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信息技术（基础模块）
图文编辑
任务5 编排图文
第3章
第3章　图文编辑
目　录
Contents
3.5.1　基本设置
3.5.2　设置页面
3.5.3　自动生成目录
3.5.4 批量制作“奖状”
第3章　图文编辑
图书出版、论文发表、总结报告等编辑图文的工作是非常重要的。版面设计的美观程度将直接影响阅读者的情绪和效率。精美的版面设计会使阅读者心情愉悦，提高阅读效率；相反，版面设计不合理，容易使阅读者产生疲劳感。常用的图文编辑软件功能非常强大且灵活多样，因此在办公自动化和桌面印刷系统中的应用日益广泛。
任务情景
小华要对《故宫博物院研学报告》进行编排，批量制作奖状以对研学中优秀学生进行表彰奖励，如图3-90所示。这两个任务需要用到图文版式编排、自动生成目录和邮件合并功能，采用文字编辑软件Word来完成这项任务，并练习巩固文字编辑软件的版式编辑、自动生成目录和批量制作文档等技能。
第3章　图文编辑
图书出版、论文发表、总结报告等编辑图文的工作是非常重要的。版面设计的美观程度将直接影响阅读者的情绪和效率。精美的版面设计会使阅读者心情愉悦，提高阅读效率；相反，版面设计不合理，容易使阅读者产生疲劳感。常用的图文编辑软件功能非常强大且灵活多样，因此在办公自动化和桌面印刷系统中的应用日益广泛。
任务情景
小华要对《故宫博物院研学报告》进行编排，批量制作奖状以对研学中优秀学生进行表彰奖励，如图3-90所示。这两个任务需要用到图文版式编排、自动生成目录和邮件合并功能，采用文字编辑软件Word来完成这项任务，并练习巩固文字编辑软件的版式编辑、自动生成目录和批量制作文档等技能。
第3章　图文编辑
（1）制作如图所示的图书排版样例。纸张大小为A4，页边距上、下各为2.53厘米，左、右各为3.17厘米。要求每章首页无页眉，正文奇偶页的页眉不同，奇数页的页眉为“故宫博物院研学报告”，图片标志在右侧；偶数页的页眉为“故宫博物院研学报告”，图片标志在左侧；页码位于页面底端，自动生成目录，其余设置详见操作流程。
（2）通过邮件合并功能批量制作奖状，样例如图所示。
第3章　图文编辑
第3章　图文编辑
任务分析
本任务分以下四个阶段来完成：第一阶段要运用的基本设置包括字体格式设置、段落格式设置、新建样式、样式使用；第二阶段的其他设置包括页面设置、插入页码、插入页眉/页脚；第三阶段自动生成目录的设置包括设置标题（样式）、修改标题（样式）格式、选择目录样式；第四阶段批量制作奖状的设置包括制作奖项信息表和Word模板、选择收件人、编辑收件人列表完成邮件合并。
编排图文思维导图如图所示。
第3章　图文编辑
3.5.1 基本设置
小华进行《故宫博物院研学报告》文档的编辑工作，首先需要完成文档的基本设置，包括设置一级标题、二级标题、正文、项目符号、样式等，并练习巩固文字编辑软件的版式编辑技能。
在文档的排版中，标题、文本格式的设置是最基本的，也是经常需要使用的。文档的排版样例制作步骤如下。
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操作步骤
① 一级标题设置。选中一级标题文本，将字体设置为“黑体”，将字号设置为“三号”，将字形设置为“加粗”，将对齐方式设置为“左对齐”。打开“段落”对话框，设置“段前”和“段后”的间距均为“12磅”，将“行距”设置为“单倍行距”。
② 二级标题设置。选中节标题文本，将字体设置为“黑体”，将字号设置为“四号”，将“段前”和“段后”间距均设置为“6磅”，将“特殊格式”设置为“首行缩进”，将“缩进值”设置为“2字符”，将“行距”设置为“单倍行距”。
③ 正文“字体”“字号”设置为“宋体”“小四号”，将“特殊格式”设置为“首行缩进”，并将“缩进值”设置为“2字符”，将正文的对齐方式设置为“左对齐”，将“行距”设置为“1.5倍行距”。
第3章　图文编辑
操作步骤
④ 图片格式设置。光标定位到报告首页，单击“插入”→“页面”→“空白页”选项，在文档中插入一个空白首页，插入素材中的“故宫”图片，出现“图片工具/格式”选项卡，单击“文字环绕”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“紧密型环绕”选项，拖曳图片至页面底部。插入素材中的“蜡梅”图片，调整位置在页面左上角。插入素材中的“标题边框”图片，调整大小和位置，插入标题艺术字，设置字体为“华文隶书”，加粗，字体大小为72号，设置艺术字效果。插入文本框并输入作者信息。完成《故宫博物院研学报告》封面制作。
光标定位到报告结尾处，插入素材“封底”图片，插入结束语艺术字。完成《故宫博物院研学报告》封底制作，
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操作步骤
⑤ 创建新样式。浏览上述设置的效果，确认满意后，可以为上述章标题设置建立一个新样式，以便用于后面的文本格式设置。操作方法是：单击“开始”→“样式”组右下角的对话框启动器，在打开的“样式”窗口中单击“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，如图3-95所示。
⑥ 填写样式名称为“一级标题”，选择样式类型等内容，并勾选“添加到样式库”复选框，单击“确定”按钮。
⑦ “二级标题”及正文样式的建立与一级标题样式的建立过程类似，此处不再赘述。
⑧ 将新建样式应用于后面的文本格式设置，方法是选中要应用样式的文本，打开“样式”窗口，选择要应用的样式名称即可。
⑨ 设置表标题文字的字体、字号为“黑体”、“五号”，对齐方式为“居中”，段前、段后设置为“6磅”、“3磅”，行距设置为“15磅”。
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操作步骤
⑩ 设置表的宽度为“14.5厘米”，表头文字的字体、字号为“黑体”、“小五号”，对齐方式为“居中”，段前、段后设置为“0行”、“0行”，行距设置为“12磅”。设置表格文字的字体、字号为“宋体”、“8号”，对齐方式设置为“居中”，段前、段后设置为“0行”、“0行”，行距设置为“单倍行距”。设置完成的效果如图所示。
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插入题注。用鼠标选中要插入题注的地方，此处单击研学报告中的第一张图片，然后在工具栏中单击“引用”→“题注”→“插入题注”选项，如图所示。
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在弹出的“题注”对话框中选择标签类型，如图3-98所示。如果没有“图”标签，可以新建一个“图”标签。
单击“编号”按钮，在弹出的“题注编号”对话框中勾选“包含章节号”复选框，设置“章节起始样式”和“使用分隔符”，单击“确定”按钮返回“题注”对话框。单击“确定”按钮，完成插入题注操作，如图所示。表格题注序号会根据章节自动更新。
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说一说
设置标题样式对提高编辑效率的影响。
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3.5.2 设置页面
小华完成了标题、文本格式等基本设置后，开始《故宫博物院研学报告》文档的页面编辑工作，需要用到图文编辑软件的页面设置功能，包括设置纸张大小、页边距、页码、页眉等，并练习巩固文字编辑软件的页面编辑技能。具体操作步骤如下。
① 页面设置。单击“布局”→“页面设置”→“页边距”→“自定义边距”选项，上、下页边距均设置为“25.3毫米”，左、右页边距均设置为“31.7毫米”，“纸张大小”设置为“A4”。
② 插入页眉。将光标定位在正文偶数页，单击“插入”→“页眉和页脚”→“页眉”→“编辑页眉”选项，进入页眉编辑模式，页眉编辑窗口如图所示，按要求输入页眉内容。
第3章　图文编辑
操作步骤
③ 插入页码。单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”→“设置页码格式”选项，如图3-102所示，在打开的“页码格式”对话框中设置页码格式，也可在“页码”下拉菜单中通过“页面顶端”或“页面底端”等子菜单进行页码设置。
④ 设置页眉和页脚时，在如图3-103所示的“页眉和页脚工具/页眉和页脚”选项卡中勾选“首页不同”和“奇偶页不同”复选框。
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操作步骤
⑤ 正文奇数页的页眉设置方法同上，将页眉图片置于右侧。
⑥ 设置页面背景。单击“设计”→“页面背景”→“页面颜色”→“填充效果”选项，在打开的“填充效果”对话框中设置“颜色”为“双色”，并设置“颜色1”为“金色，个性3，浅色80%”、颜色2为“白色”。单击“确定”按钮。效果如图所示。
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说一说
页眉规范设置的重要性。
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3.5.3 自动生成目录
简单来说，目录就是直达正文内容的链接，长文档中必不可少的一部分就是目录，特别是图书、论文、报告等。由于文档中的内容较多，通常会将其分成很多章节，而每个章节下又分有小节。这些章节标题和小节标题都是目录的重要组成部分。
小华开始编辑《故宫博物院研学报告》文档的目录，需要用到图文编辑软件的自动生成目录功能，包括插入页码、设置标题（样式）级别和插入目录3个步骤，并练习巩固文字编辑软件的目录编辑技能。
第3章　图文编辑
操作步骤
① 上一节中小华已经对《故宫博物院研学报告》添加了页码。若是其他文章，制作目录前需要先添加页码，步骤如下：单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”按钮，弹出“页码”下拉菜单，根据需要为文档插入页码并进行相关设置。
② 选中需要设置为目录的标题，然后单击“开始”→“样式”→“标题1”按钮（或打开“样式”窗口，为其设置样式）。设置完成后，将光标插入正文中其他一级标题前，单击“样式”组中的“标题1”按钮，一级标题格式就修改成功了。然后用同样的方式，对文中的二级标题进行设置，设为“标题2”。
第3章　图文编辑
操作步骤
提示：如果“样式”组中的“标题1”“标题2”样式不是自己想要的格式，那么可以根据需要对其格式进行修改。以修改“标题1”格式为例，方法为右击“标题1”，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，在打开的“修改样式”对话框中进行设置即可。
第3章　图文编辑
操作步骤
③ 在文中将所有标题设置完毕后，在正文前插入一个空白页，然后单击“引用”→“目录”→“目录”按钮，在打开的下拉列表中选择自动目录，即可自动生成目录。生成的目录所示。
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说一说
自动生成目录的作用。
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3.5.4 批量制作“奖状”
在日常工作中，人们经常会遇见这种情况—处理文件的主要内容基本相同，只是具体数据有变化而已，如准考证、请柬、通知书、毕业证等。在处理大量格式相同、只修改少数相关内容、其他文档内容不变的任务时，人们可以灵活运用Word的邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式，打印效果很好，工作效率大为提高。
小华完成了《故宫博物院研学报告》文档的编辑工作，老师为了表彰在研学过程中表现优秀的学生，决定颁发奖状，予以鼓励。小组接到完成设计并批量制作奖状的任务，此任务需要用到邮件合并功能，包括准备学生获奖信息表文件、制作奖状模板、邮件合并、信函、选取数据源、插入邮件合并域、打印文档等技能。具体操作步骤如下。
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操作步骤
① 准备好需要制作奖状的学生获奖信息表，保存到Excel文件中。
② 制作奖状模板。在Word中插入背景图片，接着在图片上插入文本框并输入必要的文字。除个人信息外的其他内容填写完整并排好版。
第3章　图文编辑
操作步骤
③ 切换至“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，在打开的下拉菜单中选择“信函”选项；在“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”按钮，在打开的下拉菜单中选择“使用现有列表”选项。
④ 打开“选取数据源”对话框，选择“学生获奖信息.xlsx”文件，单击“打开”按钮。
第3章　图文编辑
操作步骤
⑤ 将光标定位在奖状模板的“姓名”所在位置，在“编写和插入域”组中单击“插入合并域”按钮，在打开的“插入合并域”下拉列表中选择“姓名”选项。以同样的方法，将光标定位到“等次”所在位置，然后单击“插入合并域”按钮，选择“等次”选项。
⑥ 单击“预览结果”按钮，查看完成后的第一个奖状效果，单击“下一记录”按钮查看其他奖状效果。
第3 章　图文编辑
操作步骤
⑦ 单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在打开的下拉菜单中选择“编辑单个文档”选项（打开“合并到新文档”对话框，）或“打印文档”选项，即可完成邮件合并工作。
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说一说
批量制作提高工作效率的案例。
第3 章　图文编辑
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