资源简介

(共28张PPT)
管理秘书实务
（第三版）
第一章 管理秘书概述
管 理
秘 书
管理是在一定的环境下，为了达到组织的目的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为。
秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以做出重要决策的管理人员。
案 例
硅谷秘书不一般
本 章
体 系
管理秘书学的学科性质与理论体系
管理秘书的素质及能力要求
管理秘书实务的特点及原则
1．1管理秘书学的学科性质与理论体系
1.1.1 管理
初步收集了一下，发现“管理”的定义有许多，如：
确切知道要别人去干什么，并指导他们用最好最经济的方法去干。（参见［美］F?泰勒：《科学管理原理》，104页，北京，团结出版社，1999。）
泰罗：
管理是所有的人类组织（不论是家庭、企业或政府）都有的一种活动，这种活动由五项要素组成：计划、组织、指挥、协调和控制。管理就是实行计划、组织、指挥、协调和控制。（参见［法］法约尔：《工业管理和一般管理》，7页，北京，团结出版社，1999。）
法约尔：
孔茨：
管理就是设计和保持一种良好环境，使人在群体里 高效率地完成既定目标。（参见［美］哈罗德·孔茨、海因茨·韦里克：《管理学》，2页，北京，经济科学出版社，1998。）
小詹姆斯·H·唐纳利：
管理就是由一个或更多的人来协调他人活动，以便收到个人单独活动所不能收到的效果而进行的各种活动。（参见［美］小詹姆斯·H·唐纳利、詹姆斯·L·吉布森、约翰·M?伊凡：《管理学基础职能·行为·模型》，18页，1982。）
彼得·F·德鲁克：
归根到底，管理是一种实践，其本质不在于“知”而在于“行”，其验证不在于逻辑，而在于成果；其惟一权威就是成就。（参见［美］彼得·F·德鲁克：《管理——任务、责任、实践》（上），7页，北京，中国社会科学出版社，1987。）
管理四个基本要素构成，即：
管理主体，回答由谁管的问题；
管理客体，回答管什么的问题；
组织目的，回答为何而管的问题；
组织环境或条件，回答在什么情况下管的问题。
定义：管理是在一定的环境下，为了达到组织的目 的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为。
1.1.2 秘书
1.美国的定义：
国际职业秘书组织(Professional Secretaries International)是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，其 总部设在美国，1998年已改名为国际行政管理专业协会 (International Association of Administrative Professionals)。它给秘书所下的定义是：“具有熟练的办公 室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练 果断地在授权范围作正确决定的经理助手。”
（一）国外的定义
2、前苏联的定义：
苏联学者认为：“秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”这主要指机关秘书，因为在前苏联私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助领导者与为领导者服务的秘书职能。
3、日本的定义：
日本学者认为秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；还有更通俗的说法：“秘书是全能运动员。”这突出表明了秘书的工作范围是随着领导者的工作范围而变化的，“赋予性”强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的“直接性”。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导者的要求特别强烈。
（二）我国对秘书的定义
1、1982年毛含德教授在《秘书学概论》(内部版)中说：“秘书是一种职务的名称，是在国家政权单位、事业和企业单位中，协助领导综合情况，研究方针政策，密切各方面的关系，办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。”
2、1983年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为：“秘书是一种职务、也应当是一种职称”，“是领导的耳目、助手和参谋。”
3、1987年刘祖遂、王守福在《通用秘书学》中认为：“秘书是社会职务的名称之一，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员。”
4.1989年董继超在《公务秘书学》中认为：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。”
5.1990 年袁维国主编的《秘书学》讲到秘书“是广泛的社会职业之一”，是“一种行政职务。”
6.1997年劳动和社会保障部职业技能鉴定中心主编的《秘书国家职业标准》认为：秘书是“从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。
7. 2002年彭沉雷《刍议定义秘书的几个基本问题》一文这样定义秘书：“所谓‘秘书’是一种职务，指与领导者保持较小的空间，专为其提供以文字材料处理为主要特征的信息和其他事务服务的行政人员。”
秘书的概 念
广义：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数——领导集体，因此只能是简明、抽象的概括。
狭义：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。
综合：秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以做出重要决策的管理人员。
1.1.3 管理秘书学的学科性质
综合说
边缘说
分支说
秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
“秘书是一门新兴的边缘科学”，“是从写作学和管理科学的边缘中产生的”，“就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门科学的知识圈交叉重叠的产物”。
秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支。
秘书学应该从理论上将它归到“商业与管理学”的大学科之中。更准确地说，秘书应属于管理类应用技术型的人才。
秘书学作为C93管理学下的二级类目C935。
国际行政专业协会的前身是美国专业秘书协会。1998年经过调查，确证美国的秘书有65%已不再有“秘书”的头衔，因而修改章程，更名成为行政专业协会；全世界的秘书协会也因此纷纷改名为行政专业协会。如台北专业秘书协会也于2003年6月23日更名为台北秘书暨行政专业协会。最近，亚洲秘书协会也更名为亚洲行政管理专业协会。
1.1.4 管理秘书实务的理论体系
(一)、管理秘书实务的理论框架
从计划、组织、监督、控制和协调的角度去探讨秘书实务活动。管理学贯穿在秘书活动的始终。换句话说，秘书工作实际上就是管理工作，是协助领导所进行的管理与自己的主动管理相结合的管理工作。从秘书人员的形象管理、沟通管理，到办公室管理、会议管理、信息与档案管理等等，都是协助领导管理工作的一部分。
（二）、管理秘书实务的基本内容
.公关事务管理。
.沟通管理
.办公室日常事务管理
.办公用品和设备管理
.会议管理
.信息管理
.档案管理
1.2管理秘书的素质及能力要求
1.2.1 基本素质
身 体 素 质
心 理 素 质
思 想 素 质
1.2.2 业务素质
（一）理论知识
（二）专业知识
（三）相关知识
秘书人员的辅助知识包括以下几个方面：
（1）新的学科知识：社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
（2）管理学知识：行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
（3）社会交往知识：社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，沟通能力。
1.2.3 文化素质
（一）社会科学；
（二）自然科学；
（三）外语。
1.2.4 职业技能
职业技能包括职业能力和操作技能两方面。
管理秘书的职业能力和操作技能主要有：
（一）、职业能力
1、认知能力
观察感知能力
辨别是非能力
分析综合能力
随机应变能力
2、语言文字运用能力
阅读能力
视听能力
口头表达能力
写作能力
3、组织协调社交能力
管理能力
协调能力
社交能力
办事能力
（二）、操作技能
案例2
她为什么如此受欢迎？
有这么一位秘书，据说台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。那她到底是怎样的一位秘书呢？从外表上看，她毫不起眼，既不年轻，也不漂亮，四十不到的她，瘦弱而且略有些憔悴，她的个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而她举止文雅，待人有度，尤其是她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。每一位她辅佐的上司的客户和朋友的情况，她都了如指掌，在公众场合和日常的工作中，她能适时地悄悄地提醒上司，该向某位客人道喜，因为他的公子近日考上了台大，或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复……由此，每一位由她辅佐的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。现在你明白了吗，她为什么如此受欢迎。
1.2.5 秘书职业道德
（一）忠于职守，自觉履行各项职责
（二）服从领导，当好参谋
（三）兢兢业业，甘当无名英雄
（四）谦虚谨慎，办事公道
（五）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私
（六）恪守信用，严守机密
（七）实事求是，勇于创新
（八）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质
（九）钻研业务，掌握秘书工作各项技能
1.2.6 秘书的职业角色定位
（一）、秘书角色及秘书角色定位
“角色定位”是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的，秘书的角色定位也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。
（二）、秘书角色定位的培养
形成基本的职业角色认知
培养正确的职业
角色认同
形成自信的
职业自
豪感
1.3 管理秘书实务的特点及原则
1.3.1 管理秘书实务的特点
程序性
综合性
技术性
1.3.2 管理秘书实务的原则
办公室管理是具有特定内容、特定性质的特殊行政管理活动，需要遵循一些特殊的规律，遵循一些特殊的原则。
1．系统原则
2．服务第一
3．全面质量管理
4．时效性
5．经济性
复习思考题
管理秘书的定义是什么？
管理秘书的学科性质是什么？
管理秘书实务的基本内容是什么？
管理秘书的素质是什么？
管理秘书需具备哪些职业能力？
管理秘书实务的特点是什么？
管理秘书实务的原则是什么？

展开更多......

收起↑