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下篇
档案管理工作
项目三 筹建与管理档案室
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拟订筹建方案并采购用品
　　保华万房地产开发有限公司每年都会使用上百份文件，其中许多都具有保存价值。日积月累，需要归档的文件越来越多。但是由于没有专门的档案室，所有归档文件只是用一个文件柜保存，不仅查找十分不便，而且还发生过档案被当成废纸变卖的事情。公司领导下决心要使档案管理规范化，决定设立一个专门的档案室来统一管理这些归档文件。领导将筹建档案室的准备工作交给了秘书李芸。
　　假定你是李芸，请根据以上背景，完成拟订筹建方案并采购用品的工作。
任务导入
　　档案室是保管档案材料的专业场所，是一个由基础设施、设备用品、档案材料、管理制度以及工作人员构成的复杂系统。档案室的建设需要遵循相关的标准和要求进行，因此李芸应首先了解国家相关部门制定的档案室建设指导意见，了解档案室的构成要素及其要求；然后根据本单位归档文件数量与类型、组织机构、房屋设施等具体情况，设计出档案室建设的初步方案，并将该方案递交领导审阅修订；领导审查同意筹建方案后，根据方案中列出的用品清单按照相关流程去采购质量合格的物品，为布置档案室做好准备。
任务分析
　　第一，指导和监督本单位文书部门或业务部门文件材料的归档工作。
　　第二，接收和保管本单位各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合提供利用。
　　第三，定期把具有永久保存价值的档案向档案馆移交。
　　第四，收集行业、地区等方面的各种信息资料并编制内参文件。这一职能是在其他职能基础上拓展而来的，因此有的企业档案室的名称也叫做“档案资料（情报）中心”。
一、档案室的基本职能
二、档案室建设的原则
安全原则
实用原则
方便原则
1.档案室的选址
　　选择档案室位置首先考虑安全的原则，选址应远离易燃、易爆、空气污染区，远离卫生间、洗涮间、热水房等特殊用房。
三、档案室的基础设施与设备
2.档案室的房间构成
　　（1）库房。
　　（2）阅览室。档案室中的阅览室是专门为阅档者查看档案而设立的。阅览室应采用单独的房间，如果条件不具备，也可以在办公室中设立阅览桌。
　　（3）办公室。办公室是档案管理人员进行日常办公的场所，面积根据办公人员数量和办公需要确定，一般在10～20平方米。办公室应设有档案管理工作所需要的设备，如计算机、打印机、装订机等。
三、档案室的基础设施与设备
3．档案室的装具
三、档案室的基础设施与设备
4．档案室的设备
三、档案室的基础设施与设备
5.消耗品
　　档案室还需要使用一些易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及办公文具等。
三、档案室的基础设施与设备
　　1.档案室工作的领导
　　2.档案室工作人员
　　3.档案室制度建设
　　档案室制度一般包括以下方面内容：文件材料收集、整理、归档制度；各类档案保管、鉴定与销毁制度；档案保密制度；档案利用制度；库房管理制度；档案人员岗位责任制。
四、档案室的人员配备与制度建设
任务实施
采购设备与物品
领导审批
拟写筹建方初稿
前期调研
2
布置与管理档案室
　　保华万房地产集团第一分公司在筹建档案室过程中，顺利完成了方案审批、基础施工、设备采购等工作。
　　假定你是该公司的秘书李芸，请根据上一任务所制定的筹建方案，完成布置与管理档案室的工作。
任务导入
　　档案室基础施工完成后，应立即着手布置档案室的各类设备与物品。秘书应首先了解各类物品的摆放要求，根据档案室布局的具体情况合理使用室内空间。设备与物品的摆放应做到规范、合理，便于对档案材料的利用，同时也能保护档案并延长其寿命。然后将现有档案材料移入保管，秘书必须重视最初的材料摆放工作，根据利于档案保护盒使用的原则规范放置档案，这是档案室真正发挥职能的起点，而且会对以后接收档案材料带来影响。
　　档案室建成后，良好的日常管理是其正常运行的保障。管理人员应对库房等重点部位加强管理，保护档案安全。
任务分析
一、布置档案室的基本要求
有利于保护档案安全
有利于提高工作效率
符合安装技术标准
二、档案材料摆放的基本方式
三、档案室日常管理工作的基本内容
档案柜（架）的放置方向应当和有窗户的墙体垂直
三、档案室日常管理工作的基本内容
　　档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。
　　档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。
　　档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。 设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合国家标准的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。
库房管理
文档保管“八防 ”
一、摆放档案柜（架）并编号
二、各类物品的摆放
三、移入档案材料
　　1.正确摆放档案盒；　　2.编制存放位置索引；　　3.粘贴标志牌
四、建立全宗卷
任务实施
五、库房日常管理
任务实施
出入库房管理
采光控制
除尘与防霉
六、日常检查登记
任务实施
1.登记温湿度变化情况
2.检查消防设备
3.检查防盗设备
4.检查有害生物活动迹象
5.检查档案材料完整情况

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