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第3编 第6章
第6章 角色定位与职业规划
6.1行政秘书的角色认知
行政秘书在工作中，由于时间、场合、情景、环境和条件的不同，将扮演不同的角色，它需要通过扮演各种不同的具体角色才能完成。行政秘书的角色最终实现与他所担负的工作任务有直接的关系。
6.1.1行政秘书角色的内涵
第3编 第6章
6.1.2行政秘书角色的特点
定位从属性
工作辅助性
任务多重性
第2编 第5章
6.1.2行政秘书角色的特点
1.定位从属性
行政秘书职业定位的从属性，是由自身地位所决定的。行政秘
书的产生是由于领导工作的需要，没有领导就没有行政秘书，行政
秘书是依附于领导而存在的。行政秘书的首要职能是为领导服务，
领导的活动决定了秘书活动的基本范围和利益指向，行政秘书必须
从属于领导。
第2编 第5章
6.1.2行政秘书角色的特点
2.工作辅助性
行政秘书工作具有辅助性的特点，秘书本身只能按照领导的指
示和意图来处理问题、办理事务，绝不能超出自己的职责范围擅自
替领导做主、发号施令。一些高级秘书有参谋的职能，但是即使在
充当领导参谋时，也只不过为领导的决策提供各种参考意见和启发
思路而已，绝对不能代替领导做决策，更不能以领导自居。
　　
第2编 第5章
6.1.2行政秘书角色的特点
3.任务多重性
行政秘书职责的多样性决定了任务的多重性，其工作内容包括
文书处理、文稿起草、公务接待、调查研究、收集信息、会务组织、
协调沟通、信息保密等。在具体工作中，行政秘书又扮演着领导助
手、参谋、代理人等角色。因此，任务的多重性要求行政秘书在实
际工作中及时调整好自己在不同场合中的角色，履行相应的职责。
第3编 第6章
6.1.3行政秘书权力与角色关系
1.角色权力分类
2.权力决定角色的特征
第2编 第5章
6.1.3行政秘书权力与角色关系
1.角色权力分类
行政秘书权力的种类可分为以下三种：
（1）职位权力，硬性决定角色
（2）机会性权力，柔性决定角色
（3）个人影响力，弹性决定角色
第2编 第5章
6.1.3行政秘书权力与角色关系
2.权力决定角色的特征
（1）行政秘书权力有伸缩性
（2）行政秘书权力不具有强制性
（3）行政秘书权力具有广泛性
（4）行政秘书权力具有隐蔽性
第3编 第6章
6.2.1助手
1.助手的含义
2.助手角色的定位
3.助手的六大能力与素质
6.2行政秘书的角色分类
第2编 第5章
6.2.1助手
1.助手的含义
行政秘书是协助领导处理政务，直接在领导的授权下处理机关
中发生的公务的人员。行政秘书需要承担领导决策和管理中的绝大
部分具体事务，节省领导的时间和精力，使领导能够集中精力考虑
大政方针和全局性问题。
第2编 第5章
6.2.1助手
2.助手角色的定位
行政秘书的助手角色主要反映在行政秘书的办文、办会、办事等方面。领导的助手需要承担以下七个方面的工作：
（1）办理文书
（2）安排领导会务
（3）信息沟通
（4）后勤保障
（5）管理办公用品
（6）管理档案
（7）安排领导的活动
第2编 第5章
6.2.1助手
3.助手的六大能力与素质
（1）文书处理与撰写能力
（2）事务活动管理能力
（3）会议管理能力
（4）信息收集能力
（5）项目管理能力
（6）服从和服务意识
第3编 第6章
6.2.2参谋
1.参谋的含义
2.参谋的角色定位
3.参谋的三大能力与素养
第2编 第5章
6.2.2参谋
1.参谋的含义
行政秘书的参谋角色有两方面的含义：一是指一种行为过程，
参与策划与谋略，即为追求一定目标的服务对象争取最佳目标效果
而出谋划策，也就是常说的出主意、提建议。换言之，参谋就是为
决策者在决策过程中提出谋划和建议的一种智力辅助性社会活动。
二是指从事智力辅助性参谋咨询活动的主体。
　　行政秘书的参谋角色主要体现在两方面：一是行政秘书为领导
办文、办事、办会中，出主意、想办法、提供可行性方案和拾遗补
缺等，能有效延展领导的思路，拓宽领导的思维领域；二是行政秘
书的创造性和创新性的作用，主要通过文字工作、信息工作、咨询
服务性工作等来体现。
第2编 第5章
6.2.2参谋
2.参谋的角色定位
参谋的角色定位主要是为领导提供智力支持，在整个决策周期
中都发挥重要的作用，主要表现在以下六大方面：
（1）辅助决策
（2）政策研究
（3）参与方案制订
（4）协助政策方案的实施
（5）参与政策方案的评估
（6）政策方案的终止
第2编 第5章
6.2.2参谋
3.参谋的三大能力与素养
（1）善于进谏的能力
（3）冷静沉着的素质
（2）信息处理能力
第3编 第6章
6.2.3代理人
1.代理人的含义
2.代理人的角色定位
3.代理人的七大能力与素养
第2编 第5章
6.2.3代理人
1.代理人的含义
行政秘书的高级职能要求其能够在某些场合代表领导，根据领
导授予的权力自主办事和行使权力。当然，并不是所有的秘书都能
够扮演代理人的角色。通常在政府部门中只有领导的贴身秘书或者
办公室秘书长在特定情况下能够代表领导；而在企业中，只有董事
长及经理的高级秘书才能够在适当的场合扮演代理人的角色。
第2编 第5章
6.2.3代理人
2.代理人的角色定位
行政秘书作为领导的代理人，需要承担以下五方面的任务：
（1）对外代表单位
（2）代表领导开展公关
（3）代表领导综合协调关系
（4）代表领导办理业务
（5）代表领导出席活动
第2编 第5章
6.2.3代理人
3.代理人的七大能力与素养
行政秘书作为领导的代理人，是行政秘书最高层次的角色，因
此除了具备其他角色所需的能力外，还需要一定的领导能力。行政
秘书作为领导代理人的能力需要从以下六个方面重点加强：
（1）良好的沟通协调能力
（2）处事果断、办事高效的能力
（3）责任与风险承担的能力
（4）自如的社交能力
（5）学习能力
（6）内外兼修的个人素养
第3编 第6章
6.3.1行政秘书职业的障碍
1.潜在的年龄界限
2.缺乏专业技能
3.易被新人代替
6.3行政秘书的职业规划
第2编 第5章
6.3.1行政秘书职业的障碍
1.潜在的年龄界限
虽然有人从事行政秘书一生，但行政秘书这一职业具有年轻化
的趋势。行政秘书是单位的“门面”，很多单位要求行政秘书的形
象有朝气，以更好地代表本单位。一些招聘行政秘书的信息中，经
常能看到对年龄的要求。
第2编 第5章
6.3.1行政秘书职业的障碍
2.缺乏专业技能
现代社会对行政秘书的要求在不断地提高，但行政秘书掌握的
大多是处理日常事务及人员沟通等通用技能，专业知识背景也大多
是文科类，如中文、行政管理等专业，因此难以成为行政秘书的核
心优势，一旦寻求转行，难度较大。
此外，长期从事行政秘书的工作无法积累其他领域的知识和技
能，表现出行政秘书优势与能力退化的趋势。
第2编 第5章
6.3.1行政秘书职业的障碍
3.易被新人代替
行政秘书若不注重知识积累及专业提高，可能使自身在社会竞
争中失去优势。新人辈出是社会的必然，对于每一位行政秘书来说，
如果不积极提高自己的综合能力和做好长期角色发展规划，很容易
被新人替代。
第3编 第6章
6.3.2职业规划的影响因素
1.能力拓展是职业规划的坚实基础
2.领导对秘书职业规划的影响
3.修养提升是内在根基
第2编 第5章
6.3.2职业规划的影响因素
1.能力拓展是职业规划的坚实基础
（1）个人能力影响本职工作
（2）个人能力影响晋升
第2编 第5章
6.3.2职业规划的影响因素
2.领导对秘书职业规划的影响
需注意以下两个前提条件：
（1）与领导同命运
（2）能力素养得到领导的认可
领导对行政秘书职业发展的影响主要表现为以下三种情况：
（1）由行政秘书直接晋升为管理者
（2）工作平级调动
（3）行政秘书被排挤辞退
第2编 第5章
6.3.2职业规划的影响因素
3.修养提升是内在根基
（1）人格修养是职业发展的基础
（2）才学修养是职业发展的基本条件之一
（3）政治思想修养是政府部门职业发展的保障
（4）道德修养是职业发展的前提
第3编 第6章
6.3.3职业规划的步骤与方向
1.由初级能力向高级能力方向发展
2.专业化发展方向
3.晋升为管理人员
第2编 第5章
6.3.3职业规划的步骤与方向
1.由初级能力向高级能力方向发展
这里重点介绍行政秘书需要的中高级能力：
（1）项目管理能力
（2）知识管理能力
（3）人际交往能力
（4）公关能力
（5）时间管理能力
第2编 第5章
6.3.3职业规划的步骤与方向
2.专业化发展方向
对于一些不喜欢秘书职业或者想转行的行政秘书，其职业规划
应向专业的领域发展。行政秘书在做好本职工作的基础上，应积极
主动学习新领域的知识，充实自身的专业技能和知识储备。例如可
通过考试等方式取得专业岗位的资格证书，为以后的发展做好铺垫。
目前社会上比较紧缺的人才和热门的发展方向需要的资格认证有：
（1）注册会计师资格证（2）律师资格证（3）人力资源管理师证
（4）公共营养师
第2编 第5章
6.3.3职业规划的步骤与方向
3.晋升为管理人员
一些行政秘书能够晋升到办公室主任甚至更高的管理岗位，行
政秘书成为管理人员有很大的优势。与岗位特点相关，秘书容易得
到提拔。秘书一般属于办公厅或办公室的编制，这个综合办公室本
就是行政运转的枢纽机关，是行政信息的聚会点。而秘书服务的对
象是领导，在我国权力集中制的背景下，领导往往就是权力中心、
决策中心。因此，行政秘书成为管理者是具有很大优势的。
第3编 第6章
关键术语
行政秘书的职务权力
行政秘书的角色分类
行政秘书的职业发展
第3编 第6章
复习思考题
行政秘书的角色权力来源
行政秘书的角色分类
行政秘书的职业发展途径

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