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第七章 信息管理
本 章
体 系
信息管理概述
信息的收集
信息的整理
信息的传递
信息的存储
信息的反馈
信息的开发和利用
7.1信息管理概述
7.1.1信息的含义
狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的，可以被理解或被接受的消息、情况等。
广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。它是通信系统传输和处理的对象，泛指消息和信号的具体内容和意义，通常需通过处理和分析来提取，信息的量值与其随机性有关，如在接收端无法预估消息或信号所蕴含的内容或意义，即预估的可能性越小，信息量就越大。
这一定义表明：
第一，信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从无机界到有机界、从宏观的宇宙天体到微观的基本粒子，从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发出信息。
第二，信息是对事物运动变化状态的客观描述。世界上一切事物都处在不停的运动变化之中，事物的运动变化过程呈现出不同的状态、特征及其各自的规律性，其必然伴随着信息的产生、获取、传递、交换、存储等过程。任何事物的运动过程都离不开信息的运动过程。凡是有物质、有能量的空间，就有信息。
第三，信息是客观事物之间相互作用和联系的显示。世间万物不仅处在不停的运动之中，而且彼此间有所联系、有所作用。信息是事物之间互相联系和作用的表现，是客观事物状态经过传递后的再现。
第四，信息不是事物本身，而是事物所揭示的内容。例如，电信号、光信号、声信号常作通讯联系之用，但信息不等于信号本身，而是以一定的顺序排列的事物所揭示的内容。人们生活在信息海洋之中。开发利用信息资源的水平越高，社会发展的程度也就越高。秘书人员要加强信息工作，大力开发利用信息资源。
7.1.2信息的特征
信息同物质、能源一起成为现代物质文明的根本要素。物质给人类提供材料，能量向人类提供动力，而信息所给予人类的是知识和智慧。所以，信息具有与物质、能量大不相同的特征。秘书人员只有了解和掌握信息的特征，才能更有效地开发和利用信息资源，做好信息工作。
信息的特征概括起来，有以下几个方面：
信息是事物的变化和状态的客观反映。由于事物及其状态、特征和变化是不以人们意志为转移的客观存在，所以反映这种客观存在的信息同样带有客观性。不仅其内容具有客观性，而且一旦生成，还具有客观存在性。
客观性
信息的客观性决定了真实是信息的价值基础。客观真实性是信息的中心价值，也是信息的生命所在，反映信息必须符合实际。秘书在工作中经常遇到报喜与报忧的问题。喜与忧都是客观存在的，既报喜又报忧不但体现了信息的客观存在性，而且也是人们尊重客观，正确对待喜与忧的科学态度。
信息是客观存在的，是永不枯竭的资源，它可以同时为众多的接收者共同分享，且不会像物质资源因使用而减少。从整体来看，信息可共享性的特征使信息资源能够发挥最大效用，同时能使信息资源生生不息。信息不仅缩短了人类探索、认识、改造自然与社会的时间，还极大地节约了人力、物力和财力。我们追求信息的目的就在于通过传递而共享，在共享的基础上利用信息并进行再创造。
共享性
信息以物质的形式向人们提供精神的产品。它给人以新的知识，推动着科学技术的进步和经济发展。它点燃创造的火花，引导人们开拓更新、更高层次，更广阔的领域。因而，信息是具有开发性的宝贵资源。信息作为一种资源，取之不尽，用之不竭，可以充分地开发利用。
开发性
信息可以通过一定媒介或一定的载体进行传递，这是信息的本质特征。传递性意味着人们能够突破时空的界限，对不同地域、不同时间的信息加以选择，增加充分利用信息的可能性。
传递性
信息的时效性是指信息的价值作用随着时间的改变而改变的一种特性。世界上的事物都在不停地运动着，反映其变化状态的信息也不断地发生变化，因此，信息具有时效性。信息的效用与利用时间有密切关系。信息反映的内容越新，它的价值越大；时间延长，价值随之减小；一旦超过其“生命周期”，价值就消失，过时的
时效性
信息的传递通常可以分为空间传递和时间传递两个方面。空间传递就是不同的地区之间通过各种通信设备（如电话、电传、电视、电脑网络、邮政等）所进行的信息传递。它可以使不同地区的信息得以交换。时间传递，就是通过文字、录音带、录像带、照相胶片等手段储存信息，从而让有使用价值的信息随着时间的推移传递下去。
信息不仅无用，有时还会有害，甚至给工作带来严重后果。信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。
信息反映的内容是客观的，信息生成后具有客观存在性。信息的客观性决定了信息具有可存储性。信息的存储和积累，使人们能够对信息进行系统的、全面的研究和分析，使得信息得以延续。
存储性
信息还具有可以归纳、综合和精练、浓缩的特征，从而使人们能够更好地利用它。
可塑性
随着时间的推移，信息不断地产生和发展。
无限性
1.按信息源的性质划分
2.按信息的表现形式划分
自然信息和社会信息
语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微型信息
3.按信息内容所涉及的社会领域划分
政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。
4.按信息来源方向划分
横向信息和纵向信息
5.按信息稳定状态划分
6.按信息作用时态划分
静态信息和信息
过去信息、现时信息和未来信息
7.按信息在秘书工作中的作用划分
预测信息、动态信息、反馈信息
7.1.3信息的种类
处于信息时代的秘书人员实际上时时事事都在跟信息打交道。作为秘书，不仅要掌握广阔的信息来源，更要掌握收集信息的有效方法，而且还要有将冗杂的信息进行整合的能力，并能将整理后的准确的具有内在联系的信息及时地传递给包括你的老板在内的决策者。在收集、整理、传递信息的过程中充分体现了秘书的辅助决策的角色特征。因此本章所介绍的内容是整个秘书工作的压轴戏。愿这部分内容能帮助秘书人员在日常的信息工作中游刃有余，得到上司的赏识和同事的青睐。
7.1.4信息的作用
价值性原则
信息含有自身的价值。从根本上讲，信息价值的大小，在于它是否真实地反映了客观事物发展变化的状况，即是否具有真实性。真实是信息的生命。由于信息的来源和传播渠道中难免有客观的杂质和主观的因素，因此人们接收到的信息往往不一定能反映事物发展的本来面目。要做好信息工作就必须坚持调查研究，深入细致地了解各种信息源的信息含量、实用价值、可靠程度，必须辨别真伪、去粗取精、去伪存真，以细致的鉴别、精确的考证来求得信息的准确、真实、可靠，从而保证信息的价值，这就是信息工作必须遵循的价值原则。
7.1.5信息工作的基本原则
时效性原则
时效性是信息的一个重要属性，是衡量信息价值大小的重要尺度。信息从信息源出发，经由信道而达信宿的全部过程，只有在一定的时间范围内，才能体现它的价值，发挥它的作用。过时的信息不仅其价值会降低或丧失，而且会造成工作的损失。因此，信息工作必须遵循时效性原则，特别注意信息使用价值和时效性的密切联系。
时效性是通过信息的“及时”和“适时”两种形式显现的。“及时”是指秘书对富有新意（新动向、新观点、新趋势）的信息要及时收集、整理和提供利用。这是信息的生命力之所在。“适时”是指秘书向利用者提供信息时要审时度势，选择最佳时机。
层次原则
信息的价值是客观存在的，但信息价值量的大小却取决于信息本身的内容对接受者的有用程度。由于社会实践活动的不同，人们对信息有着不同的需求。同一条信息，对有的人来说价值高，而对其他人来说，价值可能就低，甚至毫无价值。这就要求秘书人员在信息工作中遵循层次原则。
在收集信息时，要选准信息来源，从不同的来源收集不同层次的信息，不同层次、不同角度、不同人员、不同行业甚至不同国家、不同环境的信息都要广泛收集。在加工信息时，要进行挖掘，把信息的深层次内涵发掘出来。在提供利用信息时，需要注意利用对象的层次性。
针对性原则
主要有两层含义：一是服务对象的针对性。信息对不同的主体有不同程度的作用，因此，收集、加工信息要有明确的目的，或是给领导者制定某项政策提供依据，或是为某项工作提供参考。只有明确服务对象的特点和需要，才可能有的放矢，克服盲目性。二是信息内容的针对性，就是强调信息的使用价值。要针对实际需要，根据工作性质、方向和任务，有针对性、有重点地选择那些利用价值大的信息，要知道，并非所有的材料都与要处理的问题或业务活动相关，
太多的信息往往会扰乱人们的思维。秘书人员应围绕关注的“热点”“难点”问题开展信息工作，做好预测性信息、动态性信息、反馈性信息的收集和整理工作。
全面系统原则
所谓全面系统是指时间上的连续性和空间上的广泛性。为了实现信息工作的目的，必须保证获取信息的全面系统。
信息反映的是客观事物的状态，人们获取信息是为了了解事物。而客观事物的变化发展是受环境制约的，和其他事物又有前后左右的联系，而零星片断的信息不能反映事物的全貌。因此，要尽可能全面采集符合各方面需求的信息，注意保持重点需求信息的连续性和完整性，尽量做到全面系统。要广辟信息源，掌握其传播渠道，设法挖掘与采集各类信息资源，保证有必要的信息数量足以反映事物的本质与规律，而绝不是没有限度地包罗万象。只有这样，才能准确地把握各种社会要素活动趋势的信息和各种经济机制作用的信息，从而有利于科学决策和生产发展。
为了更好地贯彻执行信息工作的原则，还必须建立健全必要的信息工作制度。如信息工作组织制度、信息传递制度、信息专报制度、信息专题分析制度、信息储存制度、信息编辑制度、信息审批制度、信息反馈和催办制度、评奖制度。
7.1.6信息管理工作的基本程序和基本要求
1.信息管理的程序
2.信息管理工作的基本要求
信息管理就是组织信息的有序化交流和利用的活动。秘书人员收集、整理、存储、传递、反馈、开发利用信息的一系列活动，就叫信息管理工作。信息管理工作的任务就是满足管理决策活动的信息需求，为其提供高效、优质的信息支持。
(1)信息收集要求
(2)信息分类要求
(3)信息存储要求

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