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下篇
档案管理工作
项目四　档案整理
1
档案分类与排列
　　保华万房房地产开发有限公司的档案室顺利完成了全部筹建工作，上司要求办公室秘书李芸兼职管理档案室。为了更好地发挥档案室的作用，李芸准备在将原来积累的档案文件正式移入档案室之前，对这些档案进行必要的整理。
　　假定你是李芸，请根据以上背景，完成档案文件的分类与排列工作。
任务导入
　　对原有档案文件进行分类，是档案整理工作的基础任务，分类方案不仅制约排序结果，而且还决定着编号规则。要想为公司档案进行分类，需要首先了解档案分类常用方法，在此基础上结合本单位的档案情况制定适合的分类方案，并据此对原有的散乱档案进行整理排列。
任务分析
一、档案分类的基本方法
年度分类法
机构分类法
问题分类法（最易带主观性，与机构分类法不兼容）
保管期限分类法（最易被忽视）
　　将文件按其形成年度分类。
　　跨年度一般应以文件签发日期为准。
　　对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
　　跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
按年度分类
　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。
　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。
　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
按机构(问题)分类
保
管 期 限
永
久
定
期
对文件保管单位今后工作有长远利用价值（Y）
在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值
10年（D10） 30年（D30）
确定保管期限
年度—机构—保管期限
年度—问题—保管期限
机构—年度—保管期限
保管期限—年度—机构
保管期限—年度—问题
复式分类法
1.同一事由内的归档文件排列
　　同一事由内归挡文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
三、归档文件的排列
2.不同事由的归档文件排列
　　不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括时间、重要程度等。
　　(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列，要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他的素。
　　(2)按事由的重要程度排列，是指将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。
　　(3)按事由具有的共同属性分别集中排列，可按责任者或承办部门分别集中排列，也可按照不同问题分别集中排列。
三、归档文件的排列
3.成套文件可集中排列
　　所谓的“成套文件”是在工作中由于流程衔接比较紧密，不同工作环节中产生的文件之间具有密切的天然关系，如果分开的话就不能客观反映工作的全貌，所以应集中排列。
　　常见的成套文件有会议文件、统计报表等。
三、归档文件的排列
四、全宗
　　全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校形成的全部档案应该组成一个全宗。全宗从其形成角度看，有组织和个人两大类。
任务实施
确立档案分类方案
归档文件的分类
归档文件的排列
2
文件编号、编目与装盒
　　在上一个任务中，李芸按照确定的分类方案对归档文件进行了分类并且排列了全部文件的次序。但是，这时的归档文件只是在实体状态中形成了有序的体系，文件上面缺乏整体关联的标志，无法便捷地进行管理和利用。同时，所有的归档文件全部摆在整理台的桌面上，还需要按照一定的规范将它们装入到多个档案盒中，并将档案盒有规律地放入档案柜内。
　　假定你是李芸，请根据以上背景，请利用规范的编号、编目以及装盒等档案管理方法，解决全部归档文件的保管问题。
任务导入
　　对归档文件进行分类和排序后，整理工作进入到关键的下一个阶段，即编号与编目以及档案装盒的阶段。编号的目的是使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理与利用工作提供便利；编目是为所有归档文件编制目录，将为管理和查找档案提供极大便利，同时这个目录也进一步体现了档案分类方案以及档案文件之间的密切关系；档案盒是保护、管理档案的重要装具，档案文件一般都是在档案盒中存放的。将整理好的归档文件装入档案盒时，必须填写封面、盒脊和备考表等项目。装盒完成后，需要将所有档案盒规范地摆放入档案柜中，这一工作称为“上架”。上架标志着档案整理工作基本结束。
任务分析
1.编号
　　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。归档文件的编号，就是将每一件归档文件在全宗中的位置标注为一个符合特定规则的代码符号。
　　编号必须以已经确定的分类方案和合理的排列顺序为前提，每件档案只能有唯一的一个编号。编号的作用主要体现在以下几个方面：第一，编号能够固定分类方案，尤其是最低层次中文件的顺序；第二，编号能够使归档文件之间的逻辑关系更加紧密；第三，编号为统计、查找、利用和保管档案提供了线索和便利，这是编号最重要的作用。
一、编号和编目的概念及其作用
全宗号
档案门类代码
年度
4位阿拉伯数字
机构（问题）代码
拼音字母或阿拉伯数字
保管期限
D30
D10
件号
单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4 位阿拉伯数字标识，不足4 位的用“0”补足
Z109-WS·2017-Y-BGS-0001
档号结构
2.编目
　　编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。
档号结构
　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
　　电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
二、归档章的使用要求
三、档案盒使用要求
　　　　　　使用质量合格的产品。
第一
　　　　　　档案盒内的文件数量应合理
第二
　　　　　　档案盒中应存有盒内文件目录表、备考表。
第三
　　　　　　档案盒的封面、盒脊所列出的项目应填写完整，字迹应工整、清晰，书写工具符合要求。
第四
　　第一，排架的总原则是便于档案的调取和归还，对于藏量较多的档案馆（室），还要便于档案人员的分工和分库管理。
　　第二，排架时要注意合理使用档案柜（架）空间，做到节约库位。档案排架应充分利用库房的空间，以扩大库房容量，为日后逐步接收档案留有充分余地。
　　第三，档案盒在档案柜（架）上的位置应保持相对稳定。避免重复劳动，减少档案磨损，有利于档案管理人员熟悉掌握馆藏情况。
　　第四，排架应利于档案的保护和保密。
四、排架要求
任务实施
一、为归档文件逐件编号
二、归档文件编目
发文机关或署名者
发文字号。没有文号的，不用标识
文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
文件的形成时间，如20170615
按文件实际情况填写。没有密级的，不用标识
页面总数。有图文的页面为一页
任务实施：编目
序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注
0001 W071-WS·2017-D10-BGS-0001 无 办公室 〔保华万房地产开发有限公司2016年办公会会议记录〕 20160108-20161230 秘密 72 共22份记录
… …… …… …… …… ……
归档文件目录式样
任务实施：编目
归档文件目录封面式样
任务实施：编目
　一是装入档案材料、归档文件目录和备考表　；
　二是填写档案盒封面、脊背和盒底。
任务实施：三、装盒
《第一分公司关于对2016年度安全稳定工作后进单位实行“一票否决制度”的决定》于2017年3月14日由××借阅时，将第2页撕裂，裂缝长约5厘米，已裱衬修补。
　　第一，相邻的两个档案盒脊背上的盒内文件起止编号应相互衔接，防止档案盒的次序错乱。
　　第二，可以根据档案柜（架）档格的高低确定档案盒的放置方式，如果采用竖放式，那么可以使背脊向外，也可以使盒底向外，既便于取放，也能有效利用空间。
　　第三，排架完成后，要在档案柜（架）的相应位置粘贴指示牌，注明所存放档案的年度、保管期限等信息。
任务实施：四、排架

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