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现代职业秘书实务
目 录
第一章 绪论
第二章 秘书的基本条件
第三章 秘书的工作知识
第四章 社会常识
第五章 人际关系
第六章 交流沟通
第七章 上司办公室的管理
第八章 接打电话
第九章 接待客人
第十章 信息工作
第十一章 上司的日程安排
第十二章 会务工作
第十三章 文书工作
第十四章 档案工作
第十五章 上司出差准备工作
第十五章 办公自动化
第十七章 其他工作。
第十四章 档案工作
档案工作是单位将在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，按照一定的规章制度，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存。
第一节 立卷归档
一、立卷归档
1、归档范围。
2、归档时间。
3、归档份数。
4、归档手续。
二、归档程序
1、收集文件
2、鉴别文件
3、归卷
4、调整
5、文件的排列编号与编目
第二节 档案分类
一、常用的档案分类方法
1、年度分类法
2、组织机构分类法
3、问题分类法
二、档案分类方法的综合运用
1、年度——组织机构分类法
2、年度——问题分类法
3、组织机构——年度分类法
4、问题——年度分类法
三、档案分类的要求
1、正确判定档案文件所属年度
2、正确判断档案文件所属机构
第三节 档案装订
一、整理归档的文件
二、修整归档的文件
1、修裱破损文件
2、复制字迹模糊或易退色变质的纸质文件
3、对超过A4纸张边缘的文件进行折叠
三、装订注意事项
1、不宜采用于文件的装订。
2、任何人都不得随便拆除装订，从中抽取文件。
第四节 档案检索
一、编制档案检索
二、档案检索类型
1、归档文件目录。
2、分类目录。
3、主题目录。
4、人名索引。
5、全宗指南。
三、编制检索注意事项
1、检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具。
2、为了满足多方面的利用需求，应编制不同功能的检索工具
第五节 档案期限
一、档案鉴定的内容
二、档案保管期限
三、确定保管期限
第六节 档案保管
一、档案的保管
1、档案库房的编号
2、档案柜架的摆放与编号
3、调节保管场所的温湿度
4、进行卫生、安全检查
二、存档文件的借阅
借阅档案要履行登记和交接手续，易损档案和特别珍贵档案一般提供复制品，不宜借出档案室；未经整理的零散档案，不宜外借。
第七节 电子档案的管理
一、电子档案的分类
二、电子档案管理的要求
三、电子档案的归档
四、电子档案的保管
五、电子档案的利用
六、保存电子档案的注意事项
第十五章 上司出差准备工作
第一节 具体准备工作
一、与对方联系
二、出差用品
三、预订飞机或火车票
四、预定旅馆房间
五、预借差旅费
六、与陪同人员沟通
第二节 上司出差期间的工作
一、动身之前
要安排好送站的车。仔细检查一下有什么东西忘记带。
二、启程之后
把上司送上火车或飞机之后，就要立即用电话通知对方接站的时间。
三、电话与邮件的处理
四、日常工作
五、自学机会
上司出差之后，一定要利用好领导出差的时机给自己充电补课。
第三节 与上司一起出差
一、出差途中
1、如果是乘火车出差，秘书一般是坐在上司的斜对面（或斜后座）。
2、在上司与前来迎接的人见面时，秘书不要急于跟对方打招呼。
3、当上司与对方寒喧的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。
二、注意事项
1、办理宾馆入住手续后，应了解上司房间号码及电话；秘书住的房间最好在上司房间的下一层；
2、第二天的日程怎么安排，在头一天晚上与上司商量好或得到上司的确认。
3、如果上司出现疲劳等身体不适症状，应及时调整日程安排。
4、秘书在旅馆期间如果需要外出，应事先征得上司的同意；
5、参加各项活动时，应携带好上司的名片、必要的会议资料；注意自己的仪容仪表。
6、到了出差的最后一站，就要向公司汇报出差的情况。
第四节 到国外出差
一、办理护照
二、办理签证
三、办理《国际预防接种证书》
四、检查机票
五、通知接待方
六、办理保险
第五节 出差回来
一、接站
秘书接站不单纯是因为上司出差劳累帮上司搬搬东西，更重要的是及时向上司汇报工作。
二、报销旅差费
将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，请上司核实之后，送财务部门报销。
三、出差总结报告
第十六章 办公自动化
第一节 办公设备常识
一、打印机
二、传真机
三、复印机
四、数码相机
五、扫描仪
六、投影仪
七、碎纸机
第二节 计算机常识
一、计算机的硬件系统
二、计算机的软件系统
三、Word 2003的应用常识
四、Excel 2003应用常识
第三节 互联网常识
一、互联网基础知识
二、互联网的主要功能
三、搜索引擎
第四节 在线办公
一、在线办公的发展趋势
二、在线办公的模式
三、在线办公业务
第五节 办公自动化的挑战
面对办公自动化的挑战，秘书要在加强学习新知识，熟悉新工作的同时充满自信。现在有些公司在购进新的办公设备后，要去学习使用这些新设备。
第十七章 其他工作
第一节 上司的保健
上司的保健一方面是在安排午餐时，既要照顾上司的口味习惯，又要保持营养的大致协调。保健的另一方面是在给上司安排工作日程时，要充分考虑他们的休息时间。
第二节 邮件收发
一、收邮件
1、启封
2、邮件处理
二、发邮件
对一些重要文件的邮寄，一定要用挂号信的形式邮寄，这样可以留下存根，必要时能充当证据。
第三节 印信管理
一、印章的管理
1、印章的管理与使用要求
2、防止污损
3、印章的使用程序
4、使用印章注意事项
二、介绍信的管理
1、介绍信用途
2、介绍信的保管
3、使用介绍信注意事项
第四节 制作图表
一、图表作用
二、图表的种类
三、制作原则
四、注意事项

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