信息收集内容随服务领域与目的的不同而有差异，一般应包括以下种类的信息：
1.系统内信息：这是机关单位所管辖和隶属系统内的信息。
2.上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息，是各级机关工作的依据。
3.平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。
4.社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。
5.历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料。
6.国际信息：来自国际社会的信息。
6.2信息的收集
具体来说，秘书收集的信息主要包括以下内容：
1.企业信息
2.国际市场信息
3.客户信息
4.贸易信息
5.国际金融信息
6.法律政策信息
7.交际活动信息
6.2信息的收集
6.2.3信息收集的渠道
一、根据获取信息的方式划分
（一）信息网络渠道
1． 何谓搜索引擎
搜索引擎是网络信息搜索最为便捷的工具。
搜索引擎是一种程序，它接收提问式，然后检索索引，识别并回复与提问式匹配的记录。
6.2信息的收集
这一过程包括两个重要步骤：
①搜索引擎利用检索算法识别被匹配的记录。
②采用特殊的排序方式对检索出的款目进行排序，显示给用户。
6.2信息的收集
2.搜索引擎的特点
（1）方便应用
（2）空前浩大的信息量
（3）多种多样的检索方法
（4）形式多样的检索结果
6.2信息的收集
3.互联网主要搜索引擎
（1）Google简介
Google是互联网著名的搜索引擎，功能非常强大，但它的首页极为简单，支持多种语言的信息搜索，是一种按被链接次数对网页排序的搜索引擎，它将网页按被引用的次数存放在一个极为庞大的数据库中。
6.2信息的收集
①常用搜索类别
使用Google可以进行以下不同类别的搜索: 网页搜索、图片搜索或网上论坛搜索。
②高级搜索
当搜索的网页列表数量太大，可以用此高级功能控制搜索的范围。
③搜索字段框
根据查询资料的需要，输入几个说明性的关键词到搜索字段框中。敲击 Enter 键或单击 “Google 搜索”按钮，很快得到相关资料的列表。
6.2信息的收集
④个性化使用
用此功能可以设置搜索的个性化，设置搜索的网页上的默认搜索结果数量、界面语言以及查询语言。
⑤统计行
这是对查询结果及搜索时间的统计结果。
⑥网址或网页标题
这一行是查询到的网页的标题。
⑦标题下文本
这是网页的摘要，搜索关键词以粗体显示。
6.2信息的收集
⑧网址
这是该网页的网址。
⑨文本大小
这是该网页文本部分的大小。
⑩网页快照
这是查看 Google 已编入索引的网页内容。
⑾相关网页
这是用于搜寻与这一网页相关的网页的。
6.2信息的收集
（2）Google的使用技巧
①Google 搜索信息简明直接，使用方便。
●只需输入查询内容并击回车键 (Enter)，或单击“Google 搜索”按钮即可得到相关资料。
●自动使用AND进行查询。
●忽略词。Google 会忽略最常用的词和字符，这些词和字符称为忽略词。
6.2信息的收集
●简繁转换。Google运用智能型汉字简繁自动转换系统，为用户找到更多相关信息。
②Google 搜索不区分英文字母大小写，能对汉语拼音进行自动中文转换。
●所有的字母均当做小写处理。例如：搜索“google”、“GOOGLE”或“GoOgLe”，得到的结果都一样。
●拼音汉字转换。Google 运用智能软件系统对拼音关键词能进行自动中文转换并提供相应提示(需用简体中文界面)。
③支持模糊拼音搜索，具有容错和改正的功能。
6.2信息的收集
（3）怎样加强Google的搜索效果
因为Google 只搜索包含全部查询内容的网页，所以缩小搜索范围的简单方法就是添加搜索词。
①剃除无关资料
②英文短语搜索
③指定网域
④按类别搜索
6.2信息的收集
⑤高级搜索
●将搜索范围限制在某个特定的网站中
●排除某个特定网站的网页
●将搜索限制于某种指定的语言
●查找链接到某个指定网页的所有网页
●查找与指定网页相关的网页
6.2信息的收集
Google高级搜索对话框
6.2信息的收集
（4）百度简介
百度搜索引擎是目前世界上最大的中文搜索引擎，其中文网页总量超过3.5亿页，并且还在保持快速的增长。
6.2信息的收集
（5）百度的特点
①搜索MP3歌曲
②搜索新闻量大、范围广
③搜索贴吧（即用户使用百度时发表的帖子）
④搜索图片极为方便
⑤内设“下吧”（即用户搜索并下载电影、软件、游戏等）
⑥搜索网站十分快捷
⑦具有搜索行情分析测评功能
⑧搜索限定地区，缩小搜索范围
6.2信息的收集
（二）行政组织渠道
（三）科研渠道
（四）社会团体渠道
（五）调查渠道
（六）媒体渠道
二、根据获取信息的来源划分
（一）外部渠道
（二）内部渠道
6.2信息的收集
6.2.4信息收集的方法
一、观察法
也称直接考察法，是收集、获取信息的最基本方法。
（一）观察法的优点是：
（1）方法简单、灵活；（2）获得较为客观的第一手信息材料；（3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解。
（二）观察法的缺点是：
（1）不易收集到深层次信息；（2）获得信息量有限；（3）观察效果受观察者观察能力的影响。
6.2信息的收集
二、问卷法
问卷法是指由收集者向被收集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。
（一）问卷法的优点是：
（1）可以节省时间、经费和人力；（2）有利于收集真实的信息；（3）所得的信息资料便于定量处理和分析；（4）可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为的误差。
（二）问卷法的缺点是：
（1）回收率难以保证；（2）问卷的质量难以保证；（3）被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能作答。
6.2信息的收集
三、阅读法
阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料，从中获得信息。
（一）阅读法的优点是:
（1）信息周转快、获取信息方便；（2）信息量大、适用性强；（3）能全面提供工作需要的参考信息。
（二）阅读法的缺点是：
（1）信息来源多，信息可能失真、有杂质；（2）需要筛选、判断信息的真实性。
6.2信息的收集
四、询访法
询访法是指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。
（一）询访法的优点：
（1）应用灵活、实用；（2）直接交流、互动沟通；（3）能获得大量有价值的信息；（4）能获得语言信息和非语言信息。
（二）询访法的缺点：
（1）要求询访者具有一定的素质和能力，能很好地运用询问技巧；（2）书面询问较复杂、难掌握；（3）费用较高、时间较长、规模小。
6.2信息的收集
五、网络法
网络法即通过因特网交流信息。
（一）优点：
（1）信息时效性很强；（2）最新信息补充及时；（3）收集信息迅速、广泛；（4）收集信息不受时间、地域的限制；（5）能收集文字图表信息和声像信息。
（二）缺点：
（1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；（2）需要掌握计算机知识。
6.2信息的收集
六、交换法
交换法就是将自己拥有的信息资料与有关地区、部门、单位或个人的信息资料进行交换。
（一）优点：
（1）实现彼此间的信息共享；（2）获得信息及时、适用；（3）节省信息收集时间；（4）可临时交换各自感兴趣的专题性信息；（5）可根据需要，商定交换信息的方式、内容，长期交换。
（二）缺点：
（1）信息交换建立在自愿、互惠的基础上；（2）需注意信息保密问题；（3）交换信息的范围窄。
6.2信息的收集
七、购置法
包括订购、现购、邮购、代购等。
（一）优点：
（1）相关信息比较集中；（2）许多出版机构和书店都有订购业务；（3）能获得大量系统化、专业化的知识信息。
（二）缺点：
（1）费用高，花费时间和人力多；（2）要从大量信息中筛选有价值的信息；（3）信息要经过真实性鉴别以后才能利用。
6.2信息的收集
6.2.5信息收集的一般程序
1.制定收集方针
2.确定收集内容
3.收集工作实施
4.反馈用户信息
6.2信息的收集

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