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【案例导入】
××市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“××市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的××市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这项工作呢？
第三章　　文书档案的整理
第一节　全宗概述
一、什么是全宗？
　　　 是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称。是一个表示档案的计量单位。凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫做一个全宗。
全宗具有不可分散性，即同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆。不管在档案室还是在档案馆，档案首先是按照全宗进行管理的；维护了全宗的完整性，也就维护了一个单位或个个历史的完整性。
　　
例：湖南省人民政府的全部档案→“湖南省人民政府全宗”
毛泽东的全部档案→“毛泽东全宗”
（一）个人全宗的构成条件
1、社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）形成。包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料。
2、留存下来的档案材料是否较为全面地记录了有重要影响的个人社会活动的基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际的管理并作为个人全宗对待。
（二）立档单位的独立性
－－工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文；
－－财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划；
－－人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员；
【案例思考】××市××区中小学校的财务工作由该区设立的财务中心统一管理，各个学校不单独设置自己的财务机构和处理财务工作。但它们仍可以是立档单位，它们形成的档案也均可以成为一个全宗。为什么呢？
【特别说明】三个确定立档单位的条件中，第一个条件是主要的条件。在一些特殊的情况下，一些单位不同时具备立档单位的三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不独立，也有的单位在工作上和组织上是独立的而在财务上不独立。在这种情况下，判断是否为立档单位，主要是依据第一个条件，看它能否独立行使职权和以自己的名义对外行文。
(三)全宗的编号与排列
全宗的编号是由当地的档案馆给的，现在通用的是“大流水编号法”，又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号…….，这种编号方法的优点是简便实用，符合唯一性和系统性的要求，同时可以反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。
　二、区分全宗
　（一）立档单位发生根本性变化与全宗的划分
-----立档单位被撤销
-----由几个立档单位合并组成的新的立档单位
-----由立档单位内部机构独立出来而形成的新立档单位
-----内部机构直接并入（划归）其他立档单位
-----合署办公的立档单位
1、【案例思考一】
××省进行机构改革，撤销了省经济委员会，将经济委员会承担的企业技术改造投资管理等职能划入发展和改革委员会。
这种情况下，原省经济委员会档案该何去何从？企业技术改选投资管理这一职能所形成的档案应该如何划分归属？
立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。
2、【案例思考二】
情境一：××市纺织品集团公司将下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司合并为××市针织品公司。
情境二：××市纺织品集团公司对下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司进行整改，整改的结果是将效益相对较差的一公司、二公司精简后并入三公司，改名为××市针织品公司。
在上述两种情况下，三个公司的档案分别该何去何从呢？应该如何划分全宗归属呢？
由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗。
3、 【案例思考三】
××省将经济委员会、商业委员会、对外经济贸易委员会等部门承担的有关指导国有企业改革和管理的职能、财政局承担的对国有资本金基础管理的职能等独立出来，组建“国有资产监督管理委员会”。
这种情况下，涉及到哪些全宗上的变化？
立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。
4、 【案例思考四】
××省将该省卫生厅承担的保健品初审职能划归该省的药品监督管理局。
这种情况下，保健品初审职能所形成的一系列档案应该如何划分归属？
某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。
5、合署办公的立档单位，如教育局与教委，档案局与档案馆，纪委与监察处，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。
（二）立档单位非根本性变化与全宗的划分
【案例思考】
××市将计划生育委员会更名为“人口和计划生育委员会”、将经济委员会管理的安全生产监督管理局改为市政府直属机构。
此时，各单位的全宗发生了什么变化？
立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均未引起立档单位实体独立性的改变，因此不会导致全宗的变化。
（三）临时机构和派出机构档案的全宗归属
【案例思考】
××服装总公司为了组织一场大型服装表演和展示会成立了一个组委会作为临时性工作机构，服装表演和展示会一结束，该组委会就撤销了。
那么，组委会形成的档案是不是单独成为一个全宗呢？
具有社会独立性的临时机构，其档案是否构成独立全宗，应作具体分析。如果临时机构存在时间较短，职能性质不重要，档案数量不多，则可以不构成独立全宗而作为其上级主管单位全宗的一部分；如果临时机构存在时间较长，职责较重要，档案数量较多，其档案则可以构成独立全宗。如开发区管委会、国家汶川地震灾后重建规划组 、国家汶川地震专家委员会 。
派出机构不具有社会独立性，所以其档案不能构成独立全宗，一般作为其所属立档单位全宗的一部分，实施统一管理或单独管理。如派出所、审计署、银监会、保险会等分派各地的派出机构。
三、全宗的补充形式
（一）联合全宗
联合全宗是两个或两个以上的全宗的联合体。
必须组成联合全宗的情况有两种：
1、两个或两个以上的立档单位在存在时间上前后相继、交替，在人员、职能和内部机构等方面相互交叉，文件处理界限不清，使档案混淆在一起无法区分。
2、两个或两个以上同时存在的立档单位，职能相近，关系密切，且合署办公，文件混合处理，致使档案无法区分。
（二）全宗汇集
全宗汇集是指将若干性质相近的、且档案数量极少的独立全宗人为汇集起来。
（三）档案汇集
档案汇集是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案按照内容、性质上的联系或共同点汇集起来，例如“工业生产档案汇集”、“教育档案汇集”等。
注：在档案管理中，一旦某些档案采用了某种全宗的补充形式，就视为一个全宗，赋予正式的全宗名称，并与其他全宗一起统一编号、排列。
四、全宗群
全宗群是由若干具有一定联系的全宗构成的群体。在档案管理中，全宗群是一个在宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理管理分类的层次和实体性的保管单位。
比如，在档案室（馆），将形成时期相同、性质相近的全宗集中保存在同一个或相邻的库房中，以便于查找、利用，这便是全宗群的划分。
全宗群的划分方式非常灵活，在档案室（馆）中没有统一的标准。在档案馆，可以按照历史时期划分全宗群，也可以按照党政系统划分全宗群，还可以按照地区、行业划分全宗群。
第二节 文书档案整理的改革
一、文书档案整理工作的改革
(一）传统的文书档案整理----
（参见教材131页，教材151“知识链接”）
----立卷：将处理完毕的具有查考利用价值的文书材料组合成案卷，并将案卷进行装订，作为档案保管的基本单位。
----“六个特征立卷法”：问题特征、作者特征、时间特征、文种特征、地区特征、通讯者特征。
如“××总公司关于2003年产品销售问题的调查报告、策划方案”
（作者、时间、问题、文种）
“××省水利开发公司关于××地区水利资源情况的调查报告”
（作者、地区、问题、文种）
-----内容：拟（修）订立卷类目、归卷与组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档七个环节。
（二）现行的文书档案整理工作
★国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（ＤＡ／Ｔ　２２－２０００），并于２００１年正式施行。
★江苏省《归档文件整理规则》实施办法
归档文件的整理：是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
――基本单位：件
――基本环节：装订、分类、排列、编号、编目、装盒
――目的：有序化
（三）两种整理方法的不同（参教材132-135）
1、以“件”取代“卷”
----标准更加客观
----归类更加准确
----有利于现代化
2、以“案盒”取代“案卷”
-----工作量大大减少（无需编页号、较少装订、无需拟写案卷题名和填写案卷封面）
-----统一文书档案工作
-----方便查找与借阅
-----方便复制与保密
三、整理工作的原则
（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
1、在来源上的联系
档案不能脱离其形成单位；不同来源的档案也不能混淆在一起
2、在内容上的联系
同一事务、同一项活动、同一个问题所形成的文件，有利于完整地反映其形成者各种活动的来龙去脉和基本情况
3、在时间上的联系
体现形成者活动的阶段性、连续性和完整性
4、在形式上的联系
不同形式具有不同作用、特点和管理要求
（二）充分尊重和利用原有的整理成果
基本维持→局部调整→重新整理）
（三）便于保管和利用
----归档文件最基本的整理原则
----检验归档文件整理方法实用性的唯一标准
　　　第三节　　　文件的修整
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
据中国国际广播电台报道柏林墙倒塌前几天，东德情报机构“斯塔西”将大部分库存绝密档案撕成了6亿块碎片。日前，德国政府正式批准投入630万欧元的预算，让科学家使用一种最新式的反碎纸机器还原斯塔西文件，以揭开冷战时期的大堆内幕。
千万页斯塔西密件变6亿碎片
　　柏林墙倒塌前数天，斯塔西工作人员开始加班加点销毁浩如烟海的档案文件，多台碎纸机因为“过累”全出了故障，所以大多数档案后来都是由“斯塔西”工作人员用手撕的。就这样，至少4500万页文件化为6亿个碎片，被装进了16250只大口袋，封存在斯塔西柏林总部的地下仓库中，堆成了一座“碎纸山”。
手工复原至少需要几百年
1995年，德国政府开始委托档案专家还原这些被撕毁的斯塔西密件。30名“碎纸复原专家”将成千上万张碎纸片摆在大桌子上，然后用小镊子夹住一张张拼凑，再用透明胶带将撕痕吻合的碎纸粘贴起来。虽日夜奋战，但12年时间里，也只拼凑完300多袋碎纸。按照这个速度，要将这些碎纸片全部复原出来，至少需要几百年的时间。
科学家推超级拼图机
　　4年前，柏林弗朗霍夫生产系统和设计科技研究院的科学家宣称，他们发明了一种新的反碎纸机器“电子解谜者”，通过使用一种超级电脑和它携带的软件，最多只需花几年时间就能将6亿碎片全部拼好。据称，这种“超级拼图机”通过扫描并比较每一张碎片的外型特征、纸张颜色和笔迹等，像玩智力拼图游戏一样，将它们一张张匹配拼好，恢复原貌。该机器已帮助中国考古学家重新恢复了一份打碎的瓷器，并帮助法庭拼出了被一个母亲愤怒中撕碎的成千上万张钞票，这名母亲曾试图以此阻止不孝女儿继承遗产。
大堆丑史绯闻将随之解密
　　据悉，这些斯塔西密件一旦复原，将揭开许多当事人（大多是政界要人）从犯罪事件到风流韵事等众多秘密，很多身居高位的名流显贵很可能因此断送前程。因此，四年来，尽管为“电子解谜者”提供预算的提案屡次被提交给了德国议院，但议会却迟迟没有批准。显然，许多德国政客都对斯塔西文件被复原心存畏惧———说不定哪份密件中就隐藏着他自己的某个陈年丑闻。
　　日前，德国政府终于批准先投入630万欧元的预算，资助“电子解谜者”计划。如果一切顺利，所有斯塔西碎纸拼凑工作将在2013年左右全部完成。
１、对破损文件进行修裱
２、对字迹模糊或易褪变的文件材料进行复制
３、去除文件上易腐蚀的金属物
４、对过大的文件进行折叠
　　
　　　　　　　第四节　　　件的确定（参教材144页）
4．1 件的确定 　　本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
１、文件正本与不同稿本
２、正文与附件
３、正文与文件处理单
４、原件与复制件
５、转发文与被转发文
６、报表、名册、图册等
７、来文与复文
８、未装订的式样同一的表格
　９、不便拆开的会议记录类材料
文件处理单
密级：
收文日期： 年 月 日 收文号：
来文单位 来文
日期 来文
字号
内容摘要：
附件： 主办部门：
拟办意见：
批示意见：
处理结果：
归档日期 归入
盒号
　　　 第五节　　装　　订（参教材144页）
4．2 装订 　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。 　　装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。 　　短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。
装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。
归档文件经修整后要按件装订。
不锈钢钉装订方式
注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
一般规则：正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复件在后，转发文在前，被转发文在后；
复文在前，来文在后；
计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
汉文本在前，少数民族文字文本在后；
不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；
有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。
　　第六节　　分类（参教材138-142页）
4．3 分类 归档文件可以采用“年度——机构(问题)——保管期限”、“保管期限——年度——机构(问题)”、“年度－－保管期限”、“保管期限――年度”中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。原执行或参照，执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限”的方法分类。分类层次最多三层，即年度、期限、机构(问题)，最少两层，即年度、期限。一个单位应保持分类方案的稳定。 　　
分类:
选择分类层次（分类法）→制定分类方案→文件的归类
一、选择分类层次
－－按年度＊
－－按保管期限＊（永久、30年、10年）
－－按机构分类：机关
　（按问题分类）：参照《工业企业档案分类试行规则》的企、事业单位
注：＊为必选项
二、制定分类方案
－－七种分类法:
年度—机构—保管期限
年度---问题---保管期限
保管期限 ---年度—机构
保管期限----年度---问题
问题----年度----保管期限
保管期限----年度
年度----保管期限
－－分类方案：是在确定分类法后，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。
　1、按年度、期限分类，类目名称固定。
　２、按机构分类，机构名称就是类目名。
　３、按问题分类，按本单位基本职能设置类目名称。
例一：
　１、分类法：年度－－机构－－保管期限
　　　分类方案：
　　２００２：办公室　　永　长　短
　　　　　　　业务处　　永　长　短
　　　　　　　法规处　　永　长　短
　　　　　　　……
　　２００3： 办公室　　永　长　短
　　　　　　　业务处　　永　长　短
　　　　　　　法规处　　永　长　短
　　　　　　　……
　　２００4： ……
　
例二：
分类法：保管期限－－年度－－问题
分类方案：
　　永久：２００２ 党群类、行政类、业务类…...
　　 ２００3　党群类、行政类、业务类…...
　　 ２００4　 …...
　　长期：２００２ 党群类、行政类、业务类…...
　　 ２００3　党群类、行政类、业务类…...
　　 ２００4　 …...
　　短期：２００２ 党群类、行政类、业务类…...
　　 ２００3　党群类、行政类、业务类…...
　　 ２００4　 …...
三、全宗内档案分类的基本要求
－－分类应从立档单位的实际情况出发：所以不同的单位可能会有不同的分类方案。
－－分类应遵守逻辑规则
（1）所设置类别的总和必须覆盖全部档案，不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。
（2）全宗内档案可以是多层次的，但是每一个层次所采用的分类方法必须一致，不允许运用多种方法，而不同层次之间的分类方法可以不同。
（3）同层次各类别之间的界限必须分明，在概念上不能互相交叉、包容。
－－注重实用性
四、文件的归类
4．3．1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。 几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
4．3．2 按保管期限分类 　　将文件按划定的保管期限分类。
－－按年度分类
　　１、一般文件归入文件签发年度（即落款日期）
文件本身可能存在几个日期，如制发日期、批准日期、生效日期
　　２、跨年度办结的文件归入办结年度
例：跨2001年、2002年两个年度的会议形成的材料
下级单位2001年12月份写的请示，上级单位2002年1月收到，并进行了批复
　　３、几份文件作为“一件”时，归入排在最前面文件的签发年度。
－－按保管期限归类　
下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下按年度归档的话，如何归档比较合理，并说明理由： 1）2004年工作计划（2003年12月30日签发）
2)2005年工作总结(2006年1月5日签发)
3) 珠海分公司关于兴建一号实验大楼的请示(2006年12月22日签发)
4)正大公司关于珠海分公司兴建一号实验大楼请示的批复(2007年1月20日签发)
5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）
4．3．3 按机构(问题)分类 　　将文件按其内容涉及到机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。本项可视归档文件量的大小予以取舍。 　　按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归人该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中(一般适用于机构相对稳定的机关)。 按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。
－－按机构归类
（１）归类的依据是看哪个机构对文件进行了实质性的办理工作，而不能仅看发文名义或处理名义。还有一个辅助标准就是，看文件内容是否属于该机构的职责范围。
（２）由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件，应归入中心机构，即办公厅（室）类。
（3）由某一个或几个内部机构负责起草、办理的全局性、综合性文件，一般应归入中心机构类别，也可归入起草或办理的机构类别之中。
如　　某建筑公司采购部起草了一份关于原材料采购品种与价格的函件，以公司的名义发出，那么，这份函件应归入“采购部类”当中。
----按问题分类
文件内容属于哪个问题就归入哪个问题类。按问题将文件归类时要保持连续性，同一内容文件在不同年度要归入同一类中，不要随意更改。
第七节 排 列
4．4　排列 　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，4．2中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。 　　因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合4．1条件)。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
一、关于排列的依据
“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列”。
1、事由的含义。
事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧
密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工
作内容。
【想一想】“统计”、“党务”、“财务”可不可以分别算做一个事由？
如调资、任免、奖惩等项工作可以统称为“人事工作”，人事工作就不是一个事由。
注：一般不要将事由复杂化、扩大化，等同于文书立卷方法中的“问题”。否则，在分类的最低一级类目中，必须再按若干层次的小问题将归档文件细分下去，再行排列，等于回到立卷方法分类组合的老路上去，使整理工作复杂化并无法随办随归，在现代化管理的条件下无此必要。
2、事由的确定有较大的灵活性。
事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量等，本着便于整理和利用的原则简单灵活地掌握。
（1）相当一部分文件本身对不同的具体事情、具体问题和具体工作，与其他文件之间关系不紧密，可单独成为事由，不需要与其他文件上构成事由关系。
（2）一部分文件与相关文件关系紧密，针对同一件具体的事情（问题），属于同一段较紧密的工作过程，这样的文件材料属于同一个事由。例如，一次请示，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工作、一次活动或一次会议，可以视为一个事由。
（3）一项工作如果办理时间长，需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由。如制定长远发展规划，任务从确定到完成，需要二三年时间，可分为筹备、调研、起草等事由。
3、实际操作中，事由的确定宜从小从简。
二、关于事由内及事由间文件的排列方法
“同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，4．2中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”
三、关于零散文件的归档排序
“因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合4．1条件)。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。”
第八节 编制归档号（参教材145页）
4．5 编制归档号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数等编号项目。 归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构(问题)等。 归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。　
4．5．1 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。　　
4．5．2 年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002。　　
4．5．3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称(永、长、短)。
4．5．4 件号：填写文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
4．5．5 机构(问题)：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称，按问题分类的，用中文填写类目名称，如“党群类”、“行政类”(档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示) 。 　
4．5．6 总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
一、什么是归档号
“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数等编号项目。”
1、定义
档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号。“归档号”中的“号”并不是一个简单的数字，而是包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数等要素在内的一组数字和字符的集合。
实例：档号的编制
如，2008年永久保存的，流水号是22的公司营业执照档案
行政管理类（01） ----行政综合工作类（01）-----公司各项管理权证（01）
归档号：2008-01·01.01-永久-022
2、性质和作用
反映了档案室（馆）档案的整理体系，固定归档文件在全宗中的位置。可以代表某一特定的文件，作为归档文件准确调阅和归位的标记。
二、归档章的格式及填写要求
“归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构(问题)等。”
标准：长（4×15mm）、宽(两行各6mm，共16 mm)
（全宗号） （年度） （室编件号）
＊（机构或问题） （保管期限） （馆编件号） 总页数
16 2002 8
办公室 永久 5
1、全宗号
“4．5．1 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。”
全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。
2、年度
“4．5．2 年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002。”　　
要注意（1）不能简化成“02”，（2）这里的年度不是指归档文件整理的年度，而是我们在分类中，归档文件应归入的年度。
3、保管期限
“4．5．3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称(永、长、短)。”
可以简略的填写成“永”“长”“短”，为了使归档章各栏目一目了然，保管期限不要使用“1”“2”“3”等代码表示。
4、件号
“4．5．4 件号：填写文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。”
（1）定义
件号即文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。
（2）室编件号
即在归档文件分类排列后，各单位档案室编制的件号。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。以采用“保管期限-年度-机构”进行分类为例，室编件号应在同一期限、同一年度的一个机构内从“1”开始逐件流水编号，例如办公室2002年形成的永、长、短3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号。
（3）馆编件号
是在进馆时，由于重新鉴定、整理，归档文件在全宗中的位置发生变化，按新的排列顺序编的件号。 如果档案室阶段整理基础比较好，档案进馆时变动不大，可直接以室编件号伯为馆编件号使用。
4、机构（问题）
“4．5．5 机构(问题)：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称，按问题分类的，用中文填写类目名称，如“党群类”、“行政类”(档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示) 。”
DQ 党 群 ； XZ 行 政 ； JX 教 学；KY 科学研究；CP 产品生产与科技开发；JJ 基本建设； SB 仪器设备；CB 出版；WS 外事；CK 财会
5、总页数
“4．5．6 总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。”
总页数指一件文件的总页数，用于统计和核对（1）算页数时以文件中有图文，指与文件内容相关的文字、图画等的页面为一页，空白页不计。
（2）大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数量计算页数。
（3）来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如关于××问题的请示与批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页
三、归档章的使用
“归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。”　
（1）归档章一般采用耐久的红色印泥，应盖在归档文件首页上端居中的空白位置；
（2）如果领导批示或收文章等占用首页上端居中的空白位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜；
（3）如果单位收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。
（4）文件首页确无盖章位置或重要文件需保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。
注：归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。
最容易出现的问题：
文书档案的整理
（歪章）
（用蓝色、黑色印泥）
（在文字上盖章）
（位置不对）
（不按规定填写）
第九节 编 目
4．6 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 编目应做到准确、全面、详细、深人，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。 　　
4．6．1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用( )注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
4．6．1．1 件号：填写室编件号。
4．6．1．2 　责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
4．6．1．3 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，，须填写完整。
4．6．1．4 题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的(正题名)，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。
外加“( )”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。如“××介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“××介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。 　　4．6．1．5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020909。 　　4．6．1．6 页数：见4．5．6 　　4．6．1．7 备注：注释文件需说明的情况。 　　4．6．2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。 　　4．6．3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构(问题)装订成若于本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)(见图A3)，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构(问题)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 　
4．6．4 用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。
一、什么是编目？
(一)定义
(二)要求
细化检索→逐件编目→准确、全面、细致、深入
1、以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目，如来文与复文为一件时，在归档文件目录中只对排在最前面的文件（装订时复文在前，来文在后）进行编目；
2、成套的会议、刊物等文件材料、同一事由形成的文件材料虽集中排列在一起，但是由若干件组成，须逐件编目
(三)格式
二、如何编目？
　（一）件号：室编件号。
　（二）责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
　（三）文号
　－－须完整。如苏档〔2000〕84号
　－－如无文号，可空着不填，忌“会议文件之一”等文件顺序号，亦不可填写“情况反映”等刊物名称。
（四）题名
　　１、定义
　　－－题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是最重要的检索途径。
　　－－完整的题名：由责任者、问题、文种三个部分组成，如《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》。
　　－－也有许多文件将发文机关放在文头说明，标题直接由问题和文种构成。
2、常见问题
－－有副标题时。如《强化目标管理，推动机关档案工作发展----××同志在市直机关档案工作会议上的讲话》。在正题名能够反映文件内容时副题名一般无须抄录。
－－有并列题名时。需要与正题名一并抄录。
　　－－有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“〔〕”号填写在目录中。
例：
“××市档案局关于转发×档发〔2001〕180号文件的通知” →
“××市档案局关于转发〔××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见〕的通知”。
－－会议记录、介绍信存根、一定单位的表格等作为一件时，应注重二次检索。
例一：
“××介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“××介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。
例二：
“党组会议记录”作为题名，每次会议的议题亦可在备注栏中录入。
－－有些归档文件的附件独立性强，要防止漏检现象。
例：
“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。
－－来文与复文作为一件的，如“（附请示）”
－－一些任免文件，本单位的人员未必列在题名中，此时应在后面的括号内将本单位人员列出。
（五）日期
（六）备注
说明密级、破损、修改、补充、移出、销毁等等
三、归档文件目录的装订成册及编制封面
　　
三、归档文件目录的装订成册及编制封面
（一）装订成册：与分类方案可以不完全一致
－－可以一年装订成一本
－－可以每年按保管期限装订成三本
－－可以每年按机构（问题）装订成若干本
－－可以按保管期限、机构（问题）装订成若干本（文件非常之多的情况下）
“口取纸”、“内页增加的目录”
（二）编制目录封面
　－－设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。
　－－全宗名称、年度为必填项。其他根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。
　归档文件目录
全宗名称
年　　度 　　　　　　　
　归档文件目录
全宗名称
年　　度
保管期限
　　　　　　　
　归档文件目录
全宗名称
年　　度
机构(问题)
　　　　　　　
　归档文件目录
全宗名称
年　　度
保管期限
机构(问题)　　　　
第十节 装 盒
4．7 装盒 将归档文件按室编件号顺序装人档案盒；并填写档案盒封面；盘脊及备考表项目。不同保管期限的不得装入同一盒内，采用机构(问题)分类的；不同机构(问题)不得装在同一盒内。
4．7．1 档案盒 　 4．7．1．1 档案盒封面应标明全宗名称。盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、20mm、40mm等。 　 4．7．1．2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。档案室可根据需要用铅笔编制。 为确保档案得以安全保管，归档文件所用装具，须为由江苏省档案局监制的无酸纸档案盒。
一、档案盒的格式及标准 1、格式
档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加横线。全宗名称在订制档案盒时即可先行印制。
2、标准
档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般 为10mm、20mm、30mm、40mm。
二、装盒的基本原则
----不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。要注意形成年度并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度写成的。
----不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
----分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
----即使某些机构（问题）形成的文件数量少，或某个类目的最后几份文件不够装满一个档案盒，应选用厚度较薄的档案盒，不能将其混装入其他档案盒。
　　　备　考　表
盒内文件情况说明：
　　　　　　　　　整理人：
　　　　　　　　　检查人：
　　　　　　　　　年　月　日
三、备考表及其填写
“盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。”
四、档案盒的摆放及盒脊项目的填写
（一）档案盒的摆放：横排、竖排
（二）盒脊项目的填写
－－起止件号
－－盒号：在档案室，铅笔标注临时盒号；进馆时编流水号，每年一断号
特别提醒：纸张中的酸性对档案有很大危害，酸会使纸张变硬发脆，严重的会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要，所以长期保存的档案必须要采用无酸纸书写，装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。
第十一节 归档文件的排架
5 排架 归归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，即分别采用“年度——机构(问题)——保管期限”、“保管期限一年度——机构(问题)”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”、“问题——年度——保管期限”的，亦按相应的分类次序上架排列。如按“年度——机构(问题)——保管期限”分类的，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，便于实体管理。按“保管期限——年度——机构(问题)”分类的，同一期限内的档案依年度次序上架，不同保管期限的档案分别排架，便于档案移交进馆。
一、采用“年度-机构（问题）-保管期限”分类方案的排架法
归档文件整理装盒完毕，将档案盒按年度顺序上架排列，同一年度中按机构（问题）顺序排列，同一机构（问题）中按保管期限（永久、长期、短期）的顺序排列。采用这种方法，在库房排架时每年形成的档案按机构（问题）顺序依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便；同时，可将一个年度同一机构（问题）形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，便于实体查阅。
二、采用“保管期限-年度-机构（问题）”分类方案的排架法
即将档案盒按永、长、短不同的保管期限分别排架，同一保管期限中按年度顺序排列，同一年度内按分类方案中的机构（问题）顺序排列。归档文件采用此方法，在库房管理时，便于区分不同保管期限进行档案保管和保护方便进馆，但在每个保管期限后要预留空架，以防止倒架。
三、采用“问题-年度-保管期限”分类方案的排架法
即将档案盒按分类方案中所确定的问题顺序分别排列上架，同一问题中按年度顺序排列，同一年度中按保管期限顺序排列。采用此方法，可将档案按问题集中排架，但在每个问题后要预留空架，以防止倒架。
四、采用“保管期限-年度”分类方案的排架法
这种方法适用于内部机构设置简单，文件形成数量少的单位。实际上与采用“保管期限---年度----机构（问题）”分类方案排架法类似。
要点回顾：
１、文书档案的整理工作，大致可以分成哪几个步骤或环节？具体是什么？
九个 件的确定（确定件）→文件的修整→装订→分类→排列→编制归档号→编目→装盒→（排架）
2、装订文件时，应该遵循的规则如下：
（1）正本在前，定稿在后；
（√）
（2）正文在前，附件在后；
（√）
（3）原件在前，复件在后；
（√）
（4）被转发文在前，转发文在后；
（×）
（5）来文在前，复文在后；
（×）
（6）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，发文稿纸在前，正文在后；
（×）
（7）不同文字的文本，无特殊规定的，外文本在前，中文本在后；
（×）
（８）将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来，共同形成全宗汇集。
（× ）
（９）采用三级分类法时，在一个档案盒内，出现的文件只能是同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件。
（√）
（１０）一个事由只能形成一份文件。
（ × ）
3、按照《归档文件整理规则》，归档文件可以按年度、保管期限、（　）进行分类。其中必选项为（　　）和（　　）。
4、传统的文书档案整理思路是实行案卷级整理，而新的《归档文件整理规则》则是实行（　　）级整理，因此也更加简单，便于操作。
5、（　　）是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数等编号项目
6、如何判定一个单位是立档单位，它所形成的所有档案称为一个全宗？
7、某单位的分类方案如下，请问它是采用的何种分类方法？
　　２００２：办公室　　永　长　短
　　　　　　　业务处　　永　长　短
　　　　　　　法规处　　永　长　短
　　　　　　　……
　　２００3： 办公室　　永　长　短
　　　　　　　业务处　　永　长　短
　　　　　　　法规处　　永　长　短
　　　　　　　……
　　２００4： ……
8、采用组织机构分类法时
（1）归类时主要是看文件是由哪个机构发出的就可以了。
（ × ）
★主要是看哪个机构对文件进行了实质性的办理工作，而不能仅看发文名义或处理名义。
（2） × ×广告公司客户部起草了一份关于客户答谢会的邀请函，以公司的名义发出，那么，该份函件应归入（ ）当中。
客户部
（3）由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件，应归入（ ），即（ ）类。
中心机构 办公室（厅）
9、文件排列时，应该注意
（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按（ ）结合（ ）排列。
事由 时间
（2）事由是指（ ），或（ ），或（ ）。
一件具体的事 一个具体的问题 一段较紧密的工作过程
（3）调资、任免、奖惩等项工作可统称为“人事工作”，因此人事工作就是一个事由。
（ × ）
★事由的确定宜从小从简，“统计”“财务”“党务”等都不能称为一个事由。
10、小王最近有个工作调动，因牵涉到编制的转化，问题比较复杂，他需要查阅自己的工资档案，因此来到××市人事局档案室。
　　　该局的全宗号为20，在档案管理人员的帮助下，小王从2005年该局劳资科形成的长期保存的文件档案盒中，找到了第３0份文件。这份文件总共１０页，包括两个部分：
　　　一部分是以本局名义，于2005年5月24日出台的“×人事发〔2005〕46号文件”，即《 关于转发省人事发〔 2005〕２３号文件的通知》，共２页。
　　　一部分是省人事厅于200５年３月１２日出台的“省人事发〔 2005〕２３号文件”，即《关于２００２年度事业编制转行政编制的机关事业单位人员工资调整的说明》，共８页 。
　　　这正是自己想要的东西，找到目标文件，小王欣喜若狂，但高兴之余，却意外的发现：整份文件中，恰恰是自己需要查询的第8页缺了半页，查询工作因此出现困难。
请问：（１）小王在哪可以看到该份文件的归档章？归档章是什么样子的？
（２）在上题中，该份文件在归档文件目录中应该如何体现？
思路：这是一份特殊的文件，因为它是由两个文件组合而成的“份”：即转发文和被转发文。当转发文和被转发文作为一份装订时，顺序应该是转发文在前，被转发文在后。所以，答案：（１）归档章应该是盖在“×人事发〔2005〕46号文件”首页上端中间的空白处。
　　２０ ２００５ 　３０
　　劳资科 　长期 １０
（２）
－－件号项。由题干得知为“３０”。
　－－责任者、文号、日期项。由题干“以本局名义，于2005年5月24日出台的‘×人事发〔2005〕46号文件’”。则责任者应为“××市人事局”，注意是全称，而不能写“本局”“本部”“本公司”等字样。
　文号照录： ×人事发〔2005〕46号。
　日期：几份文件合并为一份文件时，判定该”件““的日期，应以装订在最前面的文件日期为准。即２００５０５２４，而不是200５０３１２。
－－题名项。从实用的角度出发，为防止漏检，标题要体现出被转发文的主要内容。便于检索。应为：关于转发省人事发〔 2005〕２３号文件［关于２００２年度事业编制转行政编制的机关事业单位人员工资调整的说明］的通知
－－页数项：１０。
－－备注：注意是整份文件的第８页缺损。可注为：第８页缺半页。
　　　　　　　　　　　归　档　文　件　目　录
件号 责任者 文号 　题名 日期 页数 　备注
××市人事局 10
１1、根据下面的文书档案的目录封面，判断一下它们分别是采用何种装订成册的方式？
归档文件目录
全宗名称
年　　度
机构(问题)
　归档文件目录
全宗名称
年　　度
保管期限
机构(问题)　　　　
　归档文件目录
全宗名称
年　　度 　　　　　　　
　归档文件目录
全宗名称
年　　度
保管期限
　　　　　　　
如何管好名片 丰富人脉 人脉经营是大学问，而名片管理更是必要的先修课程。拿出一迭迭名片，在大堆名字当中，有些是除了存款和股票之外的重要人脉资产，可是通常还有更多人因为久没联络，让名片的价值逐渐贬值，非常可惜。 　　秘技1：列出分类表及关键词
　　担任企业顾问讲师的杨舜仁，对于名片管理有丰富的经验。杨舜仁平日就有把名片e化的习惯，2001年因为网络泡沫离开新浪网时，他发出了6000封电子邮件，告诉大家他已经离职，以及新的联络方式，没想到收到300封回复，包括了6份全职工作。「好的名片管理，是经营人脉的基础。杨舜仁以自身经验说。　　名片如何管理，让很多人烦恼。杨舜仁指出，名片管理是一套观念和方法，不必花大钱购买新软件，只要用outlook就能作好名片管理的工作。建构名片电子数据库的第一步是列出分类表及关键词；杨舜仁把名片分为「客户、同事、厂商、媒体、讯息、工商、亲友与其它」，另外也依据亲疏程度分为c1到c6六级，分别是「VIP、Often 、OK、Seldom、Reference、Database」。　　而关键词指一般名片上没有，而需自行记下的数据。杨舜仁认为这个部分因个人需求而异，但「遇到对方的时间、地点、场合，当时做什么等数据是必备的。甚至对方当天穿什么衣服、生日、血型、星座等个人数据，端看个人需要自行增减。　　秘技2：完整的名片数据域位规画　　完成分类表及关键词等人脉数据库的基本架构规划工作，接下来就是像姓名、电话与地址等名片数据的字段规划。杨舜仁指出，理论上字段越多越完整越好，但字段太多也会耗费更多的处理时间，他建议至少应该包括下面的字段数据：姓名（中英文）、工作数据（公司部门与职称）、地址（商务地址、住家地址、其它地址）、电话与传真及行动电话、电子信箱（公司与个人永久信箱）、网址。或者可以是个人需要建立更个人化的资料，如：ICQ、生日、昵称、个人化称谓、介绍人、统一编号等其它字段。　　所有的字段与关键词都要输入，outlook上没有适当对应位置的就在记事栏输入，如此名片的数据才算完全数字化，如果为了节省一时的时间没有输入完整数据，日后的补登，将花费难以想象的时间。　　数据不完整与格式不标准，是许多人名片管理的致命伤，杨舜仁说，名片上的数据要精准的输入到相关字段上，做好数据与字段标准化的工作，未来数据才能有好的加值应用基础。他建议，公司与职称要纪录完整正式名称，未来信封信纸上会用得到。电话的格式考虑未来、语音及大哥大的整合使用，务必纪录区域号码与分机，例如（02）2546-3400、（0800）123-123 或 （0936）208-284。地址格式也要包含国家邮政编码及县市、区乡镇等完整地址。如台北市中山区建国北路二段188号7楼。　　秘技3：建立定期联络网　　在名片e化初期，因为数据的登入往往工程浩大。杨舜仁建议，先把名片分成三堆，分别是要数字化、不确定、确定不要的三种。完成后再将原来不确定的分三堆，几次之后就会建构出一些合适的名单了。　　名片e化完毕后，接下来要用电子邮件建立定期联络网。杨舜仁强调要善用关键词，寄适当的信息给对的人，不要一视同仁乱寄一通，收件者感受不到的你的诚意，效果自然就打了折扣。例如狮子座的本周运势，当然就只寄给狮子座的朋友。定期与不同分类群分享固定型式信息，像工商群组就以分享商业情报为主，长久下来，就能建立自己的个人品牌。这其实这就是分众行销的概念，因此，最初关键词的定义是否适当，就决定了人脉数据库的成败。　　杨舜仁举例，像有位代理LV精品的朋友，要在三天内找到能把国外产品教材传授给当地专柜小姐的种子讲师，酬劳是一天2万，为期14天，最好是曾有业务、或讲师经验，当过空姐更好，于是杨舜仁在他的数据库中打航空、讲师、业务等关键词，就找到80笔数据，用电子邮件告知他们这个信息。结果大家纷纷回信，谢谢他提供这个高薪的工作机会，而朋友也因顺利找到人而感激他。其实我只花20分钟，就同时和81个人打关系。杨舜仁笑着说。　　但人脉经营最重要的还是诚心。杨舜仁认为名片数据库的建制，只不过让帮助别人变得更容易。他强调，接下来进一步找机会与人实体互动，多帮别人忙，广结善缘自然让人脉资产越来越丰富。
报刊、杂志的整理

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