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25集成文档的创建任务25.1 在文档中链接Excel 数据任务25.2 将演示文稿转成Word 文档任务25.3 在Excel 中使用Access 数据任务25.4 在Word 中使用Excel 数据Office 2021 是一套非常优秀的办公自动化软件。如果将 Word、Excel、PowerPoint和 Access 结合在一起，就能够取长补短，更出色地完成任务。在文档中链接 Excel 数据任务25.1学习目标掌握在 Word 中链接 Excel 数据的操作方法。任务描述本任务学习在 Word 中链接 Excel 数据的操作方法。相关知识在文档中链接 Excel 数据即是链接对象，其对象（Excel 数据）仍然存储在源文件中，目标文件中仅存储对象的位置。要减少文件的大小，应该尽量使用链接对象。实践操作将 Excel 数据链接到 Word 中，可以按照下述步骤操作：（1）启动 Excel 2021，打开含有目标数据的工作簿，此处打开“成绩表 .xlsx”。（2）选择要链接的电子表格数据，并复制数据，如图所示。复制 Excel 数据（3）启动 Word 2021，在需要数据的地方设置插入点。（4）单击“开始”选项卡下“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，从下拉菜单中选择“选择性粘贴”选项，弹出“选择性粘贴”对话框。“选择性粘贴”对话框在 Word 中链接了 Excel 数据的效果将演示文稿转成 Word 文档任务25.2学习目标掌握将演示文稿转成 Word 文档的操作方法。任务描述本任务学习将演示文稿转成 Word 文档的操作方法。相关知识将演示文稿转成 Word 文档，可以将精心制作的幻灯片转换成图文并茂的文档。实践操作将演示文稿转成 Word 文档的操作步骤如下：（1）启动 PowerPoint 2021，打开要转换的演示文稿。此处打开 .pptx 格式文件。（2）单击“文件”菜单，选择“导出”|“创建讲义”|“创建讲义”选项，如图所示，弹出“发送到 Microsoft Word”对话框，如图所示。选择“使用 Microsoft Word创建讲义”选项“发送到 Microsoft Word”对话框（3）在“Microsoft Word 使用的版式”选项组中选择一种版式，共有“备注在幻灯片旁”“空行在幻灯片旁”“备注在幻灯片下”“空行在幻灯片下”及“只使用大纲”5 种版式。（4）选择“粘贴”，再单击“确定”按钮，此时，Word 自动打开并创建一份新文档，其中包含演示文稿的内容，如图所示。演示文稿的 Word 文档在 Excel 中使用 Access 数据任务25.3学习目标1. 掌握将 Access 数据复制到 Excel 中的操作方法。2. 掌握将 Access 数据导出到 Excel 中的方法。3. 掌握在 Excel 中链接 Access 数据的方法。任务描述本任务学习在 Excel 中使用 Access 数据的方法。相关知识在 Excel 中使用 Access 数据主要有以下 3 种方法：（1）将 Access 数据复制到 Excel 中。（2）将 Access 数据导出到 Excel 中。（3）在 Excel 中链接 Access 数据。通过使用 Access 中的导出向导，可以将一个 Access 数据库对象或视图中选择的记录导出到 Excel 工作表中。在执行导出操作时，可以保存详细信息以备将来使用，甚至还可以制订计划，让导出操作按指定的时间间隔自动运行。实践操作1. 将 Access 数据复制到 Excel 中用户可以从 Access 的数据表视图中复制数据，然后将数据粘贴到 Excel 工作表中。（1）启动 Access 2021，打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。（2）在“开始”选项卡下的“视图”组中单击“视图”按钮，选择“数据表视图”选项，在数据表中选择要复制的记录，如图所示。（3）在“开始”选项卡下的“剪贴板”组中单击“复制”按钮。（4）启动 Excel 2021，打开要在其中粘贴数据的工作表，单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。在 Access 中选择要复制的记录（5）在“开始”选项卡下的“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，粘贴后的效果如图所示。将数据复制到 Excel 中2. 将 Access 数据导出到 Excel 中（1）在 Access 中选择“外部数据”选项卡，单击“导出”组中的“Excel”按钮，如图所示，打开“导出 -Excel 电子表格”对话框。在 Access 中单击“Excel”按钮（2）在“导出 -Excel 电子表格”对话框中设置文件名和文件格式，如图所示，单击“确定”按钮，即可将 Access 中的数据导出到 Excel 中。设置文件名和文件格式3. 在 Excel 中链接 Access 数据若要将可更新的 Access 数据装入 Excel 中，可以创建一个到 Access 数据库的链接，这个链接通常存储在 Office 数据链接文件中，检索表或查询中的所有数据。链接Access 数据的主要优点是：可以在 Excel 中定期分析这些数据，而不需要从 Access 中反复复制或导出数据。在 Excel 中链接 Access 数据后，当原始 Access 数据库使用新数据更新时，还可以自动更新包含该数据库中数据的 Excel 工作簿。具体操作如下：（1）启动 Excel 2021。（2）单击要存放 Access 数据库中数据的单元格。（3）在“数据”选项卡下的“获取和转换数据”组中单击“获取数据”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“来自数据库”|“从 Microsoft Access 数据库”选项，如图所示。选择“从 Microsoft Access数据库”选项（4）在弹出的“导入数据”对话框中双击要链接的 Access 数据库文件，如图所示。双击要链接的 Access 数据库文件（5）打开“导航器”对话框，选择要导入的表，然后单击“加载”按钮右边的倒三角按钮，选择“加载到 …”选项，如图所示。选择要导入的表（6）在弹出的“导入数据”对话框中设置导入数据选项，如图所示。（7）单击“确定”按钮，Excel 将外部数据区域放在指定的位置。导入数据后的工作表效果如图所示。设置导入数据选项导入数据后的工作表效果在 Word 中使用 Excel 数据任务25.4学习目标掌握在 Word 中使用 Excel 数据的操作方法。任务描述通过使用 Excel 数据进行 Word 邮件合并，实现成绩报告单的“批处理”，完成学生成绩单的填写和信封的批量制作。相关知识邮件合并是指在 Office 中先建立两个文档——一个包括所有文件共有内容的 Word主文档（如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源 Excel（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，最后将合成后的文件保存为 Word 文档。实践操作1. 批量填写成绩单（1）启动 Word 2021，打开“期末成绩通知单 .docx”，如图所示。期末成绩通知单（2）在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“信函”选项，如图所示。选择“信函”选项（3）在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”选项，如图所示。选择“使用现有列表”选项（4）在弹出的“选取数据源”对话框中选择数据源“期末成绩 .xlsx”，如图所示。单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，从中选择“期末成绩”工作表，如图所示。选取数据源选择工作表（5）单击“确定”按钮后，将光标定位于“期末成绩通知单”中“学号”单元格右侧的空白单元格处，单击“邮件”选项卡下“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，如图所示，然后单击下拉菜单中的“学号”插入学号项，用此方法依次插入其他项，如图所示。单击“插入合并域”按钮插入“学员”项插入全部合并域（6）在“邮件”选项卡下的“预览结果”组中单击“预览结果”按钮进行预览，如图所示。预览结果（7）在“邮件”选项卡下的“完成”组中单击“完成并合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档”选项，如图所示。在弹出的“合并到新文档”对话框中设置合并的范围，如图所示。单击“确定”按钮，自动生成“信函 1”的新文档，完成成绩单的批量填写，如图所示。选择“编辑单个文档”选项“合并到新文档”对话框自动生成“信函 1”的新文档2. 批量制作信封（1）启动 Word 2021，进入主界面后新建一个空白文档。在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“邮件合并分步向导”选项，如图所示。选择“邮件合并分步向导”选项（2）启动“邮件合并”分步向导后，在“选择文档类型”中选择“信封”，如图所示。选择“信封”（3）单击“下一步：开始文档”，设定信封的类型和尺寸。选择“选择开始文档”区的“更改文档版式”，单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接，打开“信封选项”对话框，进行相关设置，如图所示。单击“确定”按钮，关闭“信封选项”对话框。设定信封的类型和尺寸（4）单击“下一步：选择收件人”，选择收件人。选中“选择收件人”区的“使用现有列表”单选框，单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，在弹出的“选取数据源”对话框中选择数据源文件“期末成绩单寄送信封 .xlsx”，如图所示。单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，从中选择“期末成绩单寄送信封”工作表，如图所示。单击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，根据实际需要选择收件人，单击“确定”按钮，如图所示。选取数据源选择工作表选取收件人（5）单击“下一步：选取信封”，把数据源中的字段合并到主文档。将插入点定位于信封左上角邮编的位置，单击“其他项目”链接，打开“插入合并域”对话框，选择“邮政编码”，再单击“插入”按钮，如图所示。用同样的方法把“家庭住址”和“家长姓名”分别插入位于信封正中的文本框中，在右下方的文本框中输入寄件人的相关信息，如图所示。插入“邮政编码”插入其他合并域（6）单击“下一步：预览信封”，浏览信封效果。调整字体和位置，对信封进行排版，使其更加美观，如图所示。预览信封（7）单击“下一步：完成合并”。单击“编辑单个信封”链接，打开“合并到新文档”对话框，保持默认选择“全部”，如图所示。单击“确定”按钮，自动生成“信封 1”新文档，完成信封的批量制作，如图所示。合并生成信封自动生成“信封 1”新文档

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