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第七章 信息管理
本 章
体 系
信息管理概述
信息的收集
信息的整理
信息的传递
信息的存储
信息的反馈
信息的开发和利用
7.2.1信息收集的含义
7.2信息的收集
信息收集是整个信息工作的第一步，是信息工作的基础和初级阶段。它指信息收集者为满足使用者的需求，通过不同的渠道和方式，收集获取信息的过程。
7.2.2信息收集的范围及内容
秘书部门是综合办公部门，收集信息是为领导决策和各项管理工作服务的，其收集信息的范围十分广泛，既有综合性的，又有技术业务性的。秘书人员的信息收集内容随服务领域与目的的不同而有差异，一般应包括以下种类的信息：
系统内信息
这是机关单位所管辖和隶属系统内的信息，其范围通常包括对上级领导机关及本机关的决策或重要工作部署的贯彻执行情况；所属机关单位对当前工作的重要安排和部署；所属范围内的重要工作进展情况、带有倾向性的问题、重大事件及重大的自然灾害等。系统内信息是机关单位进行宏观控制、调整和制定决策，以取得最佳效果和实现既定目标的依据。
上级信息
上级信息是上级领导机关下达的信息，是各级机关工作的依据，其范围通常包括党和国家的有关方针、政策及有关的法令规定；上级主管领导机关发布的指令性和法规性的公文及其编印的公开或内部刊物等。
平行信息
不相隶属的机关单位的相关信息。包括来往的文书材料；相互交换的信息资料；相互之间交流的经验及批评、建议、要求等。
社会信息
社会上具有普遍性、倾向性的信息。包括社会上的各阶层人民群众对本单位的呼声、意见、建议和要求，以及重大的思想反映和社会动态等。了解社会信息能使本单位的工作具有针对性。
历史信息
与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料。
国际信息
来自国际社会的信息。随着观察了解国际社会的渠道的拓宽，人们的视野开阔了，只有时刻关注世界的发展变化，吸收并借鉴国外先进的管理经验和技术，才能取人之长，补己之短，取得更快的发展速度。
具体来说，秘书收集的信息主要包括以下内容：
1．企业信息
本企业的基础资料：包括企业的历史沿革资料、工作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章制度、重要活动情况等。
企业概况：包括企业名称、地址、电话及图文传真号码、业务范围、近年来的营业额及利润等。以及企业的财务资产状况和企业的信誉与信用等级情况。
企业背景信息：包括企业的历史、企业的结构、主要行政负责人及股东的情况。
企业经营活动信息：包括企业各种专门的经营活动，如科研、新产品开发、新设备的购置、新的销售渠道、新的广告与推销策略等，以及企业进行的社交与公益活动等。
2．国际市场信息
包括产品供应商、产品价格、同类产品的规格性能和特点、产品的消费需求、市场竞争情况方面的信息。
3．客户信息
包括客户的资信、经营方式、经营范围和经营能力、市场营销特点、市场占有率及客户的有关背景方面的信息。
4．贸易信息
包括市场消费动态，供需趋势信息；各种贸易机会，如各种订货会、商品交易会、展销会、博览会的信息；新技术、新产品信息；外资市场信息；国际劳务市场信息；竞争企业与生意合伙人的信息等。
5．国际金融信息
包括国际金融动态、外汇汇率变化、国际证券市场行情、贸易对象国的利息率、汇率、投资、信贷等信息。
6．法律政策信息
企业工作是在法律、政策、规定的指导和约束下进行的。特别是进行涉外活动时，要充分考虑国际惯例及有关的法律、政策。秘书人员应注意收集我国现有的法律、政
策、规定，注意收集与本企业有贸易业务的国家的法律。
7．交际活动信息
凡是企业领导要参加的各种交际活动，秘书人员都要及时掌握有关方面信息。要迅速掌握会见活动的内容、时间、地点、具体要求等情况。设法掌握对方的背景材料、生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况。明确上级主管部门对这次会见的指示或批示。
7.2.3信息收集的渠道
（一）根据获取信息的方式划分
（二）根据获取信息的来源划分
7.2.4信息收集的方法
根据信息收集的具体目的和所在组织的业务内容，以及环境条件的不同，信息收集的方法多种多样，常用的信息收集方法有：
（一）观察法
观察法也称直接考察法，是收集、获取信息的最基本方法。指人们直接用感官或借助于其他工具认识客观事物，获取信息。在信息源产生的现场，调查者不直接向被调查对象提问，只是凭耳闻目睹或借助录音机、摄影机、摄像机客观地记录信息源产生的行为过程，而使被调查者没有意识到是处在被观察的地位，从而获取第一手资料。
观察法有多种类型，根据观察者是否参与被观察者的活动可分为参与观察与非参与观察；根据观察内容是否有统一设计的有一定结构的观察项目和要求，可分为有结构的观察和无结构的观察；根据观察对象所处的环境状态特征，可分为自然状态中的观察和人为情景中的观察。
观察法的优点是：
（1）方法简单、灵活。
（2）获得较为客观的第一手信息材料。
（3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解。
观察法的缺点是：
（1）不易收集到深层次信息。
（2）获得信息量有限。
（3）观察效果受观察者观察能力的影响。
（二）问卷法
问卷法是指由收集者向被收集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。问卷依其填写者不同可以分为自填问卷和访问问卷两种。自填问卷即由被调查者自己填答的问卷；而访问问卷则是由信息收集者根据被调查者的口头回答来填写的问卷。
问卷法的优点是：
（1）可以节省时间、经费和人力。
（2）有利于收集真实的信息。
（3）所得的信息资料便于定量处理和分析。
（4）可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为的误差。
问卷法的缺点是：
（1）回收率难以保证。
（2）问卷的质量难以保证。
（3）被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能作答。
（三）阅读法
阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料，从中获得信息。书报、杂志资料等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息。
阅读法的优点是:
（1）信息周转快、获取信息方便。
（2）信息量大、适用性强。
（3）能全面提供工作需要的参考信息。
阅读法的缺点是：
（1）信息来源多，信息可能失真、有杂质。
（2）需要筛选、判断信息的真实性。
（四）询访法
询访法是指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。询访法是一种询问者意图完全公开的方式。询访的形式有多种。有面谈询访，就是与调查对象面对面进行交谈，了解情况，这是一种直接调查。如果是对个别对象，用面对面谈话方式单独进行调查或逐个进行调查，称访问。收集涉及面广、深度要求高的信息以面谈询访为好。还有电话询访，即借助于电话和传真等信息传递工具进行的信息收集活动。采用电话询访，调查人必须公开自己的身份
和意图，谈话内容要简单，随时做好记录。收集简单的、时间性强的信息，以电话询访为好。再有就是书面询访，是根据信息需求，设计制成统一格式的问答调查表，向被调查者了解情况，收集信息的方法。书面询访一般指问卷调查。涉及不便当面交谈的内容的信息时以书面询访为好。
询访法的优点：
（1）应用灵活、实用。
（2）直接交流、互动沟通。
（3）能获得大量有价值的信息。
（4）能获得语言信息和非语言信息。
询访法的缺点：
（1）要求询访者具有一定的素质和能力，能很好地运用询问技巧。
（2）书面询问较复杂、难掌握。
（3）费用较高、时间较长、规模小。
（五）网络法
网络法即通过因特网交流信息。随着计算机技术的普及，计算机已经成为很寻常的办公工具。因特网即信息高速公路的开通，更使地球变成一个村，信息量急剧膨胀，获取信息的速度大大加快，通过上网，一方面可以更好地宣传自己，另一方面可以更及时全面地获取各种信息。
秘书部门主要是利用现有信息网交流获取信息。目前，许多大中城市建立了政府秘书综合网，各网络之间设有信息网络中心，负责信息的收集、信息的中转交换、信息的筛选与处理、编写材料等，这是获取信息极为有效的渠道。秘书部门应建立联系点，聘请信息员，及时向网络中心反映本地区、本部门的信息。
优点：
（1）信息时效性很强。
（2）最新信息补充及时。
（3）收集信息迅速、广泛。
（4）收集信息不受时间、地域的限制。
（5）能收集文字图表信息和声像信息。
缺点：
（1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾。
（2）需要掌握计算机知识。
（六）交换法
交换法就是将自己拥有的信息资料与有关地区、部门、单位或个人的信息资料进行交换。交换的信息资料一般是限制发行或内部发行的印刷、音像材料。
优点：
（1）实现彼此间的信息共享。
（2）获得信息及时、适用。
（3）节省信息收集时间。
（4）可临时交换各自感兴趣的专题性信息。
（5）可根据需要，商定交换信息的方式、内容，长期交换。
缺点：
（1）信息交换建立在自愿、互惠的基础上。
（2）需注意信息保密问题。
（3）交换信息的范围窄。
（七）购置法
包括订购、现购、邮购、代购等。主要购买与信息收集目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘。
优点：
（1）相关信息比较集中。
（2）许多出版机构和书店都有订购业务。
（3）能获得大量系统化、专业化的知识信息。
缺点：
（1）费用高，花费时间和人力多。
（2）要从大量信息中筛选有价值的信息。
（3）信息要经过真实性鉴别以后才能利用。
此外，有的教材还提到检索法。检索法是利用信息检索工具，从现成的信息资料文档中查检信息资料的方法。根据检索工具的不同，可分为手工检索和计算机检索。手工检索是一种为广泛收集信息资料，按一定体制系统编排，以供迅速查找特定信息资料的信息文档，主要有目录、索引、文摘等二次文献以及年鉴、手册、百科全书等三次文献。计算机检索是通过计算机终端从计算机信息库中查找已有信息的方法。
7.2.5信息收集的一般程序
1．制定收集方针
2．确定收集内容
3．收集工作实施
4．反馈用户信息

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