资源简介 (共44张PPT)第二章 公关事务管理公关事务管理指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等形象进行管理,以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准,而且要对组织的形象进行管理,即对组织的知名度和美誉度进行管理,作好接待工作,管理好专门的公关活动以提高组织的知名度和美誉度。本 章体 系秘书职业形象管理秘书交际礼仪常见的秘书公关活动接待工作2.2秘书交际礼仪2.2.1 秘书交际礼仪原则秘书交际礼仪的基本原则,具体指做交际工作时,在心理上要真诚地尊重人、关心人、体贴人、理解人、善待人。1.自尊与尊人的原则自尊指的是对自我的尊重,是一个人对待自身的态度,是自我意识的表现。一个人能够自己尊重自己,接纳自己,保持自己的人格和尊严,就叫做自尊。尊人讲的是对待他人的态度,这种态度要求承认和重视他人的人格、感情、爱好、习惯以及应享有的权利和利益。尊重他人表现在社交场合要注意三点:一是给他人充分表现的机会;二是对他人表现出你最大的热情;三是给对方永远留有余地。自尊和尊人的原则是礼仪的基本原则,在人际交往中,自己首先要尊重对方,只有这样才能得到对方的尊重。尊重是礼仪的情感基础,人们只有相互尊重,才能保持和谐的人际关系,形成良好的社会风气。2.内在美与外在美的原则内在美主要指一个人内心世界的美好。它是一个人外在美的基础和源泉,是一个人道德修养、文化素养、思想境界等多重内容的综合体。外在美是内在美的自然流露。外在美如不同崇高的道德准则相联系,便不能实现尊重他人与被人尊重的目的。只有有道德、有修养、有文化的人,才能知书达理,懂得尊重他人,尊重自己,遵守并维护社会公德,成为一个知礼的人。交际礼仪是表现人的美德的一种具体形式,它使美好的心灵与美的仪表形成一个有机整体,使人们在交际活动中能够充分展现出自己的风采。3.自信大方与适应环境的原则自信大方进一步的表现就是适应环境。环境变化却处变不惊。但死守老规矩,以不变应万变,却又不是每行必果的。人们还应适应环境的变化,甚至要入乡随俗。在人际交往中,存在着“十里不同风,百里不同俗”的客观现实。必要时,必须坚持入乡随俗的原则,切勿目中无人,自以为是,否定其他人的习惯性做法。坚持自信大方与适应环境的原则,可以使人们在交往中更加得心应手。在交际活动中,人们的言谈举止必须自信大方。自信大方可以使人在复杂多变的环境中,始终保持积极主动的心态,镇定自若,处变不惊。4.言行适度与明确交往目的的原则言行适度要求人们在交往中,为了保证取得交往效果,必须注意技巧,合乎规范,特别要注意把握分寸,言行得体。在交往前,首先考虑交往目的何在,然后根据交往目的,针对不同场合、不同对象,正确地表达自己的敬人之意。传统的“礼多人不怪”的观点在当今社会里已经失去了它存在的市场。言行适度与明确交往目的的原则,就是要求人们既要彬彬有礼,又要不卑不亢;既要亲切和气,又不要虚情假意,轻浮奢谈。2.2.2 秘书礼仪的内容1.秘书交际常用的礼貌用语交际的目的是通过传递尊重、友善的信息,给人以信任感,进而让对方接受自己的观点,使双方在相互理解的和谐过程中实现交往的目的。交往中使用礼貌用语,是人类文明的一种表现,它表示对人的尊重,能使对方感到亲切、愉快。秘书人员在日常交往中恰当运用礼貌用语,能给人以文明、有修养的印象,有利于双方心理上的接近与和谐。彼此见面,应根据双方关系,正确地使用问候语。问候语一般不强调具体内容,只表示一种礼貌。最常见的如:“你(您)好!” “你(您)早!” “早上好!”“上午好!”“晚安!”等等。不论何种场合,问候时一定要表情自然、亲切、和蔼,面带微笑。(1)问候语(2)感谢语感谢语通常表示对对方帮助的感激。当别人给自己或组织提供了帮助或方便,当我们接受了别人的款待或馈赠时,都应该礼貌地表示感谢。常用的感谢语有:“谢谢!” “多谢!” “十分感谢!” “麻烦您了!”“非常感谢!” “有劳您了!”“让您费心了!”等等。请注意,当拒绝对方帮助或馈赠时,也应礼貌地说:“不,谢谢。”在使用感谢语时,可以说明感谢的具体原因,如:“您送我的花真好看,太谢谢了!” “谢谢您对我的关心。”在下面几种情况下,必须向他人表示感谢。? 当有人邀你一同就餐时;? 当有人给你让座时;? 当有人向你敬茶时;? 当有人为你捡起掉落的物品时;? 当有人送你礼物时。(3)道歉语在不经意间打扰了别人,影响了别人,或给别人造成麻烦以至伤害时,都应主动使用道歉语表示道歉。常用的道歉语有:“对不起”,“请原谅”,“打扰了”,“很抱歉”,“实在对不起”等等。自己失礼、失陪、失约、失手更应主动表示道歉,必要时还可采用一些其他方式代替,如送去小礼物或一束花,写一封致歉信等等。道歉本身表现出道歉者懂礼知礼、襟怀坦白的态度,因此一定要善于在人际交往中使用道歉语,不要羞于启齿。(4)征询语当请人帮忙时,可以说“劳驾……”;求人解答时可说“请问……”。即便自己想帮助他人,也应使用征询语。这样做,既热情,又有礼貌。如:“您有什么事需要我帮忙吗?”“请问我这样做你不介意吧?” “您看这样好不好?”等。(5)应答语不同的应答语表现在不同的语境中,或者表示回答对方的谢意,如“不必客气”;或者回答对方的歉意,如“没关系,这是我应该做的。”或者回答对方的要求,如“好的,就这样吧!”等等。礼貌的应答语对方听后会深感愉快。(6)慰问语慰问语能够表现出说话方对被慰问者的关心和发自内心的善意。在人际交往中,它也是不可缺少的。如“您辛苦了!” “让您受累了!” “太麻烦您了!”等,这些语言不仅让人感到温暖、亲切,而且还会赢得被慰问者的信任与好感。(7)“请”字的运用如“请进!” “请您帮个忙”“请问您……”“请您稍等”等等,即使请人一起吃饭,也应说:“请您同我共进晚餐好吗?”2.交谈礼仪谈话是人们交流感情、增进了解的主要方式。中国人讲究“听其言,观其行”,把谈话作为考察人品的一个重要标准。因此,秘书人员都应该掌握谈话的艺术。交谈礼节是指秘书人员进行各种形式的交谈所应遵循的规范。越是正式场合,就越应遵守交谈礼节。(1)谈吐的仪态在交谈中,每个人谈话的态度,都为其他在场的人所关注,通过观察,人们可以更准确地把握谈话者的心态、动机及其真实的想法。因此,谈话者一定要有意识地注意自己的谈吐仪态,尽可能地给别人留下好印象。具体来说,交谈时一定要保持饱满的精神和自然大方的表情,以及亲切诚恳的态度。交谈者的目光应平视,举止、体态合乎基本的礼仪规范。谈话时,尽量使用有声语言来表达,不要过分夸张地使用体态动作,如指手画脚、眉飞色舞地形容某件事。谈到一时想不起来的事情时,不要过分地表现出紧张的神态。失口、失态都是不礼貌的表现。(2)话题的选择所谓话题就是谈话的中心。交谈的话题是人们进行交谈的钥匙,有了这把钥匙,谈话的大门才能打开。有人觉得谈论深奥的话题才令人尊敬,只有不平常的事情才值得交谈,因此在有些场合总感到无话可说,实际上交往中有许多话题是可谈的。选择交谈者喜闻乐道的话题。比如集邮、足球、天气状况、风土人情等等。也可从询问对方籍贯入手,进而就自己所知,引导对方谈论家乡的风光与特产。要强调的是,每个人的文化修养和志趣爱好不尽相同,同外国人交谈不能不注意这一点。如有一中国记者要采访前国际奥委会主席萨马兰奇,但萨翁公务繁忙,来去匆匆。于是记者就见缝插针,抓住机会就与他神侃一通,侃的就是他酷爱的集邮。一番神聊之后,记者的专访也就同时完成了。这次成功的交谈在于选准了谈话的话题。选择双方都熟悉的话题。与人接触交往,如能找到双方都熟悉的话题,就等于找到了共同的语言,将大大有助于彼此间的理解和沟通。如果别人主动谈起自己不熟悉的话题,应洗耳恭听,认真请教,千万不要不懂装懂,更不要主动同别人谈论自己一知半解的话题。不然,非但不能给自己带来任何好处,反而会损害自己的形象。(2)话题的选择回避他人忌讳的话题。有些话题是不宜交谈的话题,即禁忌话题。如果不顾这些禁忌而执意交谈,必然给交谈和交际增添麻烦和周折。第一,个人的私生活问题不宜交谈。按照国际惯例,人的年龄、婚姻状况、履历、收入、家庭住址,以及其他方面的家庭情况都属于个人隐私,交谈时,一般不宜主动触及这些话题;第二,令人不快的事情不宜交谈。衰老和死亡、惨案与丑闻、色情之类格调低俗的话题不宜触及。平时与人交谈,一般不宜涉及疾病、死亡等事情。在喜庆场合,更应避免不吉祥的词语。虽然人们知道,生老病死是不可抗拒的自然规律,但从感情上说,仍然忌讳说死。恩格斯在谈到马克思逝世时,便使用了另一个词:“他在安乐椅上平静地睡着了!但永远地睡着了。”第三,他人长短的话题不宜交谈。有关他人的小道消息、家庭成员的矛盾冲突、单位的人际关系、女士的美丑与胖瘦、他人的服饰与发型等涉及他人长短的话题,一般不宜交谈。在交谈中,如果无意触及了这类话题,应立即转移话题,必要时,应向他人表示歉意。(3)说话的艺术交谈就是互相交换说话,而不是一方空发议论。因此,言者一定要顾及听者的反应及态度,努力做到:1)谈话之初要有必要的寒暄。双方一见面,先适当寒暄几句是十分必要的。如果是熟人亲友,交谈时可先谈谈分别后的一些情况,然后再转入正题。如果是初次见面,则一定要先各自简单介绍一番,待气氛融洽后,再“言归正传”。若一见面便开门见山,则未免显得唐突。2)要注意态度真诚。真诚是人与人之间交流的“法宝”。真诚相见,坦率谈话,不仅能使对方备感亲切、自然,而且易于接受你的观点和看法。所以,说话时一定要注意不装腔作势,言不由衷。3)要注意语言精练。言者不一定谈笑风生,但表达一定要精练准确,合乎逻辑,所使用的语言应当平易通俗,清晰简洁。4)要注意言辞有礼。有些人在交往中有不好的习惯,或喋喋不休,或尖酸刻薄,或一言不发,或漫不经心。殊不知,交谈的双方通过交谈,可反映出一个人的身份、修养和所受教育的程度。虽然各种职业、各个阶层的人各有其说话的特色和格调,但就礼仪而言,至少粗鲁、肮脏的语言以及不文明的举止应避免。要尽可能地克服一些不良习惯,尤其是年轻人要避免“行话”“隐语”等垃圾语言。(3)说话的艺术说话者要使自己的语气和蔼可亲,富于魅力,还必须做到:说话时使用低声,速度适中,语调柔和,抑扬顿挫,并辅之以体态。(4)聆听的艺术交谈中的听者,应该懂得聆听的艺术。所谓聆听的艺术就是在听取对方谈话时,能使对方情绪兴奋,产生亲切、舒畅和愉快的心理反应。当别人阐发自己的意见时,作为听者要与说话人交流目光,适当地点头或做一些手势,表示自己在注意倾听,不时地使用“哦”“嗯”“太好了!”之类的语气词,以引起对方继续谈话的兴致。也可以通过一些简短的插话或提问,暗示对方自己确实对他的话感兴趣,以引出自己关心的话题。当然,如果自己对对方的话不感兴趣,且十分厌烦,那就应该设法巧妙地转变话题,但不要粗鲁地打断对方的谈话,使谈话夭折。通过聆听,一方面可以得到必要的信息,另一方面使对方感到受到了重视。正确的做法应该是:1)全神贯注,认真聆听;2)态度积极,适时呼应;3)表现亲切,自然应答。另外在聆听别人谈话时,要克服一些不良的动作和姿态,如不时用手理头发,清牙齿,玩弄身边的东西,看手表,伸懒腰,左顾右盼等等,这些都是不礼貌的表现。3.见面礼节(1)致意致意是用语言或行为向别人表示敬意或表达自己问候之意的礼节。它是人们社交应酬中最简单、最常用的礼节。3)招手致意4)微笑致意5)脱帽致意6)欠身致意1)一般性致意2)点头致意致意的基本规则是:男士应当首先向女士致意,年轻者应首先向年长者致意,学生应当首先向老师致意,下级应当首先向上级致意。(2)握手握手是目前世界上大多数国家通行的礼节,是所有现代礼节形式中使用最多的一种。握手,对于秘书人员来说,也是社交场合最常用的一种礼节。握手礼看似简单,实则有许多讲究,必须掌握好,以免失礼。1)握手的顺序握手礼十分讲究顺序,它体现出对被握手者尊严、感情、爱好和意见的尊重。一般来说,男士、晚辈、学生、下级、客人见到女士、长辈、老师、上级、主人时,应先行问候,待后者伸出手来之后,再趋前握手。如果一个人需要同许多人握手,那么最有礼貌、符合礼节的顺序是:先女士后男士,先长辈后晚辈,先教师后学生,先上级后下级。在政务接待场合,握手的顺序应当是:按照行政职务由高到低的排列顺序,依次一一握手。如果女士不打算与向自己首先问候的人握手,可以欠身微笑致意,但不能视而不见或转身就走。平白无故地拒绝与他人友好而善意的握手不仅是失礼的,而且被看作是缺乏教养的。2)握手的具体方式握手的双方距离约一步远,右臂应自然向体前伸出,身体略微前倾,右手手掌伸直,掌侧与地面垂直,拇指与手掌分开,其余四指并拢,在与腰际同高的位置,与对方伸过来的手稍许一握。礼节性的握手,持续时间以3秒~5秒钟为宜。3)握手的姿态双方握手时需眼睛注视对方,面带微笑,自然大方,腰板挺直,头要微低一些。握手时,用力要自然,不要用力过重或过轻。与女士握手时,既要让她感到有力和温暖,又不能过分用力,要把握好分寸。握手时的动作,带有明确的文化象征意义。如昂首挺肚、掌心向下,表示傲慢;上身前倾、掌心向上,表示谦虚;伸出双手去捧接对方的一只手,则是谦恭备至了。特别要注意的是,与人握手的一刹那,必须和颜悦色地看着对方的眼睛。四目交换的几秒钟,已经告诉了对方,你很尊重他而且也很自信。千万不要一边握手一边斜视别处。握手时左顾右盼是最不礼貌的。另外,握手时不能一脚站在门内一脚站在门外,不可边握手边拍打对方的肩,不可蹦蹦跳跳地跑着握手。除非是年老体弱或残疾人,否则,不要坐着与人握手。不过,如果两个人都是坐着,可以身体向前微趋握手,不用起立,有时为了表示更大的敬意,握手时还可以微微点头鞠躬。4)握手时应注意的问题握手时应用右手,不能用左手握手,也不能戴手套握手,但如在社交场合女士可戴薄纱手套或网眼手套握手。当别人伸手与你握手时,都是友好问候的表示,不能拒绝或随便应付,否则会挫伤对方的自尊心。握手时手要干净,不能伸出脏手,使对方难堪。另外,手上有汗的人,在握手前应先将手擦干,否则也会使对方感到很不舒服。。与上级或长辈握手时,下级或晚辈为表示崇敬之情,可采用双手捧握的握手姿态。军人与对方握手时,应先行军礼,然后再握手。握手时,注意不要交叉握手,可待别人握完再握。因为交叉握手,手臂恰好形成十字架形,在西方,传说交叉握手会招来不幸。4.引见介绍的礼节(1)自我介绍。(2)介绍他人。当把一人介绍给大家相识时,可先把大家召集到一起,可以说:“诸位,请允许我把××先生介绍给大家。”或者说:“我很荣幸地向大家介绍,这位是××部的张部长”, 然后再把众人逐一介绍给这个人。当将大家介绍给一人时,其介绍的基本顺序有两种:一种按照座次或队次顺序进行介绍;另一种是以职位的高低顺序进行介绍。5.递、接名片的礼节名片在社交活动中具有重要的作用。名片的使用同样也有讲究。通常在以下情况下使用:带有商业性质的横向联系和交际;社交场合中的拜访、交流等;在某些表达感情或表示祝贺的场合。(1)递送名片递送名片时,态度要恭敬,双目注视对方,面带笑容,并可欠一下身。切忌像发传单似的乱发名片。递交名片时,要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端递过去,名片中字的正面应朝向对方,便于对方立即阅读。(2)接受名片接受名片时,也要注意礼节。在对方掏名片时就要有很感兴趣的表示。接名片要用双手。接过后要认真仔细地看一看,并小声重复一遍名片上的名字及职务。一定要把后边的职务读出来,不要只读名字。还要向对方给你名片表示谢意。然后,很郑重地把名片放入名片夹内,或放进上衣上部口袋里。千万不要看也不看即装入口袋,也不要顺手往桌上一扔,更不要往名片上压东西,这样对方会感到受了轻视。名片收到后,要说一句“很高兴认识你”或“一定拜访”等,需要交换名片时,可以掏出自己的名片与对方交换。名片是取信于人的,不可滥发,以防被人假借利用。有些人士还在名片上特印“签字盖章”或“专程拜谒,不作别用”字样。6.方位礼节前后左右行进时,前面为上,后边为下。晚辈、下级为了表示对长辈、上级的尊敬,一般不并肩而行,而是先请长辈、上级前行,自己落后半步紧随其后。即使主客之间,在进门、上车、上楼梯时也应礼貌地请客人先行一步,出门、下车、下楼梯时,为表示出对客人的关怀,则应主人先出门、下车或下楼梯。右为上,左为下。两人并行,主人为表示对客人的尊敬,应请客人走在自己的右侧;在就座时,也请客人坐在自己右侧中间和两侧中间为上,两侧为下。两侧又以右为上,左为下。乘车小轿车,前排左侧为司机的位置,右侧为秘书或随员的位置,后排右侧为上,左侧为下。因此,司机在开过来停车时,就应考虑到使客人、尊长者能方便地坐在后排靠右的位置,这时的秘书人员或主人应该主动把车门打开,请客人上车并坐在右侧。不过如果停车位置不便于使客人从右侧上车,而且客人已经在左侧坐好,主人也不必再让客人往右边挪过去,这样反弄得很不自然。如果是主人自己亲自开车,则上座应该是副驾驶座位。2.3常见的秘书公关活动2.3.1 开放参观活动1.开放参观活动程序确定开放参观活动的主题安排开放参观的内容选择开放参观的时机确定邀请对象选择参观路线策划宣传工作做好解说及接待准备2.3.2 宴请活动1.列出宾客名单,确定宴请规格2.确定宴请时间,选好宴请场所,发出正式请柬3.确定菜单4.排定座次5.宴请程序的控制2.3.3 签字仪式1.布置好签字厅2.准备好签字用具3.签署涉外商务合同时,需在签字桌上摆放双方国旗4.签字时的座次安排5.对待签合同文本的要求6.签字仪式的正式程序(1)签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅,在既定的位次上各就各位;(2)签字人正式签署合同文本;(3)签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本;(4)共饮香槟酒互相道贺。2.3.4 开业典礼活动1.做好开业典礼的舆论宣传工作2.准备开幕词、致答词4.做好来宾邀请工作8.安排接待服务人员7.做好各种物质准备3.拟订典礼程序5.发放请柬6.做好场地布置工作9.做好礼品馈赠工作2.3.5 信息发布会1.会前准备(1)确定信息发布会的主题(2)选定信息发布会举行的时机(3)确定信息发布会举行的地点(4)确定邀请的对象并发出邀请(5)选择信息发布会的主持人和发言人(6)准备会议材料(7)预算会议所需费用(8)其他准备工作2.信息发布会的程序控制3.发布会后的工作(1)签到(2)分发会议资料(3)宣布会议开始(4)发言人讲话(5)回答记者提问(6)接受重点采访2.4接待工作2.4.1 接待前的准备工作1.心理准备(1)“真诚”的态度(2)合作精神2.物质准备(1)环境准备(2)办公用品准备2.4.2 制定接待工作计划1.接待计划的主要内容确定接待规格高规格接待;对等规格接待;低规格接待。日程安排工作人员安排接待经费列支(1)了解掌握背景资料:(2)草拟接待计划:(3)与本单位相关部门沟通情况:(4)与来访者沟通情况:(5)报请上司审批:2.接待计划的制定程序2.4.3 内宾接待工作(一)秘书人员应掌握接待访客的基本环节:(1)见到客人的第一时间,应该马上做出如下的动作表情,我们简称为“3S”:standup (站起来)、see (注视对方)、smile (微笑)。(2)最初的迎客语言:“您好,欢迎您!”“您好,我能为您做些什么?” “您好,希望我能帮助您。”(3)让座。用右手引导请来宾坐下。(4)奉茶。给客人倒水之前,可以征询以下意见:“您是喝咖啡还是喝茶?”。(5)交谈。可以先寒暄,然后交谈。(6)作出处理。视具体情况,决定要不要让客人去见上司或其要见的其他人。(二)接待预约来访者的工作程序(1)以良好的公司形象迎候来访者,当来访者走近时,以站立姿态面带微笑主动问候;(2)了解来访者约定见面的部门或人员;(3)如果来访者是在约定的时间到达,应立即通知被访者(4)如果来访者比约定的时间来得早,请其入座,款待饮料,递送书报资料以排遣时间,或轻松地和他们交流,使他们感到不被冷淡,待离约定时间5至10分钟之前,再执行第3条;(5)按照单位要求给来访者发放宾客卡,并提醒来访者离开前返还宾客卡;(6)正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往;(7)来访者离开时,应礼貌送客,需要时可协助来访者预定出租车。(三)接待未预约来访者的工作程序(1)面带微笑主动问候来访者,当了解到对方未做预约时,仍以欢迎的态度礼貌友好地接待,为其服务;(2)询问来访者要访问的部门或工作人员姓名;(3)努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间;(4)如果来访者要求当天见面,应设法联系有关部门或人员,看是否被访人或其他人员能接见来访者;(5)如果当天可以接见,按照接待预约客人的工作程序进行;(6)如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面,要立即向来访者说明情况,切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解,以免浪费双方的时间,使自己更被动;(7)在无法接待来访者的情况下,应主动请来访者留言,并向其保证尽快将留言递交给被访人;(8)再次给来访者一个预订约会的机会,并耐心听取对方的要求;(9)在接待过程中,要确保来访者感到舒适,比如联系过程中,为来访者提供坐椅和饮料等。1.涉外接待的基本原则和要求不卑不亢依法办事内外有别了解国际交往的基本礼仪2.涉外接待工作的程序掌握外宾基本情况确定接待规格制定具体接待计划培训接待人员准备各种资料礼貌迎接认真招待2.4.4 外宾接待工作热情送别3.涉外活动的礼宾次序按外宾的身份和职务的高低顺序排列按参加国国名的字母顺序排列按时间先后顺序排列不排列:“圆桌会议”4.涉外接待的方法安排会见、会谈对外宴请的要点(1)宴请环境十分重要,应该选雅致、安静的地方。(2)点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳,还要注意其饮食差别。(3)菜肴要有地方特色,可以是精致、丰盛的,但不必奢侈。(4)参加宴请的人员要讲究个人卫生,衣着得体,女士要化妆。(5)如有需要,秘书要为上司准备祝酒辞。 展开更多...... 收起↑ 资源预览