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22数据库表的创建与查询任务22.1 创建学生信息表任务22.2 设计学生信息表任务22.3 查询学生信息创建学生信息表任务22.1学习目标1. 了解表的基本功能。2. 掌握表的创建方法。3. 掌握表的基本操作方法。4. 掌握导入 Excel 数据的操作方法。任务描述Access 数据库是用表对象来存储和管理数据的，本任务学习使用 Access 管理数据。首先创建新的数据库表，如创建“学生信息”表来存储有关学生的信息，然后将“同学录”Excel 工作表导入 Access 数据库的表中，以便将来更好地利用该表。当数据的数量和类型都比较多，而且相互之间存在联系时，应考虑使用 Access 代替 Excel 来管理数据。相关知识Access 2021 和 Excel 2021 有许多相似的地方，可以使用 Access 或 Excel 管理数据。这两个程序都按照列（即字段）组织数据，而列存储特定类型（也称为字段数据类型）的信息。每列顶部的第一个单元格用作该列的标签。Excel 和 Access 在术语上有一点不同，Excel 中的行在 Access 中称为记录。如果数据只需存储于一个表或工作表中，这样的数据就称为平面数据或非关系数据。与之相比，如果数据必须存储于多个表或工作表中，而且这些表包含一系列名称相似的列，例如，“学生”表中的“姓名”字段与“监护人”表中的“学生”字段相互匹配，则表示数据是关系数据。为此，就需要使用关系数据库。在使用关系数据库时，可能会需要在数据中标识一对多关系。例如，设计一个学生信息管理数据库，其中一个表将包含学生信息，另一个表将包含这些学生的监护人信息，而一个学生可能有多个监护人，因此便出现了一对多关系。由于关系数据需要多个相关的表，因此最好存储在 Access 中。实践操作1. 创建表创建数据库后，可以创建表来存储数据。设计数据库时，在创建任何其他数据库对象之前，应该先创建数据库的表。（1）新建空数据库，命名为“学生 .accdb”，保存路径为桌面，系统将自动插入新的空表“表 1”，如图所示。在新的空数据库中创建新的空表“表 1”（2）用鼠标右键单击选项卡文档区域的“表 1”标签，在弹出的快捷菜单中选择“保存”选项，在弹出的“另存为”对话框中将“表名称”更改为“学生”，如图所示。更改表名称为“学生”（3）单击“确定”按钮，“学生”空表创建完成，如图所示。“学生”空表创建完成2. 表的基本操作对表的基本操作主要是通过在选项卡文档区域和导航窗格中对在表标签上单击鼠标右键所弹出的菜单进行选择来完成的。（1）打开表。打开已有数据库“学生 .accdb”，用鼠标右键单击导航窗格中的“学生”标签，在弹出的快捷菜单中选择“打开”选项，“学生”表便在选项卡文档区域显示打开。（2）关闭表。用鼠标右键单击选项卡文档区域的“学生”标签，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”选项，即可关闭“学生”表，如图所示。（3）保存表。用鼠标右键单击选项卡文档区域的“学生”标签，在弹出的快捷菜单中选择“保存”选项，可将对“学生”表所做的各种操作结果保存到“学生 .accdb”数据库中。在选项卡文档区域关闭“学生”表（4）删除表。用鼠标右键单击导航窗格中的“学生”标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项。如果此时“学生”表在选项卡文档区域正处于打开状态，则会弹出对话框，提示不能在数据库对象“学生”打开时将其删除，可以先关闭数据库对象，然后删除它，如图所示。删除表时弹出提示对话框（5）复制或剪切表。用鼠标右键单击导航窗格中的“学生”标签，选择“复制”或“剪切”选项，该表的结构和数据等信息便保存在系统的内存中，以便在进行“粘贴”时使用。执行剪切操作后，在导航窗格中“学生”表已消失不见，因为剪切表意味着在复制该表的同时将该表从数据库中删除，如图所示。“学生”表被剪切后不再显示（6）粘贴表。在导航窗格中复制或剪切“学生”表后，用鼠标右键单击导航窗格中的“学生”标签，或者用鼠标右键单击导航窗格中的空白区域，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”选项，在弹出的“粘贴表方式”对话框中进一步选择，粘贴选项包括“仅结构”“结构和数据”和“将数据追加到已有的表”，用户可以根据具体情况进行选择。（7）重命名。用鼠标右键单击导航窗格中的“学生”标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”选项。将“学生”表关闭后，用鼠标右键单击导航窗格中的“学生”标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”选项，将表名称由“学生”改为“学生信息”，如图所示。将表名称由“学生”改为“学生信息”3. 使用外部数据（1）粘贴 Excel 数据1）在 Excel 2021 中打开 Excel 文件“学生表模板 .xlsx”，在工作表 Sheet1 中选择并复制需要粘贴的数据，如图所示。在打开的 Excel 工作表中选择并复制需要粘贴的数据2）在 Access 2021 中打开 Access 数据库“学生 .accdb”，在导航窗格中打开“学生信息”表，用鼠标右键单击选项卡文档区域中“学生信息”表内的“单击以添加”区域，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴为字段”选项。3）在弹出的提示对话框中单击“是”按钮，执行粘贴操作。4）执行粘贴操作后，上图中被选择并复制的数据就被粘贴到了 Access 数据库的“学生信息”表中，包括新导入的 5 个字段名称和 2 行 5 列数据，如图所示。将 Excel 数据粘贴到 Access 数据库的“学生信息”表中（2）导入 Excel 数据1） 在 Access 2021 中 打 开 Access 数据库“学生 .accdb”，在“外部数据”选项卡下的“新数据源”组中单击“新数据源”按钮，在下拉菜单中选择“从文件”|“Excel”选项，如图所示。选择“新数据源”2）弹出“获取外部数据 -Excel 电子表格”对话框。首先需要指定数据源，可以单击“浏览”按钮，打开需要导入数据的 Excel 文件，或在“文件名”文本框中输入 Excel 文件的完整路径，然后需要指定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置，选项包括“将源数据导入当前数据库的新表中”“向表中追加一份记录的副本”和“通过创建链接表来链接到数据源”，选择第一个选项，单击“确定”按钮，如图所示。选择数据源和存储方式及位置3）进入“导入数据表向导”界面，该界面展现了可以导入的 Excel 工作表及其数据，选择包含所需导入数据的工作表“Sheet1”，单击“下一步”按钮，如图所示。选择包含所需导入数据的工作表“Sheet1”4）在“导入数据表向导”中选择“第一行包含列标题”，这样 Access 就可以用Excel 工作表第一行的列标题作为表的字段名称，单击“下一步”按钮。5）在“导入数据表向导”中可以指定有关正在导入的每一个字段的信息，包括修改默认字段名称、索引和数据类型，设置完成后单击“下一步”按钮，如图所示。指定有关正在导入的每一个字段的信息6）在“导入数据表向导”中可以为新表定义一个主键，用来唯一地标识表中的每个记录，选项包括“让 Access 添加主键”“我自己选择主键”和“不要主键”，选中第一个，单击“下一步”按钮，如图所示。为新表定义一个主键7）在“导入数据表向导”中输入目的表的名称“学生信息 -Excel 导入”，单击“完成”按钮，如图所示。输入目的表的名称“学生信息 -Excel 导入”8）弹出“获取外部数据 -Excel 电子表格”对话框，提示完成向“学生信息 -Excel导入”表导入文件“学生表模板 .xlsx”，选中“保存导入步骤”复选框，这样将来无须使用该向导即可重复该数据导入操作，输入导入操作的名称“导入 - 学生表模板”，并添加说明，单击“保存导入”按钮，如图所示。保存导入步骤9）导入操作执行完成，图中所示的 Excel 工作表数据通过“导入数据表向导”导入到了 Access 数据库“学生 .accdb”中，并创建了一个新表“学生信息 -Excel导入”来装载导入的数据。将 Excel 数据导入 Access 数据库的“学生信息 -Excel 导入”表中在打开的 Excel 工作表中选择并复制需要粘贴的数据设计学生信息表任务22.2学习目标1. 了解表的设计思路。2. 熟悉数据表视图。3. 掌握表设计视图中的各种设置和操作方法。任务描述在 Access 中不仅可以存储常见的“文本”“数字”类型的数据，还可以存储“日期 / 时间”“图片”等类型的数据。在 Access 中录入数据时有一些技巧，例如，可以将数据按照其含义划分为独立的信息单元（即字段）之后再录入。利用数据表视图可以完成对数据库表“学生信息”进行设计的主要工作，在表设计视图中，还可以对字段和属性进行更细致的设定。本任务学习学生信息表的设计方法。相关知识表是数据库中组织和存储数据的关键对象，因此，数据库表设计的好坏会直接影响整个数据库使用的便利与否。一般的数据库表设计思路包括以下步骤：（1）确定数据库表的用途。（2）查找和组织所需的信息。（3）将信息项转换为字段。（4）确定字段的类型。表是用来存储数据的，现实世界存在不同类型的数据，要存储并处理这些数据，需要使用不同的数据类型。如果表中需要一个能自动填充内容、自动增长的数据，可使用“自动编号”类型，Access 表中一般会自动带一个这样的数据类型的字段。文本型数据可设置字段的长度。一个字符，无论是英文字母、数字、汉字，还是标点符号，在 Access 数据库中都将其长度设置为 1，存储器存储时需要多少字节，取决于使用哪种字符集。数值型数据可分为整型、长整型、单精度、双精度和小数，可存储整数和小数，存储小数时可指定精度和小数位数，整数位加小数位等于该数的精度，如李红的语文成绩为 98.5，这个数的精度是 3，小数位数是 1。（5）设定主键。每个表应包含一个列或一组列，用于对存储在该表中的每条记录进行标识。这通常是一个唯一的标识号，如“学生 ID”或“考场序号”。在数据库术语中，此信息称为表的主键。主键必须始终具有值。如果某列的值可以在某个时间变成未分配或未知（缺少值），则该值不能作为主键的组成部分。应该选择其值始终不会更改的字段作为主键。在使用多个表的数据库中，可以将一个表的主键作为引用在其他表中使用。如果主键值发生更改，还必须将此更改应用到其他任何引用该键的位置。使用不会更改的主键可以降低出现主键与其他引用该键的表不同步的概率。实践操作1. 表对象的视图数据表视图是打开数据库表时的默认视图，在数据表视图中，用户可以完成对数据库表进行设计的主要工作，而在表设计视图中，主要是对字段及属性信息进行更细致的设定。在不同视图间切换的主要方法如下：（1）在选项卡文档区域用鼠标右键单击表标签，在弹出的快捷菜单中将“数据表视图”切换为“设计视图”，如图所示。（2）单击状态栏最右侧的“视图”按钮，将“设计视图”切换为“数据表视图”。将“数据表视图”切换为“设计视图”2. 对字段的操作Access 2021 可方便地对表中的字段进行操作，实现表结构的修改。常用的对字段的操作有添加 / 删除字段，更改字段的名称、类型，设置字段的属性等。（1）向表中添加字段。要向表中添加字段，有两种常用方法，一种是在“数据表视图”中快速添加，另一种是在“设计视图”中添加，在该视图中，可添加 / 删除字段，详细设置字段的类型、属性等。（2）删除表中的字段。在“数据表视图”和“设计视图”中可删除表中不需要的字段。（3）更改字段的名称。表中字段的名称是可以更改的，一般可在“数据表视图”和“设计视图”中更改。（4）设置字段的类型。当创建或修改表时，需要设置或修改一个字段的数据类型和长度，可在“数据表视图”和“设计视图”中完成。3. 设置表的外观Access 表与 Excel 相似，可通过设置字体、字号、文字的颜色、交替行背景色、行高、列宽、文字对齐方式和某些字段的显示格式来设置表中数据的外观，也可以隐藏不想被别人看到的数据列，起到保密作用。（1）设置字体、字号、文字颜色和替代背景色。切换到“数据表视图”，在“开始”选项卡下的“文本格式”组中可以设置字体、字号、文字的颜色等。同时可单击“文本格式”组右下角的箭头，弹出“设置数据表格式”对话框，如图所示，可将相邻行的背景设置为不同的颜色，以增强显示效果。“设置数据表格式”对话框（2）设置列宽。在“学生信息”表中选中“学生 ID”列，用鼠标直接拖拽该列的右侧边界，即可改变该列的宽度。（3）设置行高。在“学生信息”表中选中第一条记录，用鼠标直接拖拽该行的下侧边界，即可改变全部行的高度。（4）设置字段的显示格式。有些类型的字段可设置不同的显示格式，如在显示“日期 / 时间”类型的数据时，可设置为常规日期、长日期、短日期等格式，如图所示。（5）隐藏字段。在“学生信息”表中用鼠标右键单击字段“性别”，选择“隐藏列”选项，“学生信息”表中字段“性别”即被隐藏，不可见。在“数据表视图”中设置日期 / 时间的显示格式在“设计视图”中设置日期 / 时间的显示格式查询学生信息任务22.3学习目标1. 了解查询的基本功能。2. 熟悉查询的分类。3. 掌握创建单表查询的方法。任务描述使用 Access 设计的“学生信息”数据库表创建完成，并且也录入了相关的数据，当要在这些数据中查找特定的信息时，就要用到查询功能。查询是对数据结果和数据操作的请求。可以使用查询从表中检索数据、执行计算、合并不同表中的数据，也可以使用查询向表中添加、更改或删除数据。本任务学习查询学生信息的方法。相关知识数据库表创建后，可以创建查询来检索或操作数据。简单的数据库（如学生信息）可能仅使用一个简单查询，复杂的数据库会使用多个复杂查询。按照查询是否更改数据库表的数据来分类，查询分为选择查询、单表查询、多表查询和操作查询。实践操作1. 数据准备在使用查询功能之前，应准备相对丰富的测试数据，以便更好地理解查询功能。（1）学生信息。在数据库“学生 .accdb”中创建“学生信息”数据库表，如图所示。（2）学生成绩。在数据库“学生 .accdb”中创建“学生成绩”数据库表，如图所示。“学生信息”数据库表“学生成绩”数据库表2. 创建单表查询下面以创建“学生信息简单查询”为例讲解创建单表查询的操作步骤：（1）打开数据库“学生 .accdb”，在“创建”选项卡下的“查询”组中单击“查询向导”按钮。（2）弹出“新建查询”对话框，可以通过该对话框选择的查询向导类型包括“简单查询向导”“交叉表查询向导”“查找重复项查询向导”和“查找不匹配项查询向导”，选择“简单查询向导”，单击“确定”按钮。（3）进入“简单查询向导”，在“表 / 查询”下拉列表中选择“表：学生信息”选项，如图所示。进入“简单查询向导”（4）在“简单查询向导”中，从“可用字段”列表框中选择字段“学生 ID”“姓名”“性别”和“出生日期”，将其添加到“选定字段”列表框中，如图所示。选择查询将要涉及的字段（5）单击“下一步”按钮，在“简单查询向导”中为查询指定标题为“学生信息简单查询”，并选择“打开查询查看信息”，单击“完成”按钮。（6）“学生信息简单查询”在选项卡文档区域随即打开，显示查询的结果数据，并在导航窗格中的“查询”组中增加了“学生信息简单查询”标签，如图所示。显示查询的结果3. 查询对象的视图Access 2021 对于数据库查询对象的使用提供了 3 种不同的视图，即“数据表视图”“设计视图”“SQL 视图”，选择不同的视图可以实现不同的操作和功能。其中，在设计查询时最常用的视图为“数据表视图”“SQL 视图”和“设计视图”，这些是需要重点掌握的内容。数据表视图是打开查询时的默认视图，在数据表视图中可以显示查询的结果，在SQL 视图中可以查看查询的 SQL 语句并进行修改，在设计视图中主要是对查询进行可视化设计，常用于较为复杂的查询设计。在不同视图间切换的主要方法如下：（1）在选项卡文档区域用鼠标右键单击查询标签，在弹出的快捷菜单中将“数据表视图”切换为“设计视图”，如图所示。将“数据表视图”切换为“设计视图”（2）在“查询设计”选项卡下的“结果”组中单击“视图”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“SQL 视图”，将“设计视图”切换为“SQL 视图”，如图所示。（3）单击状态栏最右侧的“视图”按钮进行选择。将“设计视图”切换为“SQL 视图”

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