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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第7章：档案管理
7.3档案整理
档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。
7.3.1区分全宗
7.3.2全宗内档案分类工作
1.常用档案分类法
第一，年度分类法
第二，组织机构分类法
第三，问题分类法
2.现实分类中常采用复式结构分类法
第一，年度—组织机构—保管期限分类法
如：1997年经理办公室永久、长期、短期
1998年经理办公室永久、长期、短期
第二，年度—问题—保管期限分类法
如：1997年 行政事务类 短期
1998年 行政事务类 短期
7.3档案整理
第三，年度—保管期限—机构分类法
如：1996年短期 办公室
第四，保管期限—年度—机构分类法
如：永久 1997年 办公室
第五，机构—年度—保管期限分类法
如：办公室 1998年 永久
7.3档案整理
第六，机构—保管期限—年度分类法
如：办公室 永久 1996年
第七，保管期限—年度—问题分类法
如：永久 1996年 行政类、业务类
第八，问题—年度—保管期限分类法
如：行政类 1997年 永久、长期、短期
7.3档案整理
3.档案分类的注意事项
（1）分类时如何正确判定档案文件所属年度
1）文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件
2）文件上没有准确日期的文件
3）跨年度的文件
7.3档案整理
（2）分类时如何正确判定档案文件所属机构
（3）采用问题分类法应注意的问题
1）按文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映立档单位的主要面貌
2）类目体系力求简明，合乎逻辑
3）要按文件的主要内容有规律地归类
7.3档案整理
7.3.3立卷
所谓立卷，就是将单份文件组合成案卷的工作。
1.按问题特征立卷
2.按作者特征立卷
3.按文种特征立卷
4.按时间特征立卷
5.按地区特征立卷
6.按通讯者特征立卷
7.3档案整理
7.3.4排列案卷
案卷的系统排列，只能在立卷之后才可能进行。立成的案卷，为案卷排列提供了实际对象，而排列又确定了案卷的位置。
7.3.5编目
案卷目录的编制，是在案卷排列之后进行。案卷排列为编制案卷目录提供了具体内容，而案卷目录又最后固定了案卷的排列顺序。
7.3档案整理
7.4档案价值鉴定及保管工作
7.4.1档案价值鉴定工作的主要内容
7.4.2档案保管工作的主要内容
1.凭借柜具或库房对档案实施的日常管理
2.对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施
（1）防止档案的损坏
（2）延长档案的寿命
（3）维护档案的安全
7.4.3确定保管期限
根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。
7.4档案价值鉴定及保管工作
7.5档案检索工作
7.5.1概念和意义
档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。
档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息存储的起因和目的。
档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。
7.5.2常用档案检索工具的编制和使用
1.案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具。
2.全引文件目录
全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法(分年度或分保管期限)汇编在一起而成的检索工具。
7.5档案检索工作
3.人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
7.5档案检索工作
4.全宗指南
全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：
第一，立档单位和全宗的历史概况
第二，全宗内档案内容和成分的介绍
第三，全宗指南的辅助材料
7.5档案检索工作
7.6档案利用工作
7.6.1档案利用的概念
开发和直接提供档案，为社会各项事业服务的工作，称为档案利用工作。
7.6.2档案利用的意义
1.提供利用是档案工作的根本目的和中心任务
2.利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响
7.6.3档案利用工作的主要方式和途径
1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅
（1）阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。
（2）为维护阅览室的秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。
（3）利用接待人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功。
7.6档案利用工作
2.档案外借
这里的档案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅览、使用。
3.制发档案复制本
根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用工作的一种重要方式。
4.出具档案证明
档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。
7.6档案利用工作
5.提供咨询服务
6.印发目录
这种方式多用于科技档案的利用服务工作。
7.举办档案展览档案展览，就是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料
档案展览的作用突出地表现在两个方面：
第一，大力宣传档案和档案工作的重要意义
第二，广泛发挥档案的作用
7.6档案利用工作
7.6.4开展档案信息的深层次开发
档案信息深层次开发的途径和方式有很多。这里只介绍其中的综合档案内容，编写档案参考资料。
1.大事记
大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。
7.6档案利用工作
2.组织机构沿革
3.统计数字汇集(基础数字汇集)
4.会议简介
5.科技成果简介
6.企业年鉴
7.企业史志
8.科技图册
9.科技手册
10.科技简报
7.6档案利用工作

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