资源简介

(共33张PPT)
第1编 第1章
第1章 行政秘书概述
1.1行政秘书的概念界定
1.1.1行政秘书的概念界定
在政府部门或企事业单位中，围绕领导或上司的工作需要，
按照领导或上司的指示与授权，以集体或个人的工作方式，处理
组织的日常性、程序性、综合性的行政事务，为领导的管理和决策
等活动提供服务与辅助，可以代表领导行使部分行政管理的职责。
第1编 第1章
1.1.2行政秘书的四要素
1.从岗位来理解行政秘书的概念
（1）工作单位的性质。
　　政府部门、企业、事业单位等，由于单位性质不同，对于行政
秘书的要求也有所区别。政府部门的行政秘书强调政治忠诚，其岗
位分工细，制度规范性强，以公文写作、会务管理为主，专业型秘
书居多。企业的行政秘书强调业务水平，以商务文书写作、商务活
动为主，综合型秘书居多，为领导个人服务的特征更鲜明。事业单
位则兼有前两者的某些特征。
第1编 第1章
（2）工作岗位的类型。
　　依据行政秘书工作的具体分工，可分为文字秘书、事务秘书、
政务（业务）秘书、公关秘书和其他秘书等。不同的岗位对行政秘
书的职责要求有所不同，例如文字秘书主要负责撰拟文稿等文字工
作；事务秘书负责处理文书、筹办会议、接待来宾等日常事务；政
务（业务）秘书负责信息、调研、督查、协调等协助领导业务的工
作；公关秘书负责关系经营、形象塑造、危机应对等公关职责。
第1编 第1章
（3）职务级别的差异。
　　行政秘书在纵向上存在职务级别的差异。例如美国将秘书职级分
为2~15共14个等级；日本将秘书分为见习、初级、中级和高级4个等
级。我国国家职业资格标准将秘书分为四级，由低到高依次为五级、
四级、三级和二级。不同的等级所对应的行政秘书的岗位和职责要
求也有所不同。
第1编 第1章
1.1.2行政秘书的四要素
2.从角色来理解行政秘书的概念
行政秘书的角色定位，是其一整套行为模式的集成汇总，由岗位
决定。岗位对于角色而言，是一种硬性的约束，是一种底线的要求。
同时，角色的内涵又对行政秘书的能力和修养提出了相应的要求。
第1编 第1章
(1)在党政机关，行政秘书的工作环境和氛围较为严肃，各部门和岗
位的分工十分明确，行政秘书通常是按章办事，有条不紊地处理各项
工作，包括公文处理、档案管理、信息管理、会议管理等。因此，一
般的行政秘书都是从事事务性的管理工作，主要扮演领导的事务性助
手的角色。而高层次的行政秘书，如秘书长、办公室主任等，则会承
担辅助领导进行决策、研究制订方案等工作，是信息汇集的中心，主
要扮演领导的参谋的角色。
　　(2)在企事业单位，行政秘书的工作环境和氛围相对轻松。尤其
是企业，行政秘书的工作较为机动和灵活，所扮演的主要角色也较为
综合，从事务性助手到信息中枢，从综合协调到参谋，甚至作为领导
或公司的代表参加相关会议或活动。
第1编 第1章
1.1.2行政秘书的四要素
3.从能力来理解行政秘书的概念
行政秘书的岗位和角色的内涵，对行政秘书的能力提出了相应的
要求。一方面，岗位分析的报告提出了岗位所需的基本能力要求；另
一方面，随着岗位的不断提升，行政秘书的角色也在不断调整，这又
对行政秘书的能力提出了新的要求。
第1编 第1章
行政秘书的主要角色包括事务性助手、信息中枢人员、综合协
调人员、参谋、公关人员、领导代表等，这六种角色从低级到高级呈
递进状态。行政秘书的角色是问题导向型的，不同角色面临着不同的
问题，而特定问题的解决又需要特定的能力。
因此，行政秘书的能力与其角色存在着一定的对应关系，其能力
必须与其所扮演的角色相匹配。
第1编 第1章
1.1.2行政秘书的四要素
4.从修养来理解行政秘书的概念
行政秘书的岗位、角色决定了行政秘书必须具备的能力，同时还
决定了行政秘书必须具备的职业修养。行政秘书的修养是行政环境对
行政秘书的客观要求，尤其是“办公室政治”等软环境的客观要求。
一般来说，行政秘书的修养是指行政秘书在工作中应该具备的修为与
素养，它既包括行政秘书的人格修养、道德修养、才学修养、政治思
想修养等，又包括行政秘书的个性心理、压力缓解和心理调适等。
第1编 第1章
1.1.3行政秘书的类型
1.按所在单位的性质划分
　　行政秘书总是在特定的单位中开展工作。这些组织根据性质，
可以分为政府部门、民间组织和介于两者之间的混合型组织。
第1编 第1章
1.1.3行政秘书的类型
　2.按从事行业的类型划分
　　行政秘书工作所在的组织总是属于某一行业，根据行业的不同，
我们可以划分出与行业相对应的行政秘书，例如政府秘书、军队秘书、
外交秘书、企业秘书、教务秘书、医务秘书、法律秘书、科技秘书、
统计秘书等。
第1编 第1章
1.1.3行政秘书的类型
　 3.按从业人员的身份划分
　　一般情况下，当前我国政府部门中的行政秘书都具有官员身份或
者说公务员身份，他们由国家财政支付工资并享受国家福利，属于行
政编；民间企业中的行政秘书是基于职业而存在的社会从业者或者说
民间职员，他们不是国家工作人员，不享受国家福利，而是基于市场
原则从所在组织获取报酬，他们在国家工作人员编制之外；事业单位
中的行政秘书不是国家公务员，但属于国家工作人员，由国家财政支
付工资并享受部分国家福利，这就是所谓的事业编；国有企业的行政
秘书一般来说在国家工作人员编制之外。
因此，根据行政秘书的身份，我们可以划分为行政编秘书、事业
编秘书、非编制秘书三种类型。
第1编 第1章
1.1.3行政秘书的类型
4.按角色定位的类型划分
角色定位类型行政秘书类型出谋划策参谋型秘书撰拟文稿文字型
秘书办理日常事务办事型秘书负责专门业务业务型秘书处理公共关系
公关型秘书其他其他复合型秘书
第1编 第1章
1.1.3行政秘书的类型
5.按职能作用的层次划分
　　行政秘书的职能是辅助领导对组织进行管理。领导对组织的管理
是分层次的，最高层次的是决策，中间层次的是事务，最低层次的是
技术。根据行政秘书在哪一层次上辅助领导进行管理、发挥自身职能
作用，我们可以将行政秘书划分为三个层次：决策辅助层秘书、事务
辅助层秘书、技术辅助层秘书。
第1编 第1章
1.1.3行政秘书的类型
6.按技能或职务级别划分
　　行政秘书由于自身素质的原因会存在技能的高低，在组织中任职
时也会出现职务级别的高低，这为我们对行政秘书进行纵向划分提供
了依据。根据行政秘书技能的高低，我们可以把行政秘书纵向划分为
高级秘书、中级秘书、初级秘书、实习秘书等。
第1编 第1章
1.2行政秘书
在我国的演进和在国外的概况
1.2.1我国行政秘书的演进
1.政府部门的行政秘书
2.非政府部门的行政秘书
第1编 第1章
1.政府部门的行政秘书
（1）汉代以前，辅助皇帝的“行政秘书”一般称为“史官”。夏朝
在政府内设有太史令、左史等官职，西周政府则设有外史、内史、女
史等官职。
（2）曹魏时朝，中央政府设置“秘书令”，其职责是主管“尚书奏
事”，即负责管理机要事务。
（3）汉魏以后，中央政府中从事行政秘书工作的官员设置一直沿袭，
但其称谓则随着朝代的更替而多有变化，如“尚书”、“中书”、
“侍中”、“中书舍人”、“翰林学士”等。
第1编 第1章
2.非政府部门的行政秘书
　　近代以来，随着经济的发展与社会的开放，非官方的民间组织大
量出现并不断壮大，如民间企业、民间社团等。民间组织中的行政秘
书主要是通过合同方式从人力市场上聘用的，这就有别于传统上政府
部门中的行政秘书，他们不需要政府官员身份也能从事行政秘书工作，
突破了政府官员身份，就拓展成了一种社会职业，并且不断地朝着职
业化的方向发展。
　　这些民间组织中的行政秘书在民间企业中最为典型。民间企业中
的行政秘书可以包括董事会秘书、行政助理、办公室主任、普通秘书，
一般笼统地简称为“秘书”。
第1编 第1章
1.2.2国外行政秘书的概况
1.国外行政秘书的概念
·在英国，秘书有三层含义：一是主事者身边的公务服务人员和办
事助手；二是非营利组织中义务操办日常事务的负责人；三是政府官
员。
·美国《职称词典》对秘书的解释则比较具体，秘书是指工作水平
高超、能贯彻下列活动的人：(1)全面处理机关或公司的行政工作，
以减轻政府官员或公司负责人较次要的行政事务和办公室工作；(2)
能用速记记录口述；(3)能用翻译机将口述或复制的记录信息译成文
字；(4)处理首长或经理的约会和提醒其约会；(5)接见办公室来访人
员；(6)接电话和打电话；(7)处理首长或经理私人重要邮件、主动撰
写日常函件；(8)对办公室其他工作人员进行工作监督；(9)整理人事
档案。
第1编 第1章
1.2.2国外行政秘书的概况
2.国外行政秘书的类型
（1）美国的秘书类型
·按服务对象的数量，秘书可分为：专为某一个人服务的“私人秘
书”，兼为几个人服务的“集体秘书”；按任职时间，秘书可分为：
要求任职者用其全部工作时间任职的“专职秘书”，只有部分工作时
间任职的“兼职秘书”；按职务性质，秘书可分为担任行政性职务的
“行政秘书”、担任专业性职务的“专业秘书”。
·美国除了按照职务性质对秘书进行分类之外，还按照职位高低对秘
书进行分级，即纵向的分类。美国秘书纵向分为2~15共14个等级，由
低至高，其技术要求由简单到复杂，工作范围由单纯到综合。
·美国行政管理学院把一般的行政秘书分为三级，它们按职级从低到
高依次是“B级秘书”、“A级秘书”和“经理秘书”。
第1编 第1章
1.2.2国外行政秘书的概况
3.国外的秘书资格考试制度
·“特许职业秘书考试”是由国际职业秘书协会（PSI）举办的高级
秘书资格考试，每年5月第一个星期的星期五、星期六两天进行。该证
书全世界通用，在北美地区则是秘书职业的准入证书。
·“行政管理人员证书”（CAM）也是一种国际职业秘书资格证书，
它是为那些谋求管理岗位的秘书而设置的。
·日本国内的秘书职业资格考试制度（GBS考试）由日本秘书协会举
办，审定秘书的英语、日语能力和业务知识、技术水平。考试内容包
括：秘书所需要的日语、英语知识和应用能力，必须经过口语面试；
秘书业务、技能；秘书适应环境、处理人际关系和经营管理的能力。
第1编 第1章
1.3行政秘书的从业资格及职业能力、
职业修养和职业规划
1.3.1行政秘书的从业资格
1.通过秘书资格考试
2.通过用人单位录用
第1编 第1章
1.通过秘书资格考试
通过秘书资格考试获得秘书职业资格证书是成为行政秘书的第一
步。例如美国有专门的秘书职业准入制度，由专业组织通过一定方式
和程序来确认秘书的资格，授予其职业资格证书，并按照一定的标准
来考核秘书的能力，为其职务晋升提供依据。
　　在我国，政府部门的行政秘书需要通过国家公务员考试，企业的
行政秘书一般需要获得秘书职业资格证书。
第1编 第1章
2.通过用人单位录用
用人单位的录用是行政秘书任职的关键环节，直接决定了能否在
该单位担任行政秘书。此外，行政秘书直接为领导提供服务，这种服
务需要领导与行政秘书两者间的默契，因此领导有选择行政秘书的权
力。领导由于战略目标、工作职责、业务水平、个性心理的差异，对
行政秘书的需求是不同的，而不同的行政秘书在专业、能力、个性、
修养等方面也都存在差异，因此，行政秘书还必须符合领导的需求、
获得领导的认可。
第1编 第1章
1.3.2行政秘书的职业能力
1.行政秘书的基本能力
2.行政秘书的高级能力
3.行政扮演角色所需的能力
第1编 第1章
1.行政秘书的基本能力
（1）日常事务管理能力。
（2）文书处理与写作能力。
（3）信息管理能力。
（4）会议管理与商务活动能力。
（5）体察判断与应变能力。
（6）沟通与社交能力。
第1编 第1章
2.行政秘书的高级能力
（1）辅助决策能力。
（2）项目管理能力。
（3）知识管理能力。
（4）人际交往能力。
第1编 第1章
3.行政扮演角色所需的能力
（1）辅助决策能力。
（2）项目管理能力。
（3）知识管理能力。
（4）人际交往能力。
（5）公关能力。
第1编 第1章
1.3.3行政秘书的职业修养
1.人格修养
2.道德修养
3.才学修养
4.政治思想修养
5.个性修炼
6.心理调适
7.外形塑造
第1编 第1章
1.3.4行政秘书的职业规划
1.影响行政秘书职业生涯规划的因素：
（1）内部因素；（2）外部因素
行政秘书的定位发生改变也是受到了内因和外因的影
响，不同的是，有时候是内因先决定了外因，而有时候是
外因先于内因发生作用。因此，行政秘书的职位变迁可分
为内生型和外推型两种类型。
第1编 第1章
1.3.4行政秘书的职业规划
2.行政秘书职位变迁的种类：
(1)内生型，即内因先于外因起到决定作用，是指行政秘
书的能力和修养发生改变，自身的综合实力发生变化，目
前的岗位和工作平台已经不能充分展示其能力和水平，于
是得到提拔或晋升，新岗位又使得其角色和要求发生改变。
(2)外推型，即外因先于内因起到推动作用，是指领导或组
织决定调整行政秘书的岗位，使其角色也随之改变，从而
推动和迫使行政秘书提高自身工作要求，提高相应的能力
和修养，以适应岗位的变化。
第1编 第1章
关键术语
行政秘书
行政秘书的类型
第1编 第1章
复习思考题
行政秘书的概念
行政秘书的类型
行政秘书的从业资格及其认证过程
行政秘书应具备的职业能力

展开更多......

收起↑