资源简介

(共28张PPT)
文档处理
《信息技术》
WORD
任务目标
01
制作基础类文档
02
编辑表格类文档
03
制作宣传类文档
04
制作邮件合并类文档
05
制作长文档
《信息技术》
任务四 制作邮件合并类文档
文档处理
任务目标
01
任务描述
02
技术分析
03
示例演示
04
任务实现
05
能力拓展
任务描述
任务四 制作邮件合并类文档
01
任务描述
小刘毕业十多年了，想组织一个同学聚会，他想了一下，聚会要组织好，首先需要有邀请函，然后需要聚会请柬，另外同学们都分布在不同的省市，所以还需要制作一个信封，Word的邮件合并功能都可以满足这次聚会制作的要求，并且还很方便，所以小刘决定用邮件合并的方法来完成此次的聚会请柬以及邀请函和信封。
技术分析
熟悉 主文档,数据源,合并域的操作方法.
02
1.邮件合并的概念
在日常的工作中，我们经常会遇到一些主要内容相同，只有小部分数据有变化的文件，如录取通知书、邀请函、准考证等，如果单独制作的话会非常的耗时间、精力，并且工作效率很低。如果我们利用Word的邮件合并功能来制作文档的话，可以节约大量的时间，工作效率也可以大大的提高。
在Office中，先建立两个文档：一个是Word文档，他包括所有文件共有内容的主文档，另一个是Excel文档，他包括变化信息的数据源，然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。
2.主文档
一般来说，主文档的文件中包含着每个分类文档所共有的标准文字和图形，即文档中内容是固定不变的，例如，信件的内容部分，不包括姓名等可以变化的部分。建立主文档的操作很简单，就和平时制作Word文档一样，我们首先就要创建主文档，这样有利于我们在右键合并时更好的布局。
3.数据源
数据源就是数据记录表，单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”按钮。如果没有数据源，则请选择“键入新列表”命令，然后使用打开的表单来创建列表，列表以数据库 (*.mdb) 文件的形式保存，该文件可重复使用。
如果有数据源，我们可以选择“使用现有列表”命令，现有列表可以是 Excel 电子表格、Access 数据库，或者某种其他类型的数据库。
4.插入合并域
插入合并域是可以在主文档的相应位置插入的字段，就是我们要插入的数据源，他会随着数据源里的数据的变化而变化。单击“邮件”选项卡→“编写和插入域”组 →“插入合并域”下拉按钮，在主文档里先定位好，然后选择相应字段单击鼠标左键即可完成该操作。
示例演示
制作邀请函
小刘大学毕业15年了，非常希望能组织一下同学聚会，于是联系了一起读大学时期同学，他决定制作一份邀请函，但是一份一份的制作很花时间，通过Word的邮件合并功能制作来完成可大幅提高效率。
1．制作”主文档”
打开素材文件
2．选择文档类型
单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“开始邮件合并”按钮，在下拉列表中单击“信函”按钮。
3．选择数据源
单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”按钮→“使用现有列表”选项，选择所需的“邀请名单. xlsx”文件。
4．插入合并域
将鼠标定位到“同学：你好”的左边，在“邮件”选项卡→“编写和插入域”组→“插入合并域”按钮，在弹出的下拉列表中选择“姓名”，点击“姓名”后，在“邀请函”文档的“同学：你好”的左侧就会出现带有“《姓名》”的“姓名”，这些“《姓名》”合并后是不会显示在文档中，它的作用是区分域和普通文本。
5．完成合并
单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在弹出的命令框中选择“编辑单个文档”命令→“合并到新文档”对话框→“全部”，单击“确定”按钮，即可完成邮件合并。如果要在“同学：你好”的前面加上性别，比如在男同学前面加上兄弟，在女同学前面加上姐妹的话，可在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中，单击“规则”按钮，在弹出的下拉列表中选择“如果…那么…否则（I）…”。
在打开的“插入Word 域：如果”对话框中，为“域名”设置“性别”，“比较条件”设置为“等于”，比较对象设置为“男”，在“则插入此文字”中输入“兄弟”，在“否则插入此文字”中输入“姐妹”，设置完成后单击“确定”按钮。
6．设置背景颜色
单击“设计”选项卡→“页面背景”组→“页面颜色”按钮→“填充效果”命令，在弹出的“填充效果”对话框中选择“渐变”选项卡→“颜色”栏→“双色”，在“颜色1”中设置颜色为“绿色”，“颜色2”设置为“浅蓝”，“底纹样式”设置为“角部辐射”，设置完后，单击“确定”按钮。
最终效果图如图
任务实现
制作聚会请柬
每位参加聚会的同学都需要凭聚会请柬进入酒店，因此，小刘还需要为每位同学制作一批聚会请柬。请柬中包含了姓名、职务、座位号，为了回忆过去的时光，还需要给聚会请柬上添加读书时照片。若在请柬依次添加照片，就会增加很大的工作量，于是决定运用邮件合并的功能来完成。“聚会请柬”效果如图所示。
1.制作聚会请柬主文档
（1）单击“文件”列表，选择“新建”命令，在弹出的对话框中选择“聚会邀请单”模板，然后删除多余的文字。
（2）切换至“插入”选项卡，在模板上面插入一个4行2列的表格，然后再调整行高和列宽到合适即可，在“聚会请柬”的下面绘制一个文本框，将来相片就放置在文本框里，接着在表格里输入相应的文字，设置文字的对齐方式为“分散对齐”。
（3）用鼠标的右键单击表格左上角的 图标，在弹出的命令选项中选择“表格属性”命令，在“表格属性”对话框中点击“边框和底纹” 按钮，在“边框”选项卡的“设置”栏中选择“无”，把表格隐藏起来。
2.选择文档类型
单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，在弹出的选项中选择“信函”命令。
3．创建数据源
在完成邮件合并之前，我们必须先创建好数据，此例的数据是利用Excel创建的，(此例提供Excel素材) 。
单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“选择收件人”按钮→“使用现有列表”选项，选择所需的“聚会请柬1.xlsx”文件，然后单击“打开”按钮。
4．插入文字域
利用“插入合并域”工具分别在“姓名”、“职务”、“联系方式”、“座位号”和文本框里插入相应的文字域。
5．完成合并
单击“邮件”选项卡→“完成”组→“完成并合并”按钮→“编辑单个文档”命令，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部”，此时已完成邮件合并。
6．图片的显示
选择文本框里面的内容，在键盘上按 “Ctrl+F9”组合键，这个时候选择的内容会出现一个大括号，他表示“手工输入域” 。大括号里的内容不要删除，在英文状态下，将大括号里的内容添加双引号，在前面输入“IncludePicture”代码。
接着我们在键盘上按“Shift+F9”组合键，这个时候我们会发现文本框里什么都没有了。最后我们按键盘的“F9”对域进行刷新，图像就出现了。用同样的方法把剩下的图片显示出来，最后把文本框的轮廓设置为“无线条”，即完成最终的邮件合并。
信封的制作
在完成了邀请函和聚会请柬的制作之后，小刘还需要制作信封，要把邀请函与聚会请柬邮寄给同学们。
要求:信封样式为”国内信封-ZL(230*120)”
“信封”效果如图.

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