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24报表的创建与编辑任务24.1 创建学生信息报表任务24.2 编辑学生信息报表创建学生信息报表任务24.1学习目标1. 掌握报表的创建方法。2. 熟悉报表布局视图。任务描述美观的窗体为使用 Access 管理数据提供了友好而且高效的入口，可以通过窗体输入和编辑数据库表中的记录。而作为管理数据的出口，报表则提供了丰富的样式，只需简单的操作便可以快速生成既引人注目、又易于理解的报表，并按照需要的方式显示数据，为打印输出报表做好准备。本任务学习创建学生信息报表的方法。相关知识数据库表和查询创建后，可以创建报表以显示和打印表或查询中的数据。简单的数据库（如学生信息）可能仅使用一个报表，复杂的数据库会使用多个复杂报表以及子报表。如同窗体一样，报表也包含链接到表中基础字段的控件，当打开报表时，Access会从其中的一个或多个表中检索数据，然后用创建报表时所选择的布局显示数据。可以使用报表来显示和打印特定的静态数据，如可以使用报表打印学生的个人信息，也可以使用报表打印学生考试成绩明细；还可以使用带有计算功能的控件通过表达式加载显示特定的统计数据，如显示当前的页码和总页数，或者为报表显示的记录提供更详细的汇总信息。实践操作1. 报表对象的视图Access 2021 对于数据库报表对象的使用提供了“报表视图”“布局视图”“设计视图”3 种不同的视图。在“报表视图”中可以显示报表的结果数据；在“布局视图”中可以调整报表元素的布局；在“设计视图”中主要是对报表元素进行可视化设计，常用于较为复杂的报表设计；在“打印预览”中可以查看报表的打印效果以及打印输出报表。在不同视图间的切换方法如下：（1）在选项卡文档区域用鼠标右键单击报表标签，在弹出的快捷菜单中将“报表视图”切换为“布局视图”，如图所示。将“报表视图”切换为“布局视图”（2）在“开始”选项卡下的“视图”组中进行选择，将“布局视图”切换为“设计视图”。（3）单击状态栏最右侧的“视图”按钮，将“设计视图”切换为“打印预览”。（4）用鼠标右键单击“开始”选项卡下的“视图”组，在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”选项，以方便将来使用。单击快速访问工具栏上“视图”右侧的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中将“打印预览”切换为“报表视图”。2. 创建报表（1）基本报表1）打开数据库“学生 .accdb”，在导航窗格中选择“学生信息”数据库表，然后在“创建”选项卡下的“报表”组中单击“报表”按钮，基本报表“学生信息”在选项卡文档区域打开，默认视图为“布局视图”，“创建”选项卡也切换为“报表布局设计”选项卡。由于在创建报表前选择了“学生信息”数据库表，Access 便自动将“学生信息”表中的有关信息加载到当前的报表中。2）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入报表名称“学生信息报表”，单击“确定”按钮，如图所示。将报表名称改为“学生信息报表”选项卡文档区域的“学生信息”标签变为“学生信息报表”，并在导航窗格的“报表”组中增加了“学生信息报表”标签，其图标与表对象、查询对象和窗体对象都不相同，如图所示。新建的“学生信息报表”3）切换到“报表视图”，查看报表的数据显示，如图所示。切换到“报表视图”，查看报表的数据显示（2）空报表1）在导航窗格中选择“学生成绩”数据库表，然后在“创建”选项卡下的“报表”组中单击“空报表”按钮，空报表“报表 1”在选项卡文档区域打开，其默认视图为“布局视图”，报表中一片空白，没有任何报表元素。在“报表布局设计”选项卡下的“工具”组中单击“添加现有字段”按钮，在右侧的“字段列表”中选中“学生成绩”表中的字段“学生 ID”，并将其拖拽至报表区域，如图所示。标签和文本框以表格布局方式显示在空白报表区域，标签的内容为拖拽的字段名称，文本框的内容为“学生成绩”表中对应字段全部记录中的数据。从字段列表拖拽字段至报表区域中2）单击文本框下面的“快捷提示”按钮，选择下拉菜单中的“以堆叠方式显示”选项，如图所示，以表格布局方式显示的标签和文本框变为以堆叠方式显示。选择“以堆叠方式显示”选项3）单击文本框下面的“快捷提示”按钮，选择下拉菜单中的“以表格式布局显示”选项，以堆叠方式显示的标签和文本框又变回以表格布局方式显示。4）在“字段列表”中选中“学生成绩”表中的其他字段，依次拖拽至报表区域，如图所示。从字段列表依次拖拽字段至报表区域5）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入报表名称“学生成绩报表”，然后单击“确定”按钮。新建的“学生成绩报表”（3）未分组报表1）在导航窗格中选择“学生信息”数据库表，然后在“创建”选项卡下的“报表”组中单击“报表向导”按钮。2）弹出“报表向导”对话框，可以在“表 / 查询”下拉列表中选择报表的数据源，包括数据库表和选择查询（不包括操作查询），可以在“可用字段”列表框中选择将要在报表上显示的字段。由于在创建报表前选择了“学生信息”数据库表，Access 便自动将“学生信息”表作为“表 / 查询”下拉列表的默认选择，将该表包含的全部字段从“可用字段”列表框中选择到“选定字段”列表框中，单击“下一步”按钮。3）在“报表向导”中不选择任何分组级别，因为将要创建的报表为未分组报表，单击“下一步”按钮。4）在“报表向导”中选择记录所用的排序次序，此处选择以“学生 ID”进行升序排列，单击“下一步”按钮。5）在“报表向导”中选择报表使用的布局，选项包括“纵栏表”“表格”和“两端对齐”，此处选择“纵栏表”，单击“下一步”按钮。6）在“报表向导”中指定报表标题为“学生信息纵栏报表”，并选择“预览报表”，单击“完成”按钮。7）“学生信息纵栏报表”在选项卡文档区域随即打开，查看报表的数据显示，其默认视图为“打印预览”，并在导航窗格的“报表”组中增加了“学生信息纵栏报表”标签，如图所示。使用“纵栏表”布局的未分组报表即为纵栏报表。学生信息纵栏报表8）如果在“报表向导”中选择“表格”布局，指定报表标题为“学生信息表格报表”，报表创建完成后在选项卡文档区域打开，其默认视图为“打印预览”，如图所示。实际上，使用“表格”布局的未分组报表即为基本报表。学生信息表格报表打印预览（4）分组报表1）在导航窗格中选择“学生成绩”数据库表，然后在“创建”选项卡下的“报表”组中单击“报表向导”按钮，则会弹出“报表向导”对话框。Access 自动将“学生成绩”表作为“表 / 查询”下拉列表的默认选择，将该表包含的全部字段从“可用字段”列表框中选择到“选定字段”列表框中，单击“下一步”按钮。2）在“报表向导”中选择字段“学生 ID”作为一级分组，对话框右侧即显示分组后的预览示意，单击“下一步”按钮。3）在“报表向导”中不选择记录所用的排序次序，单击“汇总选项”按钮，弹出“汇总选项”对话框，选择计算“分数”的“汇总”和“平均”，并选择显示“明细和汇总”，单击“确定”按钮，回到“报表向导”，单击“下一步”按钮。4）在“报表向导”中选择报表使用的布局，选项包括“递阶”“块”“大纲”，此处选择“递阶”，单击“下一步”按钮。5）在“报表向导”中指定报表标题为“学生成绩递阶分组报表”，并选择“预览报表”，单击“完成”按钮。6）“学生成绩递阶分组报表”在选项卡文档区域打开，查看报表的数据显示，其默认视图为“打印预览”，如图所示。使用“递阶”布局的分组报表即为递阶分组报表，由于字段“学生 ID”作为一级分组，其对应记录单独占据一行显示，其他字段对应的记录向下错开一行以表示“递阶”显示。由于在“汇总选项”中选择计算“分数”的“汇总”和“平均”，并选择显示“明细和汇总”，因此在每条记录下面还显示了相关的汇总信息，例如，分数的“合计”和“平均值”，即分别为总分和平均分。学生成绩递阶分组报表7）如果在“报表向导”中选择“学生 ID”作为一级分组，选择“块”布局，指定报表标题为“学生成绩块分组报表”，报表创建完成后在选项卡文档区域打开，其默认视图为“打印预览”，如图所示。学生成绩块分组报表选择“分数”作为一级分组的学生成绩块分组报表（5）标签1）在导航窗格中选择“学生信息”数据库表，然后在“创建”选项卡下的“报表”组中单击“标签”按钮。2）弹出“标签向导”对话框，可以在“按厂商筛选”下拉列表中选择某个打印机厂商，在“标签尺寸”列表框中选择创建标签时将要使用的该厂商所预设的某个常用标签尺寸，此处选择“Avery”厂商的型号为“C2180”的标签尺寸，单击“下一步”按钮，如图所示。也可以单击“自定义”按钮，根据实际需要创建自定义的标签尺寸，然后选中“显示自定义标签尺寸”复选框，在“标签尺寸”列表框中选择所创建的自定义标签尺寸。选择标签尺寸3）在“标签向导”中选择文本的字体和颜色，在“字体粗细”下拉列表中将默认的“细”改为“半粗”，在左侧可以看到文本字体和颜色的示例，单击“下一步”按钮。4）在“标签向导”中，可以在“可用字段”列表框中选择将要在标签上显示的字段。5）在“标签向导”中选择按照字段“学生 ID”进行排序（默认为升序），单击“下一步”按钮。6）在“标签向导”中指定标签标题为“学生信息标签”，并选择“查看标签的打印预览”，单击“完成”按钮。7）“学生信息标签”在选项卡文档区域打开，查看标签的数据显示，其默认视图为“打印预览”，并在导航窗格的“报表”组中增加了“学生信息标签”。学生信息标签3. 设置报表页码（1）打开“学生信息表格报表”，切换到“布局视图”，在“报表布局设计”选项卡下的“页面 / 页脚”组中单击“页码”按钮。（2） 在弹出的“页码”对话框中选择插入页码的格式为“第 N 页，共 M 页”，选择位置为“页面底端（页脚）”，选择对齐方式为“居中”，并选中“首页显示页码”复选框，单击“确定”按钮，如图所示。设置插入页码的格式和位置（3）新插入的页码“第 1 页，共 1 页”在报表的页面底部显示，如图所示。新插入的页码在报表的页面底部显示编辑学生信息报表任务24.2学习目标1. 熟悉报表设计视图。2. 掌握添加报表控件的操作方法。3. 掌握报表控件属性的设置方法。任务描述本任务学习向报表中添加各种具有不同功能的控件来检索、计算和加载显示报表数据，并对这些控件的属性进行设置，以充分发挥其功能。相关知识一般的报表设计思路包括以下几个步骤：创建报表的草图、选定控件的区域、确定控件的排列和设置控件的属性。向报表添加控件时，Access 会为各控件设置默认的属性，用户可以根据特定的功能重新设置控件的各类详细属性，以满足报表设计的需要。如同窗体通过 3 个窗体区域（“窗体页眉”“主体”和“窗体页脚”）将窗体划分为3 个承载不同类别信息的空间一样，报表也被划分为多个区域，而且比窗体的划分更为详细。实践操作1. 查看报表设计（1）查看未分组报表的设计1）打开数据库“学生 .accdb”，用鼠标右键单击导航窗格中的“学生信息报表”标签，选择“设计视图”选项，打开“学生信息报表”的设计界面，“开始”选项卡也切换为“报表设计”选项卡，如图所示。未分组报表的“设计视图”2）“报表设计”选项卡中的“控件”组在进行报表设计时发挥主要作用，通过添加各类控件，使报表界面变得友好且丰富，如图所示。3）“排列”选项卡下的“调整大小和排序”组在进行报表布局设计时发挥主要作用，通过设置控件布局，使报表界面有序且美观。4）“页面设置”选项卡下的“页面布局”组在进行报表页面布局中发挥主要作用，使报表页面符合打印输出的需要。“报表设计”选项卡（2）查看分组报表的设计打开“学生成绩递阶分组报表”，切换到“设计视图”，如图所示。分组报表的“设计视图”2. 创建应用报表下面利用“学生信息”表作为数据源设计一个较复杂的报表，使用附件控件提供学生的“照片”信息，并使用子报表控件显示学生各科目的成绩。（1）修改数据库表1）打开数据库“学生 .accdb”，用鼠标右键单击导航窗格中的“学生信息”标签，选择“设计视图”选项，打开“学生信息”表的设计界面，增加一个新的字段“照片”，在“数据类型”下拉列表中将默认的“文本”改为“附件”，如图所示。在“学生信息”表中增加“附件”类型的字段“照片”2）切换到“数据表视图”，用鼠标右键单击第一条记录对应的新增字段（标签为“回形针”模样），在弹出的快捷菜单中选择“管理附件”选项，如图所示。 选择“管理附件”选项3）弹出“附件”对话框，单击“添加”按钮，如图所示。4）弹出“选择文件”对话框，选择与该记录对应的图片文件，单击“打开”按钮。5）返回“附件”对话框，可见刚才选择的图片文件名称出现在“附件”列表框中，单击“确定”按钮添加附件，如图所示。“附件”对话框添加附件6）数据库表“学生信息”中第一条记录对应的附件字段由“（0）”变为“（1）”，说明成功地添加了一个附件文件。重复类似操作，为其余记录添加对应的附件文件，如图所示。成功地添加了一个附件文件（2）创建新报表1）在导航窗格中选择“学生信息”数据库表，然后在“创建”选项卡下的“报表”组中单击“报表设计”按钮。2）空报表“报表 1”随即在选项卡文档区域打开，其默认视图为“设计视图”，除了显示“页面页眉”“主体”和“页面页脚”3 个报表区域标签外，报表中一片空白，没有任何报表元素。在“报表设计”选项卡下的“工具”组中单击“添加现有字段”按钮，在右侧的“字段列表”中选中“学生信息”表中的字段“学生 ID”，并拖拽至报表主体区域，如图所示。从字段列表拖拽字段至报表主体区域3）标签和文本框以堆叠方式显示在报表主体区域，如图所示。标签和文本框以堆叠方式显示在报表主体区域4）选中“学生信息”表中的其他字段，依次拖拽至报表主体区域，并分别对标签和文本框的宽度及位置进行调整，使其比例均匀，如图所示。向报表主体区域添加字段并调整标签和文本框的宽度及位置5）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入报表名称“学生详细信息报表”，单击“确定”按钮。6）在“报表设计”选项卡下的“页眉 / 页脚”组中单击“标题”按钮，则在“学生详细信息报表”的设计界面中增加了两个报表区域“报表页眉”和“报表页脚”，将出现在“报表页眉”中的“标题”改为“学生详细信息报表”。7）切换到“打印预览”视图，查看报表的打印预览，如图所示。查看报表的打印预览（3）添加附件控件1）在“报表设计”选项卡下的“控件”组中单击“附件”按钮。2）将鼠标指针移动至报表设计主体区域合适的位置，单击鼠标左键向报表添加附件控件，如图所示。向报表添加附件控件3）选中新增的附件控件，然后在“报表设计”选项卡下的“工具”组中单击“属性表”按钮，“属性表”在报表的右侧打开。从“属性表”的顶部可以看到，所选内容的类型为“附件”，在此处的名称为“Attachment13”，如图所示。打开“属性表”4）切换到“打印预览”视图，查看报表的数据显示，每条记录对应的照片信息通过附件控件在报表中显示出来，如图所示。每条记录对应的照片信息在报表中显示（4）添加子报表控件1）在“报表设计”选项卡下的“控件”组中单击“子报表”按钮。2）将鼠标指针移动至报表设计主体区域合适的位置，单击鼠标左键向报表添加子报表控件，如图所示。向报表添加子报表控件3）弹出“子报表向导”对话框，子报表获取数据的方式包括“使用现有的表和查询”和“使用现有的报表和窗体”两种，此处选择第一个选项，单击“下一步”按钮，如图所示。选择子报表获取数据的方式4）在“子报表向导”中选择“表：学生成绩”作为子报表的数据来源，将字段“学生 ID”“科目”和“分数”从“可用字段”列表框中选择到“选定字段”列表框中，单击“下一步”按钮。5）在“子报表向导”的列表中选择“学生 ID”作为将主报表链接到该子报表的字段，单击“下一步”按钮。6）在“子报表向导”中为子报表输入名称“学生详细信息 - 成绩子报表”，单击“完成”按钮。7）“学生详细信息 - 成绩子报表”在报表设计中添加完成，如图所示。调整该子报表的位置和大小，使其与主报表区域其他控件对齐。子报表在报表设计中添加完成8）切换到“打印预览”视图，查看报表的数据显示，每条记录对应的成绩信息通过子报表控件在报表中显示出来，如图所示。每条记录对应的成绩信息在报表中显示（5）设置子报表控件属性1）选中子报表控件，然后在“报表设计”选项卡下的“工具”组中单击“属性表”按钮，“属性表”在报表的右侧打开。2）选中子报表控件中处于“报表页眉”区域的“学生 ID”标签，打开“属性表”，从“属性表”的顶部可以看到，所选内容的类型为“标签”，在此处的名称为“学生 ID_Label”。3）选中子报表控件中处于“主体”区域的“学生 ID”文本框，打开“属性表”，从“属性表”的顶部可以看到，所选内容的类型为“文本框”，在此处的名称为“学生 ID”。4）选中子报表控件对应的标签，打开“属性表”，从“属性表”的顶部可以看到，所选内容的类型为“标签”，在此处的名称为“学生详细信息 - 成绩子报表”。（6）测试报表整体设计效果1）控件的添加和设置工作完成后，切换到“打印预览”视图，查看“学生详细信息报表”的打印预览，如图所示。查看报表的打印预览2）在“打印预览”选项卡下的“缩放”组中单击“双页”按钮，原来单页显示的报表在打印预览区域呈现双页显示，报表的显示比例自动调整，如图所示。查看报表的双页显示

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