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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第7章：档案管理
7.1档案概述
7.1.1档案的概念和特点
1.档案的概念
所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的，保存备查的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。
2.档案的特点
（1）社会性
即档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录。
（2）历史性
即档案是过去已经形成的信息，而不是正在形成或尚未形成的文件。
（3）原始记录性
档案的本质属性。
（4）确定性
即档案内容的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。
7.1档案概述
7.1.2档案的作用
第一，档案是工作查考的依据。
第二，档案可为经济建设提供丰富的经验。
第三，档案是科学研究的基础和条件。
第四，档案是宣传教育的生动素材。
7.1档案概述
7.1.3档案的种类
1.文书档案、科学技术档案和专门档案
所谓文书档案，是反映党务、行政管理等活动的档案。所谓科学技术档案，是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。工业生产技术档案、农业科学技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和科学技术研究档案等是科学技术档案的重要属类。所谓专门档案，是在某项专门业务活动中形成的档案材料，例如，人事档案、会计档案都是重要的专门档案。
2.公务档案与私人档案
3.历史档案与现行档案
7.1档案概述
7.1.4档案管理工作的内容
1.档案收集工作
2.档案整理工作
3.档案检索工作
4.档案鉴定工作
5.档案统计工作
6.档案保管工作
7.档案提供利用
7.1档案概述
7.1.5档案管理工作的性质和意义
1.档案管理工作的性质
档案工作是一项管理性工作。这一方面因为档案工作是管理档案的专门工作，另一方面因为一个单位的档案工作又是其管理工作的具体环节，如对科学技术档案的管理，就是生产管理、技术管理的重要组成部分。
2.档案管理工作的意义
档案工作，在社会的历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文化活动中，占有一定的重要位置。
7.1档案概述
7.1.6档案管理工作基本原则
1.统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。
第一，国家全部档案由各级、各类档案机构分别集中保存。
第二，全国档案工作，在各级党委和人民政府领导下，由各级档案事业管理机构统一地分层次、分专业负责指导和监督。
第三，实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。
2.维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求。
3.便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。
7.1档案概述
7.2档案收集
7.2.1归档制度
1.归档范围
一个单位应归档的文件材料，主要有以下几个部分：
（1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、录音带、照片等。
（2）上级单位发来的与本单位主管业务有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
（3）代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿。
（4）单位对外的正式发文，包括命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等文件。
7.2档案收集
（5）本单位的请示与上级单位的批复、下级单位的请示与本单位的批复。
（6）本单位反映主要职能活动的报告、总结。
（7）本单位与有关单位协商工作的来往文书。
（8）本单位的各种工作计划、统计报表。
7.2档案收集
（9）本单位党委、团委、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报。
（10）信访工作材料。
（11）本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（12）本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
（13）本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
（14）本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料。
（15）本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等。
（16）本单位财产、物资、档案等的交接凭证。
7.2档案收集
（17）本单位编辑的出版物。
（18）本单位外事活动中形成的材料。
（19）同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件。
（20）下级单位报送的各种报告及统计报表。
7.2档案收集
2.归档时间
一般来说，办理完毕的文件应该由文书部门或业务部门立卷后，在次年的6月底之前向档案部门移交。
3.归档手续
单位文书部门或业务部门将立好的案卷向档案部门移交时，交接双方要履行签字手续，以作凭证。
7.2档案收集
4.归档案卷的质量要求
（1）归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，以全面地、真实地反映本单位的历史面貌。
（2）案卷封面的各个项目应填写清楚；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐页编号，填写卷内文件目录和卷末备考表。
（3）案卷要按照一定的次序进行系统排列；案卷目录按规定格式编制一式三份，其中一份经档案部门核对签收后退回移交单位。
7.2档案收集
7.2.2做好档案收集工作应注意的事项
1.严格执行文件的立卷归档制度及收发文登记制度。
2.加强对零散文件的收集。
3.平时收集工作要落实到人。
7.2档案收集
7.2.3档案装订
1.整理归档文件
归档文件以“件”为整理单位。
2.修整归档文件
（1）修裱破损文件
（2）复制字迹模糊或易退变的文件
（3）超大纸张折叠
3.装订归档文件
（1）线装式
（2）变形材料
（3）粘接式
7.2档案收集

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