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管 理 秘 书 实 务
（第二版）
第6章：信息管理
6.3信息的整理
6.3.1分类
一、信息分类的标准
信息分类所采用的标准有多种，可以以信息的载体为特征，还可以以信息表面的、外部的特征为依据，也可以以文献所含有的信息、知识、科学等内容为依据。信息分类是以其所含的知识内容为主要标准，以其非本质的属性为辅助标准。
二、信息分类方法
（一）字母分类法
字母分类法是按照字母的排列顺序分类。
1．优点：
（1）不需要索引卡片；（2）分类规则容易掌握，操作简单；（3）能与地区或主题分类法结合运用。
2．缺点：
（1）查找信息须知道姓名或单位名称、标题；（2）某个字母下排列的信息较多时，查找费时；（3）大型系统使用时，很难估计每一字母需要的存储空间。
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（二）地区分类法
又称地理分类法、地域分类法，是按信息产生形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为各个类别，按字母的先后顺序排列。
1．优点：
（1）便于查找具有地区特性的信息，如某一地区内的有关公司信息、销售信息；（2）分类方法容易掌握。
2．缺点：
（1）采用地区分类法需要有一定的地理知识；（2）只适用于某些单位或部门。
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（三）主题分类法
主题分类法是按信息内容进行分类的方法，主要根据信息内容的主题和标题分类。
1．优点：
（1）相关内容信息材料集中存放；（2）信息能按逻辑顺序排列；（3）方便检索。
2．缺点：
（1）分类标准不好掌握；（2）标题不能很好地反映主题时，归类不易准确。
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（四）数字分类法
数字分类法是指将信息以数字排列，对每一通讯者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。
1．优点：
（1）信息按数字从低到高顺序排列，规则简单；（2）简便易行，适宜于电脑储存；（3）适合于大型信息系统；（4）通过在后面添加号码进行存储扩展。
2．缺点：
（1）查找信息需参照索引卡片，花费时间；（2）如果分类号码有误，查找信息麻烦。
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（五）时间分类法
时间分类法是按信息形成日期先后分类的方法，要以年月日的自然顺序排列。
1．优点：
（1）可用作大型信息系统的细分；（2）一个案卷内部的信息可按时间排序。
2．缺点：
（1）需与索引系统配合使用；（2）仅适合于时间特性强的信息，如每年的会员资格。
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6.3.2信息筛选
1.信息筛选的步骤
（1）看来源
（2）看标题
（3）看正文
（4）决定取舍
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2.信息筛选的方法
（1）类比法
（2）查重法
（3）时序法
（4）专家评估法。
（5）调查法
（6）老化规律法
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6.3.3信息校核
1.校核的范围
校核的范围包括：信息中所需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等。
2.信息校核方法
（1）溯源法
（2）比较法
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（3）核对法
（4）逻辑法
（5）调查法
（6）数理统计法
6.3.4信息综合
1.信息综合的步骤
（1）充实内容
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（2）综合分析
（3）提出意见
（4）对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工
2.信息综合处理的常用方式
（1）根据信息所具有的兼容性，把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄，从而发掘事物整体的内在规律性。
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（2）把无序的信息围绕一条主线有机地组合起来，系统地揭示事物的本质特征。
（3）对内容相互对立的信息，既要有保留发挥，又要有摒除否定，在表现内容对立的信息中探求实质。
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（4）对信息价值进行思考，做出合乎逻辑的推导和升华，达到举一反三、见微知著的效果。
（5）在纷杂的信息中，选取能够反映事物总体特征的具有代表性的个别信息，通过这种信息来比较全面地认识一个系统的大体情况。以上诸方式可根据不同情况，灵活选用。
6.3信息的整理
3.信息综合应注意的问题
（1）把握、消化初级信息
（2）确定信息的主题
（3）刻意布局
6.3.5信息编写
1.信息的编写步骤
（1）确定主题
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（2）分析材料
（3）进行材料组合
2.信息的编写方法
（1）汇集法
（2）归纳法
（3）纵深法
（4）连横法
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（5）浓缩法
（6）转换法
（7）对比法
（8）图表法
3.信息编写要注意的问题
（1）主题鲜明
（2）语言精练
（3）结构严谨
（4）标题新颖
（5）客观真实
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