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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第5章：会议管理
目录
5.1会议管理概述
5.2会议组织
5.3会议协调和控制
5.3会议的协调与控制
5.3.1会议协调
1.会议协调的要求
（1）加强会议组织工作部门的建设，提高会议组织人员的素质和工作效率，树立良好的形象，取得各方面的信任。
（2）注重调查研究，广泛收集各方面的信息。
（3）争取领导同志的理解、信任和支持。
（4）充分发挥各相关工作部门的作用。
5.3会议的协调与控制
（5）顾全大局，求同存异，协调一致。
（6）建立良好的人际关系。
（7）善于将原则性与灵活性结合起来。
（8）遇到问题，耐心细致，沉着冷静，稳重行事。
（9）注意留有余地。
（10）协调之后注意及时抓落实。
2.会务协调
（1）会议时间的安排与协调
（2）会议地点的安排与协调
（3）与会人员的安排与协调
（4）关于议题的安排与协调
（5）与外部交通、供电、供水、商业等部门的协调
5.3会议的协调与控制
5.3.2会议的控制
1.会议的进程控制
（1）会议主持人对会场的控制
主持人的责任具体包括以下几个方面：
1）会前。确定以下各项：会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议种类和应散发的文字材料。
2）会间。创造和谐的会议气氛、宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、做出决议、确定行动和责任、宣布闭会。
3）会后。回顾会议情形，评价会议进展情况和结果，确信全体会议成员均已理解会议内容。
5.3会议的协调与控制
（2）采取有效手段控制会场气氛
1）主持人要提前到达会场，当会议参加者进入会场时要与他们打招呼，并能与他们进行短时间的非正式交谈。
2）开会时间要准时，不要因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场，而耽误大家的时间。
3）会议开始后，首先要简明扼要地引出主题，说明讨论目的，使每一个与会者都明白会议要达到什么结果。
5.3会议的协调与控制
4）会议进程中，要使每一个会议成员对会议的成功具有责任感。
5）在某一段时间里，要集中讨论一个议题，保证大家轮流充分发表自己的见解。
6）对已表述的观点及时加以概括总结，引导会议进展。
7）当讨论偏离主题时，主持人需提请大家紧扣主题。
8）当会场出现混乱，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态，切不可自由放任。
5.3会议的协调与控制
（3）辅助引导会议的进程，促使会议决议的有效形成
1）引导会议进程的方法：
①会议召开之前，须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
②明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
5.3会议的协调与控制
（3）辅助引导会议的进程，促使会议决议的有效形成
1）引导会议进程的方法：
③会议较长时，应建议安排短暂的休息并掌握好时机。
④在参与组织讨论时，应建议规定讨论与不讨论的界限。
5.3会议的协调与控制
（3）辅助引导会议的进程，促使会议决议的有效形成
1）引导会议进程的方法：
⑤当时机成熟时，应建议适时终止讨论或辩论，及时确认结论，形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。
⑥多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。
5.3会议的协调与控制
2）引导会议决议形成的技巧：
①认真倾听，最少限度地打断谈话。
②树立自信心，为确信自己能对任何冲突产生积极的影响。
③消除交流障碍。
④强调问题。
⑤使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。
5.3会议的协调与控制
2.会议数量控制
（1）“会海”的成因
1）领导者素质不高
2）官僚主义作祟
3）组织结构不合理
4）会议质量低劣，效率不高
5）会风不正
5.3会议的协调与控制
（2）控制会议数量的主要方法措施
1）提高各级领导者的素质，提高领导者的领导水平 。
2）合理设置机构，正确分割职能与权力，避免或减少职能的交叉重复，避免事权的过于集中或过于分散。
3）建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度。
4）建立会议协调安排机制 。
5）全面控制会议质量，提高会议效果，避免或减少连锁会议。
6）加强会议成本控制，严肃财经纪律。
7）对例行会议做定期检查分析，取消已无存在价值的例会，合并功能不高的例会。
5.3会议的协调与控制
3.会议质量控制
要做好会议的质量控制，应该注意下列几个方面的问题：
（1）注意会议内容与其所占会议时间的比率
（2）注意会议的人员构成
（3）严格控制参加会议的人数
（4）不开可开可不开的会
5.3会议的协调与控制
（5）做好充分的会前准备
（6）会议不要安排重复性发言
（7）会议发言应简洁
（8）会议参加者必须与会议直接有关
（9）充分利用现代化的技术手段和灵活多样的方式方法应注意全方位的信息刺激，抓住与会者的注意力，提高他们的参与意识。
5.3会议的协调与控制
4.会议成本控制
（1）成本计算方法
计算会议成本的简便公式是：
会议成本=2A×P×T
式中：A为与会者的平均工资的3 倍；P为与会人数；T为会议进行时间。
平均工资之所以要乘以3，主要是因为劳动产值远比平均工资高得多。再乘以2 是因为开会使正常工作停顿，从而影响工作的连续性，损失应该以2 倍计算。
（2）会议成本控制方法
5.3会议的协调与控制
5.会议时间控制
根据心理学专家的研究，人的脑力的最佳状态，即记忆力强、注意力集中、思维活跃、敏捷、精力旺盛的状态，连续持续时间为1小时左右。
多数人在会议进行过程中的生理性心理状况可以划分为五个阶段。
第一阶段：从会议开始至会议进行到第45 分钟，为与会人员脑力集中阶段。
5.3会议的协调与控制
第二阶段：从会议进行到45 分钟至75 分钟，为参加会议人员注意力下降阶段。
第三阶段：从会议进行到75 分钟至90 分钟，为参加会议人员倦意阶段。
第四阶段：从会议进行到90 分钟至120 分钟，为与会人员反面积极活动阶段。
第五阶段：会议进行至两个小时以后，为参加会议人员态度无所谓阶段。
5.3会议的协调与控制

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