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下篇
档案管理工作
项目八 档案利用
1
借阅与复制服务
　　保华万房地产开发有限公司公司销售部的谭来准备撰写一份重要的项目申报材料，需要查阅记载公司2014年到2016年销售业绩的档案资料，为了撰写方便，谭来拟将这些档案借出拿到自己办公室使用几天，同时谭来还要求复印一份2016年公司受到上级表彰的文件原文。
　　假定你是档案管理员李芸，请根据以上背景，完成档案外借以及复制的工作。
任务导入
　　档案的借阅和复印是档案利用的主要内容。一般情况下，档案以阅览为主，只有在特殊情况下，为了照顾利用者方便，或利用者必须用原件作证据，经领导批准后，档案才可借出。档案复制件一般由管理人员办理，也可经过同意后由利用者自行采用照相机等拍摄。
任务分析
对现有的档案信息进行分析、组织并向外界提供信息成果。
　　档案部门通过向利用者提供阅览、外借、复制、咨询、证明等服务而为利用者提供档案资料或信息，以满足利用者的需求
直接利用
　　档案部门通过整理、汇集、编写等方式对现存档案进行信息开发，形成各种专门的参考资料供利用者查询和使用，这种利用方式中，使用者接触的不是档案原件，而是经过整理或开发的信息
间接利用
档案利用
阅览
服务
档案
外借
提供
档案复制本
出具
档案证明
咨询
服务
举办
档案展览
档案直接利用的主要形式
树立良好的服务意识
培养端正的服务态度
充分了解社会需求
熟悉馆藏档案情况
正确处理
利用和管理的关系
准确把握档案开放的界限
提供档案利用工作的基本要求
地址
　　一般设在档案室附近，相对独立和安静。如果档案室用房比较紧张，也可以在档案管理办公室内设立相对独立的区域，不可将档案库房兼做阅览室
环境
　　空间比较宽敞，采光明亮，安静清洁，可放置一些绿色植物，保持空气清新
配置
　　服务台、阅览桌椅、布告栏、检索工具等设备，还应准备有关的报刊、辞典、手册之类的工具书
制度
　　阅览室服务人员和利用者共同遵守的规章制度，如《阅览室接待范围》《阅读档案须知》等
档案阅览室的设置
借阅期限不能过长
阅读场所要安全
借阅范围要明确
要进行归档检查
档案外借的注意事项
副本
　　根据利用者的需要，对档案原件进行全文复制，可采用复印、扫描、拍摄等方法
摘录
　　根据利用者的需要，选取档案原件的某些部分通过摘抄、复印等方法进行复制
档案复制的主要形式
1．审核借阅申请单
任务实施：一、办理档案外借
2．填写档案借出登记表
任务实施：一、办理档案外借
3．设置代卷卡
4．归档检查
任务实施：一、办理档案外借
1.审核档案复制申请单
2.进行复制
3.进行核对
4.做好登记
任务实施：二、制发档案复制件
2
咨询与编发证明服务
　　某日，保华万房地产开发有限公司公司档案室管理员李芸分别接待了两位档案利用客户。一位是市房地产协会协会秘书处的刘某，说秘书处拟编写一本反映本市地产行业发展历程的宣传册，其中一章涉及第一分公司的历史沿革及创业历程，秘书处关于这方面的现有资料不足，而且无法保证准确性，所以希望能借助公司档案室获到相关史实、数据等，并盼能提供一些照片资料。另一位是某厂退休员工张某，曾在公司工作10年，现因办理有关养老保险手续而需要相关工作经历证明，但其公司工作的时间距离现在较久远，相关证明材料缺失，特请求帮助为其出具一份证明材料。
　　假定你是李芸，请根据以上背景，完成以上咨询和编发证明工作。
任务导入
　　无论是解答咨询，还是编发证明，首先都要对让利用者填写登记表或提交申请书，然后依程序查阅档案资料，分别予以解答和编发证明，并做好记录存档。完成本任务的重点有两方面：一是严格履行审批手续，严把程序关；二是根据现有档案记载情况，如实提供相关信息，所提供的咨询信息和证明材料应能够经得起现实检验。
任务分析
档案咨询服务
　　是指档案管理人员答复利用者在利用档案过程中遇到的疑难问题，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。积极开展档案咨询服务，能够帮助利用者解决问题，并能有效地宣传档案及档案工作。
　　是指根据利用者的申请，为证实某件事实在档案中有无记载和如何记载而开具书面证明材料的一种服务方式。档案证明在解决单位或个人利用者权益问题中具有可靠的凭证作用。
编发证明服务
按咨询内容划分
事实性咨询
知识性咨询
查询性咨询
按咨询形式划分
口头咨询
书面咨询
档案咨询的种类
明确咨询的问题
提高查阅档案资料的效率
解答咨询问题要明确
对咨询问题进行汇总
提供咨询服务的基本要求
依据可靠
表述准确
手续完备
编发证明的要求
1.接受咨询问题
2.分析咨询问题
3.查找档案材料
4.答复咨询问题
5.建立咨询档案
任务实施：一、解答咨询
任务实施：一、解答咨询
1.审查申请
2.查找材料
任务实施：二、编发证明
3．编写证明
4．审批发出
任务实施：二、编发证明
3
组织档案展览
　　保华万房地产开发有限公司公司在过去的5年中取得了巨大的发展业绩。为了展示这些业绩，鼓舞员工精神，营造良好的社会形象，公司领导决定于近期开展一次成果展。
　　假定你公司档案室管理员李芸，请根据以上背景，完成本次展览的设计、布置和组织工作。
任务导入
　　要做好档案展览工作，首先要了解档案展览的相关知识，根据领导的意图确定好展览主题，围绕主题收集和精选能够说明主题的材料，确定展览方案并设计好展室格局和展板专题，进行精心布展，同时在展览过程中注意对档案的保护，展览结束后做好善后工作。
任务分析
　　根据某种需要，按照一定的主题，采用平面或立体的手法，系统地陈列展示档案原件或复制件的一种提供利用的服务方式。
　　经过选择并展出的档案原件或复制件，能够以原始、真实、形象的特点，给利用者留下深刻的印象，起到生动的宣传教育作用，扩大档案的社会效益。
档案展览
促进和配合中心工作
带来良好的社会效益和经济效益
促进档案室（馆）的各项工作
档案展览的意义与作用
按展览期限划分
长期性档案展览
短期性档案展览
查询性咨询
按展出内容划分
综合性档案展览
专题性档案展览
按途径方式划分
现场档案展览
网上档案展览
档案展览的类型
档案展览的前期设计
内容
设计
形式
设计
讲解服务
辅助信息服务
观众现场服务
档案展览的基本服务内容
档案展览的保护
展品的保护
展板的保护
任务实施

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