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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第3章：
办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理
3.2办公室日常事务管理
3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导的得力助手。
教学重点与难点
1、教学重点
办公环境管理的内容与要求
办公环境管理的措施
日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法
接打电话的程序和要求
印信的管理方法与要求
值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法
收进和寄发邮件的程序和基本技能
教学重点与难点
2、教学难点
如何布置办公室
办公室安全管理的方法与技巧
识别办公室安全隐患
制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法
接打电话的程序、技巧和礼仪
印信的管理制度以及如何使用印信
值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法
收进和寄发邮件的程序和基本技能
技能训练
3.1 办公环境管理
3.1.1优化办公环境的含义
是指对秘书部门工作所处的自然环境加以合理的设计（planing）、控制（controlling) 和组织（organizing)，使其达到最优状态。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。
3.1.2优化办公环境的原则
方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
1、 空气杀手； 2、光线杀手；
3、声音杀手； 4、空间杀手；
5、设备杀手； 6、文件杀手；
7、职能杀手。
想想看办公室的七大效率杀手有哪些？
3.1 办公环境管理
3.1.3优化办公环境的方法
1.办公室的布局
①开放式布局
就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。
3.1 办公环境管理
1）开放式布局的特点：
①在这种布局的办公室里是没有私人空间的。
②每次进行工作间布局规划时并不考虑窗户或其他常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的。
③工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务，而不是由他们的位置来确定的。
3.1 办公环境管理
2）开放式布局的优点：
①建筑成本的降低
②开放式的办公室中，空间利用率，大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积
③重新布局的灵活性
④易于沟通，便于交流
⑤易受上司的监督
⑥容易集中化服务及共享办公设备
3.1 办公环境管理
3）开放式布局的缺点：
①缺乏单独办公的机会
②不容易集中精力，员工易受电话、人们来回走动等干扰
③很难进行机密性工作
④开放式办公体系设计粗糙
3.1 办公环境管理
②封闭式布局
封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模式。
3.1 办公环境管理
1）封闭式办公室的优点：
①比较安全，便于锁门
②可以保证工作的秘密性
③易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作
④保护私人空间，易于保彷隐私
2）封闭式办公室的缺点：
①建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修
②难以监督员工的活动
③难以进行沟通，员工被分隔开，易于感觉孤独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境；
◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位；
◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。
使用同一大小的桌子。
档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。
采用直线对称的布置。
主管的办公区域需保留适当的访客空间。
将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。
主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
全体职员的座位应面对同一方向布置。
常用的文件与档案，应置于使用者附近。
应保持公共空间和私人空间的独立。
桌与桌之间应留有一米左右的距离。
桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。
最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。
计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既
要方便使用又不影响别人工作。
3.1 办公环境管理
（3）办公桌的布置方法
①电话：应放在左手边。
②参考书：应该放在桌子上面或者伸手可以拿得到的抽屉里。
③办公桌表面：整洁而有条理。
④文具用品盒：这个用品盒可以用来存放纸张，还可以准备一个敞开的文件夹来存放需要翻译的速记资料、等待经理签署的文件、已经阅读的文件、处理完毕的计划或者其他材料等。
3.1 办公环境管理
（4）日常维护
①办公室需要全面打扫的时候，应该通知管理部门的负责人，告诉他办公室需要彻底打扫。
②每天下班离开办公室之前，留一张便条给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角，如：积满灰尘的照明灯罩。
③定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒；装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘。
3.1 办公环境管理
④调整好百叶窗，使其保持一致的角度，还要根据百叶窗调整的情况，注意调节电灯光线。
⑤暖气、空调、通风或音响系统等设备出现异常情况时，必须立即通知有关部门或管理人员。
3.1 办公环境管理
⑥如果有权对办公室的布局进行安排，记住，最好不要和别人面对面坐，更不要和老板在一个房间里。
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地放置，不要在通向老板办公室的路上设置不便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子，不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管
1）办公家具的选用
在办公用具的选用上，除了注意其实用和安全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增强办公室的美观效果。
3.1 办公环境管理
2）办公室的绿化
在办公室美化中，绿化是不可忽视的，因为绿化不但可以点缀美化环境，也可以改变办公室周围的小气候，还会使人产生良好的视觉效应.
3）办公室的装饰
办公室里不宜有过多的装饰品，但适当悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品，能适当改变办公室单调的气氛，但要注意，过于鲜艳的廉价作品，如低劣的绘画、明星印烫画等，只会使办公室显得浮躁和不雅。
3.1 办公环境管理
（2）办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益或有害声音。
消除噪音的来源。
用吸音的材料以减少噪音的影响。
适量音乐的播放。
3.1 办公环境管理
（3）办公室的空气环境管理
1)温度
最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。
2)湿度
最适宜的湿度为40%~60%。
3)空气流通
每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。
4)空气的净化
包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
3.1 办公环境管理
考考你
1.怎样优化办公设备？
配备合适光源
选择理想的办公桌椅
安装隔音设备
选择合适的屏风、窗帘、档案柜
调节合适的空调温度
合理放置办公设备
2.怎样美化办公环境？
办公室装饰
办公室绿化
3.1 办公环境管理
3.1.4办公室的健康与安全管理
1.健康
＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。
＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。
＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。
3.1 办公环境管理
2.安全管理
（1）树立安全意识
掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益；
上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；
细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。
3.1 办公环境管理
（2）识别办公室安全隐患
办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。
办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。
办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
3.1 办公环境管理
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。
工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。
消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
3.1 办公环境管理
（3）进行安全检查
包括办公环境和办公设备两部分：
要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。
3.1 办公环境管理
隐患记录及处理表
序号 时间 地点 发现的隐患 造成隐患的原因 隐患的危害和后果 处理人 采取的措施
1 11月4日 研发部 靠窗一排电脑屏幕耀眼 无窗帘遮阳 有损眼睛 行政主管张强 安装窗帘
2 11月19日 研发部 一名外来人员没有访客胸卡 接待人员离岗 有安全和失密隐患 行政主管张强 强调接待处职责要求
3 11月25日 研发部 周末5号文件资料柜未锁 负责研发的人员外出开会 失密隐患 研发部经理王立统 周一部务会上强调
3.1 办公环境管理
设备故障表
时间 发现人
设备名称 何故障
维修要求 维修负责人
3.1 办公环境管理
（4）安全管理重点
＊ 防盗
在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。
＊ 防火
火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。
＊ 防止意外伤亡
为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。
3.1 办公环境管理
通常企业办公室中安全检查的方法是:
1.确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；
2.发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；
3.如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直至解决；
4.将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
3.1 办公环境管理
3.做好信息的保密工作
（1）信息的安全及保密工作分类。从载体上把信息的安全及保密工作分为：
1）口头信息的安全及保密工作；
2）纸面信息的安全及保密工作；
3）电子信息的安全及保密工作。
3.1 办公环境管理
（2）做好口头信息安全的措施：
1）员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；
2）在没有确认对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；
3）只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；
4）遵照会议的要求传达会议信息。
3.1 办公环境管理
（3）做好纸面信息安全的措施：
1）接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。
2）文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收。
3）在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、文件盒中携带，以防泄密或散落丢失。
4）所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里。
5）离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗。
3.1 办公环境管理
6）用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”。
7）为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。
8）复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上。
9）当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取。
10）极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里。
11）不再需要的保密文档要粉碎。
3.1 办公环境管理
（4）做好电子信息安全的措施：
1）计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息并关闭显示器。
2）计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递。
3）在提交电子信息给他人之前，应向上级核对，不能给未被授权的人。
4）每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换。
5）应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换。
3.1 办公环境管理
6）计算机必须经常进行查毒、杀毒，为了安全，不要安装借来的程序。
7）重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，但要记住软盘不能保存在过热和过冷的地方。
8）有保密信息的软盘不应该带出单位，以防数据落到不应得到这些信息的人手里。
9）有可能时计算机应该安装警报系统，防止信息被盗。
3.1 办公环境管理
（5）秘书人员在保密工作中需要注意的以下三方面的问题：
1）文件保密。对保密文件、资料，应自觉做好接收、传递、保管方面的保密工作，并且不该看的坚决不看，不该说的坚决不说。
2）会议保密。 会议是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定。
3）科技保密。
3.1 办公环境管理
技能训练
下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：
过度拥挤； 打滑的地板；
家具或设备的突出的棱角；
柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；
转椅无法调节高度； 电线拖曳太长；
未接地线的设备； 电路负荷太大；
消防栓无法打开；
碎纸机没有安全使用说明； 传真机卡纸。
3.1 办公环境管理

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