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现代职业秘书实务
目 录
第一章 绪论
第二章 秘书的基本条件
第三章 秘书的工作知识
第四章 社会常识
第五章 人际关系
第六章 交流沟通
第七章 上司办公室的管理
第八章 接打电话
第九章 接待客人
第十章 信息工作
第十一章 上司的日程安排
第十二章 会务工作
第十三章 文书工作
第十四章 档案工作
第十五章 上司出差准备工作
第十五章 办公自动化
第十七章 其他工作。
第四章 社会常识
第一节 社会常识概述
一、社会常识的基本内容
所谓常识，就是指“基本知识”。社会常识是泛指我们在日常工作和生活中所需的各种常识的总和。作为单位内外一个信息交流枢纽，秘书每天都要与公司内外各式各样的人物打交道，所以，秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定要是个“杂家”，上知天文地理，下懂风土民情。
二、丰富社会常识的意义
作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常工作。当你与客人交谈时，你不仅要能听懂客人说话的内容，而且还要能根据客人的兴趣，进行深入的交流。
秘书都具有渊博的常识，也是我们这个文明时代最富有教养的人。一个优秀的秘书往往同时是我们这个社会的佼佼者。
三、丰富社会常识的途径
1、向老同事请教
2、加强学习
3、注意积累
4、不懂就问
第二节 生活常识
一、时政常识
二、宏观经济常识
三、风土民俗
四、科学常识
五、餐饮常识
第三节 企管常识
秘书部门是一个企业的综合管理部门，可以说是企业的“参谋部”，因此，作为“参谋”，每一个秘书都应具备一些企业管理常识。
一、公司常识
二、公司产品(服务)常识
三、人力资源常识
四、市场营销常识
五、生产管理常识
第四节 财会常识
秘书作为企业领导人的助手，主要工作就是帮助他们收集信息，在各种信息中，财务方面的信息是最重要的信息之一，所以，作为秘书，一定要会看财务报表，具备一些会计常识。另外，秘书经常帮上司报销差旅费，帮上司宴请客人，采购一些办公用品，要用支票等，所以还要具备一些财务、支票方面的常识。
一、会计常识
二、财务常识
三、支票常识
四、税务常识
第五节 法律常识
企业对法律知识的需求，不仅是在签订那些事关全局的协议或合同时候，更多的是在普通的日常工作中。从各种协议与合同的起草，到与客户的常规谈判，如果秘书具备了一定的法律知识，就能给上司提供自己的建议，使上司在日常经营活动中能够及时判断什么事可以自己解决，什么时候需要律师的帮助。
一、公司法
二、合同法
三、劳动法
四、专利法
五、商标法
第五章 人际关系
第一节 处理好人际关系的意义
一、人际关系的含义
人际关系的定义有广义和狭义之分。广义的人际关系除了包括个人对个人之间的关系，还包括个人对单位、单位对单位等更广泛的社会关系；狭义的人际关系是指个人与个人之间的关系。本书介绍的人际关系是指后者。
二、人际关系是客观存在
在公司内部，同事们有收入、年龄、性别、学历、出身等方面的差异，他们不仅在兴趣、关心的问题、考虑问题的方法和对同一事物的感受方面都不尽相同，而且他们之间还有长幼之分及尊卑之别。由于存在这么多差异，所以，同事之间在价值观念和利益上肯定会存在矛盾，而且这些矛盾将永远存在。
三、对人们行为的科学理解
秘书适应工作环境的首要条件，就是要了解自己在日常工作中接触到的每一个人。只有了解了对方，你才能考虑以什么方式和建立什么样的关系。
人是由于某种动机而做出具体行为的。如果没有动机，人就不会行动。形成动机的一个基本因素是“需求”。
四、搞好人际关系的意义
现代秘书工作是广义的信息处理，而信息处理从某种意义上来说就是“人际关系的处理”。在收集信息时，需要各个部门提供帮助和配合，秘书与这些部门人员关系的好坏，直接或间接地影响着秘书收集到的信息的质量和数量。如果没有良好的人际关系，你就很难得到真正有价值的信息，即使得到了信息，也很难辨识出它们的真正价值。
一个人际关系和谐的秘书，会有这么一些表现：
1、对所有的人态度和蔼亲切。
2、不孤芳自赏，非常合群。
3、为人谦逊和虚心，不摆架子。
4、主动积极肯干，任劳任怨。
5、不会为一些小事而发火。
6、不会与同事斤斤计较。
7、不念旧恶更不记仇。
第二节 处理人际关系的基本原则
一、实事求是
二、诚实守信
三、从我做起
四、不卑不亢
五、尊重公司潜规则
第三节 处理人际关系的基本方法
一、注意形象
二、注意礼貌
三、换位思考
四、与人为善
五、赞美同事
六、主动交往
七、保持适当距离
八、说话留有余地
九、为人不固执
第四节 与上司的关系
秘书是为辅助上司工作而存在的，因此，秘书必须与上司保持良好的关系，让上司信赖自己；只有这样，才能使双方的工作相得益彰。
一、了解上司的范围
1、上司的工作内容
2、上司的工作习惯、个人性格、价值观等
3、上司的交往范围和一些家庭私事
二、了解上司的途径
秘书要了解上司，只能循序渐进，慢慢地去观察和琢磨，比如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题等。
三、让上司了解自己
上司与秘书在工作中必须有一种默契，只有这样，工作才有效率，心情也会愉快。既然要有默契，那了解就必须是双向的，所以，作为秘书，不仅有责任去了解上司，而且还有义务让上司了解自己。相互了解可以避免工作中的失误和纠纷，增强双方的信任。
四、正确对待上司的“毛病”
作为秘书要维持与上司良好的关系，有一点很重要，那就是发现并承认上司身上的优点。最好站在这样的角度来看上司：既然他的职位比我高，我只能做他的助手，那就说明他在许多方面比我强，我应该学习他的优点。
五、与新上司的关系
作为职业秘书，更换上司是常有的事。作为一名新秘书或新换了上司的秘书，首先要主动与上司进行交流沟通，了解上司的性格和开展工作的一些想法；如果暂时不便交流，那也要及时向自己的部门经理或上司原来的秘书请教。
六、与“霸道”型上司相处
有些企业的领导人显得非常“霸道”，其实，这种外表盛气凌人的上司也并不喜欢自己的家长制作风。作为秘书，如果你与人为善，宽厚待人，那么，大家都会信赖你，都会愿意与你一起工作，而那些因霸道而把自己的人际关系搞得一团糟的上司，他们会更加信赖你。
七、与“婆婆”型上司相处
所谓“婆婆型”上司，就是他在给你交代工作时，不管什么事情，他都要从头到尾都说一遍，似乎只有这样，他才觉得放心。对于这种“婆婆型”上司，秘书一定要有耐心，要逐步让上司学会“放权”。不过，当你要求上司“放权”之前，你要把上司所担心的各种问题都想到，并想出相应的对策，只有这样，上司才会放心。
八、消除紧张情绪
有些秘书新人，只要一站在上司面前谈工作，她就会显得特别紧张。为什么与上司一谈工作就紧张呢？那是因为私下闲聊时，你只把上司当作一位普通的长者，而一谈工作，你就会自觉不自觉地意识到“上司就是领导”，因而感到了他的威严。
如果与上司一谈工作就紧张，那就应该转变自己的“观念”：先把上司当长辈或朋友，自己与上司的关系不是上下级的关系。
第五节 与同事的关系
一、秘书之间一律平等
二、向老秘书学习
三、帮带新秘书
四、注意关系网的平衡
五、正确对待批评
第六节 与职能部门的关系
从某种意义上来看，一个企业就像一支军队，企业的工厂、销售部、市场部等职能部门像战斗在一线的作战部队，而秘书部门则像军队的参谋作战室，为前线的部队提供信息、给养等方面的服务。因此，为了能在激烈的市场竞争中取得胜利，秘书部门应当与各职能部门搞好关系。
一、甘当小学生
二、有求必“应”
三、切忌狐假虎威
四、相互体谅
五、远离是非
第七节 与客户的关系
一、热情礼貌
二、礼尚往来
作为助手，秘书应适时提醒上司并为其安排与客户的定期沟通活动，如一起吃吃饭，与客户建立经常性的沟通，以促进彼此的了解与进一步的合作。

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